Como o RemOnline Ajudou Este Negócio de Instalação de Janelas a Se Organizar e Crescer

Descubra como Anna e Dmitriy começaram um negócio bem-sucedido de instalação de janelas do zero depois de se mudarem à Israel. Graças ao RemOnline, eles automatizaram processos e melhoraram o atendimento ao cliente para se concentrarem totalmente no crescimento dos negócios.

No ano e meio desde que a empresa foi fundada, o casal estudou o mercado, criou processos internos e se preparou para crescer. Eles estavam recebendo muitas ordens de serviço, mas não tinham pessoal suficiente. Não era mais interessante para eles fazer tudo por conta própria. Eles queriam delegar e seguir em frente.

Dmytro Alfir, coproprietário da Okna Alfir

Transformação de Vida com a Decisão de Automatizar os Processos de Negócios

Antes de contratar funcionários, Anna e Dmytro decidiram organizar e otimizar adequadamente o fluxo de trabalho e os processos comerciais. Assim, começaram a procurar um software de gerenciamento de serviços de campo. Os proprietários estavam convencidos de que era impossível delegar tarefas a novos representantes sem um sistema bem planejado e um software moderno por trás. Nós da RemOnline compartilhamos suas opiniões.

Estávamos recebendo muitas ordens de serviço, mas não tínhamos pessoal suficiente, e queríamos aumentar nossas operações. Tínhamos que organizar e manter registros do nosso trabalho para que novas pessoas pudessem trabalhar de acordo com o nosso fluxo de trabalho. Queríamos delegar esses processos, mas ainda ter controle sobre eles. O crescimento de nossos negócios não teria sido possível sem o RemOnline.

Anna Alfir

Coproprietária

Okna Alfir

Anna encontrou o RemOnline por meio de um anúncio e decidiu experimentá-lo. O casal não tinha experiência com sistemas desse tipo e não sabia por onde começar. Assim, primeiro eles solicitaram uma demonstração do produto para ver do que o programa era capaz e como ele poderia atender às suas necessidades. Em seguida, com a ajuda dos gerentes de onboarding do RemOnline, eles fizeram todas as configurações de conta necessárias e estabeleceram fluxos de trabalho com base nos processos existentes da empresa. Agora, Anna é uma usuária confiante do sistema, mas quando ela tem perguntas ou solicitações específicas, o suporte ao cliente do RemOnline é útil. De acordo com Anna, o proprietário de uma empresa precisa se envolver no processo de digitalização porque a organização dos negócios é a única coisa que não pode ser delegada.

Software de Gerenciamento de Serviços de Campo Acelera o Processamento de Ordens de Serviço

O software para negócios de instalação de janelas ajuda a melhorar a comunicação entre o escritório e a equipe de campo, rastrear facilmente o status das ordens de serviço e atribuir tarefas, o que aumenta significativamente a eficiência da empresa e a satisfação do cliente.

Cartões de Ordens de Serviço Personalizadas

O principal objetivo da empresa era criar um processo de colaboração eficaz entre todos os membros da equipe envolvidos no processamento de ordens de serviço. Por um lado, os instaladores de janelas se concentram principalmente nos detalhes técnicos do projeto, nas solicitações do cliente e nos requisitos de instalação e nem sempre conseguem coletar todas as informações necessárias sobre o cliente para a equipe do escritório. Por outro lado, o escritório precisa de detalhes como os endereços dos clientes, quanto eles pagam e que tipo de fatura precisam gerar. Podem ocorrer mal-entendidos e perda de tempo, o que custa caro.

Trabalho concluído por Okna Alfir

O RemOnline melhorou significativamente a comunicação da equipe, tornando-se um elo entre as duas partes: o escritório e as instalações de produção e instalação — sem a necessidade de chamadas de ida e volta para esclarecer todos os detalhes da ordem de serviço. A capacidade do RemOnline de sincronizar a operação do escritório e o serviço de produção e instalação de janelas é crucial para os proprietários.

Anna trabalha com a versão web do RemOnline em um notebook do escritório, enquanto Dmitry usa o aplicativo móvel RemOnline Work Order. Todos veem as informações mais importantes e relevantes graças aos cartões de ordem de serviço e de cliente configurados corretamente. 

Anna gosta de falar com os clientes com um cartão de ordem de serviço aberto à sua frente. Isso permite que ela não se esqueça de nada e colete as informações necessárias para o início do projeto. Há muitos pontos a serem esclarecidos, como, por exemplo, se o prédio tem elevador ou como estacionar perto das instalações. Como um vidro de janela pesa 200 kg, é muito importante levar em conta todos os detalhes. E Dmitry faz o upload de desenhos e fotos para a ordem de serviço. Toda essa manutenção de registros economiza tempo e simplifica o processo de instalação. Como resultado, todos têm uma visão completa do projeto com todos os dados necessários.

Tabela de ordens no RemOnline

Eu insiro tudo no sistema, e Dmitry o abre em seu smartphone. Não há necessidade de esclarecer nada. Semelhante a um conjunto de construção, configuramos a exibição das informações de que preciso, e meu marido tem o que precisa para seu trabalho. Isso é ótimo. Não se trata apenas de sincronização. É a capacidade de usar as informações de que você precisa sem passar muito tempo ao telefone com o cliente, o fornecedor ou seus funcionários.

Anna Alfir

Coproprietária

Okna Alfir

Geração Rápida de Cotações e Faturas

Além de economizar tempo com a papelada, os proprietários consideram útil o fato de todos os dados estarem em um único programa, desde a descrição e os desenhos do projeto até os cálculos de custo do trabalho e os detalhes do cliente. Não há mais dezenas de planilhas do Excel, blocos de notas e fotos em seus telefones para combinar o tempo todo. Quando Dmytro dirige, ele simplesmente abre o aplicativo de ordens de serviço, toca duas vezes e traça a rota até o cliente no Google Maps. Quando os clientes fazem pagamentos antecipados, Anna vê imediatamente o valor a ser cobrado, o que deve ser feito dentro do prazo para cumprir as exigências legais locais.

Anteriormente, as faturas dos clientes eram preenchidas manualmente, mas agora elas são geradas automaticamente durante o processamento de uma ordem de serviço — de forma rápida, conveniente e sem cálculos manuais. Em seguida, todos os dados são transferidos para o contador para a emissão de relatórios fiscais.

O RemOnline nos impressionou com a facilidade com que a emissão de faturas pode ser feita. Como todas as informações da ordem de serviço já estão lá, elas são automaticamente obtidas quando a fatura é gerada. Em seguida, ela é imediatamente recebida pelo nosso contador, que gera todos os relatórios necessários.

Anna Alfir

Coproprietária

Okna Alfir

Melhoria do Atendimento ao Cliente Como um Ponto de Crescimento

Os proprietários acreditam que outra vantagem significativa do uso do RemOnline é melhorar o atendimento ao cliente e, portanto, a competitividade no mercado. A Okna Alfir já estabeleceu sua posição no mercado graças à qualidade de seus serviços, mas sempre há espaço para crescimento. A oportunidade mais óbvia é a coleta de feedback relevante e oportuna ou notificações de ofertas especiais para clientes fiéis. Muitas empresas do mercado negligenciam esse aspecto, embora ele também possa ser automatizado no RemOnline, o que lhe dá tranquilidade.

Informe “Feedback do cliente” no RemOnline

O RemOnline torna possível não pensar em ligar ou enviar mensagens de texto para o cliente em um ano, perguntando sobre a condição das janelas ou lembrando-o da garantia. Ou seja, temos uma conexão com nossos clientes e não precisamos pensar: “Ah, fizemos uma instalação neste dia no ano passado. Vamos lembrar o cliente de nossos serviços'. Tudo isso pode ser feito automaticamente, o que nos dá uma vantagem competitiva.

Anna Alfir

Coproprietária

Okna Alfir

Automação Futura e Metas de Crescimento do Negócio

As tarefas futuras incluem manter os registros do depósito e o gerenciamento de funcionários no RemOnline para que, quando novas pessoas forem contratadas, todos vejam as informações necessárias em suas áreas de responsabilidade. Anteriormente, o recrutamento de novas pessoas para a equipe era uma questão de preocupação. Mas agora que o RemOnline simplificou os processos e a comunicação, ficou claro como tudo deve ser organizado para o crescimento dos negócios.

Anna e Dmytro têm planos ambiciosos. Eles acreditam que não vale a pena passar a vida trabalhando manualmente quando muitas coisas podem ser automatizadas. O casal quer se concentrar no crescimento dos negócios para garantir que seus filhos tenham sua própria história familiar, contando como seus pais vieram da Ucrânia e, mais tarde, construíram sua própria fábrica de processamento de alumínio. Nós do RemOnline apreciamos as aspirações de nossos usuários e desejamos a Anna e Dmytro muita sorte na realização de seus sonhos.