Все, что вы хотели знать об автоматизации маленького магазина + пошаговый план

Автоматизация процессов — это делегирование задач, которые раньше выполнялись вручную, специальным сервисам автоматизации. Без них рутинные задачи занимают львиную долю времени, которое руководитель может тратить на развитие, а сотрудники — на выполнение своей работы. 

Автоматизация маленького магазина — это не просто улучшение рабочих процессов, но и обязательное условие роста. Без автоматизации магазинчик без имени никогда не станет большой междугородней сетью. И вот, почему.

Плюсы автоматизации учета в маленьком магазине

+ Увеличивается скорость обслуживания. Автоматизация ускоряет работу, поэтому все процессы выполняется в разы быстрее.

+ Сокращаются кражи денег или имущества. Точный учет и контроль, который обеспечивает автоматизация, помогает избежать недостач. 

+ Улучшается взаимодействие между сотрудниками. Система автоматизации собирает все данные, рандомно раскиданные по блокнотам и таблицам, в одном месте, что помогает быстрее находить их и лучше выполнять задачи. 

+ Снижаются затраты на заработную плату. Автоматизация позволяет увеличивать объем работы без увеличения штата или необходимости оплачивать сверхурочные. 

+ Улучшается клиентский сервис. Появляется база клиентов, система лояльности и улучшается коммуникация между клиентами и магазином. 

+ Увеличиваются продажи. Автоматизация позволяет управлять ценообразованием и правильно составлять ассортиментную матрицу. 

+ Уменьшается количество ошибок в финансовом учете. Автоматизируя финансовый учет, вы будете уверены в том, что ведете бизнес в соответствии с законом, и избавитесь от разбежностей в финансовом учете.

При этом, в большинстве случаев без автоматизации розничный бизнес занимает почти все время руководителя, который постоянно находится на месте, чтобы контролировать сотрудников, инвентаризации, передачу смен и закупку товара. Но все эти процессы можно сделать более автономными с помощью простых инструментов.

Оборудование для автоматизации торговли

Чтобы укомплектовать маленький магазин — нужно не много. Но чтобы процессы были налажены и плавно перетекали между умелыми руками сотрудников, нужно предоставить им помощь в виде таких инструментов:  

• ПК или ноутбук, на котором можно вести документацию, установить систему учета и хранить данные. 
  
• С помощью сканера штрих-кодов вы сможете проводить инвентаризации и быстро добавлять товары в продажи, например. 
  
• Контрольно кассовое оборудование каждый руководитель выбирает индивидуально в зависимости от размера магазина и специфики деятельности. POS-терминал, онлайн-касса или РРО помогут принимать и фискализировать платежи в соответствии с законодательными нормами.
  
• Также пригодится принтер для печати штрихкодов, этикеток и товарных ценников.  
  
• Программа учета товара для маленького магазина — незаменимый инструмент. Туда нужно оприходовать товары для контроля остатков, отслеживания продаж и автоматизации складских процессов.

Существуют решения, которые способны объединить все эти инструменты в единую сеть. Например, RemOnline — это система учета, которая комплексно автоматизирует процессы продажи, контроля сотрудников, складского, управленческого и финансового учета. Программа упрощает и ускоряет работу персонала, автоматизируя рутинные действия, и помогает контролировать их руководителю с помощи отчетности и аналитики. Плюсом ко всему будет приложение, которое поможет контролировать магазин с помощью мобильного телефона.



Дорого ли автоматизировать маленький магазин? Если вы основательно подошли к процессу автоматизации и закупили оборудование и систему учета, в среднем время окупаемости автоматизации составляет от 3-х до 6-ти месяцев. Но результат от внедрения системы автоматизации вы почувствуете сразу же. Давайте рассмотрим короткий план действий, которым вы можете руководствоваться при этом. 

План автоматизации торговли в маленьком магазине

Налаживание процессов займет у вас от нескольких дней до нескольких недель. Но автоматизация на то и автоматизация, что нужно потратить время один раз, чтобы потом процессы работали во благо магазина.

Рассмотрим автоматизацию магазина на примере системы учета RemOnline:

Товар и складские процессы

1. Оприходуйте товар в систему учета. Если позиций много, разбейте склад по ячейкам и воспользуйтесь адресным хранением в программе, чтобы сотрудники точно знали, что и где лежит, и быстрее оформляли продажи. 
   
2. Установите минимальные остатки для каждого товара, чтобы программа отображала, когда запасы подходят к концу, а вы могли делать заказы у поставщиков с помощью отчета “Товары, требующие закупки”. 
   
3. Проводите полные и частичные инвентаризации с помощью сканера штрихкодов, чтобы регулярно сверять фактическое количество товаров с учетным и быстро выявлять любые недостачи.
   
   

Продажи и документооборот

1. Подключите кассовое оборудование, сканер штрихкода и принтер прямо к программе, чтобы сотрудники оформляли продажи еще быстрее. Это поможет избежать очередей и увеличить проходимость магазина.
   
2. Управляйте ассортиментом и ценами, отслеживая маржинальность и популярность товаров на отчете “Анализ ассортимента”. Это поможет наполнить полки товарами, которые нравятся вашим клиентам и выгодны для продаж. 
   
3. Настройте шаблоны документов, чтобы сотрудники печатали документы продаж, ценники, чеки, счета и договоры в несколько кликов.
   
   

Клиенты

1. Добавляйте постоянных клиентов в систему, чтобы настроить индивидуальные скидки и увеличить лояльность. 
   
2. Настройте отправку автоматических оповещений об акциях и скидках, чтобы постоянно напоминать о своем магазине и возвращать клиентов. 
   
3. Настройте отложенную отправку смс с просьбой об отзыве и ссылкой на профиль в Google My Business, например, чтобы наполнять его позитивной обратной связью и увеличивать доверие потенциальных покупателей.
   
   

Сотрудники

1. Добавьте сотрудников в систему учета и настройте для них индивидуальный доступ к функциям, чтобы они видели только ту информацию, которая нужна им для работы.
   
2. Настройте начисление зарплаты от продаж, выход на смену и другие параметры, чтобы мотивировать на работать лучше. 
   
   

Управление

1. Помимо бухгалтерского учета, возьмите за привычку вести управленческий учет — регулярно формируйте отчеты по складу, сотрудникам, продажам и финансам, чтобы базировать все решения на реальных данных.
   
2. Установите мобильное приложение руководителя, чтобы не все время находиться на точке и отслеживать показатели продаж, касс и прибыли независимо от места. 
3. Регулярно формируйте графики Аналитического отчета по продажам, чтобы отслеживать средний чек, сезонность и другие факторы, которые влияют на прибыльность магазина. Он поможет выявить слабые места (например нехватку персонала в горячие часы) и развивать бизнес быстрее.

Это далеко не весь перечень процессов, которые можно автоматизировать в маленьком магазине. Но даже этот список может дать хороший старт быстрому развитию. Этого вам и желаем!