Автоматизация склада: лайфхаки

Это Андрей. У него несколько сервисных центров по ремонту телефонов и компьютеров. Андрей хотел бы масштабировать бизнес и открыть еще несколько точек в своем городе, а может, даже и в других. Для этого он увеличивает штат сотрудников в уже существующих сервисных центрах, расширяет ассортимент товара и предоставляемых услуг.

Из-за того что ассортимент и число сотрудников постоянно увеличивается, растет также процент ошибок, расхождений и путаницы. Несмотря на то что в компании учет товаров ведется в программе, сотрудники привыкли использовать только самые базовые функции. Поэтому Андрею становится все сложнее контролировать складской рабочий процесс, приходится тратить много времени на то, чтобы отслеживать движение товаров, планировать закупки и проверять отчеты. Он понял, что маленьким однотипным ассортиментом еще можно как-то управлять вручную, но с большим складом этот фокус не пройдет. Один только прием товаров занимает полдня и “плодит” кучу пересортиц, с которыми потом разбирается вся команда.

Знает ли Андрей о преимуществах автоматизации склада и учета товаров на складе, которые не только экономят его время, но и влияют на эффективность работы всех сотрудников и компании в целом? Глуп не тот, кто не знает, а тот, кто даже не стремится узнать. Андрей начал разбираться в основах автоматизированного складского учета и с его помощью навел порядок на складе.

Читайте пример автоматизации склада, чтобы узнать, как сократить ручные процессы и облегчить повторяющиеся задачи.

ПРОБЛЕМА 1: Хаос на складе

Посредством нехитрых наблюдений (пришел и посмотрел) Андрей выявил, что товар на складе располагается бессистемно и сотрудники тратят слишком много времени на поиск нужной товарной единицы для продажи или заказа. А еще товары слишком часто теряются: в оприходовании есть, а на складе найти невозможно, что увеличивает время обслуживания клиентов в несколько раз.

Оказалось, что при оприходовании товар принимается партиями и конкретное местоположение единиц товаров из каждой партии на складе никак не обозначено.

Решение: ведение точного учета товаров в CRM-системе и обязательное внесение каждой товарной единицы в программу.

Сначала Андрей поэтапно описал процедуру оприходования, ознакомил с ней всех сотрудников и назначил ответственных. Потом он решил, что стоит изменить способ ведения складского учета на более подходящий конкретно его бизнесу вариант (один общий склад и несколько складов поменьше в каждой из мастерских). Мы расскажем вам обо всех способах, чтобы вы смогли выбрать тот, который подходит вашему типу бизнеса больше всего.

Способы ведения складского учета

Номенклатурный — не предусматривает деления по категориям и группам. У каждой позиции своя карточка. Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.

Сортовой — товары хранятся по сортам (группам или подгруппам) и наименованиям, без учета партий и закупочных цен. То есть новые единицы добавляются к остаточным позициям и смешиваются с ними вне зависимости от поставщика, стоимости и времени поступления.

При продаже, перемещении или списании товары выбираются произвольно. Для оценки их стоимости можно пользоваться методом ФИФО (первым прибыл — первым выбыл), расчетом средней цены или оценкой товаров по последней закупке.

Сортовой метод помогает экономно использовать площадь склада, оперативно управлять остатками и предусматривает возможность адресного хранения. Минус: сложно разделить товары одного сорта/вида по цене поступления.

Партионный — каждая поступившая партия хранится отдельно от предыдущих. Для новой партии нужно открыть специальную карточку, чтобы затем вносить туда информацию о движении товаров, которые в нее входят. После продажи всех позиций из партии карту нужно закрыть и затем составить акт израсходования материально-производственных запасов.

Этот метод удобен для компаний, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности. С его помощью можно усилить контроль за сохранностью остатков и минимизировать вероятность пересортиц. Но при этом площадь склада будет использоваться менее рационально и могут возникнуть сложности с оперативным управлением запасами, потому что учет ведется в разных партионных бланках.

Партионно-сортовой — принятые товары учитываются и хранятся партиями. При этом внутри партий позиции разделяются по сортам. Этот способ часто выбирают при широком ассортименте товаров.

Его Андрей и выбрал. Так как ассортимент достаточно большой, а партии одинаковых товаров от одного поставщика отличаются сроками предоставленной на них гарантии, важно, чтобы сотрудники имели возможность выбора определенного товара из конкретной партии. А это значит, что все единицы товаров нужно как-то обозначить и определить на конкретное место.

Адресное хранение и серийный учет — инструменты, которые позволяют это сделать. Они внедряются поочередно и лучше всего работают в паре.

Серийный учет товаров

Предполагает присвоение серийного номера каждой конкретной единице товара из партии. В RemOnline эта функция помогает отслеживать историю перемещения каждой товарной единицы. При включении серийного учета во время оприходования или для уже существующего на складе товара у каждой единицы появляется свой серийный номер и паспорт, где отображается вся история передвижений и текущее месторасположение. А еще серийные товары можно упорядочить по дате гарантии и продавать те, у которых она заканчивается раньше.

Адресное хранение на складе

Способ размещения товара на складе, при котором каждому месту хранения присваивается индивидуальное наименование и адрес (полка, стеллаж, раздел, ячейка). Во время оприходования товара в складскую систему RemOnline можно сразу указать его месторасположение в конкретной ячейке, предварительно обозначив их на складе.

С помощью этих двух методов Андрей и навел порядок на складе. Для этого на основном и дополнительных складах провели инвентаризации, склад условно разделили по категориям на отсеки (ячейки). А новые поступления сотрудники теперь оприходуют, присваивая товарам серийные номера и размещая их согласно ячейкам на складе. Теперь сотрудники в разы быстрее оформляют заказы и не теряют в складских залежах товары и запчасти.

Но, как вы могли догадаться, на этом проблемы Андрея не закончились.

ПРОБЛЕМА 2: Отсутствие товаров в нужный момент

Пока у Андрея было несколько сервисных центров с общим складом, своевременное пополнение запасов не составляло труда. Он самостоятельно следил за тем, чтобы ходовые позиции всегда были в наличии, а склад не пустовал. Теперь же, когда сервисных центров стало больше, стало практически невозможно определять, какие товары скоро закончатся. Полки все чаще пустуют, а заказы задерживаются из-за отсутствия нужных деталей в наличии. В таких услових не может идти и речи о развитии.

Решение. Понимая это, Андрей решил, что ему нужно что-то, что предупредит об окончании товара автоматически. Он определил алгоритм действий, благодаря которому этого можно добиться:

1. Определение самых популярных у клиентов позиций. Благодаря отчету RemOnline Анализ ассортимента Андрей с командой смогли выявить ходовые группы товаров и закономерности роста/спада их реализации.
   
2. Определение минимального остатка для каждой группы товаров. Вместе с сотрудниками Андрей определил частоту покупок конкретных товаров и использования деталей для ремонта, учитывая время, которое требуется на их заказ и доставку от поставщиков. Так они определили минимальный остаток всех товаров, при котором полки не останутся пустыми и новая поставка успеет прийти до окончания товаров из предыдущей.
3. Внесение минимального остатка товаров в систему. Теперь сотрудники задают минимальный остаток в карточках товаров. RemOnline, основываясь на этих данных, формирует отчет “Товары, требующие закупки”, который наглядно показывает, какие запасы близятся к концу.

Теперь Андрею как руководителю нескольких точек не надо бегать между ними, чтобы проследить за наличием товара на складе и тратить свое время на составление отчетов, сводить данные вручную. Он контролирует склад дистанционно: с любой точки и в любое время формирует нужные отчеты в RemOnline и принимает управленческие решения, основываясь на них.

Но даже при полном порядке на складе и своевременном пополнении запасов Андрей заметил еще кое-что…

ПРОБЛЕМА 3: Потеря товаров при перемещении

Так как сервисные центры Андрея расположены в разных частях города, общий склад находится в самом большом из них, а остальные склады поменьше обеспечены минимальным запасом товара. Из-за этого перемещения из одной точки в другую – не редкое явление, и недостающие детали курсируют между ними чаще, чем сам Андрей.

Когда создается документ перемещения, то часто возникает путаница, ведь какое-то время товары физически не находятся ни в одной из них. Пока детали и запчасти в дороге и не приняты фактически ни на один склад, сложно определить, в наличии они или нет, не потерялись ли в дороге и куда именно должны прибыть. “С одним сервисным центром было гораздо проще”, — подумал Андрей. Подумал и закрыл остальные решил эту проблему.

Решение. Он понял, что нужно придумать, как не терять перемещаемые товары из виду. И здесь ему на помощь пришла возможность создавать в RemOnline виртуальные склады.

В чем суть? Перед тем как отправить товары на другую точку, сотрудники перемещают их на виртуальный склад “В дороге”. А когда товары доставлены в пункт назначения, принимающие их сотрудники делают перемещение уже на свой склад. Это позволяет обозначить товары, которые не находятся физически ни на одном из складов, и не создавать путаницы в сервисных центрах. Такая мелочь, а жизнь упрощает.

Это лишь несколько проблем, с которыми столкнулся Андрей в процессе расширения бизнеса. Но они решаются с помощью автоматизации складского учета. Для того чтобы сделать это эффективно, без специальной автоматизированной системы не обойтись. Что мы имеем в виду?

Программа для складского учета

Если вы думаете, что сможете эффективно вести складской учет в бесплатной программе, то посмотрим правде в глаза. Обычно бесплатные решения предполагают только ввод и хранение данных, максимум — расчет коэффициентов по простым формулам. Но тогда возникает вопрос: зачем конкретно вам автоматизировать складской учет? Если приоритетом является экономия средств, то можно продолжать использовать блокнот или Excel.

Если же приоритетами для вас являются сэкономленное время, легкость и эффективность, то лучше использовать специально предназначенную для этого систему автоматизации склада. Она минимизирует вероятность ошибок, ускоряет процесс выполнения рутинных задач, помогает быстрее проводить инвентаризацию, а также контролировать остатки и движение товаров.

Понятно, что выбор конкретной программы зависит от специфики вашего бизнеса и поставленных вами задач. Но вот общий список критериев, на которые можно опираться при выборе передового программного обеспечения для складского учета и контроля запасов:

Простота и удобство интерфейса. Идеальная программа складского учета обладает интуитивно понятным меню, гибкими настройками и высокой скоростью загрузки. Чем проще ПО, тем быстрее сотрудники его освоят.

Функциональность. Ключевые преимущества, которыми должно обладать решение для автоматизации склада:

• импорт и экспорт остатков;
• оприходования, списания и перемещения;
• удобная система фильтров для поиска товаров, документов, контрагентов и платежей;
• печать ценников и этикеток;
• планирование закупок;
• серийный учет и адресное хранение;
• база клиентов и поставщиков;
• разграничение прав доступа для сотрудников;
• возможность создавать и редактировать шаблоны документов;
• проведение полной и частичной инвентаризации;
• добавление описаний и фотографий товаров;
• оформление возвратов;
• менеджер задач для контроля работы подчиненных.

Аналитика. Чем больше видов отчетов помогает строить программа, тем больше времени вы будете экономить. В идеале система управления складом должна строить хотя бы основные типы отчетов: анализ ассортимента, остатки на складе и оборот товаров.

Все эти виды отчетов можно генерировать в RemOnline.

Удобная мобильное приложение. Особенно важна эта функция для руководителей нескольких точек: в такой программном приложении будет удобно просматривать показатели всех локализаций без потребности личного присутствия.

Аналитика. Чем больше видов отчетов помогает строить программа, тем больше времени вы будете экономить. В идеале программа для складского учета должна строить хотя бы основные типы отчетов: анализ ассортимента, остатки на складе и оборот товаров.

Все эти виды отчетов можно генерировать в RemOnline.




Удобная мобильная версия. Особенно важна эта функция для руководителей нескольких точек: в такой программе будет удобно просматривать показатели всех локализаций без потребности личного присутствия.

Служба поддержки. Чем качественнее и быстрее вам ответят на интересующие вопросы и помогут разобраться в программе, тем лучше.

Из этого становится понятно, что хорошая программа помогает автоматизировать не только складские операции, но и другие текущие процессы. Но об этом уже в следующей серии.

Конечно же, это не все проблемы, с которыми столкнулся Андрей в процессе расширения бизнеса. Мы лишь хотели показать, как маленькие победы (в этом случае автоматизация складского учета) помогают двигаться к большим бизнес-целям.

Не забудьте подписаться на рассылку блога. Зачем пропускать новые полезные статьи, если можно их не пропускать? :)