Как составить и использовать шаблон...
9 сентября 2024
Чтобы видеть релевантную информацию, перейдите на сайт для North America
Зачем создавать шаблоны документов в RemOnline
Экономьте время
Формируйте и печатайте договоры, чеки, счета, квитанции, акты в несколько кликов
Избегайте ошибок
Сведите к минимуму
количество опечаток
в именах, датах и цифрах
Соблюдайте юридические нормы
Используйте шаблоны документов, которые утверждены юристом и соответствуют нормам
Сохраняйте корпоративный стиль
Оформляйте документы в едином стиле: размещайте логотип, реквизиты и другую информацию
Что вам дают шаблоны документов в RemOnline?
В RemOnline можно создавать пользовательские шаблоны документов под разные виды деятельности, формы собственности, системы налогообложения и ставки НДС. Если у вас крупный бизнес – создавайте индивидуальные образцы для каждого филиала.
Формируйте фискальные и товарные чеки, приемные квитанции, гарантийные талоны, счета и договоры в считанные секунды. Не заставляйте клиентов ждать подолгу, обрабатывайте больше заказов на покупку или ремонт и разгрузите менеджеров одновременно. Готовые шаблоны документов значительно ускоряют процесс обработки заказов.
Узнайте, как RemOnline поможет автоматизировать и оптимизировать процессы в вашей компании
Автоматизируйте работу с документацией с помощью RemOnline. Используйте редактор шаблонов документов, чтобы создавать стандартные образцы и подставлять переменные для их автозаполнения. Тогда имена, суммы, даты и другие изменяемые данные будут подтягиваться из CRM-системы во все будущие заказы, продажи и счета.
RemOnline дает возможность вывести QR-код в шаблон любого печатного документа. Благодаря этому мастер сможет уточнить информацию по заказу, а клиент — узнает статус или оставит отзыв. Для этого просто разместите специальный код в любом удобном месте нужного печатного документа (ведомости, счета или чека) и при печати QR-код будет генерироваться автоматически.
В RemOnline можно прикрепить к заказу PDF-версию распечатанного для клиента документа или отследить его отправку по e-mail в Ленте событий. Кроме того, в настройках можно установить индивидуальную нумерацию и обозначения документов для каждого филиала. Все выставленные счета сохранятся на отдельной странице. Если вы работаете с 1С, рекомендуем настроить интеграцию, чтобы выставлять в ней счета на основании заказов, созданных в RemOnline.
Узнайте, что умеет RemOnline
Автоматизируйте рутинные задачи с помощью RemOnline
Создание шаблонов документов позволит вам:
Освободить время для новых заявок и других задач
Повысить качество
обслуживания клиентов
Сохранять историю
выставленных счетов
Отслеживать документы по заказам и упростить документооборот
Для этого вам не придется долго разбираться в CRM-системе, привлекать программистов или устанавливать сложное дорогостоящее ПО. Просто зарегистрируйтесь в RemOnline и создайте шаблоны часто используемых документов. Все остальное программа сделает за вас.
Если у вас появятся вопросы – задайте их сотрудникам службы поддержки. Они с радостью консультируют пользователей по программному продукту.
Предоставление услуг, выполнение ремонтных работ, аренда, купля-продажа товаров давно уже не обходятся без договоров с клиентами, партнерами и поставщиками. А разработка и утверждение юристом текстов для договоров – это сложный и длительный процесс.
Поэтому менеджеры часто редактируют подписанные ранее договоры. Это ускоряет процесс оформления новых заявок и повышает вероятность ошибок одновременно. При большом объеме документации становится трудно учитывать мелкие детали:
Добавьте сюда цепочку сопутствующих документов в виде накладных, квитанций, счетов, чеков, гарантийных талонов, этикеток, ценников и вы получите:
Не смотря на использование полуготовых текстов, работы с оформлением документации по-прежнему остается много. Чтобы освободить время без ущерба качеству готовых образцов, нужно автоматизировать процесс. В этом вам помогут пользовательские шаблоны документов, созданные в CRM-системе.
При регистрации в RemOnline вы получаете базовые заготовки, которые можно удалять и настраивать под свой бизнес в редакторе шаблонов документов. Среди них:
Предустановленные образцы предназначены для быстрого начала работы в программе. Если вам их недостаточно – создайте пользовательские шаблоны документов с учетом своих бизнес-потребностей.
Обратите внимание на то, что все документы в CRM-системе разделены на 5 категорий, которые определяют из каких разделов вы будете их распечатывать. При создании нового шаблона нужно будет выбрать одну из этих категорий. Такое разделение помогает упорядочить документооборот.
В правой части страницы "Настройки > Шаблоны документов" вы увидите переменные, которые разделены на 8 категорий. С их помощью можно задать довольно гибкие настройки.
Выберите и вставьте нужные переменные в пользовательские шаблоны документов. Тогда в будущем CRM-система будет автоматически подтягивать все изменяемые данные: цифры, имена, даты и другие детали по заказам.
Вашим сотрудникам больше не придется вводить их вручную, они смогут формировать все нужные документы в один клик. Менять настройки нужно только при изменении контактной информации, реквизитов и другой ключевой информации о компании.
Вы можете отправлять по e-mail или печатать документы прямо из CRM-системы. Во время печати можно также сохранять и прикреплять к заказам их PDF-версии. Кроме того, отправление документа по почте будет отображаться в Ленте событий по заказу.
Все выставленные счета сохранятся на отдельной странице – вы сможете просмотреть выписку и распечатать нужный образец в любой момент. Благодаря индивидуальной нумерации заказов и документов для каждого филиала, вы сможете вести их четкий учет в CRM-системе.
