Зачем вести товарный учет в небольшом бизнесе

Товарный учет отражает все операции, сопровождающие торговлю, и дает широкие возможности для аналитики, контроля сотрудников, склада и продаж. Понятно, что это актуально для крупных компаний с большим штатом и ассортиментом. А что же с маленьким бизнесом? Стоит ли тратить время на дополнительные процессы, если у вас узкая товарная матрица и не очень много заказов и чеков? Наш ответ – да! Поэтому сегодня расскажем о том, как и зачем вести товарный учет даже в небольшом магазине или  мастерской. 

Какие возможности малому бизнесу дает товарный учет

Начнем с того, что без учета сложно контролировать поставки, перемещения, продажи, прибыль, работу сотрудников и правильность налогов. Кассиры могут присваивать себе выручку, поставщики привозить меньше товаров, чем вы заказали, а кладовщики – воровать. Почему бы и нет? Ничего же нигде не записано и можно сказать, что так и было. При этом вы не сможете быстро получить достоверную информацию о запасах и точной прибыли за день. Остается вести бизнес наугад и надеяться на удачу. Согласитесь, это не лучший вариант…

Чтобы не терять деньги и развивать компанию, товарный учет нужно вести хоть в каком-то виде, например, в тетрадке, специальной программе или excel. О методах расскажем немного позже, а пока разберемся в том, что же нам это даст. 

Отслеживать операции с товаром

Вы будете знать, когда поступил товар, сколько вы за него заплатили, когда реализовали, какую выручку получили и сколько налогов должны. Полнота информации зависит от того, как ведется учет: можно просто записывать количество проданных позиций или отслеживать движение товара на каждом этапе. В последнем случае задачу облегчит CRM-система, например, RemOnline.

Систематизировать закупки

Во-первых, вы будете точно знать количество и наименования товаров, которые остались на вашем складе. Во-вторых, со временем накопите достаточно информации, чтобы анализировать спрос: сезонность, популярные и непопулярные модели и т.д. А если будете фиксировать еще и возвраты, то сможете посчитать процент брака, чтобы вовремя сменить поставщика и отказаться от некачественных позиций.

Уменьшить вероятность мошенничества и краж

Когда на складе и в процессах беспорядок, сотрудникам гораздо проще решиться на воровство. При этом пропажу вы можете обнаружить слишком поздно, например, когда виновник уже уволился с работы. Учет позволит быстро определять причины недостачи и подчиненных, которые постоянно "теряют" товары и берут то, что плохо лежит. Вы сможете контролировать запасы и понимать, какая сумма в конце дня должна быть в кассе.

Перестать "замораживать" деньги на складе

После оптимизации закупок товары перестанут залеживаться на складе и оборотные средства начнут работать так, как нужно. Вы сможете уменьшить складские затраты и увеличить рентабельность бизнеса.

Сократить расходы

Своевременные поставки, снижение складских издержек и отсутствие воровства помогут сэкономить приличную сумму денег. Уверены, вы найдете им достойное применение ?

Облегчить масштабирование

Прогнозируемый спрос, оптимизация затрат и понимание реального положения дел в компании откроют вам возможности для развития бизнеса. К тому же с учетом вам будет проще управлять несколькими мастерскими или большим складом.

В общем, если вы хотите получать предсказуемые результаты работы, держать руку на пульсе событий и принимать взвешенные управленческие решения, вам в любом случае придется вести товарный учет. Лучше начать делать это сразу, чтобы зря не терять возможности и деньги.

В этом пункте мы описали только часть преимуществ товарного учета. Вы получите больше, если будете вести его в CRM-системе.

Преимущества товароучетной программы для бизнеса в сфере услуг

Товарный учет гораздо проще вести с помощью специальных систем. Они интегрируются с онлайн-кассами, сканерами штрих-кодов, оборудованием для печати и разными сторонними сервисами. Требуют минимальной настройки и работают через интернет.

Такие программы позволяют значительно расширить возможности учета и вести его с минимальными затратами времени и сил. После внедрения они помогут:

Ускорить оформление заказов и продаж

Кассиру достаточно просканировать штрих-код позиции, чтобы добавить ее в чек и сказать клиенту итоговую сумму. Проданные товары и запчасти сразу вычитаются из остатков, а их стоимость добавляется к выручке. А еще товароучетная система собирает данные по продажам и вы сможете сформировать по ним отчет. Вам не придется тратить время на подсчеты и ручные записи в excel или тетрадке.

Автоматизировать складской учет

Масштаб автоматизации зависит от возможностей выбранного ПО. RemOnline, например, позволяет контролировать остатки, отслеживать движение нужных позиций, проводить возвраты поставщикам, генерировать ведомости и акты, создавать отчеты для планирования закупок, использовать адресное хранение и серийный учет, а также проводить полную и частичную инвентаризацию склада. Вся информация об оприходованиях, возвратах, списаниях и перемещениях отображается в CRM-системе. И вы сможете в любой момент быстро ее найти.

Управлять ассортиментом и ценами

Товары и запчасти автоматически завешиваются на остатки после приемки, а данные об их количестве непрерывно обновляются в режиме онлайн. Ваш ассортимент всегда находится в актуальном состоянии и вы сразу видите, что есть и чего нет на складе.

Кроме того, в товароучетной системе можно фиксировать закупочную стоимость и указывать наценки. Программа сама рассчитает разные типы цен и вам останется только выбрать нужный вариант во время оформления заказов и продаж.

Проводить акции и давать скидки

С CRM-системой вы будете знать стоимость каждой партии товаров и сможете правильно рассчитать скидки и ожидаемую прибыль, чтобы запустить акцию на определенные позиции или простимулировать клиентов с помощью индивидуальных предложений. Так распродажи точно не нанесут вашему бизнесу вред.

Наладить работу с документами

В товароучетных программах уже содержатся предустановленные формы заказов, счетов, ведомостей и актов, которые дополнительно можно настроить под себя (во всяком случае именно так это работает в RemOnline). Большая часть информации подтягивается в них автоматически, что позволяет ускорить работу и минимизировать влияние человеческого фактора.

Контролировать подчиненных

Каждый сотрудник работает в программе под своим логином и паролем. Поэтому вы будете знать, кто, когда и какие документы создавал или проводил. Сразу станет ясно, в чью смену пропал товар и почему в кассе образовалась недостача.

В RemOnline, например, можно присваивать роли сотрудникам и ограничивать их права доступа к информации, чтобы они работали только с теми данными, которые им нужны.

Принимать управленческие решения

Вы в любой момент сможете в несколько кликов сформировать нужный отчет и посмотреть данные по движению товаров, продажам, остаткам и заказам. Сравнение информации за разные периоды поможет в принятии взвешенных управленческих решений.

Кроме того, ПО для учета товаров поможет вам выполнить требования закона 54-ФЗ. Он обязывает предпринимателей использовать онлайн-кассы и печать чеки с обязательным набором реквизитов: количеством, ценой, наименованиями проданных товаров и т.д. Источником номенклатуры выступает именно товароучетная система.

Если вы хотите автоматизировать не только продажи и складской учет, но и другие процессы, обратите внимание на CRM-системы, которые умеют рассчитывать зарплату, вести базы поставщиков и клиентов, а также интегрировать онлайн множество полезных сервисов вроде телефонии, 1С и sms-шлюзов. Такие опции помогут вашему бизнесу масштабироваться и развиваться, а вам – избавиться от рутины и минимизировать количество ручных задач.

В любом случае работать без товарного учета довольно сложно. Поэтому подумайте о его внедрении.