Die besten Produktivitäts-Apps für kleine Unternehmen

Finden Sie die Tools, die Ihnen helfen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Inhaltsübersicht

Wie Produktivitäts-Tools den Erfolg fördern
Beste Produktivitätsanwendungen für kleine Unternehmen
Strategien für den gemeinsamen Einsatz mehrerer Tools
Abschließende Überlegungen

Produktivität ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Kleinunternehmens. Angesichts begrenzter Ressourcen und Arbeitskräfte müssen kleine Unternehmen ihre Effizienz maximieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine der größten Herausforderungen ist die Qualität der Arbeitskräfte, da sie oft mit kleineren Teams und knapperen Budgets arbeiten. Tools und Technologien zur Steigerung der Unternehmensproduktivität tragen dazu bei, diese Herausforderungen durch die Automatisierung von Aufgaben, die Verbesserung der Kommunikation und die Rationalisierung von Abläufen zu lindern. Durch den Einsatz der richtigen Tools können kleine Unternehmen auch mit begrenzten Ressourcen effektiver auf dem Markt konkurrieren und gleichzeitig eine produktivere und qualifiziertere Belegschaft fördern.

Wie Produktivitäts-Tools den Erfolg fördern

Die Vorteile des Einsatzes von Produktivitätstools für Unternehmen sind zahlreich und können Ihre betriebliche Effizienz erheblich steigern:

• Zeitersparnis. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf die wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren.
• Kosteneffizienz. Die Reduzierung der manuellen Arbeit senkt die Betriebskosten.
• Bessere Organisation. Zentralisierte Systeme sorgen für strukturierte und leicht zugängliche Geschäftsabläufe.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Cloud-basierte Tools ermöglichen nahtlose Teamarbeit, auch für Mitarbeiter an entfernten Standorten.
• Verbessertes Kundenerlebnis. Schnellere Reaktionszeiten und gut verwaltete Daten verbessern die Interaktion mit den Kunden.

Die versteckten Vorteile von Produktivitätstools für kleine Unternehmen gehen weit über reine Effizienzgewinne hinaus. So enthalten diese Tools häufig Funktionen, die die nahtlose Teamarbeit und den Austausch von Ideen fördern und so das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern stärken. Viele Produktivitäts-Tools bieten Datenanalysen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Leistung zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum fördern. Diese oft übersehenen Vorteile tragen zu einer engagierteren und motivierteren Belegschaft bei, was letztlich zu einem langfristigen Erfolg führt.

Beste Produktivitätsanwendungen für kleine Unternehmen

Von Software für Kundendatenbanken bis hin zu Kommunikationsplattformen - die von Ihnen gewählten Tools können Ihre Arbeitsabläufe verändern und wertvolle Zeit für die Entwicklung Ihres Unternehmens freisetzen. Lassen Sie uns die besten Produktivitätstools für kleine Unternehmen kennenlernen, die die Effizienz maximieren, Aufgaben vereinfachen und Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen.

Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM-Tools unterstützen Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Kundeninteraktionen, Vertriebskanälen und Kundendaten. Hier sind einige beliebte Optionen, die spezialisierte Lösungen für verschiedene Branchen bieten:

• RO App: Die All-in-One-Software für Arbeitsaufträge wurde für Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Sie hilft bei der problemlosen Verwaltung von Kundenbeziehungen, Arbeitsaufträgen und Vertriebsprozessen.
• HubSpot CRM: Ein kostenloses, benutzerfreundliches CRM mit Funktionen zur Vertriebs- und Marketingautomatisierung.
• RepairDesk: Ein CRM, das speziell für Reparaturunternehmen entwickelt wurde und Funktionen für die Bestandsverwaltung, die Rechnungsstellung und das Ticketing bietet.
• RepairShopr: Ein umfassendes Tool für Reparaturwerkstätten, das CRM-, Fakturierungs- und POS-Funktionen kombiniert.
• Salesforce: Ein robustes CRM mit umfangreichen Anpassungsoptionen für Unternehmen jeder Größe.
• Shopmonkey: Ein leistungsstarkes Tool für Autowerkstätten, das Kostenvoranschläge, Rechnungsstellung und Workflow-Automatisierung umfasst.
  
  

Tools für Rechnungsstellung und Fakturierung

Diese Produktivitätsanwendungen für kleine Unternehmen helfen beim Erstellen von Rechnungen, Verfolgen von Zahlungen, Verwalten von Budgets und Analysieren der Finanzlage.

• Stripe: Eine beliebte Plattform für die Online-Zahlungsabwicklung, die mit verschiedenen Geschäftstools integriert werden kann, um Transaktionen zu rationalisieren und wiederkehrende Zahlungen zu verwalten.
• Square: Eine Zahlungsabwicklungslösung mit integrierter Rechnungsstellung, POS-Integration und Online-Zahlungsfunktionen, ideal für kleine Unternehmen und Einzelhandelsgeschäfte.
• Mollie: Ein europäischer Zahlungsabwickler, der Online-Zahlungen vereinfacht und flexible Integrationsmöglichkeiten für Unternehmen jeder Größe bietet.
• QuickBooks: Ein weit verbreitetes Buchhaltungstool mit Rechnungsstellung, Kostenverfolgung und Berichterstattung.
• FreshBooks: Ideal für kleine Unternehmen, mit einfach zu bedienender Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung.
• Wave: Eine kostenlose Option mit grundlegenden Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsfunktionen.
• Xero: Eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen.
• Expensify: Automatisiert die Verfolgung und Erstattung von Ausgaben.

Rechnungsstellung und Zahlungen in RO App

Automatisierungstools

Die Automatisierung reduziert die manuelle Arbeit durch die Rationalisierung sich wiederholender Aufgaben wie Kostenvoranschläge, Auftragsabwicklung, Zahlungseingang und Kundenkontrollen.

• Zapier: Verbindet Apps und automatisiert Arbeitsabläufe ohne Programmierung.
• Make (ehemals Integromat): Ermöglicht fortgeschrittene Workflow-Automatisierung mit leistungsstarken Integrationen und visuellen Workflows.
• RO App (integrierte Automatisierungsfunktionen): Hilft bei der Automatisierung von Google-Bewertungen, Kundenfreigaben, Zahlungen, Benachrichtigungen und Berichten für Dienstleistungsunternehmen.
• IFTTT: Automatisiert Aktionen zwischen verschiedenen Anwendungen und Geräten.

Die Funktion zur Kundenfreigabe war für uns ein entscheidender Fortschritt. Sie ermöglicht es unseren Kunden — von denen viele hochrangige Persönlichkeiten sind, die Wert auf Kontrolle legen -, Bestellungen aus der Ferne zu überprüfen und zu genehmigen, komplett mit ihrer digitalen Unterschrift. Selbst bei unserem Concierge-Service, bei dem unsere Näherin sie besucht, können wir mit dieser Funktion die Bestellung zur abschließenden Prüfung und Genehmigung senden und so sicherstellen, dass sie in jeden Schritt einbezogen werden.

Sreejith Sreenivasan

Technologie-Berater

800Schneider

KI-Tools zur Steigerung der Unternehmensproduktivität

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Produktivität kleiner Unternehmen, indem sie komplexe Aufgaben automatisiert, datengestützte Erkenntnisse liefert und die Interaktion mit Kunden verbessert. KI-Tools für die Unternehmensproduktivität straffen die Abläufe, verbessern die Entscheidungsfindung und verringern den manuellen Arbeitsaufwand.

• ChatGPT: KI-gesteuerter Chatbot, der den Kundenservice, die Erstellung von Inhalten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen unterstützt.
• Grammarly: KI-gesteuerter Schreibassistent, der die Kommunikation durch Korrektur von Grammatik, Rechtschreibung und Tonfall verbessert.
• Zapier AI: Verwendet maschinelles Lernen, um den Bedarf an Workflow-Automatisierung vorherzusagen und die Effizienz zu verbessern.
• Notion AI: Verbessert die Erstellung von Notizen, das Projektmanagement und die Zusammenfassung von Dokumenten durch KI-gesteuerte Unterstützung.
• Die KI-gestützte Bestände-Import in RO App: Aktualisieren Sie Ihre Bestände einfach, indem Sie eine Datei von Ihrem Lieferanten hochladen und die Daten einfach den RO App-Feldern zuordnen.

KI-gestützte Bestände-Import in RO App

Kommunikationsmittel

Starke Kommunikationswerkzeuge rationalisieren die Kundenkommunikation und halten die Teams zusammen.

• Slack: Eine Team-Messaging-App mit Kanälen, Integrationen und Dateifreigabe.
• Zoom: Eine Videokonferenzlösung mit Webinar-Hosting-Funktionen.
• Chats bestellen: Verwalten Sie Instant Messaging, Anfragen und Kommentare von verschiedenen Plattformen in einer einzigen Kundenkommunikationssoftware. Integrieren Sie nahtlos beliebte Messaging-Dienste wie Twilio, BulkSMS, WhatsApp, Facebook Messenger und Instagram Direct für ein einheitliches Kommunikationserlebnis, das die Kundenzufriedenheit erhöht.

Integriertes Kommunikationszentrum in RO App

Tools für Terminplanung und -vereinbarungen

Terminplanungstools helfen Unternehmen bei der Verwaltung von Terminen und der Verfügbarkeit von Mitarbeitern.

• Calendly: Ein automatisiertes Planungstool, das mit Kalendern integriert werden kann.
• Acuity Terminplanung: Ideal für terminbasierte Unternehmen mit Selbstplanungsfunktionen für Kunden.
• Google Kalender: Ein einfaches, aber effektives Planungswerkzeug für die Verwaltung von Besprechungen.
• Auftragserteilung: Die integrierte Software für die Auftragsplanung ermöglicht es Unternehmen, Aufträge und Mitarbeiterschichten direkt im CRM zu planen, das Personalmanagement zu optimieren und eine effiziente Ressourcenzuweisung sicherzustellen.

Wenn man einen Dienstplan für Jungs erstellt, ist es praktisch, alles in einem System zu verwenden. Das ist wirklich gut. Wenn wir Detailarbeiten planen, können wir in RO App sehen, wer arbeitet, einen freien Tag oder Urlaub hat, so dass wir die Fahrzeuge nicht überbuchen.

Péter Korom

Eigentümer

Den Erfahrungsbericht lesen

Apps für die Geschäftsproduktivität unterwegs

Mobile Apps sorgen dafür, dass Außendienstmitarbeiter und Geschäftsinhaber auch unterwegs verbunden und produktiv sind.

• RO App-App: Die App zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist eine voll funktionsfähige mobile Version von RO App und ermöglicht eine nahtlose Auftragsabwicklung von der Kalkulation bis zur Bezahlung.
• RO App Dashboard: Eine App zur Unternehmensüberwachung, die Geschäftsinhabern Einblicke in Echtzeit bietet.
• Google Drive: Cloud-Speicher und Dokumentenzusammenarbeit für unterwegs.

Zeitmanagement-Tools

Zeiterfassungstools helfen Unternehmen, die Produktivität zu analysieren und die Arbeitszeiten zu optimieren.

• Toggl: Ein einfaches Tool zur Zeiterfassung für Freiberufler und Unternehmen.
• RescueTime: Verschafft Einblicke in die für Aufgaben aufgewendete Zeit.
• Clockify: Ein kostenloser Zeiterfasser mit Berichtsfunktionen.
• Kommen und Gehen in RO App: Die Mitarbeiterverwaltungssoftware gewährleistet eine genaue Arbeitszeiterfassung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Zeitdiebstahl. (in Kürze)

Tools zur Aufgabenverwaltung

Aufgabenmanagement-Tools helfen Teams bei der Planung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben, um die Projekteffizienz sicherzustellen.

• Monday.com: Eine flexible Plattform für das Arbeitsmanagement, mit der Teams Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe verfolgen können.
• ClickUp: Ein hochgradig anpassbares Aufgaben- und Projektmanagement-Tool mit integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit.
• Wrike: Ein leistungsstarkes Tool für Teams, die eine erweiterte Projektverfolgung und Workflow-Automatisierung benötigen.
• Basecamp: Ein einfaches, aber effektives Tool für die Zusammenarbeit im Team und die Delegation von Aufgaben.
• RO App: Ein Online-Aufgabenmanager in RO App ermöglicht es Unternehmen, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu verfolgen. Er hilft bei der Rationalisierung von Arbeitsabläufen, indem er Aufgaben mit Arbeitsaufträgen, Kunden und Mitarbeitern verknüpft und so für mehr Verantwortlichkeit und Effizienz sorgt.

Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung in RO App

Strategien für den gemeinsamen Einsatz mehrerer Tools

Die Verwendung mehrerer Produktivitätsanwendungen für Ihr Unternehmen ist vorteilhaft, aber die Integration dieser Anwendungen gewährleistet maximale Effizienz. Durch die Automatisierung zwischen den Tools werden überflüssige Arbeiten vermieden und Fehler reduziert. Hier erfahren Sie, wie kleine Unternehmen ihre Produktivitätstools kombinieren können:

Informationen zentralisieren

Die Integration von Tools, die sich plattformübergreifend synchronisieren lassen, stellt sicher, dass alle wichtigen Geschäftsdaten an einem Ort zugänglich sind. Wenn Sie zum Beispiel eine Service-Management-Software wie RO App zusammen mit einem Fakturierungstool wie QuickBooks verwenden, können Sie Kunden-, Bestands- und Finanzdaten aufeinander abstimmen.

Wählen Sie Tools mit integrierter Integration

Plattformen wie RO App bieten All-in-One-Lösungen für CRM, Arbeitsaufträge, Teammanagement und Automatisierung, wodurch der Bedarf an mehreren unverbundenen Systemen reduziert wird. Die Verbindung von RO App mit Google Contacts sorgt beispielsweise für automatisierte Arbeitsabläufe.

Automatisieren Sie Berichte und Benachrichtigungen

Richten Sie automatische Aktualisierungen ein, um Teams ohne manuelle Nachfassaktionen auf dem Laufenden zu halten. Zapier oder Make können verwendet werden, um Benachrichtigungen von CRM-Systemen an Messaging-Apps wie WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams auszulösen.

Testen und Optimieren

Bewerten Sie regelmäßig die Leistung der Tools, analysieren Sie die Arbeitsabläufe und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Der Einsatz von Analysetools, wie z. B. Business Dashboard Software, ermöglicht es Ihnen, die Effizienz zu überwachen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Mobile Zugänglichkeit sicherstellen

Wählen Sie Produktivitätstools für kleine Unternehmen mit mobilen Apps, damit Ihre Mitarbeiter auch unterwegs produktiv bleiben. Techniker im Außendienst können zum Beispiel mit der RO App-App Arbeitsaufträge verwalten und den Auftragsstatus in Echtzeit aktualisieren.

Abschließende Überlegungen

Investitionen in Produktivitätswerkzeuge sind für kleine Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren, ihre Arbeitsbelastung verringern und ihr Wachstum fördern wollen, von entscheidender Bedeutung. Durch die Auswahl der richtigen Mischung aus CRM-, Automatisierungs-, Abrechnungs-, Kommunikations-, Terminplanungs- und Finanzmanagement-Tools können kleine Unternehmen ihre Effizienz steigern und die Gesamtproduktivität erhöhen. Tools wie RO App, QuickBooks und Stripe bieten leistungsstarke Lösungen, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Die Integration dieser Tools und die Nutzung der Automatisierung sorgen für einen nahtlosen Arbeitsablauf und sichern den langfristigen Erfolg von Kleinunternehmen.