Учет товаров в магазине: пошаговое руководство

Все, что вам нужно знать об учете товаров

 

Учет товаров “на коленке” — реалии малого бизнеса, где собственник в уме просчитывает закупки, а продажи отмечает в тетради. При этом, нет ни одного предпринимателя, который бы не хотел развивать бизнес и зарабатывать больше.

В этом и загвоздка: без учета развивать бизнес не получится.

Без учета вы не сможете масштабировать магазин 

Это не запугивание, а лишь констатация факта. Отсутствие учета всегда ведет за собой ворох проблем по всем фронтам:

• Ошибки поставок и неэффективная работа с поставщиками. Без учета товаров вы можете не заметить, что продукции пришло меньше, чем вы заказали, переплачивать поставщику или работать в долг.  
• Воровство имущества или денег. Постоянные недостачи, нехватка средств в кассах, пропажа товаров со склада или витрины — без учета товаров вы не заметите момент кражи и постоянно будете покрывать убытки из своего кармана.
• Пустые полки и низкий товарооборот. Без качественного учета вы не сможете контролировать остатки на складе. А некоторые товары будут залеживаться на полках месяцами из-за неправильно сформированного ассортимента — вы просто не будете знать, что правда нужно вашим клиентам. 

• Постоянная нехватка денег на счетах. Продажи есть, денег нет? Все потому, что вы не отслеживаете денежный поток и не планируете бюджет на закупку товаров. Это чревато кассовым разрывом.
  
  

Это не все неприятные последствия отсутствия учета, но и их достаточно, чтобы наконец задуматься о качественном автоматизированном учете товаров. Давайте рассмотрим, что это, подробнее. 

Для чего нужен учет товара

Что такое учет товара? Учет товаров — это отслеживание пути товара от приема от поставщика до продажи клиенту и фиксирование операций на всех этапах: 

• поступление товара и размещение на складе
• перемещение товара 
• продажа товара
• списание товара со склада

Для чего нужен учет товара? Учет товаров помогает понимать, что происходит с товаром в магазине, оптимизировать процессы и бюджет на закупки, сформировать привлекательный ассортимент и избежать воровства. 

Как вести учет товара в магазине вручную? Если ассортимент маленький, можно попробовать вести учет в таблице. Если номенклатур побольше и ваш магазин не ларек на обочине, а площадка с десятками товаров, забудьте о ручном учете в таблицах и блокнотах. 

Больше товаров — больше времени на учет, а значит, нужно применять систему, которая обеспечивает полную автоматизацию магазина и упрощает учет, экономя время сотрудников и руководителя. А если еще и онлайн-кассу интегрировать с такой системой учета, у вас будет полный набор для качественной работы магазина. 

Кто должен вести учет товаров? Ответственность за учет товаров в магазине должен нести продавец или специально назначенный для этого сотрудник (если магазин большой). Этот человек должен иметь знания в области бухгалтерского учета и управления складскими запасами, а также понимать политику и процессы магазина.

Какие схемы учета товаров известны?

1. Схема регулярной инвентаризации. Эта схема включает в себя отслеживание уровня складских запасов в режиме реального времени, что позволяет руководителям магазинов иметь актуальную информацию о товарах в любое время. А значит, более точно информировать об этом клиентов. Такая схема работает только при наличии системы учета.
2. Система периодической инвентаризации. Эта система требует физического подсчета товаров в наличии через регулярные промежутки времени (обычно ежемесячно или ежеквартально). Затем результаты сравниваются с записями с предыдущих инвентаризаций запасов для выявления любых несоответствий, которые могут появиться между учетным и фактический количеством товара на складе.
3. First In, First Out (FIFO): Эта схема предполагает, что товары, закупленные первыми, будут первыми проданы клиентам. Акцент делается на учет времени, когда они были приобретены, а не когда они были проданы или использованы в других целях.
4. Last In, Last Out (LIFO): Эта схема работает аналогично FIFO, но вместо этого предполагает, что товары, закупленные последними, будут проданы первыми. Поэтому при учете важно обращать внимание на то, когда они были приобретены в последний раз. 
5. Метод средней стоимости. При использовании этого метода стоимость каждого товара определяется с учетом его средней цены в течение определенного промежутка времени. Это позволяет руководителям магазинов точно отслеживать затраты на закупку, даже если цены колеблются.
6. Метод средневзвешенной стоимости. Этот метод аналогичен методу средней стоимости, но при расчете затрат он учитывает количество приобретенных товаров вместе с их ценой. Этот метод позволяет руководителям магазина более точно отслеживать затраты на товары, приобретаемые оптом.

Как можно вести учет товара

Давайте рассмотрим пошаговый план учета товаров в магазине. Чем четче вы сможете представить идеальную модель, тем легче ее будет воплотить в реальность.

1. Получение товара. На этом этапе проверьте наличие повреждений или несоответствий в количестве и качестве полученных товаров. Не забудьте задокументировать все результаты во избежание недопониманий с поставщиками.
2. Оприходование. Введите данные о каждом товаре в систему учета. Чем больше подробной информации вы укажите, тем лучше (название, описание, полученное количество, стоимость единицы, общая стоимости за партию и т. д.)
3. Безопасное хранение товаров. Разместите товары в специально отведенных местах для хранения в соответствии с их типом и размером, чтобы их можно было легко найти при необходимости.
4. Отслеживание запасов. Регулярно контролируйте состояние запасов с помощью инвентаризации. Это поможет вам отслеживать, что доступно в данный момент, чтобы товары в магазине не заканчивались неожиданно в периоды высокого спроса. Также это поможет избежать краж.
5. Учет товарных операций.Обновляйте записи всякий раз, когда работаете с товарами на складе: принимаете, перемещаете, списываете или продаете. Чем точнее ведется учет товарных операций, тем актуальнее сведения об уровне складских запасов на руках у владельца магазина.

Как вести учет товаров в магазине с помощью системы учета

Мы покажем, как ввести учет товаров в RemOnline. Это программа, которая автоматизирует учет на всех этапах от расчетов с поставщиком до повторного обслуживания клиента.

1. Оприходуйте на склад имеющуюся продукцию. Это откроет доступ к продажам, позволит контролировать остатки и определять популярные у клиентов товары.

2. При оприходовании настройте цены и задайте минимальные остатки товара, чтобы не работать себе в убыток и вовремя пополнять запасы. 

3. Сделайте продажу, а программа спишет товар со склада. При продаже занесите данные клиента в систему, чтобы расширять клиентскую базу и оповещать клиентов об акциях и скидках.

4. Примите оплату в кассу. Программа поддерживает как наличные, так и безналичные расчеты, кассовое оборудование. 

5. Настройте процентные начисления от продаж для сотрудников, чтобы мотивировать их продавать больше товаров. А Анализ ассортимента покажет, какие товары нужны вашим клиентам. 

6. Анализируйте продажи и ведите контроль товарооборота, отслеживайте движение денежных средств, сезонность, средний чек и другие показатели на отчетах и графиках и принимайте управленческие решения, которые помогут масштабировать магазин.

Да, кроме фиксирования операций в программе вам ничего не нужно делать — расчеты и сведение показателей происходит автоматически. С качественным учетом товара развитие магазина будет происходить планомерно и предсказуемо, чего вам и желаем! ;)

comments powered by Disqus