Die wahren Kosten des Papierkrams in Werkstätten: Warum es Zeit ist, digital zu werden

Entdecken Sie digitale, papierlose Lösungen für Ihre Reparaturwerkstatt.

Inhaltsübersicht

1. Warum so viele Dienstleistungsunternehmen immer noch Papierkram verwenden
2. Die versteckten Kosten des manuellen Papierkrams
3. Die Kundenerfahrung leidet
4. Wie digitale Tools helfen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern
5. Wichtige Geschäftsbereiche, in denen die Digitalisierung gewinnt
6. Überwindung der Hindernisse auf dem Weg zur Digitalisierung
7. Echte Geschäftsgewinne durch die Umstellung auf Papierlosigkeit
Digitalisieren Sie Ihren Papierkram für bessere Geschäftsabläufe

1. Warum so viele Dienstleistungsunternehmen immer noch Papierkram verwenden

Obwohl die papierlose Dienstleistungsverwaltung seit mehr als zehn Jahren verfügbar ist, verlassen sich viele Unternehmen auf den traditionellen Papierkram, um ihre Arbeit zu erledigen. Handgeschriebene Fahrpläne, gedruckte Rechnungen und Quittungen sowie Haftnotizen für Erinnerungen sind in kleinen Unternehmen weit verbreitet.

Es gibt mehrere Gründe für die Verwendung von Papier.

1. Eine Macht der Gewohnheit. Der erste ist die Macht der Gewohnheit. Der Griff zum Notizbuch, um eine Telefonnummer zu notieren, oder zum vertrauten Rechnungsblock, um eine Zahlung anzufordern, ist nur natürlich, wenn man dies den Großteil seines Lebens getan hat. Der Übergang von manuellen Prozessen zu digitalem Papierkram erfordert den aktiven Wunsch zu dokumentieren, zu denken, zu argumentieren und Ihr Geschäft am Computer zu verfolgen. 
2. Vertrauen Sie auf Papier. Seit der Verbreitung des Buchdrucks im 15. Jahrhundert ist Papier ein bewährtes Medium für Verträge und Unterschriften. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Mitarbeiter Ihrer Reparaturwerkstatt oder Ihre Lieferanten alle Dokumente in gedruckter Form zur Durchsicht und Unterschrift wünschen.
3. Persönliche Vorliebe. Schreiben macht Spaß und schafft eine zuverlässige Feedbackschleife, die die Arbeit interessanter und produktiver macht. Außerdem können so Ideen frei fließen. Viele Menschen geben zu, dass sie Papier zu Besprechungen mitnehmen, um zu kritzeln, während sie zuhören.
4. Erhaltung von Altsystemen. Die Digitalisierung alter Akten erfordert die Speicherung aller Unterlagen im alten Format und die Durchführung von Schulungen für neue Systeme. Die Einrichtung und Pflege eines digitalen Archivs bei gleichzeitiger Einarbeitung in neue Verfahren macht die Umstellung auf papierlose Verfahren arbeitsintensiv und teuer. Das Ergebnis ist ein ständiges Aufschieben der Umstellung, wodurch die Abhängigkeit vom Papierkram fortbesteht.
5. Angst vor Veränderungen. Der fünfte Grund, der gegen die Digitalisierung der Werkstattunterlagen spricht, ist, dass große geschäftliche Veränderungen beängstigend sind. Bei so vielen Optionen zur Unterstützung Ihres papierlosen Geschäfts kann es beängstigend sein, das falsche System zu wählen. Wenn Sie kein Digital Native sind, ist es ungewohnt, mit einem Smartphone oder Tablet herumzulaufen, wenn Sie Ihr Geschäft außerhalb des Geschäfts betreiben.

2. Die versteckten Kosten des manuellen Papierkrams

Die Kosten für die Abhängigkeit von Papierkram sind für Werkstattbetriebe hoch. Hier sind einige der Auswirkungen von manuellen Papiersystemen. 

Zeitverschwendung: Das Drucken von Papierkram wie Technikerverträgen, Rechnungen und Einstellungsunterlagen kostet Zeit. Nach dem Druck müssen Sie außerdem manuell Kopien zur Durchsicht und Unterzeichnung verteilen. Wenn die Dokumentvorlage im Papierformat verloren geht, müssen Sie manchmal neue Kopien erstellen. Es ist nicht gewährleistet, dass das Design und die Texte bei der Neuerstellung des Dokuments konsistent bleiben, was die Nachverfolgung Ihrer Vorgänge erschwert. Außerdem ist mehr Aufwand und Zeit erforderlich, um alle Personen zu überprüfen, die Zugang zu wichtigen Dokumenten haben, um Diebstahl und Informationslecks zu verhindern. 

Höheres Risiko von menschlichen Fehlern und Datenverlust: In Ihrem gesamten Arbeitsablauf können menschliche Fehler auftreten. Wenn Sie zum Beispiel während des Angebotsprozesses falsche Daten eingeben, kann dies verschiedene Auswirkungen haben. Sie könnten die falsche Komponente reparieren, Techniker an die falsche Adresse schicken, Reparaturartikel an die falsche Adresse versenden und Kundenartikel verlieren. Der Verlust von Geschäftsdaten bedeutet, dass Sie die wahren Kosten des Betriebs nicht verfolgen können. Wenn Sie eine Quittung verlieren, können Sie eine Kundenzahlung oder eine Zahlungsaufforderung eines Lieferanten nicht mehr nachvollziehen. Im Laufe der Zeit wird es immer schwieriger, die Kosten zu kalkulieren und Ihr Unternehmen zu skalieren.

Hohe Druck- und Lagerkosten: Der Papierkram in der Werkstatt verursacht zusätzliche Kosten wie Tinte, Stifte, Bücher und Akten. Wenn der Drucker ausfällt, müssen Sie eine Reparatur einplanen und riskieren, dass Ihre Pläne über den Haufen geworfen werden. Außerdem erfordert Papier mehr Platz für die Lagerung. Sie müssen mehr für Regale und Schränke ausgeben, um Ihre Dokumente sicher aufzubewahren. Selbst wenn Sie Ihre Papiere vor Diebstahl schützen, gibt es keine Garantie dafür, dass Wasser, Feuer oder Schädlinge nicht an sie herankommen. 

Geringe Kunden- und Mitarbeiterbindung: Wenn Sie langsam die Kontrolle über Ihren Papierkram verlieren, werden Sie wahrscheinlich mehr Termine verpassen, was zu Frustration bei den Kunden, schlechten Bewertungen und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung führt, was sich wiederum auf Ihren Cashflow auswirkt. Ohne die richtigen Bankguthaben können Sie es sich nicht leisten, Ihre Techniker zu bezahlen, was wahrscheinlich zu Kündigungen und einer schlechten Bewertung auf dem Arbeitsmarkt führen wird. Eine schlechte Bestandsverwaltung setzt Sie auch der Gefahr von Diebstählen aus, da es Möglichkeiten gibt, die wahren Zahlen zu fälschen. Letztendlich kann eine schlechte Verwaltung der Werkstattunterlagen dazu führen, dass Sie Ihr Geschäft verlieren.

3. Die Kundenerfahrung leidet

Die Kunden erwarten einen reibungslosen, einheitlichen und zuverlässigen Prozess. Auch die Anweisungen sollten klar und einfach zu befolgen sein. Noch wichtiger ist, dass sie nicht das Gefühl haben, Ihnen einen Gefallen zu tun und Sie für eine Dienstleistung zu bezahlen.

Sie können die Kundenzufriedenheit ganz einfach steigern, indem Sie Kopien aller wichtigen Dokumente bereitstellen, darunter Angebote, Verträge, Terminerinnerungen, prompte Antworten auf Anfragen und die Nachverfolgung aller Artikel in der Werkstatt.

Die Kunden erwarten auch, dass Sie mit ihnen über dieselben Kanäle kommunizieren, anstatt sie bei jeder weiteren Anfrage an neue Systeme zu verweisen. Wenn Sie Ihren Kunden die Kontrolle über ihre Informationen während des Reparaturprozesses geben, können sie entsprechend planen und ihre mentale Belastung verringern.

Versenden Sie professionelle Rechnungen direkt aus der RO App Kundenverwaltungssoftware

Wenn ein Fehler in den Unterlagen auftritt, hat dies verschiedene Auswirkungen auf Ihr Reparaturunternehmen. 

Ineffiziente Leistungserbringung: Übermäßiger Papierkram kann Techniker verwirren, was zu langsameren Reaktionszeiten und verspäteten Terminen führt. Da die Techniker mit dem Verwaltungsaufwand überfordert sind, verlieren sie wichtige Zeit, die sie besser für die Diagnose des Problems nutzen könnten. Wenn der Kommunikationsprozess nicht gestrafft ist, verlieren die Techniker außerdem mehr Zeit mit dem Warten auf Ihre Genehmigung für Ersatzteile. 

Schlechter Kundenservice: Ungeordneter Papierkram und bürokratische Kommunikationswege beeinträchtigen die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Verwirrende Papiere und uneinheitliche oder unzureichende Anweisungen frustrieren die Kunden, weil sie mehr Zeit und Mühe aufwenden müssen, um den Problemen nachzugehen. Da es zu Verzögerungen bei der Übermittlung von Kundenwünschen kommt, suchen die meisten Kunden andere Techniker auf. 

Schlechte Bewertungen: Fehler und Ungenauigkeiten bei der Handhabung komplexer Informationen und spezieller Artikel führen zu Missverständnissen und verpassten Terminen, was zu vermehrten Kundenbeschwerden führt. Kunden hinterlassen negative Bewertungen und halten ihre Kreise davon ab, sich mit Ihrem Unternehmen zu befassen. 

Datenlecks: Diebstahl und Missbrauch von Kundendaten durch kritische Papiere. Dank der Datenschutzbestimmungen haben die Kunden das Recht, rechtliche Schritte gegen Ihre Nachlässigkeit einzuleiten.

4. Wie digitale Tools helfen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern

Die digitale Transformation für Werkstätten steigert die Effizienz. Die Vorteile einer papierlosen Werkstattverwaltungssoftware sind unter anderem:

• Schnellere Arbeitsabläufe: Erfassen Sie alle Schritte in Ihren Reparaturprozessen, um einen besseren Überblick über alle erforderlichen Fähigkeiten, Geräte und Reparaturteile zu erhalten. Sobald Sie Ihre Arbeitsabläufe erfasst haben, können Sie Verzögerungen, Redundanzen und Fehler erkennen, die es zu beseitigen gilt. Mit einer besseren Workflow-Automatisierung können Sie Aufgaben leicht zuweisen, Ziele neu setzen und Mitarbeiter neu schulen, um die Leistung zu optimieren. 
• Bessere Genauigkeit: Die automatisierte Dateneingabe erfasst den Text von gedruckten Dokumenten präzise und reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler. Dokumentvorlagen sorgen für Konsistenz bei der Informationserfassung und erleichtern die Nachverfolgung. Sie können auch strenge Validierungsanforderungen für digitale Dokumente festlegen, z. B. Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, um eine vollständige Datenerfassung zu gewährleisten. Und schließlich wird die Effizienz von Werkstätten durch die Automatisierung von Aufgaben wie z. B. Rechenoperationen erheblich gesteigert, um Datenfehler zu reduzieren und Ihre Unternehmensleistung genau zu analysieren. 
• Reibungslosere Kommunikation: Eine präzise, vorausschauende und rechtzeitige Kommunikation erfordert ein einheitliches CRM für Dienstleistungsunternehmen. Wenn Sie alle Ihre Nachrichten von verschiedenen Social-Media-Plattformen, E-Mails und Texte in einem gemeinsamen Knotenpunkt zusammenfassen, können Sie alle Informationen von einem einzigen Kunden in chronologischer Reihenfolge verfolgen. Außerdem können Sie Nachrichten leicht an eine neue Partei weitergeben, da ein Kontext besteht. Die Automatisierung von Push-Benachrichtigungen erleichtert es Ihnen, Ihre Kunden an Termine zu erinnern, ohne sie einzeln zu kontaktieren oder auf übereilte Telefonanrufe zurückzugreifen, wenn Nachrichten ausreichend sind. Darüber hinaus können Sie Ihre Kunden auffordern, ihr bevorzugtes Kommunikationsmodell aus den verfügbaren Optionen auszuwählen, um sie mental zu entlasten.

Automatische Kundenbenachrichtigungen und Erinnerungen in RO App

Früher mussten wir jede E-Mail manuell schreiben, um mitzuteilen, dass ein Fahrzeug fertig ist. Jetzt macht das System das automatisch – ich muss gar nichts mehr versenden.

Miguel Rivera Figueroa

Betriebsleiter

Target Rent A Car

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5. Wichtige Geschäftsbereiche, in denen die Digitalisierung gewinnt

Die Debatte über Papier und digitale Arbeitsabläufe kann ewig weitergehen. In bestimmten Geschäftsbereichen überwiegen jedoch die Vorteile einer papierlosen Arbeitsweise bei weitem die Vorteile, die sich aus der Beibehaltung traditioneller, papierabhängiger Systeme ergeben. Digitale Tools reduzieren den Papierkram und fördern das Geschäft in den folgenden Bereichen. 

Fakturierung. Tools zur Rechnungsautomatisierung wie die RO App Invoicing Software bieten die besten papierlosen Lösungen für Reparaturwerkstätten. Sie können Ihre Rechnungen anpassen, sie zur digitalen Signatur an Lieferanten senden, Rechnungen von Kunden verfolgen und Zahlungen an die richtigen Konten vornehmen. Die papierlose Rechnungsstellung unterstützt Sie bei der rechtzeitigen Zahlung und Zahlungsaufforderung, indem Sie automatische Mahnungen einrichten.

Die digitale Rechnungsstellung ermöglicht es Ihnen auch, Ihren Geldfluss im Laufe des Tages zu verfolgen, ohne dass Sie sich häufig mit Ihren Buchhaltern treffen müssen. Durch den Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten können Sie mögliche Lecks durch Diebstahl, Rechnungsfehler und vergessene Anträge erkennen und so Ihre Unternehmensfinanzen verbessern.

Rechnungsnachverfolgung und -filterung nach juristischer Person in der RO-App

Planen: Die Job Scheduling Software hilft Ihnen, Ihre Anforderungen und Ressourcen in Einklang zu bringen. Sie können Ihre Zeit und Ihre Techniker mit Hilfe von Drag-and-Drop-Funktionen angemessen aufteilen. Wenn ein Kunde mit einer neuen Anfrage anruft, können Sie ihm einen Termin auf der Grundlage der Verfügbarkeit des Technikers zuteilen, anstatt ihn mehrfach zu verschieben. Ihre Mitarbeiter können auch die mobile Version der Job Scheduling Software herunterladen, um auf Zeitpläne zuzugreifen und ihre Verfügbarkeit zu bestätigen.

Inventarverwaltung: Die Software zur Bestandsverwaltung hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Lagerbestände, Reparaturteile, den Gerätestatus und die Verkäufe wiederzuerlangen. Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen für Ersatzteile einrichten, um Bestellungen rechtzeitig zu tätigen, und strengere Genehmigungsanforderungen und eine Nachverfolgung für Geräte festlegen, um Verluste zu minimieren. Wenn Sie mehrere Werkstätten betreiben, hilft Ihnen die digitale Bestandsverwaltung, die Vertriebswege entsprechend dem geografischen Absatz anzupassen, um Zeit und Lieferkosten zu sparen. Die webbasierte Bestandsverwaltung synchronisiert außerdem Ihren Bestand mit Ihrem Fakturierungssystem, um genaue Daten zu erhalten.

Kundenkommunikation: Die Verwaltung mehrerer Kommunikations-Apps und Hunderter von Benachrichtigungen pro Tag kann schnell zum Verhängnis werden. Ein einziger Kommunikations-Hub hilft Ihnen, alle Nachrichten und Anrufe zwischen Ihnen und Ihren Kunden zu organisieren, um einen besseren Follow-up-Prozess und eine Stimmungsanalyse zu ermöglichen. Die Twilio-Integration vereinheitlicht die Interaktionen zwischen Vertrieb und Kunden. Sie können sofort alle Kontaktinformationen und den Nachrichtenverlauf eines Kunden sehen, wenn Sie ihn in ein Verkaufsgespräch verwickeln. Twilio hilft Ihnen auch bei der Automatisierung und Erstellung von Vorlagen für den Versand von Angebotsanfragen, Erinnerungen, Terminen und Feedbackanfragen per SMS oder E-Mail. Mit der BulkSMS-Integration können Sie rechtzeitige Kundenbenachrichtigungen, eine einfache Nachrichtenverwaltung, die Verwaltung von Kampagnen und die Erfassung von Feedback sicherstellen, ohne RO App zu verlassen.

Wer gute Kommunikation zwischen Team und Kunden sicherstellt, wird sich immer gegen Wettbewerber durchsetzen.

Leonardo Miranda

Leiter Technischer Support

Blue Linq S. A.

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6. Überwindung der Hindernisse auf dem Weg zur Digitalisierung

Die digitale Transformation von Werkstätten beginnt mit der Bewältigung psychologischer, technologischer und ressourcenbezogener Probleme. Wir helfen Ihnen und Ihrem Team, papierlos zu werden:

• Eignen Sie sich neue technische Kenntnisse an, die Ihnen bei der Einführung einer neuen Software helfen. Machen Sie sich auch mit den Grundlagen der Software vertraut und sehen Sie, wie sie Ihren Bedürfnissen entspricht.
• Sprechen Sie mit Ihrem Team und schulen Sie es in der Software, bevor Sie es auf ein neues System umstellen. Rechnen Sie mit Problemen und ermutigen Sie sie, diese anzusprechen. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf strukturelle Veränderungen vor, um den neuen digitalen Systemen gerecht zu werden.
• Wählen Sie einen zuverlässigen Softwareanbieter, indem Sie den Kundensupport während und nach der Einarbeitung in Anspruch nehmen. Prüfen Sie die Qualität des Supports und die Reaktionsfähigkeit, bevor Sie einen dauerhaften Wechsel vornehmen.

Moderne Werkstattverwaltungssoftware hilft Ihnen bei folgenden technologischen Sprüngen. 

• Intuitives Onboarding führt Sie als Einsteiger durch das Produkt und hilft Ihnen, es an Ihre täglichen Bedürfnisse anzupassen. Sie kann Text, Sprachnotizen, Illustrationen, Animationen und Videoclips sowie strukturierte Leitlinien im Hilfebereich enthalten, um den Übergang zu erleichtern.
• Intuitives Design. Gut gestaltete Software bietet ein Menü mit visuellen Hierarchien, die Ihnen helfen, Ihre Aufmerksamkeit zu konzentrieren und durch die Abschnitte zu navigieren. Konsistente Layouts und vertraute Designmuster helfen Ihnen auch, die Software-Navigation schneller zu verstehen.
• Flexible Abonnementmodelle: Sie müssen sich nicht an langfristige Verträge binden, wenn Sie monatliche Abonnements abschließen können. Sie können Ihre finanziellen Verpflichtungen einteilen, indem Sie nur für das bezahlen, was Sie brauchen, und sich für längere Abonnements entscheiden, wenn Sie von der Software überzeugt sind.

7. Echte Geschäftsgewinne durch die Umstellung auf Papierlosigkeit

Kosteneinsparungen: Die Verwendung elektronischer Dokumente senkt die Druckkosten. Sie können bei Einführungsdokumenten, Verträgen, Rechnungen und Verfahrens-PDFs Geld sparen. Wenn Sie digitale Archive für Ihre Akten anlegen, sparen Sie auch die Kosten für die physische Lagerung und können diese Mittel für die Speicherung auf Computern verwenden. Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe digitalisieren, minimieren Sie auch den Verlust von Geräten und Inventar sowie verpasste Termine, was Ihre Einsparungen insgesamt erhöht. 

Schnellere Auftragsabwicklung: Dank einheitlicher digitaler Kommunikation und Auftragsplanung können Sie zuverlässig Termine festlegen. Sie können die Verfügbarkeit des Technikers bestätigen, indem Sie prüfen, ob er auf Abruf, krank oder im Urlaub ist. Automatische Push-Benachrichtigungen helfen Ihren Kunden, sich entsprechend auf ihren Termin vorzubereiten, um Zeit zu sparen und möglichst viele Kunden zufrieden zu stellen. Mit der Bestandsverfolgung in Echtzeit können Sie außerdem rechtzeitig hochwertige Ersatzteile bestellen. 

Verbesserte Produktivität des Teams: Bessere Kommunikationssysteme helfen den Technikern, effizienter über Reparaturen zu berichten. Da weniger Papierkram anfällt, können sich Ihre Mitarbeiter besser auf die Diagnose und Lösung von Problemen konzentrieren, was letztlich die Leistung des Einzelnen und des Teams verbessert. Sie können auch digitale Chatgruppen für verschiedene technische Teams einrichten, um ihnen bei der Organisation gemeinsamer Aufgaben zu helfen. 

Zufriedenere Kunden: Es ist einfacher und schneller, auf Kundenanfragen zu reagieren, wenn Sie Ihre gesamte Kommunikation über einen einzigen, integrierten Hub abwickeln. Schnellere und präzisere Antworten verbessern das Kundenerlebnis und machen es einfacher, negative Erfahrungen zu korrigieren. Dank digitaler Angebotserstellung und Rechnungsstellung können Sie Ihren Kunden auch schneller und genauer Rechnungen stellen, was zu einem reibungsloseren Zahlungsverhalten führt. 

Datensicherheit: Elektronische Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Kundenadressen sind leicht zugänglich, wenn man sich auf Papier verlässt. Bei elektronischen Dokumenten können Sie jedoch problemlos Passwörter festlegen, um den Zugriff zu beschränken, Kopien für den Abruf zu sichern und die Kommunikation zwischen Ihnen und einem Kunden strikt einzuhalten. 

Bessere Zugänglichkeit: Digitale Dokumente sind überall zugänglich, solange Sie über eine Internetverbindung und ein intelligentes Gerät verfügen. Sie lassen sich auch leicht weitergeben, und Sie können Aktualisierungen sofort weitergeben, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie können auch Änderungen an gemeinsam genutzten Dateien nachverfolgen und Änderungen bis hin zu einer einzelnen Person identifizieren.

Mobile Rechnungsstellung in der RO Mobile Anwendung

Digitalisieren Sie Ihren Papierkram für bessere Geschäftsabläufe

Papier ist vertraut und mag harmlos erscheinen, aber die Abhängigkeit von papierbasierten Systemen kostet Sie mehr als Sie denken. Die Umstellung auf papierlose Lösungen wie die Werkstattverwaltungssoftware von RO App hilft Ihnen, ein zuverlässiges Workflow-System zu entwickeln, das Ihr Unternehmen voranbringt. Nach der Umstellung können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Bestandsverwaltung, Rechnungsstellung, Auftragsplanung und Kundenkommunikation unter einem Dach zu bündeln und Ihre Prozesse aus der Vogelperspektive zu betrachten. Wenden Sie sich noch heute an RO App und beginnen Sie Ihre papierlose Reise.