Работа с поставщиками: как найти и организовать работу с поставщиками товаров для вашего бизнеса

Чтобы что-нибудь продать или отремонтировать, нужно сначала купить товары, расходные материалы и запчасти. Поэтому надежный поставщик с выгодными ценами и точными сроками поставок – это must have для любого магазина и мастерской. Без него вы не сможете сформировать ассортимент, поставить четкие финансовые планы и предоставить клиентам ожидаемый уровень сервиса. Поэтому сегодня расскажем о том, как найти хорошего поставщика и организовать с ним работу. Это можно сделать без нервов, убытков и потерь для репутации.

Как найти и выбрать поставщика для вашего бизнеса

Для начала определитесь с объемом закупок и тем, какой именно поставщик вам нужен. Всех поставщиков условно делят на 3 большие группы:

• Производители – сами выпускают товары и запчасти, поэтому могут предоставить очень выгодные цены. Обычно предпочитают поставки крупными партиями. Преимущества сотрудничества с ними заключаются в работе без посредников и в том, что вы точно получите оригинал, а не подделку. 
• Дистрибьюторы – закупают продукцию у производителей или разных оптовых компаний, чтобы перепродать более мелкими партиями. Это посредники и цена, конечно, будет выше. Но зато у них можно заказать столько единиц, сколько вам нужно (например, 2-3 позиции для оценки спроса). Кроме того, удобно то, что у дистрибьютора можно купить товары разных производителей и не обращаться к каждому из них отдельно. Они лояльны к небольшим компаниям, а также часто готовы давать гибкие условия оплаты и сотрудничать по принципу дропшиппинга.
• Импортеры – работают так же как внутренние оптовики, только с зарубежными товарами. У них довольно сложная иерархия, поэтому они вряд ли смогут быстро реагировать на ваши запросы (дозаказы и любые другие изменения).

Еще есть ремесленники, которые продают эксклюзивные товары. Работа с ними актуальна, например, в случае ателье (необычные аксессуары к разным костюмам). С ремесленниками все индивидуально: от стоимости и до размера партии. Сразу скажем, что не стоит выбирать партнеров только этим двум критериям. Есть и другие моменты, на которые нужно обратить внимание:

1. Ассортимент. Узнайте, с какими товарными группами и брендами работает поставщик. Есть ли у него какие-то уникальные модели, которые заинтересуют ваших клиентов. Сможет ли он обеспечить поставку всех нужных вам позиций. В общем, заранее оцените, какие ваши запросы и в каком объеме может выполнить та или иная компания.
2. Ценовая политика и порядок оплаты. Уточните, как, когда и сколько вам нужно будет платить за поставки. Это может быть, например, полная или частичная предоплата, расчет при получении или с отсрочкой платежа. Кроме того, вам могут предложить скидки или опцию замораживания цен, чтобы они не менялись каждую партию.
3. Актуальность информации. Данные о наличии и стоимости товаров на сайте поставщика и по факту не должны отличаться. Неприятно будет пообещать клиенту позиции, которых нет или получить счет на неожиданную сумму.
4. Логистика. Вряд ли вам нужен партнер со складом за тридевять земель, который месяц будет везти заказы на постоянно ломающихся и попадающих в пробки машинах. По возможности выбирайте компании, которые расположены не очень далеко от вашей мастерской или магазина. Убедиться в налаженности логистики и пунктуальности поставщика можно с помощью пробного заказа или отзывов его клиентов.
5. Состояние склада. Желательно узнать, в каких условиях поставщик хранит товары. Особенно технику или какие-то хрупкие вещи. Лучше сделать это сразу, чем потом разбираться с грязными коробками, намокшей электроникой, испорченными расходниками или сломанными запчастями.
6. Сервис и послепродажное обслуживание. К этому пункту относят скорость обработки заказов, соответствие партий по качеству и количеству, компетентность сотрудников, предупреждения о задержках поставки и возможность резервирования необходимых позиций. А также условия гарантии, замены брака, рассмотрения претензий и возмещений по рекламациям. Еще обратите внимание на глубину стока по популярным товарам (если их остатки невелики, это может создать проблемы).
7. Документы. Лицензии, сертификаты, гигиенические заключения и т.д. Вы должны быть уверены в легальности, безопасности и качестве товаров.
8. Имидж. Как давно этот поставщик работает, какое место на рынке занимает, узнаваемы ли его торговые марки, можно ли его назвать лидером в своей товарной категории и т.д. Опытные игроки надежнее и у них хорошо налажены бизнес-процессы.

Поиск партнеров, которые соответствуют перечисленным критериям займет некоторое время. Придется изучить и проверить много информации. Если говорить о том, где именно искать, то это могут быть следующие варианты:

• агрегаторы и онлайн-каталоги;
• конференции, ярмарки и тематические выставки;
• доски объявлений;
• социальные сети;
• журналы и газеты;
• упаковки товаров и гарантийные талоны;
• рекомендации знакомых и запросы в поисковиках.

После того как вы найдете несколько подходящих контрагентов, задайте им все интересующие вас вопросы и попробуйте заказать тестовые партии, чтобы понять, устраивает ли вас качество продукции и обслуживание. Затем договоритесь об условиях сотрудничества.

Организация работы с поставщиками товаров

Первым делом определитесь со схемой сотрудничества. Существует три основных способа. Выберите тот, который подходит вам больше всего:

Использование только собственного склада – вы заранее делаете заказы и храните все на своем складе. Такой вариант лучше всего подходит в случае небольших товаров, для которых не нужно много места. Эта схема позволит вам контролировать свои остатки, демонстрировать покупателям выбранные позиции и увеличить скорость доставки. Но для ее реализации придется потратить больше денег на закупки, организовать место хранения и учесть дополнительные риски (можно получить залежавшиеся товары из-за неправильно спрогнозированного спроса или каких-то форс-мажоров).

Предзаказ и дропшиппинг – у вас заказывают товары, вы закупаете их, а затем оформляете  самовывозы и доставки. Либо поставщик сам отправляет все полученные заказы вашим покупателям (это и есть дропшиппинг). Выгодно то, что вам не нужно содержать склад и тратиться на крупные партии. Стоит учесть, что информация об остатках поставщика не всегда бывает достоверной и возрастает риск ошибок, на которые вы не можете повлиять. Если хотите использовать этот способ, обязательно убедитесь в надежности будущих партнеров.

Комбинированная схема –популярные товары закупайте партиями, а с остальными работайте по предзаказу. Но для этого необходимо понимать, какие позиции будут точно хорошо продаваться.

Затем стоит задуматься о том, как именно будет организована ваша работа с поставщиками. Вот правила, которые помогут сделать сотрудничество успешным:

• Выполняйте взятые на себя обязательства (особенно те, которые связаны с размерами и сроками оплат).
• Внимательно формируйте заказы: что, когда и в каком количестве вы хотите получить. Никому не нравятся постоянные корректировки. 
• Сотрудничайте с несколькими поставщиками – у вас должен быть запасной план на случай, если ключевой партнер подведет вас со сроками или объемом партии.
• Проверяйте документы и товары во время оприходования, чтобы сразу оформить возврат бракованных позиций.
• Данные о контрагентах, складские и финансовые операции должны быть зафиксированы в CRM-системе (реквизиты, приходные накладные, счета-фактуры, чеки, возвраты и т.д). Удобно вести учет работы с поставщиками можно в RemOnline.
• Обязательно заключите договор с четко прописанными условиями.

Последний пункт – самый важный. Без договора очень сложно доказать, что поставщик нарушил условия сотрудничества (и что они вообще были такими, как вы говорите).

Договор поставки: основные условия и ошибки

Договор поставки – это соглашение, в котором зафиксированы договоренности покупателя и поставщика. Например, то, что поставщик должен отгружать определенное количество товаров, а вы – принимать их и платить за это указанную сумму. У договора нет какой-то утвержденной формы и его можно заключить на своих условиях, руководствуясь общими нормами ГК. Но эти пункты обязательно должны в нем быть:

1. Предмет сделки – ассортимент, количество, комплектность и другие характеристики поставляемых товаров.
2. Упаковка и тара – в каком виде вам должны их отгружать и нужно ли возвращать тару поставщику. 
3. Условия приемки и ответственного хранения – порядок принятия и осмотра товаров. Хранение позиций, которые вы по каким-то причинам хотите вернуть до момента, когда их заберет поставщик.
4. Цена и порядок расчетов – стоимость, форма и документ-основание оплаты, график платежей и т.д.
5. Гарантийные обязательства – сроки и алгоритм установления недостатков, условия замены товаров и комплектующих ненадлежащего качества и т.д.
6. Отказ от выполнения соглашения – в каких случаях стороны имеют право нарушить условия сделки. Например, поставщик может не отгружать партию, если ему не заплатили. А вы не обязаны принимать бракованный товар. Кроме того, в этом пункте прописываются разные форс-мажоры и обстоятельства непреодолимой силы.
7. Ответственность участников – санкции за неправомерное нарушение условий договора.
8. Срок действия соглашения и реквизиты сторон.

Договор призван регулировать взаимоотношения и порядок работы с поставщиками. Расплывчатые формулировки и погрешности в оформлении могут стать лазейкой для нарушений и признания соглашения недействительным. Вот распространенные ошибки, которые могут все испортить:

• излишнее доверие к партнеру и подход к договору, как к пустой формальности;
• нечеткое определение цен, сроков поставки, требований к качеству и других существенных деталей;
• отсутствие спецификации товара;
• неправильные реквизиты контрагента;
• заключение договора с неуполномоченным лицом;
• отсутствие одного или нескольких пунктов из предыдущего списка;
• нет печатей или подписей сторон;
• исправления, зачеркивания и помарки

Перед составлением договора лучше всего проконсультироваться с юристом. Если вы нашли ошибку в уже оформленном документе, можно составить дополнительное соглашение или переподписать договор. Это позволит вам избежать ненужных рисков.

У нас в планах еще много полезных материалов. Поэтому подпишитесь на наши обновления, если вам понравилась эта статья.