Предупрежден значит вооружен: как сотрудники воруют у малого бизнеса

Распространенные методы краж и способы
их предотвращения с помощью системы учета

Доверие сотрудникам — важная часть профессиональных отношений внутри команды. Жаль только, что доверие не убережет от кражи денег или имущества. Видеть вора в каждом нанятом, конечно, не стоит. А вот изучить схемы мошенничества и принять меры по их предотвращению — важно. Этим и займемся.

1. Подделка/дубликаты расходных статей

Офисные принадлежности, услуги вывоза мусора или оплата за парковку для клиентов — вы уверены, что такие статьи расходов у вашей компании вообще есть? Иногда сотрудники пользуются тем, что руководитель не проверяет платежи и не сверяет статьи расходов регулярно. Они могут предъявлять фиктивные расходы, добавлять одну и ту же квитанцию к нескольким статьям расходов или дублировать статьи расходов (называя одно и то же разными именами). Получается, что пока вы не контролируете статьи расходов, вы сами не знаете, за что платите.

Что делать?
Вам надо научиться регулярно (да, не раз в квартал) отслеживать все затраты и денежные поступления. Сделать это можно благодаря отчету ДДС, который показывает информацию обо всех источниках движения денежных средств за выбранный период.

В RemOnline отчет ДДС можно сгенерировать в несколько кликов. Чтобы не тратить много времени на сведение показателей и их сравнение с прошедшими отчетными периодами, просто распечатывайте такой отчет из системы учета несколько раз в месяц и проверяйте, куда именно расходится бюджет. Дополнительным плюсом будет то, что вы сможете выявить и сократить лишние траты.

2. Аннулирование платежей/поддельные возвраты

Клиент отдал деньги, а платежа нет. Если у вас регулярные недостачи по кассам, проверьте возвраты и аннулированные платежи — возможно, у вас завелся вор. Сотрудники могут принимать оплату, а потом аннулировать ее или создавать поддельные возвраты. По факту товара уже не будет в наличии, но и денег за него вы не получите. В такие ситуации попадают руководители, которые не держат под контролем кассы и позволяют совершать денежные операции (прием платежей, аннулирование, возвраты и т.д.) всем без исключения сотрудникам.

Что делать?
Во-первых, взять на себя ответственность: не пускайте учет на самотек и не доверяйте работу с деньгами всем подряд. Думаете, зря рядовой кассир в супермаркете не может отменить оплату? Контролируйте кассовые операции и проводите регулярные инвентаризации, которые позволят вовремя выявлять недостачи. Конечно, с системой автоматизации все это делать гораздо проще.

В RemOnline, например, можно гибко настроить доступ сотрудников к денежным операциям. Выберите, кто может удалять операции в кассе и продажи, перемещать или расходовать деньги (менеджер), а кому будет доступным только приём платежей (кассир). Также отслеживайте состояние касс — в RemOnline их баланс можно проверить в любой момент из приложения.

3. Кража имущества

Воры не всегда крадут деньги. Некоторые считают, что имущество (товары или материалы) стащить проще. Так оно и есть, если в компании не ведется складской учет.

Если вы регулярно делаете поставки товара, ведете продажи, а прибыли как-то непропорционально мало, надо идти на склад. А точнее, в документы, которые помогут сверить поступления и продажи. Даже если по кассам все сходится, товары могут просто не доходить до клиентов.

Что делать?
Наверняка первое, о чем вы подумали — это система складской безопасности. И это правильная мысль. Но без качественного складского учета она не окажет должного эффекта: камера не охватит весь путь товара от поставщика до клиента. Только точный учет товаров на всех этапах убережет вас от их пропажи и убытков.

Складской учет — это не просто пересчет товара раз в месяц, это регистрация всех складских операций в системе. Оприходования, перемещения, списания и инвентаризации должны отражаться в документах, с помощью которых вы и сможете контролировать товарооборот. А дополнительным плюсом станет автоматизация складских операций и экономия времени.

4. Фальсификация рабочего времени

Если руководитель долго не появляется на рабочем месте, никак не отслеживает работы и требуемое на их выполнение время, недобросовестные сотрудники могут этим пользоваться. При этом, проблема не в опозданиях, прикрытии друзей, пока тем надо отлучиться или раннем окончании рабочего дня (хотя и это тоже важно). Речь о вписании себе дополнительных часов (особенно если оплата почасовая) и подделывании документов, на основе которых начисляется зарплата. Кража времени — тоже кража, а регулярная фальсификация зарплатных выплат негативно сказывается на бюджете.

Что делать?
Платить не за время, а за качество — работу, которую сотрудники действительно выполнили. Ставка ставкой, а процент от работ или продаж — один из лучших способов мотивации персонала и предотвращения фальсификации зарплаты. Чтобы автоматизировать начисления, переведите их в систему учета.

RemOnline позволяет настроить начисление зарплаты: за открытие/закрытие заказа, за разные виды работ, за продажи и др. Благодаря этому вы будете платить зарплату сотрудникам только за ту работу, которую они действительно выполнили.

Конечно, нельзя полностью уберечь себя от недобросовестных работников. Но это не значит, что надо полагаться на волю случая — сделайте все, что в ваших силах, чтобы защитить компанию. А система учета вам в этом поможет.

Подписывайтесь на обновления блога, чтобы узнавать все новое и интересное первыми. Для вас стараемся :)