Анна
Большое обновление Зарплаты в RemOnline: улучшенный расчет, начисление зарплаты и контроль выплат сотрудникам
Друзья, с большой радостью представляем вам грандиозное обновление Зарплатного модуля в RemOnline. Изменений и новых возможностей очень много, так что сразу огласим весь список того, что вы теперь можете:
- Просматривать рассчитанную зарплату в режиме реального времени
- Начислять зарплату на балансы сотрудников
- Контролировать выплату зарплаты
- Видеть все правила расчета зарплаты сотрудников в одном месте и еще больше автоматизировать их
- Установить месячную, дневную и/или почасовую ставку
- Настроить расчет зарплаты за нерабочие дни в зависимости от типа ставки
- Расширить старые правила расчета бонусов новыми и усовершенствовать настройки старых правил
- Более гибко настроить коэффициенты для каждого сотрудника
- Показывать сотрудникам детализированный расчет их зарплаты
Теперь давайте подробнее рассмотрим обновление.
Что будет с Отчетом по зарплате?
Мы понимаем, что вам понадобится время, чтобы разобраться в новых возможностях, навести порядок в своем аккаунте и начать использовать новый функционал. Поэтому Отчет по зарплате будет доступен еще 3 месяца, но в архивном режиме.
Что это значит? Все правила расчета зарплаты, которые были настроены в диалогах сотрудников на вкладке "Общие" до 6 февраля, перенесены в новые настройки. Они продолжают работать для старого Отчета по зарплате, но больше не отображаются и недоступны для редактирования.
Сам же отчет продолжает работать, но только по старым правилам и новые настройки расчета зарплаты к нему применяться не будут. Мы дополнительно проинформируем вас о прекращении поддержки отчета.
Терминология
Обновленный зарплатный модуль дает комплексную картину всех составляющих зарплаты сотрудников. Одним словом "вознаграждение" уже не обойдешься. Поэтому для начала давайте ознакомимся с обновленной терминологией:
- Ставка – фиксированная часть зарплаты, рассчитывается автоматически в указанный день
- Бонус – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, рассчитывается автоматически по событиям
- Нестандартный бонус – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, настроенная в диалогах отдельных услуг/работ, товаров и их категорий, рассчитывается автоматически по событиям
- Премия – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, которая создается вручную с возможностью указать дату и причину премирования
- Штраф – переменная часть зарплаты как элемент мотивации, которая создается вручную с возможностью указать дату и причину штрафа
- Расчет / расчетная зарплата – заработок на текущий момент за выбранный период, еще не начисленный на баланс сотрудника
- Начисление / начисленная зарплата – обязательство компании перед сотрудником за закрытый период, отраженное на его финансовом балансе
Это основные термины, с которыми вы будете регулярно сталкиваться. Теперь же давайте перейдем к новым функциональным возможностям зарплаты.
Расчет зарплаты
Раньше в Отчете по зарплате вы всегда смотрели на зарплату ретроспективно: строили отчет за прошедший период, выбирая заказы в готовых или закрытых статусах. И если что-либо менялось в правилах зарплаты или заказах, суммы в отчете также менялись, что открывало пути для махинаций.
Теперь же на странице вы можете видеть расчетную зарплату сотрудников в режиме реального времени. На странице "Финансы > Расчет зарплаты" таблица, которая отображает все части рассчитанной, но еще не начисленной зарплаты за выбранный месяц.
При необходимости, вы можете посмотреть детализированный расчет по каждому сотруднику с возможностью изменить сумму ставки, а также создать премию или штраф.
Также, если вы смотрите расчет за закрытый месяц, то из этой таблицы можете сразу начислить зарплату сотрудникам. Просто отметьте галочками нужных или всех сотрудников, нажмите на "Еще действия" и выберите "Создать начисление".
Начисление зарплаты на балансы сотрудников
Начисление – это зафиксированное обязательство компании перед сотрудником по выплате зарплаты, и провести такую операцию можно только после окончания месяца. Но метод начисления от кассового отличается тем, что вы фиксируете операции не фактической датой выплаты зарплаты, а месяцем, когда у вас возникло обязательство перед сотрудником. Поэтому на балансе сотрудника оно будет отображено последним днем месяца, который указан в начислении зарплаты.
Кроме страницы с расчетом зарплаты, вы также можете создать начисление на странице "Финансы > Начисления зарплаты".
В диалоге начисления необходимо выбрать месяц и сотрудников. Также здесь при необходимости вы можете еще раз перепроверить данные расчета по каждому сотруднику и скорректировать их. Незаконченное начисление можно сохранить как черновик, который будет видеть только его автор.
Также на этой странице вы можете увидеть историю начислений и черновиков с возможностью посмотреть детали.
Контроль выплаты зарплаты
Еще раз отметим, что начисление зарплаты не равняется ее выплате. Даже при том, что начислять зарплату можно раз в месяц за закрытый период, выплачивать ее вы можете один, два, три и более раз в месяц в зависимости от того, как заведено в вашей компании.
В профиле сотрудника появилась новая вкладка "Зарплата" с виджетом, который отображает:
- текущий баланс сотрудника,
- расчетную сумму к начислению и/или уже проведенные начисления зарплаты,
- расчетную сумму к выплате.
Последняя считается как разница между суммой к начислению и текущим балансом сотрудника, и показывает, какую сумму вы можете выплатить сотруднику в текущий момент.
Давайте рассмотрим, как это работает на двух примерах: ваша компания платит зарплату сотрудникам раз в месяц и два раза в месяц.
Ежемесячная выплата зарплаты. Допустим, до начисления зарплаты у сотрудника был нулевой баланс. Дальше вы провели начисление и тем самым зафиксировали обязательство компании перед сотрудником.
Дальше вам необходимо выделить средства и провести выплату зарплаты по соответствующей статье ДДС, чтобы баланс сотрудника снова стал нулевым, как и расчетная сумма к выплате.
Выплата зарплаты 2 раза в месяц. Допустим, на начало месяца текущий баланс сотрудника – 0. За 2 рабочих недели расчетная сумма к начислению составляет 400. Соответственно, расчетная сумма к выплате 400 - 0 = 400. Эту сумму вы выплачиваете сотруднику в качестве аванса, после чего его баланс становится -400 (сотрудник должен вам), а расчетная сумма к выплате – 0.
К концу месяца вы видите, что расчетная сумма к начислению на текущий момент составляет уже 950. Вы проводите начисление зарплаты, после чего с учетом аванса баланс сотрудника изменяется на 550 (компания должна ему). А дальше, как и в первом примере – выделяете средства, проводите финальную выплату зарплаты и баланс сотрудника снова обнуляется.
Таким образом вы всегда можете в реальном времени видеть, сколько сотрудник успел заработать за текущий месяц, какой баланс сотрудника и сколько вы можете ему заплатить в любой момент.
Кроме того, на вкладке "Зарплата" вы можете создать премию или штраф сотруднику, которые в тот же момент отобразятся в таблице, а также попадут в таблицу на странице "Финансы > Расчет зарплаты".
Также не забывайте, что кроме начислений зарплаты, на баланс сотрудника влияют все заказы, продажи, оприходования и платежи, где сотрудник указан клиентом или поставщиком. Например, менеджер сервиса разбил стекло на телефоне и попросил отремонтировать в счет зарплаты. Вы указываете его клиентом в заказе, а потом закрываете заказ в счет долга. Или же сотрудник решил отдать свой телефон сервису на запчасти. Вы можете оприходовать эти запчасти, указав сотрудника поставщиком, и позже выплатить за них деньги вместе с зарплатой. Также, если сотрудник повредил товар со склада, вы можете продать бракованную позицию этому работнику.
Правила расчета зарплаты: больше контроля и автоматизации
На странице "Настройки > Сотрудники" появилась новая вкладка "Правила расчета зарплаты". Также обратите внимание на то, что для большего удобства и простоты работы мы разделили перечень сотрудников и роли на отдельные вкладки.
На вкладке "Сотрудники" вы можете видеть список всех работников компании, настраивать их доступ к складам и кассам локаций, зарплату. Также здесь вы можете посмотреть балансы всех сотрудников.
А на вкладке "Роли" вы теперь видите количество сотрудников с той или иной ролью.
Вернемся к вкладке "Правила расчет зарплаты". Здесь вы можете получить полную картину того, по каким правилам происходит автоматический расчет зарплаты ваших сотрудников. Страница делится на 3 блока: бонусы, сводную таблицу "Зарплата сотрудников" и нестандартные бонусы.
В Бонусах отображается список всех уникальных правил расчета переменной части зарплаты сотрудников. Здесь вы можете отредактировать или удалить старое правило и создать новое.
Обратите внимание на то, что редактирование или создание новых правил применяется только к будущей расчетной зарплате с момента сохранения изменений и больше не влияет на уже рассчитанную зарплату за предыдущие периоды. При удалении правил могут быть отменены только рассчитанные, но еще не начисленные на балансы сотрудников бонусы.
Также в этом блоке вы можете выбрать одно или несколько правил и применить их к сотруднику. Для каждого бонуса в колонке справа указывается количество сотрудников, к которым оно применяется.
Сводная таблица "Зарплата сотрудников" отображает все ставки и правила расчета бонусов, настроенные для каждого сотрудника.
В блоке "Нестандартные бонусы" отображает список всех вознаграждений сотрудникам, настроенных для отдельных услуг/работ, товаров и их категорий, что позволяет избежать возможных махинаций со стороны подчиненных.
Обратите внимание, что мы перенесли все правила расчета зарплаты из ваших предыдущих настроек в новые правила расчета зарплаты. При этом любые изменения в них повлияют только на новые таблицы на странице "Финансы > Расчет зарплаты" и профиле сотрудника на вкладке "Зарплата".
Но вернемся к новым возможностям. Если со стандартными и нестандартными бонусами понятно, то где настраивается ставка? Ответ: в профиле сотрудника на одноименной вкладке "Правила расчета зарплаты".
Здесь вы можете настроить одну или несколько типов ставок, правила расчета зарплаты за нерабочие дни, применить правила расчета бонусов, а также настроить коэффициенты сотрудника для нестандартных бонусов.
Ставка сотрудника
Теперь вы можете настроить не только дневную и почасовую, но и месячную ставку для автоматического расчета фиксированной части зарплаты. Кроме того, для каждого типа ставки можно указать, в какой день ее рассчитывать (в какой день она попадет в таблицу на странице "Расчет зарплаты"):
- для месячной ставки можно выбрать как один день в месяц, так и несколько, указав для каждого дня расчета необходимую сумму;
- для дневной и почасовой ставки можно настроить ежедневный расчет или в последний день месяца (обратите внимание, что для корректного расчета дневной и почасовой ставки необходимо настроить График работы сотрудников).
Более того, теперь вы можете запланировать изменения ставки сотрудника наперед. Например, 1 февраля вы принимаете на работу нового сотрудника с испытательным сроком в 3 месяца и зарплатой 1000 на этот период, а после окончания испытательного срока его зарплата должна увеличиться до 15 000. Чтобы не забыть изменить сумму ставки в будущем, вы можете настроить все нужным образом сразу.
В настройках ставки вы можете создать первую с датой начала действия 01.02.2023 и суммой 1000, а затем создать еще одну с датой начала действия 01.05.2023 и суммой 1500.
Таким образом у ставки на испытательный срок появится дата окончания – RemOnline поймет, что она должна действовать до 30.04.2023. А с 01.05.2023 начнет действовать вторая ставка 1500, у которой дата окончания появится только тогда, когда вы настроите следующую ставку.
Действующие на текущий момент ставки выделены жирным.
Также обратите внимание, что в один и тот же период могут работать правила расчета нескольких ставок, если у них разный тип: одна месячная, одна дневная и одна почасовая. Две месячные, две дневные или две почасовые ставки не могут действовать одновременно.
Расчет зарплаты за нерабочие дни
Теперь вы можете настроить, как должны учитываться в расчете зарплаты нерабочие дни сотрудника, в зависимости от типа ставки:
- из месячной ставки вы можете вычитать неоплачиваемые больничные, выходные и отпуск;
- к дневной и почасовой ставке можно наоборот прибавлять оплачиваемые больничные, выходные и отпуск.
Обратите внимание, что настройки расчета зарплаты за нерабочие дни срабатывает только в том случае, если для сотрудника настроен выбранный тип ставки.
С фиксированной частью зарплаты разобрались, теперь давайте перейдем к переменной части.
Правила расчета бонусов
Что появилось в настройках бонусов, кроме нового названия:
- новые события для расчета бонусов по заказам, продажам, обращениям и задачам;
- параметр срочности – теперь вы можете настроить отдельные правила для бонусов за срочные, вовремя выполненные, а также просроченные заказы;
- выбрать желаемый момент расчета – немедленно или когда статус заказа изменился на выбранный(е), благодаря чему вы можете отслеживать расчет зарплаты в реальном времени;
- указать, должны ли для сотрудника применяться нестандартные бонусы вместо основного правила;
- автоматически отменять расчет бонусов, если заказ/обращение/задача/продажа/услуга/товар, по которым рассчитаны бонусы, удалены;
- исключить дублирование расчета бонуса по событию.
Новые событий для расчета бонусов:
- Заказы – "Менеджеру обращения за заказ", "Менеджеру обращения за работу/услугу в заказе", "Менеджеру обращения за товар/материал в заказе", "Менеджеру за работу/услугу в заказе", "Менеджеру за товар/материал в заказе", "Менеджеру за заказ" и "Исполнителю за заказ";
- Продажи – "Менеджеру обращения за продажу";
- Задачи – "За создание задачи" и "За выполнение задачи";
- Обращения – "За создание обращения" и "За закрытие обращения".
Таким образом с помощью новых событий и настроек вы можете создать более автоматизированную и гибкую систему мотивации для сотрудников. А мы планируем и дальше расширять список событий для расчета бонусов и открыты к вашим пожеланиям о том, каких событий вам не хватает.
Коэффициенты сотрудника
Раньше вам необходимо было указывать коэффициенты для расчета нестандартных бонусов в настройках каждого правила расчета для каждого сотрудника.
Теперь же вы можете один раз настроить их в профиле сотрудника и не повторять это действие из раза в раз. Более того, вы можете установить разные коэффициенты отдельно на товары и их категории, а также услуги/работы и их категории в заказах и продажах.
"Моя зарплата" в профиле пользователя
Если вы хотите, чтобы сотрудник мог видеть свою зарплату (сумму к начислению, текущий баланс, предыдущие начисления и расчетную сумму к выплате), вы можете дать доступ к странице "Моя зарплата" в профиле пользователя.
То есть вам больше не нужно открывать Отчет по зарплате и тем более не нужно давать доступ к странице "Расчет зарплаты". Всю информацию сотрудник сможет увидеть кликнув на свой аватар и перейдя на страницу "Моя зарплата".
Новая зарплата и классический финансовый учет
Обновленная зарплата – это первый способ учитывать расходы методом начислений, а не кассовым. Если кассовый метод дает вам понять, сколько денег есть у вашей компании сейчас, то метод начислений позволяет также учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании.
Следующие шаги к классическому финансовому учету в RemOnline – совершенно новый отчет О прибылях и убытках (P&L), а также улучшение нашего существующего отчета о Движении денежных средств (Cash Flow).
Но обратите внимание, что мы не планируем добавлять в RemOnline механизм расчета налогов на оплату труда. При этом сейчас вы уже можете учитывать расходы на налоги кассовым методом, создав платеж из кассы с соответствующей статьей ДДС. А в будущем вы также сможете отражать их в P&L, отобразив начисление налогов на зарплату в расходных статьях.
Необходимые инструкции в Базе знаний RemOnline
Конечно же, мы понимаем, что с таким количеством новых возможностей вы не обойдетесь без пошаговых инструкций. Поэтому держите подборку статей из Базы знаний RemOnline, которые помогут вам начать использовать новые функции Зарплаты и корректно все настроить:
- Как перейти на использование новых возможностей Зарплаты?
- Как установить месячную, дневную или почасовую ставку для сотрудника?
- Правила расчета бонусов
- Нестандартные бонусы
- Штрафы и премии для сотрудников
- Расчет и Начисление зарплаты сотрудникам
- Выплата зарплаты сотрудникам
- Как использовать коэффициенты при настройке зарплаты сотрудникам?
Кроме того, новые возможности означают новые права доступа. Поэтому дополнительно предлагаем вам изучить подборку статей, где вы найдете информацию о новых правах:
Новых возможностей действительно много и они очень отличаются от того, что было раньше. Поэтому мы будем очень благодарны за любую обратную связь, ведь мы стараемся для вас и ваши отзывы помогают нам делать RemOnline лучше.
Если у вас сейчас остались вопросы или они будут возникать при переходе на новые возможности, пожалуйста, обращайтесь в чат Службы поддержки RemOnline или пишите их в комментариях к статье. К тому же в ближайшие дни мы проведем вебинар по новым возможностям зарплаты, где вы сможете задать все интересующие вас вопросы нашему тьютору Амалии. О дате проведения вебинара мы сообщим вам отдельной рассылкой.
