Effizient wachsen: Alma Autos Erfolg mit RO App

Alma Auto hat sein Unternehmen mit RO App transformiert und ist zu einem Netzwerk von 5 Werkstätten gewachsen, bei gleichzeitig nur 3 Stunden täglichem Managementaufwand.

Inhaltsverzeichnis

Warum Alma Auto eine skalierbare Software für Werkstattnetze brauchte
Zentrales Plattform‑Management für ein wachsendes Werkstattnetz
Wie RO App die Abläufe in Alma Autos 5‑Standort‑Netzwerk zentralisierte
VoIP und Automatisierung: Effizientere Kundenkommunikation über mehrere Standorte
Omnichannel‑Kommunikation: SMS, WhatsApp und Social Media für Werkstätten
Automatisierte Fahrzeugannahme und Reparaturprozesse für mehr Effizienz
Warum die Verfolgung der Kundenhistorie für das Management mehrerer Standorte entscheidend ist
Optimierte Bestandskontrolle über alle Standorte mit RO App
Datenbasiertes Wachstum: KPIs zur Überwachung der Leistung mehrerer Standorte
Schnelle Einarbeitung: Intuitive Benutzeroberfläche für neue Mitarbeiter
Wie RO App mehrbetriebliche Werkstätten beim effizienten Wachstum unterstützt

Warum Alma Auto eine skalierbare Software für Werkstattnetze brauchte

Julia und Michał Wilczyński, Mitinhaber von Alma Auto, eröffneten ihre erste Werkstatt in Wrocław, Polen, kurz nach ihrer Rückkehr aus dem Ausland. Was als Markttest begann, entwickelte sich schnell zu einem florierenden Netzwerk von fünf Service-Stationen mit 45 Mitarbeitern.

Ihre Rollen sind klar verteilt: Michał kümmert sich um Betrieb und Produktion, während Julia Finanzen, Marketing und Systematisierung leitet.

Unser Ziel ist es, dass das Unternehmen wie eine gut geölte Maschine läuft. Dashboards sollen Probleme aufzeigen, und wir greifen nur ein, wenn es nötig ist.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

In diesem Jahr wollen sie ihren täglichen operativen Aufwand auf nur drei Stunden reduzieren und sich stärker auf strategisches Management konzentrieren. Dafür setzen sie auf RO App.

Zentrales Plattform‑Management für ein wachsendes Werkstattnetz

Wie viele wachsende Dienstleistungsunternehmen stand Alma Auto vor der Herausforderung, mehrere Standorte zu managen und gleichzeitig die Servicequalität zu sichern. Sie benötigten eine digitale Infrastruktur, um die Abläufe aller Standorte zu vereinen. Diese Zentralisierung wurde zur Grundlage ihrer Wachstumsstrategie.

RO App ermöglicht ihnen:

• Eine zentrale Kunden- und Fahrzeugdatenbank zu führen, auf die von jedem Standort aus zugegriffen werden kann.
• Automatische Zuweisung von Arbeitsaufträgen an den richtigen Standort, basierend auf Auslastung und Spezialisierung.
• Speicherung und Nachverfolgung der gesamten Kommunikationshistorie, einschließlich Anrufen, Nachrichten und Social-Media-Interaktionen.

Den kompletten Kundenweg, vom ersten Kontakt bis zur finalen Rechnung, zu sehen ist unbezahlbar. So können wir jeden Kontaktpunkt optimieren.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Wie RO App die Abläufe in Alma Autos 5‑Standort‑Netzwerk zentralisierte

Die meisten Werkstatt-Managementsysteme auf dem polnischen Markt erfüllten ihre Anforderungen nicht. Sie konzentrierten sich entweder nur auf Werkstattprozesse oder boten keine Unterstützung für die Verwaltung mehrerer Standorte und die Kundenkommunikation. RO App war der Gamechanger.

Mich hat sofort die Benutzeroberfläche von RO App begeistert. Sie ist nicht nur optisch ansprechend – durchdachte Details erleichtern unsere tägliche Arbeit enorm. Alles wirkt intuitiv und effizient.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

VoIP und Automatisierung: Effizientere Kundenkommunikation über mehrere Standorte

Alma Autos Kunden sprechen verschiedene Sprachen, daher muss die Kommunikation schnell, klar und zentralisiert sein. Mit der Integration von Zadarma VoIP in RO App entstand ein einziges mehrsprachiges Callcenter für alle fünf Standorte.

Eingehende Anrufe werden nun:

• Protokolliert und an den richtigen Standort weitergeleitet.
• Mit den Kundendaten in RO App verknüpft.
• Anhand aufgezeichneter Gespräche und Skripte ausgewertet.

Dank der VoIP-Integration können wir Leads viel besser managen. Tausende aufgezeichnete Anrufe in RO App halfen uns, ein Skript zu entwickeln, das konstant guten Service sicherstellt.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Zusätzlich führt Alma Auto NPS-Umfragen nach jedem Kundenbesuch ein, um Feedback zu sammeln und den Service in Echtzeit zu verbessern.

Omnichannel‑Kommunikation: SMS, WhatsApp und Social Media für Werkstätten

Da Kunden unterschiedliche Kommunikationskanäle bevorzugen, nutzt Alma Auto RO App, um sie über folgende Wege zu erreichen:

• SMS-Benachrichtigungen für Terminbestätigungen, Fahrzeugstatus und Nachfassaktionen.
• Automatisierte Nachrichten bei verpassten Anrufen, damit Kunden sich gehört fühlen.
• Integration von Facebook und Instagram, um Social-Media-Nachrichten direkt in die Servicewarteschlange aufzunehmen.

Jede Interaktion wird in der Kundenkommunikationssoftware dokumentiert und mit dem Kundendatensatz verknüpft, wodurch Nachfassaktionen schneller und persönlicher werden.

Kunden schätzen, wie schnell und klar unsere Updates sind. SMS sind besonders effektiv. Sie schaffen Vertrauen und halten die Kunden bei jedem Schritt auf dem Laufenden.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

So geht keine Nachricht verloren, und alle Filialen folgen denselben Kommunikationsstandards.

Zentrale Kundenkommunikation in der RO App

Automatisierte Fahrzeugannahme und Reparaturprozesse für mehr Effizienz

Vor RO App war der Annahme- und Serviceprozess bei Alma Auto zeitaufwendig und inkonsistent. Jetzt haben sie mit Automatisierung und intelligenten Tools einen nahtlosen, skalierbaren Workflow für den gesamten Kundenweg aufgebaut.

Der Annahmeprozess in RO App ist nun:

• Vollständig digitalisiert: Jedes Fahrzeug wird mit strukturierten Auftragsvorlagen erfasst.
• Automatisiert: Arbeitsaufträge und Statusupdates werden in Echtzeit in der Auftragsmanagementsoftware angepasst.
• Verbesserte Genauigkeit: VIN-Erkennung ermöglicht präzise Fahrzeugidentifikation und Serviceverfolgung.
  

Alma Auto ergänzte außerdem eine technische Checkliste vor Reparaturen für schnelle Sichtprüfungen kritischer Komponenten. Zusätzlich wurde eine neue Rolle eingeführt – der Leiter des Reparaturbereichs, der die Auftragsverwaltung überwacht.

Das Team profitiert von vorkonfigurierten Dokumentvorlagen, die Datenfelder automatisch ausfüllen und sofort ausdrucken. Dies reduziert Papierfehler drastisch und eliminiert die manuelle Eingabe von Routineformularen wie Rechnungen, Inspektionsberichten und Serviceverträgen.

Eine der wichtigsten Funktionen für das Team sind die Bundles – vorgefertigte Servicepakete, die alle erforderlichen Arbeitsleistungen und Teile enthalten. Diese sind besonders nützlich für häufig angeforderte Dienstleistungen wie die Installation von Gasgeräten.

Sets von Dienstleistungen/Waren/Werbeaktionen in der RO-App

Bundles sind ein echter Lebensretter. Alles ist im Voraus gebündelt – Arbeiten, Teile, Arbeitszeit. Wir haben die Bearbeitungszeit um 500% reduziert!

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Schließlich nutzen die Eigentümer die Analysesoftware und die Dashboard App, um Betrieb und Cashflow in Echtzeit zu überwachen. Diese Transparenz hat zu einer besseren Finanzkontrolle beigetragen. Sie können nun schneller Entscheidungen  treffen und auch von unterwegs den Überblick über die Leistung der Filialen behalten.

Warum die Verfolgung der Kundenhistorie für das Management mehrerer Standorte entscheidend ist

Exzellenter Kundenservice erfordert, Bedürfnisse nicht nur situativ, sondern langfristig zu verstehen. Mit der Werkstattverwaltungssoftware hat Alma Auto Zugriff auf die gesamte Interaktionshistorie jedes Kunden über alle Standorte hinweg.

Das Event-Feed-System umfasst:

• Frühere Aufträge und erbrachte Leistungen
• Verwendete Ersatzteile
• Änderungen des Servicestatus
• Kommunikationshistorie inklusive Anrufprotokollen und Nachrichten

Dank dieser vollständigen Übersicht kann das Team Kundenanfragen schnell beantworten, frühere Arbeiten klären und Streitigkeiten souverän lösen.

Detaillierter Ereignis-Feed im Arbeitsauftrag

Wenn ein Kunde Fragen zu einer früheren Reparatur hat, können wir sofort seine Servicehistorie abrufen – Aufträge, Teile, sogar Telefongespräche. Das verhindert Missverständnisse und schafft Vertrauen.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Darüber hinaus verfolgt Alma Auto den KPI „Wiederholungsbesuche“ – ein wertvoller Indikator für Servicequalität und Kundenzufriedenheit.

Dieser datengestützte Ansatz stärkt die Kundenbindung und hilft dem Team gleichzeitig, die Abläufe zu optimieren und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.

Optimierte Bestandskontrolle über alle Standorte mit RO App

Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien werden zentral in der Bestandsverwaltungssoftware verwaltet. Jede Filiale betreibt ihr eigenes Lager, aber alles ist über ein zentrales System verknüpft. Diese Konfiguration ermöglicht:

• Alle Bestände sind standortübergreifend einsehbar
• Filialinterne Transfers sind schnell und nachvollziehbar
• Monatliche Audits sind dank klarer Berichte und Protokolle einfacher
  
  

Keine Doppelkäufe mehr. Wenn ein Teil an einem anderen Standort verfügbar ist, transferieren wir es einfach. So halten wir unsere Bestände schlank und effizient.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Inventuren, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, sind dank der RO App jetzt schnell, genau und nachvollziehbar.

Abrechnung von Salden im virtuellen Lager

Datenbasiertes Wachstum: KPIs zur Überwachung der Leistung mehrerer Standorte

Mit fünf Filialen verlässt sich Alma Auto auf die Business-Dashboard-Software und die Analyseberichte von RO App, um ohne ständige Vor-Ort-Präsenz informiert zu bleiben.

Verfolgt werden u.a.:

• Durchschnittlicher Auftragswert
• Anzahl abgeschlossener Aufträge
• Produktivität einzelner Teammitglieder
• Zielerreichung auf Filialebene

Wöchentliche Meetings werden auf Basis dieser Daten geführt, sodass Filialleiter ihre Ergebnisse präsentieren und Strategien anpassen können.

Wir legen Pläne fest und verfolgen deren Umsetzung in allen Filialen. So erhalten wir ein klares Bild der Leistung und können die Strategie bei Bedarf schnell anpassen.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Zusätzlich zu den zentralen KPIs verfolgt Alma Auto die Leistung des Kundendienstteams anhand spezifischer Indikatoren wie der Anzahl positiver Google-Bewertungen und zusätzlicher Verkäufe, die während der Serviceannahme getätigt wurden. Dies hilft den Mitarbeitern, verantwortungsbewusst und motiviert zu bleiben.

Schnelle Einarbeitung: Intuitive Benutzeroberfläche für neue Mitarbeiter

Die Benutzeroberfläche von RO App ist auf schnelle Adoption ausgelegt. Neue Mitarbeiter sind nach 2–3 Tagen vollständig einsatzbereit.

In 2–3 Tagen beherrschen unsere neuen Mitarbeiter das System. Die Oberfläche ist klar und alles ist da, wo es sein sollte.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Auch die neue Funktion der RO App, der Buchungskalender, wurde sehr gut angenommen und bietet weitere Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung von Zeit und Ressourcen.

Wie RO App mehrbetriebliche Werkstätten beim effizienten Wachstum unterstützt

Nach einem Jahr mit RO App hat Alma Auto ein neues Level an Professionalität erreicht. Aus einem wachsenden Werkstattnetz wurde eine hochstrukturierte, datengesteuerte Organisation.

Wenn Sie ein wachsendes Werkstattunternehmen führen, empfiehlt Julia die RO App aus guten Gründen:

• Skalierbarkeit: Eine zentrale Plattform zur einfachen Verwaltung aller Standorte, Teams und Prozesse.
• Kundenorientierte Kommunikation: Im Gegensatz zu vielen anderen Systemen bietet RO App integrierte Omnichannel‑Kommunikation (SMS, WhatsApp, Social Media) und erleichtert so den direkten Kontakt zu Ihren Kunden.
• Prozesskonsistenz: Standardisierte Vorlagen, Service‑Bundles und automatisierte Workflows sorgen für reibungslose und fehlerfreie Abläufe.
• Datentransparenz: Echtzeit‑Dashboards, KPIs und umfassende Berichte ermöglichen schnelle, datenbasierte Entscheidungen für nachhaltiges Wachstum.

RO App ist ein großartiges Tool für Wachstum. Da alle Prozesse im System sind, können wir neue Standorte oder Mitarbeiter schnell integrieren.

Julia Wilczyńska

Mitinhaberin

Alma Auto

Das RO App-Team ist stolz, Alma Autos Erfolg zu unterstützen. Ihr Weg zeigt, wie die richtige Technologie und visionäres Management Betriebsabläufe transformieren und Wachstum beschleunigen können.