Como a Alma Auto Ampliou Sua Rede de Oficinas de Automóveis com o RemOnline

Dimensionamento Mais Inteligente: o Sucesso da Alma Auto em Cinco Locais

Índice

De Uma Garagem a Uma Rede de Serviços Próspera
Um Sistema Centralizado que Alimenta toda a Rede
A Necessidade de Uma Solução com Capacidade de Rede
Central de Atendimento Multilíngue com Insights em Tempo Real
Mensagens Multicanal: SMS, WhatsApp e Mídias Sociais
Fluxo de Trabalho Automatizado de Admissão de Carros
Histórico Completo do Cliente e KPIs para Visitas Repetidas
Inventário Eficiente e Controle de Estoque
Painéis em Tempo Real e KPIs de Desempenho de Filiais
Integração Fácil e Interface Intuitiva
Por Que o RO App é a Melhor Solução para o Gerenciamento de Garagens

De Uma Garagem a Uma Rede de Serviços Próspera

Julia e Michał Wilczynski, coproprietários da Alma Auto, abriram sua primeira oficina de automóveis em Wrocław, Polônia, logo após se mudarem do exterior. O que começou como um experimento para testar o mercado e fazer contatos rapidamente se transformou em uma próspera rede de cinco estações de serviço com 45 funcionários.

Suas funções são claramente definidas: Michał cuida das operações e da produção, enquanto Julia controla as finanças, o marketing e a sistematização.

Nosso objetivo é que a empresa funcione como uma máquina bem lubrificada. Queremos que os painéis destaquem os problemas e só intervenham quando necessário.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Este ano, sua principal meta é reduzir o envolvimento operacional diário para apenas três horas e avançar para o gerenciamento estratégico completo. Para fazer essa mudança, eles recorreram ao RO App.

Um Sistema Centralizado que Alimenta toda a Rede

Como muitas empresas de serviços em crescimento, a Alma Auto enfrentou o desafio de gerenciar operações em vários locais e, ao mesmo tempo, manter uma qualidade de serviço consistente. Eles precisavam de uma infraestrutura digital para todos os locais, a fim de unificar suas operações. Essa centralização se tornou a espinha dorsal da estratégia da Alma Auto, permitindo que eles:

• Manter um banco de dados de clientes centralizado e veículos, acessível de qualquer local.
• Atribua automaticamente ordens de serviço ao local certo com base na carga de trabalho e na especialização.
• Para fornecer um serviço personalizado, armazenamos e rastreamos históricos completos de comunicação, incluindo chamadas, mensagens e interações em mídias sociais.

Ver a jornada completa do cliente — do primeiro contato à fatura final — é inestimável. Isso nos ajuda a ajustar cada ponto de contato.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

A Necessidade de Uma Solução com Capacidade de Rede

A maioria dos softwares de reparo de automóveis no mercado polonês era insuficiente — eles se concentravam apenas nos processos da oficina ou não ofereciam suporte para gerenciamento de várias filiais e comunicação com o cliente. A Alma Auto testou muitos sistemas, até mesmo uma versão piloto de um deles, mas nenhum atendeu às suas necessidades de negócios em rede. O RO App foi o divisor de águas.

Fui imediatamente atraído pela interface do RO App. Ela não é apenas visualmente atraente — os detalhes bem pensados em todo o sistema simplificam nosso trabalho diário de uma forma que realmente faz a diferença. Tudo parece intuitivo e eficiente.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Central de Atendimento Multilíngue com Insights em Tempo Real

Os clientes da Alma Auto falam uma variedade de idiomas, portanto, a comunicação precisa ser rápida, clara e centralizada. A equipe integrou o VoIP da Zadarma com o RO App para enfrentar esse desafio, criando uma central de atendimento única e multilíngue para todas as cinco localidades.

As chamadas recebidas agora são:

• Registrados e encaminhados para o local correto.
• Vinculado a registros de clientes no RO App.
• Avaliado em relação ao script de chamada da recepcionista com base em conversas reais e gravadas.

A integração do VoIP melhorou a forma como gerenciamos os contatos. Milhares de chamadas gravadas no RO App nos ajudaram a criar um script de recepcionista que garante um serviço consistente.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Agora, eles planejam analisar o desempenho do script, monitorando o grau de conversão das chamadas em compromissos confirmados com o cliente.

Para melhorar ainda mais a qualidade, a Alma Auto está introduzindo pesquisas de NPS após cada visita do cliente, o que lhes permite obter feedback e otimizar a prestação de serviços em tempo real.

Mensagens Multicanal: SMS, WhatsApp e Mídias Sociais

Reconhecendo que os clientes preferem diferentes canais de comunicação, a Alma Auto usa o RO App para envolver os clientes por meio de:

• Notificações por SMS para confirmações de reservas, atualizações do status do veículo e acompanhamentos.
• Mensagens automatizadas para chamadas perdidas, informando aos clientes que eles foram ouvidos.
• Integrações com o Facebook e o Instagram para capturar DMs sociais e encaminhá-las para a fila de atendimento.

Cada interação é registrada e vinculada ao registro do cliente no software de comunicação com o cliente da RO App, tornando o acompanhamento mais rápido e personalizado.

Os clientes apreciam a rapidez e a clareza de nossas atualizações. O SMS é especialmente eficaz, pois gera confiança e os mantém informados em todas as etapas.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Essa configuração omnichannel garante que nenhuma mensagem seja perdida e que todas as filiais possam seguir os mesmos padrões de comunicação.

Comunicações centralizadas com os clientes na aplicação RO

Fluxo de Trabalho Automatizado de Admissão de Carros

Antes do RO App, o processo de registro e acompanhamento de serviços na Alma Auto era demorado e inconsistente. Agora, com a ajuda da automação e de ferramentas inteligentes, eles criaram um fluxo de trabalho de admissão contínuo e dimensionável que abrange todas as etapas da jornada do cliente.

Com o RO App, o processo de admissão de carros é agora:

• Totalmente digitalizado: cada veículo é registrado com modelos estruturados de ordens de serviço.
• Automatizado com gerenciamento de ordens de serviço inteligente e atualizações de status que refletem o progresso em tempo real.
• Aprimorado com identificação VIN, permitindo a correspondência precisa de veículos e o rastreamento de serviços.

A Alma Auto adicionou uma lista de verificação técnica pré-reparo ao seu fluxo de trabalho para inspeções visuais rápidas de componentes críticos. Agora, todos os veículos passam por uma breve inspeção antes do início do trabalho, o que aumenta a consistência e o controle de qualidade. Eles também abriram uma nova função — chefe da área de reparos — responsável por supervisionar a administração das ordens de serviço.

A equipe se beneficia de modelos de documentos pré-configurados que preenchem automaticamente os campos de dados e imprimem instantaneamente. Isso reduz drasticamente os erros de papelada e elimina a entrada manual de formulários de rotina, como faturas, relatórios de inspeção e contratos de serviço.

Um dos recursos de maior impacto para a equipe foram os Pacotes — conjuntos de serviços pré-embalados que incluem toda a mão de obra e peças necessárias. Eles são especialmente úteis para serviços solicitados com frequência, como instalações de equipamentos de gás.

Conjuntos de serviços/produtos/promoções na RO App

Os pacotes são uma verdadeira salvação. Tudo é agrupado antecipadamente — obras, peças, mão de obra. Reduzimos o tempo de processamento em 500%!

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Por fim, os proprietários usam o software de relatórios analíticos e o aplicativo móvel RO App Dashboard para monitorar as operações e o fluxo de caixa em tempo real. Essa transparência ajudou a melhorar o controle financeiro, permitindo que eles tomassem decisões rápidas e ficassem a par do desempenho da filial, mesmo em trânsito.

Histórico Completo do Cliente e KPIs para Visitas Repetidas

No centro de um excelente atendimento ao cliente está a capacidade de entender e responder às necessidades do cliente — não apenas no momento, mas ao longo do tempo. Com o software de gerenciamento de oficinas, a Alma Auto pode acessar o histórico completo da interação de cada cliente com a empresa em todas as filiais.

Cada funcionário tem acesso a um feed de eventos que inclui:

• Ordens de serviço anteriores e trabalhos realizados
• Peças de reposição usadas
• Alterações no status do serviço
• Registros de comunicação, incluindo registros de chamadas e histórico de mensagens

Essa visão completa permite que a equipe responda rapidamente às perguntas dos clientes, esclareça trabalhos anteriores e resolva disputas com confiança.

Feed detalhado do evento na ordem de serviço

Se um cliente tiver dúvidas sobre um reparo anterior, podemos consultar instantaneamente seu histórico de serviços — pedidos, peças e até mesmo conversas telefônicas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e gera confiança.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Além da visibilidade, a Alma Auto acompanha ativamente o KPI de visitas repetidas, um indicador valioso da qualidade do serviço e da satisfação do cliente. O KPI ajuda a equipe a analisar a frequência com que os clientes retornam e a eficácia com que a equipe lida com relacionamentos de longo prazo com os clientes.

Essa abordagem orientada por dados fortalece a fidelidade do cliente e, ao mesmo tempo, ajuda a equipe a refinar as operações e a elevar a experiência geral do cliente.

Inventário Eficiente e Controle de Estoque

As peças de reposição e os consumíveis são gerenciados de forma centralizada no software de gerenciamento de estoque do RO App. Cada filial opera seu próprio depósito, mas tudo é interligado por meio de um sistema central. Essa configuração permite:

• Todo o estoque é visível em todos os locais
• As transferências entre agências são rápidas e rastreáveis
• As auditorias mensais são mais fáceis com relatórios e registros claros
  
  

Não há mais compras duplicadas. Se uma peça estiver disponível em outro lugar, nós a transferimos. Isso mantém nossos níveis de estoque enxutos e eficientes.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

As auditorias de estoque na Alma Auto costumavam ser demoradas. Agora, com o software de registro de estoque da RO App, tudo é registrado e fácil de verificar, melhorando a precisão e reduzindo o excesso de estoque.

Liquidação de saldos em armazém virtual

Painéis em Tempo Real e KPIs de Desempenho de Filiais

Com cinco locais, a Alma Auto conta com o software de painel de negócios e os relatórios analíticos do RO App para se manter informada sem estar no local todos os dias. Os gerentes e proprietários podem acompanhar:

• Valor médio do cheque
• Número de trabalhos concluídos
• Produtividade de cada membro da equipe
• Cumprimento de metas em nível de filial

As reuniões semanais da equipe são orientadas por esses dados, permitindo que os gerentes das filiais apresentem seus números, discutam o progresso e adaptem a estratégia de acordo com eles.

Definimos planos e acompanhamos a dinâmica de sua execução em cada filial. Isso nos dá uma visão clara do desempenho, de modo que podemos ajustar a estratégia rapidamente quando necessário.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Além dos principais KPIs, a Alma Auto acompanha o desempenho da equipe de aceitação usando indicadores específicos, como o número de avaliações positivas do Google e as vendas adicionais feitas durante a entrada de serviços. Isso ajuda a equipe a se manter responsável e motivada.

Integração Fácil e Interface Intuitiva

A interface do RO App foi projetada para ser adotada rapidamente. Recentemente, quando a Alma Auto integrou vários novos funcionários, eles começaram a trabalhar em poucos dias.

Em dois ou três dias, nossa nova equipe tinha total domínio do sistema. A interface é clara e tudo está onde deveria estar.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

Até mesmo o novo recurso beta do RO App, o Bookings Calendar, foi bem recebido, oferecendo mais maneiras de gerenciar efetivamente o tempo e os recursos.

Por Que o RO App é a Melhor Solução para o Gerenciamento de Garagens

Após um ano de trabalho com o RO App, a Alma Auto atingiu um nível totalmente novo de maturidade comercial. O que começou como uma rede crescente de oficinas de automóveis é agora uma organização altamente estruturada e orientada por dados, equipada com as ferramentas necessárias para crescer com eficiência e confiança.

Se você tem um negócio de garagem de carros em expansão, veja por que Julia recomenda o RO App:

• Escalabilidade: Uma plataforma para gerenciar todas as filiais, todas as equipes e todos os processos.
• Comunicação centrada no cliente: Diferentemente de outras soluções, o RO App oferece comunicação multicanal integrada, facilitando a conexão com os clientes onde quer que eles estejam.
• Consistência do processo: Modelos, pacotes e automação simplificam cada etapa.
• Visibilidade dos dados: Análises, KPIs e relatórios em tempo real permitem uma rápida tomada de decisões.

O RO App é uma ótima ferramenta para escalonamento. Com todos os nossos processos já no sistema, é fácil conectar um novo local ou um novo funcionário e colocá-los para trabalhar imediatamente.

Julia Vilchynska

Coproprietário

Alma Auto

A equipe do RO App tem orgulho de apoiar o crescimento e o sucesso da Alma Auto. A jornada deles é um exemplo claro de como a tecnologia certa, aliada a uma equipe de liderança com visão de futuro, pode transformar as operações e atingir novos níveis de desempenho.

Estamos animados para ver o que virá a seguir para a Alma Auto — e estamos prontos para continuar construindo juntos o futuro do setor de reparos e serviços automotivos.