Wie ein Fensterbaubetrieb mit digitaler Organisation wächst

Weniger Administration, optimierte Abläufe, mehr Umsatz

Anna und Dmytro leben seit vier Jahren in Israel. Nachdem sie sich eingelebt hatten, fassten sie den Entschluss, ein eigenes Unternehmen zu gründen – Okna Alfir. Dmytro brachte seine Erfahrung in der Herstellung und Montage von Aluminiumfenstern mit, während Anna sich um Kundenbetreuung, Verwaltung, Disposition sowie Website und Social Media kümmerte.

Aluminiumprofile sind in Israel wegen der klimatischen Bedingungen besonders beliebt. Bei fachgerechtem Einbau halten die Fenster lange und behalten ihre Ästhetik.

In den ersten 18 Monaten arbeiteten die beiden daran, interne Strukturen zu entwickeln, den Markt zu analysieren und sich auf Wachstum vorzubereiten. Die Auftragslage war gut, aber bald reichten zwei Personen nicht mehr aus – es war Zeit zu delegieren und größer zu denken.

Dmytro Alfir, Mitinhaber von Okna Alfir

Der Wendepunkt: Automatisierung statt Überlastung

Bevor sie neue Mitarbeitende einstellten, wollten Anna und Dmytro ihre Prozesse sauber strukturieren. Sie begaben sich auf die Suche nach einer geeigneten Software für das Außendienstmanagement – und stießen auf RO App. Denn: Delegation funktioniert nur mit einer soliden Auftragnehmer-Management-Software im Hintergrund.

Wir hatten viele Aufträge, aber zu wenig Personal. Um weiter zu wachsen, mussten wir unsere Abläufe strukturieren und dokumentieren, damit neue Mitarbeitende sich problemlos einarbeiten können. Ohne RO App wäre dieses Wachstum nicht möglich gewesen.

Anna Alfir

Mitgründerin

Okna Alfir

Da sie keine Vorerfahrung mit solchen Systemen hatten, starteten sie mit einer Produktdemo und richteten mit Unterstützung des RO App Onboarding-Teams ihr Konto ein – passgenau auf ihre bestehenden Abläufe. Heute nutzt Anna die Webversion im Büro, während Dmytro mit der Außendienst-App arbeitet. Bei Fragen hilft der zuverlässige Kundensupport weiter.

Für Anna ist klar: Wer ein Unternehmen führen will, muss sich aktiv mit Digitalisierung beschäftigen – denn genau das lässt sich nicht delegieren.

Besserer Überblick, reibungslose Kommunikation, zufriedene Kunden

Ein zentrales Ziel von Okna Alfir war es, die Zusammenarbeit zwischen Büro und Außendienst effizient zu gestalten. Während Monteure vor Ort vor allem technische Details und Kundenwünsche erfassen, braucht das Büro vollständige Kundendaten, Adressen, Zahlungsinformationen und die passende Rechnungsart. Früher kam es hier schnell zu Missverständnissen – und unnötigem Zeitverlust.

Abgeschlossene Arbeiten von Okna Alfir

Mit RO App gehört das der Vergangenheit an: Die Software für den Fenstereinbau fungiert als verbindendes Element zwischen Büro und Außendienst, ohne ständiges Hin- und Hertelefonieren. Alle relevanten Informationen zum Auftrag sind auf einen Blick verfügbar – abgestimmt auf die Bedürfnisse jedes Teammitglieds.

So denkt Anna beim Kundengespräch an jedes Detail – von der Parksituation bis zum Aufzug im Gebäude. Und Dmytro dokumentiert alles mit Zeichnungen und Fotos direkt im System. Das Ergebnis: Jeder hat ein vollständiges Bild des Projekts – klar, präzise, digital.

Auftragstabelle in der RO App

Ich erfasse alle Infos im System – und Dmytro sieht sie sofort auf seinem Smartphone. Wir haben die Anzeige so konfiguriert, dass ich die Daten sehe, die ich brauche, und mein Mann die für seine Arbeit. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und erleichtert alles enorm.

Anna Alfir

Mitgründerin

Okna Alfir

Angebote und Rechnungen in wenigen Klicks

RO App ersetzt Excel-Tabellen, Notizbücher und Handyfotos: Alle Informationen – von der Projektbeschreibung über Zeichnungen bis zu Preisen und Kundendaten – sind zentral verfügbar.

Ist Dmytro unterwegs, öffnet er einfach die App, tippt den Auftrag an und navigiert per Google Maps zum Kunden. Leistet dieser eine Anzahlung, wird der Betrag automatisch berechnet und gesetzeskonform verbucht.

Früher haben wir Rechnungen von Hand geschrieben. Jetzt erstellt RO App sie automatisch auf Basis des Arbeitsauftrags – schnell, bequem und fehlerfrei. Alles geht direkt an unseren Buchhalter, der die nötigen Berichte erstellt.

Anna Alfir

Mitgründerin

Okna Alfir

Kundenbindung automatisieren – und besser wachsen

Ein weiterer großer Pluspunkt für das Gründerpaar: CRM für Kleinunternehmen verbessert den Kundenservice – ein zentraler Faktor für nachhaltiges Wachstum. So lassen sich etwa Feedback-Anfragen oder Garantieerinnerungen automatisch einplanen.

Report "Client feedback" in RemOnline

Dank RO App müssen wir nicht daran denken, Kund:innen ein Jahr später zu kontaktieren. Das System erinnert sie automatisch an unsere Dienstleistungen. Das stärkt die Beziehung – und verschafft uns einen echten Wettbewerbsvorteil.

Anna Alfir

Mitgründerin

Okna Alfir

Blick in die Zukunft: Weiter automatisieren, weiter wachsen

Als Nächstes möchte das Team Lagerbestände und Mitarbeitermanagement mit RO App abbilden, damit neue Mitarbeitende direkt auf relevante Informationen zugreifen können. Früher war es schwer, neue Teammitglieder einzuarbeiten – heute, mit klaren Prozessen und transparenter Kommunikation, ist das kein Problem mehr.

Anna und Dmytro haben große Pläne. Sie glauben fest daran, dass man sein Leben nicht mit manueller Arbeit verschwenden sollte, wenn so viel automatisiert werden kann. Ihr Ziel: Ein Unternehmen aufbauen, auf das ihre Kinder stolz zurückblicken können – eine echte Familiengeschichte.

Wir von RO App freuen uns, Anna und Dmytro auf ihrem Weg zu begleiten – und wünschen ihnen viel Erfolg bei der Verwirklichung ihrer Träume.