Рита
Инвентаризация на складе
Часто владельцы компаний считают, что инвентаризация – это формальность, и проводят переучет товаров только для отчетности. Если вы согласны с этим утверждением, советуем прочитать статью и убедиться, что склад без инвентаризации – это как машина без топлива. Не поедет.
Почему? Из-за расхождений фактических и учетных остатков возникает много проблем: приходится делать возвраты, продлевать сроки ремонтов и извиняться перед клиентами. Это портит и настроение, и имидж компании. Да и закупать товар, а потом не знать, в какой момент он пропал – это все равно, что выбрасывать деньги на ветер.
Чтобы избежать неприятных ситуаций, нужно регулярно пересчитывать товары и сравнивать их реальное количество с тем, которое указано в системе. Благодаря инвентаризации вы будете получать корректные данные об остатках, проверите честность сотрудников и начнете контролировать товарооборот. Конечно, при условии, что все сделали правильно. Поэтому сегодня расскажем о порядке проведения, видах, методах и результатах инвентаризации – в общем обо всём, что нужно знать об этом процессе каждому предпринимателю.
Задачи инвентаризации
Инвентаризация решает одновременно несколько задач, главная из которых – это определение фактического имущества предприятия. Но также она помогает:
- выявить неучтенные товары;
- определить излишки и недостачи товаров на складе;
- навести порядок на складе путем выявления товаров, которые лежат не на своем месте.
Именно инвентаризация позволяет не допустить ситуаций, когда в заказ добавлены запчасти, которых на самом деле в наличии нет. А еще, например, избежать пересортицы на складе – никому не нужны повторяющиеся позиции одного вида товара, при недостатке другого.
Инвентаризация помогает избежать ситуаций, когда в заказ добавлены запчасти, которых на самом деле в наличии нет
Ответственные инвентаризации
Человеческий ресурс – основа любой инвентаризации. Для успешного проведения переучета вы должны назначить инвентаризационную комиссию.
Подумайте, кто из сотрудников будет проводить пересчет товаров. Они обязательно должны присутствовать на работе в день инвентаризации, а после ее проведения подписать специальный акт.
Очень важно, чтобы сотрудники считали товары по фактическому наличию, а не со слов материально ответственных коллег. Поэтому вы должны быть уверены в их честности.
Виды инвентаризации
Существует несколько видов инвентаризации. Их стоит знать хотя бы для того, чтобы на этапе подготовки вы сумели быстро оценить объемы работы и не оплошать с организацией процесса. Итак, инвентаризация может быть:
Плановая / внеплановая. В первом случае желательно делать инвентаризацию каждый месяц и (обязательно!) раз в год перед сдачей годовой отчетности. Регулярный пересчет поможет быстро выявить недостачи, избежать финансовых потерь и конфликтов с клиентами. Сотрудники станут более дисциплинированными и смогут навести на складе порядок.
Внеплановые инвентаризации нужны в непредвиденных ситуациях вроде недовозов, порчи и краж. Если их приходится проводить слишком часто, задумайтесь о причинах постоянных форс-мажоров. Может быть стоит серьезно поговорить с сотрудниками или даже прибегнуть к увольнению?
Сплошная/выборочная. В первом случае вы считаете все товары, а во втором – какую-то их часть (определенные категории, группы или ячейки). Годовая инвентаризация должна быть сплошной, чтобы отразить все позиции перед сдачей годовой отчетности. А промежуточные инвентаризации можно делать так, как удобно. Главное все-таки их делать :)
Порядок инвентаризации
В идеале, инвентаризация – многоэтапный процесс, требующий подготовки. Звучит устрашающе, но на деле все гораздо проще.
Качественная подготовка поможет сэкономить время и отразить реальную ситуацию на складе без "слепых пятен". Вот основные советы, которые помогут провести инвентаризацию без проблем:
- Перед инвентаризацией завершите обработку документов, которые влияют на движение товаров. Проведите актуальные оприходования, списания и перемещения. Движение всех позиций должно быть отражено в системе до начала инвентаризации. В идеале, если это возможно, стоит запретить сотрудникам работать с товарами, которые инвентаризируют.
- Наведите порядок на складе. Нужно организовать все так, чтобы сотрудники понимали, где находится товар и могли быстро его найти. Для этого, перед тем как делать инвентаризацию, включите адресное хранение или хотя бы обеспечьте информативное зонирование (размещение товаров согласно понятной логике).
В RemOnline, например, доступна функция адресного хранения. Это способ размещения товара, при котором отдельным единицам и категориям присваивается отдельное место (адрес) на складе. А в комплексе с серийным учетом товаров вы сможете определить каждую единицу, которая лежит не на своем месте.
- Выберите способ проведения инвентаризации. Частичная или полная, с помощью сканера штрих-кодов или вручную. Главное, выбрать вид инвентаризации заранее, чтобы можно было правильно распределить время, проверить корректность работы оборудования или распечатать документы с остатками.
- Заранее определитесь с ответственными за проведение инвентаризации и проведите с ними инструктаж. Это не будет лишним даже если у вас в компании инвентаризация – частый гость, и сотрудники хорошо ознакомлены с процессом.
- Составьте план. Определите группы товаров для пересчета, порядок выполнения действий и назначьте конкретных сотрудников на определенные зоны. Это поможет избежать хаоса и избавит от лишних вопросов в процессе.
Совет: бракованные и списанные позиции лучше убрать в отдельное место, чтобы их не посчитали как излишки
Следование такому простому плану позволит правильно подготовиться к инвентаризации: он не только сэкономит время и нервы сотрудников, а и поможет вам получить более точные результаты в конце.
Методы инвентаризации
С видами и подготовкой разобрались, перейдем к методам. Инвентаризацию можно проводить вручную или автоматически, офлайн или онлайн – все зависит от вашей CRM-системы.
В RemOnline, например, для этого предусмотрено 4 способа:
Слепая инвентаризация – достаточно просто просканировать штрих-коды на этикетках товаров, чтобы они добавились в таблицу в существующем количестве. Звуковой сигнал подтвердит успешное действие и вам даже не придется смотреть на монитор. Сканируете, слышите звук, переходите к следующему товару – все просто.
Печать ведомости – распечатайте список остатков и зафиксируйте фактическое количество товаров. Затем внесите в таблицу позиции, по которым есть расхождения. Так вы сможете провести инвентаризацию склада в режиме офлайн.
Экспорт/импорт товаров – выгрузите список остатков в excel-файл, заполните в нем фактическое количество товаров, а затем импортируйте файл обратно в CRM-систему.
Загрузка списка остатков – добавьте в таблицу учетный список товаров, а потом посчитайте и внесите их фактическое количество.
Подробнее об инвентаризации в RemOnline
Результаты инвентаризации
"Все посчитали. Дальше что?" – спросите вы. А мы ответим: оформление результатов – это финальный этап инвентаризации. Если вы не нашли расхождений, просто распечатайте акт для архива. При обнаружении излишков, пересортицы и недостач придется потратить время на то, чтобы отыскать и опознать проблемные позиции.
Что-то могло попасть в зону брака или затеряться без коробки между стеллажами, по какому-то товару забыли провести перемещение, а какой-то просто украли. В общем, нужно целое расследование. Зато после него можно спокойно переходить к сведению инвентаризации (то есть решению расхождений) в CRM-системе.
Есть две основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться:
Недостача при инвентаризации
Если недостача попадает под естественную убыль, то сумма недостачи списывается как обычный расход. Но если недостача превышает естественную убыль*, то это решается через списание за счет виновного или продажу материально ответственному сотруднику.
*естественная убыль – материальные ценности, которые были утрачены в результате транспортировки или хранения. Общих норм величины естественной убыли не существует.
Излишки при инвентаризации
Излишки нужно оприходовать на момент проведения инвентаризации. Обычно это происходит по рыночным ценам, но при необходимости их можно отредактировать.
Также инвентаризация помогает определить и другие важные "прорехи" складского учета в вашей компании:
Товары на других складах и ячейках – к этой группе относятся серийные товары, которые оказались не на своем месте. Их нужно переместить на правильные склады и ячейки.
В RemOnline эту проблему можно выявить при использовании серийного учета и адресного хранения.
Товары других категорий – такая проблема возникает тогда, когда вы проводите выборочную инвентаризацию отдельных категорий.
Например, инвентаризируете запчасти и видите, что в список почему-то попал посторонний товар. В таком случае нужно просто исправить категорию позиции на ту, к которой она должна относиться.
Неизвестные товары – если вы нашли неизвестные товары, которые можно использовать, идентифицируйте и оприходуйте их в CRM-системе.
Если после сведения фактическое и учетное количество товаров стало одинаковым, это значит, что вы провели инвентаризацию правильно
В конце инвентаризации вы проведете какое-то количество оприходований, списаний и перемещений. Нужно, чтобы эти документы были связаны с итоговым актом инвентаризации в программе, чтобы вы в любой момент могли их открыть и перепроверить информацию, которая вас интересует.
Если после сведения фактическое и учетное количество товаров стало одинаковым, поздравляем: вы великолепны вы провели инвентаризацию правильно.
Надеемся, что эта статья поможет сделать переучет товаров в вашей компании действительно эффективным. А чтобы не пропустить больше полезных материалов, подписывайтесь на рассылку блога. Дальше – больше.
