Как вести взаиморасчеты с контрагентами?

Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами

Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо. 

Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что правильная организация расчетов в бизнесе крайне важна, ведь даже минимальная ошибка может стать причиной значительных убытков для компании.

Взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками: в чем отличие

Процесс ведения взаиморасчетов с подрядчиками и поставщиками отличается друг от друга. В первом случае весь учет документации ведется в бухгалтерии, и второй стороне положены лишь заранее оговоренные выплаты. Дальше ведомость закрывается (задолженность в таком случае возникает крайне редко). 

С поставщиками же ситуация обстоит иначе. Здесь есть возможность заключить договор по выплате товара в рассрочку, либо же на других, заранее оговоренных условиях. Расчеты с поставщиками могут быть реализованы в следующих формах: 

• Платежное поручение. Используется в случае отсутствия каких-либо проблем с выплатами со стороны получателя товара или услуг. 
• Расчеты по инкассо. При возникновении затруднений с оплатой товара распространенная практика использовать так называемые расчеты по инкассо. Что это значит? Это расчетная операция, которая дает право банку (на основании платежного требования от поставщика) перевести оговоренную в договоре сумму на счет должника без его согласия.
• Чеки. Существует два вида чеков: для безналичного и наличного расчетов.
• Аккредитивы представляют собой некую гарантию от банка, что вне зависимости от обстоятельств поставщик получит обещанный платеж. Предварительно обе стороны заключают договор, где фиксируются все условия, при которых поставщик сможет получить деньги.
• Вексельная форма оплаты используется в том случае, если плательщик не может выполнить свои денежные обязательства перед поставщиком. Таким образом, вексель ─ это некое долговое обязательство плательщика перед поставщиком. 

Типичные ошибки при расчетах с поставщиками

От ошибок не застрахован никто. Предлагаем рассмотреть самые распространенные оплошности, которые могут возникнуть при работе с поставщиками.

1. Нарушение условий поставок. Сюда можно отнести: недопоставку товара или ненадлежащее его качество. 
2. Нарушение сроков поставки. Многократное нарушение сроков поставки дает получателю право в одностороннем порядке расторгнуть договор с поставщиком. 
3. Превышение объема поставляемого товара. В таком случае у получателя есть два варианта: принять излишки товара с доплатой или отправить их обратно поставщику (все транспортные расходы берет на себя поставщик).

Основные трудности ведения учета с поставщиками, подрядчиками и клиентами

Не секрет, что взаиморасчеты с контрагентами ─ это не только дорогостоящий процесс, но и времязатратный. Так, специалисты международного агентства PricewaterhouseCoopers выяснили, что в среднестатистической компании регулярно делают 19 копий одного документа, из чего вытекают затраты на:

• $20 ─ человеческий ресурс;
• $120 ─ поиск потерянного документа и работа над последствиями (1 из 20 доков в процессе теряются);
• до 8 часов ─ восстановление файла.

Плюс ко всему этому, стоит добавить расходы на хранение и транспортировку документов, решение спорных моментов с контрагентами, оплату штрафов по просроченным платежам и многое другое. Причиной возникновения такого рода ошибок является тот факт, что 59% всех счетов имеют бумажный формат. В таком случае бумаги проходят через разные отделы, из-за чего возникает риск потери, дублирования или неуплаты счетов. 

Какое решение?

Автоматизированная система ведения учета с контрагентами позволит контролировать и анализировать все затраты. Тем самым, предоставив вам отличную базу для планирования и сокращения затрат. 

Надеемся эта информация была полезной для вас. Также хотим сообщить, что совсем скоро появится учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами в RemOnline. А пока вы можете познакомиться с другими возможностями сервиса: управлением заказами, складским учетом, дашбордом руководителя и т.д. Будьте в курсе всех важных новостей.