Angela
Wie RO App den Werkstattbetrieb um das 60-Fache beschleunigt
Mit Automatisierung 200 Geräte mehr pro Monat reparieren
Inhaltsübersicht
Zeitverlust und Kundenabwanderung
Auf der Suche nach Funktionalität und Effizienz
Mit dem Wachstum kam der Wandel
Wenn der Wettbewerb groß ist, bleibt für Kunden kein Platz für lange Wartezeiten. Blue Linq S. A. kennt die Folgen langsamer Prozesse und mangelhafter Kommunikation – verpasste Chancen und verlorene Kunden. In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie das autorisierte Servicecenter globaler Marken seine Abläufe radikal modernisierte und damit monatlich 200 zusätzliche Aufträge stemmen kann.
Zeitverlust und Kundenabwanderung
Das Team von Blue Linq kümmert sich täglich um Wartungsaufträge mit und ohne Garantie, Kundenbesuche sowie die Vermietung von Kopierern. Als autorisiertes Servicecenter für Marken wie Canon, Epson, Ricoh, Panasonic und Yamaha betreibt das 1983 gegründete Unternehmen mehrere Werkstätten in Panama.
Früher arbeitete man mit handschriftlichen Aufträgen und einer veralteten On-Premise-Software. Ein internes Netzwerk auf Desktop-Rechnern bildete die technische Grundlage – langsam, unflexibel und ohne automatisierte Kommunikation.
Vor RO App haben unsere Werkstattassistenten 80 % ihrer Zeit damit verbracht, Kunden anzurufen und ihnen mitzuteilen, dass ihre Geräte abholbereit sind.
Leonardo Miranda
Leiter Technischer Support
Blue Linq S. A.
Die Folge: Ein umständlicher Kreislauf aus Anrufen, Rückfragen und Kalendernotizen, wenn Kunden nicht erreichbar waren. Auch intern lief die Abstimmung zwischen Büro und Technikteam überwiegend manuell.
Bei monatlich 200–300 Geräten bedeutete das zwei bis drei Tage Bearbeitungszeit pro Auftrag – zu langsam, um konkurrenzfähig zu bleiben. Als das Geschäft durch neue Services wie die Vermietung von Kopierern und zusätzliche Standorte wuchs, entschied sich Blue Linq für einen radikalen Wandel: eine cloudbasierte All-in-One-Lösung, die alle Geschäftsprozesse vereint. Besonders die Werkstattabläufe sollten grundlegend verbessert werden.
Auf der Suche nach Funktionalität und Effizienz
Leonardo Miranda begann, RO App zunächst im kleinen Rahmen zu testen. Nach nur einem Monat wurde die Lösung an allen drei Standorten eingeführt – mit spürbarem Erfolg.
RO App hat uns geholfen, unsere Abläufe zu strukturieren – im Büro wie im Außendienst. Das Wachstum sehen wir nicht nur in Zahlen, sondern auch an zufriedeneren Kunden.
Leonardo Miranda
Leiter Technischer Support
Blue Linq S. A.
Kommunikation auf Autopilot
Blue Linq gewinnt Kunden über WhatsApp, E-Mail, Social Media, Flyer und direkt in den Werkstätten. Sobald eine Anfrage eingeht, wird sie in RO App registriert und einem Techniker zugewiesen. Alle Beteiligten werden automatisch informiert:
- Kunden sehen den aktuellen Auftragsstatus.
- Techniker wissen, dass sie 48 Stunden für die Diagnose haben.
Lieblingsfunktion von Blue Linq
Automatisierte Kundenkommunikation
Dank WhatsApp-Integration sehen Techniker alle Kundenanfragen in Echtzeit – etwa zur Reparaturdauer oder zu Kosten. Sobald die Diagnose steht, wird der Kunde automatisch benachrichtigt. Die Freigabe erfolgt dann bequem per WhatsApp oder E-Mail. Werkstattassistenten müssen nur noch die Kunden kontaktieren, die nicht auf Systemnachrichten reagieren.
Wer gute Kommunikation zwischen Team und Kunden sicherstellt, wird sich immer gegen Wettbewerber durchsetzen.
Leonardo Miranda
Leiter Technischer Support
Blue Linq S. A.
Schnellerer Außendienst
Für den Außendienst benötigte Blue Linq eine intuitive mobile Lösung. Mit der RO Mobile App beschleunigte das Team seine Prozesse erheblich:
- Techniker erhalten unterwegs Benachrichtigungen über neue Aufträge auf ihrer Route.
- Vor-Ort-Diagnosen, Rechnungen und Zahlungsabwicklung erfolgen direkt über die App.
- Die Kommunikation mit dem Büro entfällt – alle Informationen sind jederzeit mobil verfügbar.
Auch ohne Internetverbindung führen unsere Techniker vor Ort Konfigurationen und Berichte durch. Sobald sie online sind, synchronisiert sich alles automatisch. Früher dauerte dieser Prozess zwei bis drei Tage – heute geht es in Stunden.
Leonardo Miranda
Leiter Technischer Support
Blue Linq S. A.
Oft werden Reparaturen am selben Tag abgeschlossen – das ermöglicht mehr Aufträge, kürzere Wartezeiten und zufriedene Kunden.
Kein Programmierer nötig
Ein weiteres Highlight für das Technikteam ist der Vorlagen-Editor von RO App. Mit ihm lassen sich Kommunikationsbausteine für Kunden und Mitarbeiter ganz ohne Programmierkenntnisse gestalten.
Man muss kein Entwickler sein – das System ist extrem intuitiv. Man verknüpft Felder einfach per Drag-and-Drop und passt die Vorlagen flexibel an. Einen Programmierer braucht man dafür nicht mehr.
Leonardo Miranda
Leiter Technischer Support
Blue Linq S. A.
Mit dem Wachstum kam der Wandel
Blue Linq beschäftigt aktuell 24 Mitarbeitende – Tendenz steigend. Die Automatisierung entlastet vor allem Werkstattassistenten, die sich nun stärker ins operative Geschäft einbringen können.
Auch Leonardo Miranda profitierte vom Wandel: Vom Verkäufer wechselte er erfolgreich in die technische Leitung.
Für das Management bietet RO App außerdem detaillierte Berichte: Sie zeigen auf einen Blick, wo Arbeitsaufträge im Prozess stocken – etwa durch fehlende Teile oder Lieferverzögerungen. So können Engpässe gezielt behoben werden.
Mit RO App konnten wir unsere Antwortzeiten um das 60-Fache verbessern – und bedienen heute im Schnitt 200 Geräte mehr pro Monat.
Leonardo Miranda
Leiter Technischer Support
Blue Linq S. A.
Wir bedanken uns herzlich bei Herrn Miranda für das ausführliche Interview auf unserem YouTube-Kanal. Dem Team von Blue Linq wünschen wir weiterhin viel Erfolg und stetiges Wachstum!
