Angela
Alle Werkstattprozesse in RO App – von Anfang an digital
Wie BALANCE SERVICE seine Abläufe von Beginn an mit RO App automatisiert hat.
Inhaltsübersicht
Vom Werkstattleiter zum Unternehmer
Schluss mit Excel: RO App als modernes Werkstattmanagement-System
RO App von Tag eins an im Einsatz
Kundenfeedback automatisch erfassen
Schnelle Einarbeitung, klare Abläufe
Effizient kommunizieren – mit Messenger-Integration
Blick nach vorn: Expansion mit System
Seit Mai 2022 bietet BALANCE SERVICE, gegründet von Volodymyr Shkvarko, professionelle Reparatur- und Wartungsdienste für Pkw an. Zum Leistungsumfang gehören unter anderem der Austausch technischer Flüssigkeiten, Reparaturen am Fahrwerk und am Motor – also ein umfassender Service, mit Ausnahme von Lackierarbeiten, die externe Partner übernehmen.
Wie RO App dabei hilft, die Prozesse vom ersten Tag an effizient zu gestalten und die Performance des Unternehmens zu steigern, lesen Sie in dieser Fallstudie.
Vom Werkstattleiter zum Unternehmer
Volodymyr Shkvarko bringt über acht Jahre Erfahrung in der Autoservicebranche mit. Als die Werkstatt, in der er als Manager arbeitete, geschlossen wurde, nutzte er die Gelegenheit und machte sich selbstständig. Sein Team aus der früheren Firma blieb ihm treu.
Heute beschäftigt BALANCE SERVICE zehn Mitarbeitende – vier an der Rezeption und sechs in der Werkstatt. Der Betrieb wuchs rasant: Zu den bestehenden drei Werkstattplätzen kamen zwei weitere hinzu, außerdem wurde ein zusätzliches Gebäude angemietet.
Ruhebereich für Kunden von BALANCE SERVICE
Schluss mit Excel: RO App als modernes Werkstattmanagement-System
Schon vor einigen Jahren setzte Volodymyr auf Excel, um Werkstattprozesse zu dokumentieren – ein Fortschritt im Vergleich zur rein analogen Verwaltung. Doch Tabellen stoßen schnell an ihre Grenzen. In seiner früheren Werkstatt begann das Team deshalb mit der Einführung von KFZ Werkstatt Software – eine Entscheidung, die sich bis heute bewährt hat.
Wir haben damals mit RO App angefangen – das war sehr praktisch. Ich nutze das System jetzt seit fast vier Jahren und bin begeistert, wie sehr es sich weiterentwickelt hat. Besonders die Integrationen sind heute ein echter Vorteil.
Volodymyr Shkvarko
Inhaber
BALANCE SERVICE
RO App von Tag eins an im Einsatz
Als er BALANCE SERVICE gründete, war für Volodymyr klar: RO App würde die Anforderungen seines neuen Unternehmens perfekt erfüllen. Alle zentralen Prozesse – Aufgaben, Leads, Arbeitsaufträge, Lager und Finanzen – sind darin gebündelt. Auch für Audits und Bestandsverwaltung erstellt er direkt in der App die nötigen Berichte.
Ein besonders praktisches Feature ist für ihn die Integration der VoIP-Telefonie im CRM-Modul: Kunden können mit einem Klick angerufen werden, verpasste Anrufe werden im System dokumentiert und Anrufaufzeichnungen automatisch gespeichert. Beim Anruf eines Kunden erscheinen dessen Daten direkt am Bildschirm – inklusive Historie.
Es ist großartig, wenn man den Namen eines Kunden sieht, ans Telefon geht und ihn direkt persönlich begrüßt. Die Leute freuen sich wirklich, wenn man sich an sie erinnert – sie reagieren gleich viel offener.
Volodymyr Shkvarko
Inhaber
BALANCE SERVICE
Entgegennahme eines eingehenden Anrufs in RO App
Kundenfeedback automatisch erfassen
Auch die SMS-Gateway-Integration spart dem Team viel Zeit. Nach Abschluss eines Auftrags sendet das System automatisch eine Feedbackanfrage. So sammelt BALANCE SERVICE kontinuierlich Bewertungen – jederzeit abrufbar im Bericht.
Die mobilen Apps von RO App nutzt Volodymyr ebenfalls täglich. Mit work order app behalten die Techniker den Überblick über ihre Aufträge, während RO App Dashboard dem Inhaber Zugriff auf Echtzeitdaten liefert – wie z. B. den Kassenbestand.
Kassenbestand in der RO App Boss-App
Schnelle Einarbeitung, klare Abläufe
Die Einführung von RO App verlief reibungslos – das Team war bereits vertraut mit der Software. Heute sehen Mechaniker ihre Gehälter, öffnen Arbeitsaufträge, um Details zu klären, oder prüfen die Servicehistorie – ohne Rückfragen oder ständiges Nachtelefonieren.
Auch neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht: Nach zwei bis drei Tagen haben sie sich in die Software eingearbeitet.
BALANCE SERVICE
Effizient kommunizieren – mit Messenger-Integration
Aktuell baut BALANCE SERVICE sein Marketing über Instagram und Facebook aus. Umso wichtiger war die Integration des Facebook Messenger in RO App. So kommunizieren Mitarbeitende mit Kunden direkt im System – ohne Plattformwechsel oder manuelles Übertragen von Informationen.
Facebook Messenger-Unterhaltungen in RO App
Alle Nachrichten und Kundendaten sind an einem Ort gebündelt – das spart Zeit und sorgt für konzentriertes Arbeiten.
Auch Viber und Binotel sind integriert: Ob Nachricht oder Anruf – alles läuft direkt über das Kundenprofil. Das erhöht die Effizienz und schafft klare Abläufe im Team.
Mit RO App verstehen wir unsere internen Prozesse genau. So können wir neue Werkstätten viel gezielter eröffnen – und wissen, dass die Abläufe stimmen.
Volodymyr Shkvarko
Inhaber
BALANCE SERVICE
Blick nach vorn: Expansion mit System
Für die Zukunft plant BALANCE SERVICE, sein Angebot auszuweiten und neue Standorte zu eröffnen. Damit dieser Schritt gelingt, setzt das Unternehmen auf eine solide digitale Basis. RO App hilft, tägliche Abläufe zu standardisieren – und macht die Expansion strukturierter und einfacher planbar.
