Как быстрее оформлять заказы с RemOnline

Как топ-мастерская Киева по реставрации обуви и сумок превратилась в современный, автоматизированный бизнес, где каждый процесс работает как часы.

Иван Кравченко, совладелец August Shoe

Сегодня сервис August Shoe известен тем, что специализируется на реставрации премиум брендов, таких как Loro Piana, Chanel, Hermes и Gucci. Бизнес растет "колоссальными темпами", и у владельцев имеются амбициозные планы на будущее — масштабировать свое мастерство не только в Киеве, но и за пределами Украины. Уже сейчас клиенты из Европы, узнав о местных талантливых мастерах, отправляют заказы на реставрацию по почте в Киев.

Готовые заказы в August Shoe ждут отправки клиентам

Бумажная система учета заказов тормозила рост бизнеса

В 2019 году Иван впервые столкнулся с необходимостью внедрения программы для обувных мастерских из-за роста количества заказов. Однако из-за высокой стоимости необходимой инфраструктуры (принтеров, ноутбуков и т.д.) идею пришлось отложить.

К 2023 году количество заказов выросло настолько, что ведение учета на бумаге стало уже физически невозможным. Несмотря на уже привычную систему ручного учета, было принято решение перейти на современную CRM.

Вначале мы вели заказы вручную — блокноты, бумажки, наклейки. Когда уже не могли справиться с потоком заказов, решили отходить от этого "каменного века" и переходить все-таки в цифру. Мой партнер в этом плане консервативен, он считал, что бумага — наше все. А мне наоборот нравится максимальная цифровизация. И вот на сегодняшний день мы очень довольны и искренне радуемся, что перешли на RemOnline. И даже не можем представить и вспомнить то время, когда у нас не было CRM.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

Реставрационный сервис August Shoe

До внедрения RemOnline процессы выглядели хаотично. Владельцы и сотрудники теряли много времени на рутинную работу: заполнение бумажных журналов, ручное оформление заказов и постоянные звонки клиентам. При большом количестве заказов (до 300 пар обуви одновременно) возникали проблемы с идентификацией — надо было по несколько раз все сверять, чтобы не перепутать обувь при выдаче. Также были сложности с учетом зарплат, расходов и задолженности клиентов.

Блокнот с шаблонами какое-то время нас спасал, но по сравнению с CRM, это был просто ужас! Особенно сводить зарплаты и расходы... Денег почему-то всегда не хватало в кассе — кто-то лишнего взял, кто-то лишнего рассчитал. Если еще и много постоянных клиентов... приехали, нет с собой наличных, надо забрать сейчас, взяли и пообещали потом деньги закинуть. И я уверен, что мы многих из таких клиентов не рассчитали. То есть, эти деньги как-то где-то растаяли. А с RemOnline такого хаоса уже не может быть потому что все зафиксировано в базе по каждому клиенту и заказу.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

Иван Кравченко, совладелец August Shoe

Решение попробовать RemOnline изменило все

После внедрения CRM-системы все процессы в мастерской стали слаженными, исчезли проблемы с учетом средств и идентификацией заказов. Благодаря модульной системе RemOnline, владельцы смогли настроить процессы в программе под свои потребности. Мастерская избавилась от лишней бумажной работы, увеличила эффективность и улучшила обслуживание клиентов.

Теперь заказы создаются быстро, каждая пара обуви имеет свой уникальный ярлык, а клиенты автоматически получают SMS-сообщения о статусе их заказа.

В RemOnline мы сейчас создаем заказы, используем статусы, автоматическую печать этикетки на каждую пару обуви, наклейки для мастера, наклейки на коробку, когда уже закончили реставрационные работы. Сейчас процесс прям очень хорошо сложен. Плюс мы подключили автоматические оповещения через SMS под статусы заказа. То есть, мы уже не занимаемся оповещением клиентов вручную по телефону — вот в чем еще огромный плюс.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

Заказ в RemOnline

Внедрение автоматизированной системы SMS-оповещений через интеграцию с SMS-щлюзами значительно улучшило эффективность работы мастерской. Теперь RemOnline автоматически информирует клиентов о статусе и деталях их заказов, сроках выполнения и стоимость услуг. Это не только экономит время персонала, но и уменьшает возможность ошибок и недоразумений с клиентами.

Автоматические уведомления об изменении статуса заказа

Автоматизация процесса коммуникации избавила от множества рутинных задач, таких как ручной ввод информации и постоянные телефонные звонки. В результате мастерская смогла оптимизировать рабочие процессы, улучшить обслуживание клиентов и ускорить работу, что особенно важно, учитывая расположение в центре города с ограниченными возможностями для парковки.

У нас при оформлении заказа клиент получает SMS с информацией о сроках и стоимости. Это экономит кучу времени потому что нам не надо разговаривать с человеком. К тому же мы работаем в центре Киева, у нас невозможно оставить машину надолго, поэтому клиент может просто закинуть обувь и оставить свой номер телефона. И для того, чтобы нам потом не рассказывать по телефону, что эту пару сделаем за столько-то денег, а эту пару за такой-то срок, мы просто автоматически отправляем SMS на каждую пару. Обычно никто не перезванивает, автоматически принимают и все, мы ставим в работу и забираем. RemOnline избавил нас от ненужной рутины очень ощутимо. Если вспомнить, когда мы заполняли все руками, то этот контакт с человеком занимал немало времени.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

В August Shoe также активно пользуются мобильным приложением RemOnline Учет Заказов для отслеживания расходов, управления несколькими кассами и быстрого доступа к информации о заказах. Это позволяет эффективно работать с клиентами даже вне офиса, проверяя статус заказов в реальном времени.

Если клиенты звонят по поводу готовности заказа, когда нас нет на месте, я просто в тот же момент в приложении смотрю актуальный статус. Могу зайти посмотреть за событиями, понять, когда мы клиенту обещали, когда будет готово фактически и тому подобное. Это очень удобно и оперативно, не надо бежать к компьютеру или быть в мастерской все время.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

Приложение RemOnline Учет Заказов

RemOnline помогает Ивану и Александру с контролем ключевых финансовых показателей, таких как деньги в кассе и стоимость закрытых заказов. А перед "активным сезоном" владельцы анализируют в целом направления работы и популярные услуги для планирования развития бизнеса.

Перед сезоном мы смотрим в RemOnline, какие у нас самые популярные работы, что нам надо сделать, чтобы их стало больше. Анализируем отчеты по исполнителям, отчеты по заказам, сколько мы заработали на той или иной работе за последние полгода, и так определяем, куда нам надо двигаться.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

Дашборд руководителя в RemOnline

Как сократить время оформления заказа до 1 минуты 20 секунд

Время оформления одного заказа в August Shoe сократилось с 10-15 минут до всего 1 минуты 20 секунд. Мастера больше не должны держать в голове информацию о каждой паре из большого заказа — RemOnline все делает за них. Клиенты также довольны цифровизацией: они получают всю информацию о заказе, сроках и стоимости сразу на телефон.

С RemOnline я забыл, как это тратить на общение с клиентами и оформление работ больше часа в день. А раньше мы тратили по 3-4 часа только на это. Точно половина рабочего дня уходила на то, чтобы узнать, посмотреть, проверить ту ли пару ты поставил в процесс, и тому подобное. А сейчас такого просто не может быть.

Иван Кравченко

Совладелец

August Shoe

Иван Кравченко, совладелец August Shoe

Команда RemOnline радуется успехам August Shoe и желает непрерывно расти и развиваться. А мы будем и дальше работать над улучшением эффективности малого бизнеса в Украине.