Лучшие инструменты продуктивности для малого бизнеса

Топовые программы и советы, как повысить продуктивность.

Для контроля и повышения продуктивности используйте специальные инструменты. Но перед тем как перечислять их, мы поговорим о базовых понятиях, которыми не стоит пренебрегать.

5 простых методов повышения продуктивности

На продуктивность часто влияет комбинация рабочей среды, управления персоналом и процессами, использования определенных инструментов. Чтобы влиять на эти факторы, попробуйте следующие методы:

1. Придерживайтесь тактики малых побед. Общая цель проекта или бизнеса может быть масштабной и амбициозной, но для более легкого ее достижения следует устанавливать мелкие цели. Так вы получите больше контроля и мотивации, ведь побед будет больше.
2. Собирайте фидбек от клиентов и членов команды, обменивайтесь информацией о статусах заказов, продаж и проектов. Если возникают трудности или вопросы по работе, чрезвычайно важно не игнорировать их, а просить о помощи.
3. Не «перегибайте» с многозадачностью. Некоторые считают ее действенной практикой, однако опыт многих компаний демонстрирует, что многозадачность может снижать эффективность процессов. На уровне работников и точечных задач она может отвлекать, истощать и препятствовать координации действий.
4. Делайте паузы и отдыхайте. Чтобы поддерживать продуктивный темп, попробуйте простой метод — работайте интенсивно 25 минут, а затем сделайте 5-минутный перерыв. Повторяйте эту последовательность, изменяйте продолжительность работы и пауз, чтобы найти наиболее рабочую модель.
5. Используйте специальные инструменты, которые помогают отслеживать уровень продуктивности. Это могут быть CRM-системы, таск-менеджеры, тайм-трекеры и другие решения, о которых мы расскажем чуть позже.

Как правильно измерять продуктивность

Тестируйте разные методы и найдите самый действенный. Эти подходы можно комбинировать или сосредотачиваться на одном, который наиболее соответствует направлению деятельности и особенностям компании.

Управляйте целями. Ставьте четкие цели для ваших сотрудников и не забывайте о дедлайнах. Используйте таск-менеджеры, отслеживайте результаты каждого работника, его вклад в общие цели и развитие бизнеса.

Попробуйте количественное измерение — пожалуй, самый простой метод. Отслеживайте количество выполненных задач, оказанных услуг или проданных товаров за рабочий день, неделю и т.д.

Оценивайте прибыль. Если он систематически увеличивается, это признак производительности, если наоборот — стоит проверить процессы на наличие нарушений.

Что вы получите с контролем продуктивности

Используя определенные инструменты, вы сможете отслеживать продуктивность 24/7 и повышать качественные показатели:

• Экономия времени. Автоматизация рутинных задач позволяет работникам сосредоточиться на важных видах деятельности, планировании и развитии.
• Сокращение затрат. Уменьшение ручного труда снижает операционные издержки.
• Улучшенная координация. Облачные инструменты обеспечивают бесперебойный контроль ресурсов и команды, включая дистанционных сотрудников.
• Положительный клиентский опыт. Более быстрое обслуживание и минимизация ошибок улучшают сервис и повышают лояльность клиентов.
  
  

Лучшие инструменты продуктивности для малого бизнеса

От CRM-системы до таск-менеджера и мобильного приложения, инструменты должны ускорять работу, освобождая время для развития предприятия. Давайте рассмотрим популярные приложения для малого бизнеса, которые помогут вам быстрее достигать целей.

CRM-системы

• SalesDrive: специализированная CRM-система для интернет-магазинов с интеграцией популярных маркетплейсов и служб доставки.
• KeepinCRM: подходит для малых товарных бизнесов, ориентированных на оптимизацию продаж и доставки в больших объемах. 
• Carbook: решение для СТО, помогающее управлять заказами, складом и финансами, фокусируется на диагностике авто и поставке запчастей.
• KeyCRM: система для автоматизации бизнеса, которая упрощает обработку заказов, коммуникацию с клиентами, работу со складом и аналитику.
• RemOnline: комплексное ведение базы клиентов, учет заказов, управление коммуникацией и записью клиентов в любом бизнесе.

Удобное управление заказами в RemOnline

RemOnline был более удобен в использовании, проще и не так заморочен. Не могу выделить какую-то одну функцию — просто все работает. Заказы принимаются, есть корректный учет, и это главное.

Вадим Химич

Владелец сервисного центра

HPS

Коммуникация

Эффективное общение с сотрудниками и клиентами ускоряет рабочие процессы и выполнение заказов, помогая бизнесу зарабатывать больше.

• Slack: приложение для командных чатов с тематическими каналами, удобными интеграциями и работой с файлами.
• Zoom: приложение для видеозвонков в HD качестве для комфортных разговоров внутри команды и с партнерами.
• Fleep: гибкий в использовании мессенджер для коммуникации участников команды и легкого обмена информацией.
• Чаты в RemOnline: интеграция Instagram, Facebook и мессенджеров, чат-ботов в Telegram и SMS для общения с клиентами в одном окне.

Простое управление чатами с клиентами в RemOnline

Таск-менеджеры

Правильное распределение задач, соблюдение дедлайнов и контроль исполнителей — залог продуктивности бизнеса любого масштаба.

• Trello подходит для небольших команд или личной работы. Работой можно легко управлять с помощью перетаскивания карточек с заданиями на доске.
• Worksection имеет функции контроля ключевых показателей, удобную панель управления, гибкий интерфейс и трекер для фиксации использованного времени.
• Jira позволяет работать компаниям любого масштаба по методологиям Agile, Scrum, Kanban и контролировать продуктивность с помощью подробных отчетов.
• Todoist поможет организовать задачи в виде списков и проектов, установить приоритеты, ускорить работу благодаря интеграции с Google Calendar, Slack и т.д.
• Таск-менеджер RemOnline включает инструменты организации задач, контроля исполнителей и планирования активности команды.

ИИ-инструменты

Искусственный интеллект способен сэкономить много часов рутинной работы.

• ЧатGPT: чат на основе ИИ, помогающий в систематизации и анализе данных, создании контента и автоматизации рабочих процессов.
• Grammarly: помощник по письму, улучшающий тексты, исправляя грамматику, орфографию и тон под разные ситуации и форматы.
• tl;dv: транскрибирует записи видеозвонков в Google Meet, формирует краткое содержание встречи и ключевые моменты, указывая хронометраж.
• Искусственный интеллект RemOnline генерирует оптимальные ответы на запросы клиентов, распознает товары в камере приложения и ускоряет оприходование на складе.

Быстрое оприходование с Excel с помощью ИИ в RemOnline

Учет времени

Время – это деньги, поэтому отслеживая его, вы сможете выполнять работу быстрее и наращивать общую продуктивность бизнеса.

• TimeCamp: тайм-трекер для команд с неограниченным количеством участников,который позволяет планировать работу и подходит  В2В-компаниям.
• Insightful: программа для учета рабочего времени с дополнительными функциями мониторинга занятости сотрудников.
• Timely: трекер с искусственным интеллектом, точно подсчитывающий рабочее время и распределяющий виды занятости по категориям и тегам.
• RemOnline: инструменты управления персоналом позволят фиксировать начало и завершение работы каждого работника (в разработке). Так вы сможете проверять порядочность сотрудников и максимально точно начислять зарплату.

Мобильные приложения

Чтобы поддерживать продуктивность бизнеса, необходимо иметь инструменты для его контроля 24/7. Вы не всегда можете быть на рабочем месте, поэтому советуем пользоваться мобильными решениями.

• Google Drive поможет быстро загружать фото, видео, документы и любые файлы в облако, делиться ими с командой в несколько кликов.
• Мобильное приложение для бизнеса RemOnline позволяет контролировать продажи, корректировать данные процессов, просматривать информацию о заказах. Приложение ускорит работу, ведь смартфон всегда под рукой.
• Чтобы упростить контроль бизнеса, владельцы и менеджеры используют приложение RemOnline Дашборд. На одном экране видны все ключевые показатели: количество и стоимость заказов, прибыль за день, баланс в кассах и т.д.

Контроль продуктивности в мобильном приложении RemOnline Дашборд

Мы прямо с телефона сканируем товары и производим продажи. Можно свободно передвигаться по залу, не нужно сидеть за рабочим местом и иметь отдельный ноутбук. Это удобно.

Анна Железнова

Совладелица

THE STORE

Как правильно использовать все эти инструменты

Использование нескольких программ может быть очень полезным, но для увеличения продуктивности бизнеса они должны быть интегрированы. Синхронизация между инструментами устраняет излишнюю работу и уменьшает ошибки. Вот несколько советов, как правильно совмещать в работе несколько инструментов:

Централизуйте информацию

Интеграция инструментов между платформами обеспечивает доступ ко всем ключевым данным в одном месте. Например, использование CRM-системы RemOnline вместе с платежным сервисом Stripe поможет фиксировать каждую транзакцию, обновлять статусы заказов и продаж, а также вести прозрачный бухгалтерский учет.

Автоматизируйте коммуникацию

Настройте автоматические оповещения, чтобы отправлять регулярные напоминания сотрудникам, держать клиентов в курсе всех новостей и улучшать сервис. Так, в RemOnline вы можете настроить автоматические уведомления об изменениях в статусах заказов через Telegram-бот, другие мессенджеры или SMS.

Когда автомобиль готов к выдаче, клиент получает сообщение: Ваша машина готова, можете ее забрать. Это удобно как для СТО, так и для клиентов.

Татьяна Устименко

Руководитель

Soft Автоцентр

Тестуйте и оптимизируйте

Регулярно оценивайте эффективность решений, анализируйте рабочие процессы и вносите необходимые коррективы. Использование инструментов аналитики, таких как Дашборд руководителя, позволяет отслеживать эффективность и принимать решения на основе данных.

В итоге

Современный малый бизнес не может развиваться без использования инструментов продуктивности, ведь автоматизация и ускорение процессов — это уже не прихоть, а must have. Попытайтесь уже сейчас выделить наиболее слабые места и точки роста в вашем предприятии, подобрать подходящие инструменты и постепенно внедрять их.

Использование специальных методик, систем и приложений поможет вам минимизировать ошибки, вызванные человеческим фактором, упростить управление бизнесом, сделать его быстрее и получить больше времени. А время – это деньги!