Como Manter o Controle das Ordens de Serviço: Boas Práticas e Dicas

Os proprietários de empresas sabem que o gerenciamento de ordens de serviço é fundamental para o bom funcionamento de seus negócios. Mas quais são as melhores maneiras de gerenciar as solicitações dos clientes? Este guia o ajudará a começar a organizar suas ordens de serviço com máxima eficiência.

Índice

O Básico do Gerenciamento Eficiente de Ordens de Serviço
Por Que é Importante Gerenciar Ordens de Serviço?
6 Dicas para Controlar Suas Ordens de Serviço
Como Escolher o Melhor Aplicativo de Ordem de Serviço
Reflexões Finais

O Básico do Gerenciamento Eficiente de Ordens de Serviço

Manter o controle das ordens de serviço é crucial em empresas que prestam serviços, pois ajuda a organizar as solicitações de trabalho, programar e atribuir recursos às tarefas e controlar o progresso do trabalho.

O Que é Uma Ordem de Serviço?

As ordens de serviço são solicitações de serviços ou produtos específicos a serem entregues ou fabricados, geralmente de um cliente para um fornecedor. As ordens de serviço podem ser para diferentes trabalhos de reparo, serviços de campo, solicitações de manutenção ou projetos específicos. Como documento, uma ordem de serviço solicita ou autoriza a prestação de um serviço específico. Por exemplo, você pode gerar ordens de serviço para reparos de celulares, instalações de telhados, procedimentos de manutenção preditiva ou alterações em roupas.

Há alguns aspectos a serem considerados ao criar ordens de serviço:

• Quem é o cliente?
• Qual é o trabalho a fazer?
• Quais são as especificações?
• Quais são as datas de entrega?
• Quais são os custos?
• Quem irá realizar o trabalho?
• Como o trabalho será controlado e monitorado?

A criação de ordens de serviço pode parecer assustadora, mas quanto mais você faz isso, mais fácil se torna. Além disso, muitas soluções de gerenciamento de ordens de serviço com modelos, preenchimento automático, visibilidade de dados em tempo real e opções de personalização podem ajudá-lo a simplificar a manutenção de registros.

Como Processar uma Ordem de Serviço

1. Inclua o máximo de informações possível em uma ordem de serviço para garantir que o trabalho seja feito de acordo com suas especificações e com as solicitações do cliente.
2. Adicione peças sobressalentes, equipamentos, consumíveis ou outros itens necessários para o trabalho.
3. Atribua a ordem de serviço a um técnico ou equipe disponível.
4. Notifique a pessoa ou o departamento de que a ordem de serviço foi atribuída a eles (por meio de mensageiros ou notificações por e-mail).
5. Monitore o andamento da ordem de serviço e forneça atualizações conforme necessário.
6. Feche a ordem de serviço quando ela for concluída.

Como Fechar uma Ordem de Serviço

Você precisará realizar algumas etapas finais para fechar adequadamente uma ordem de serviço. Primeiro, certifique-se de que todo o trabalho realizado esteja adequadamente documentado: os serviços prestados estão registrados, as peças corretas foram usadas e o trabalho foi feito de forma satisfatória para o cliente. Quando a documentação estiver concluída, você deverá enviar a ordem de serviço para aprovação ou atualizar o status da ordem de serviço de acordo com seu fluxo de trabalho do processo de conserto.

Por Que é Importante Gerenciar Ordens de Serviço?

A ordem de serviço ajuda a controlar o trabalho que foi concluído, o trabalho que está em andamento e o que está programado para o futuro. Essa também é uma maneira eficaz de rastrear os custos associados a cada trabalho. Ao criar ordens de serviço para cada solicitação de serviço e acompanhar os materiais usados e as horas trabalhadas, você pode acompanhar mais facilmente suas despesas na execução em si e certificar-se de que está cobrando o suficiente por seus serviços. A longo prazo, você saberá se a empresa está obtendo lucro em cada trabalho e se o cliente está recebendo o que espera pelo seu dinheiro.

Como as ordens de serviço são exibidas no RemOnline

6 Dicas para Controlar Suas Ordens de Serviço

Dica 1. Use uma solução de software que seja especificamente projetada para o rastreamento eletrônico do trabalho que foi concluído. Você pode acompanhar o progresso e garantir que tudo ocorra sem problemas. Verifique se você tem um sistema para atribuir ordens de serviço a funcionários específicos e instruções detalhadas sobre o processamento de ordens de serviço. Assim, todos conhecem suas responsabilidades e o trabalho é concluído no prazo.

Dica 2. Crie modelos para documentos padrão que você precisa gerar ao processar ordens de serviço. Por exemplo, com o intuitivo editor de modelos do RemOnline, você pode editar campos personalizados e ativar o preenchimento automático em todos os documentos típicos, como cotações e faturas. Dessa forma, os dados variáveis armazenados em sua conta já estarão lá quando você gerar um documento a partir de ordens de serviço ou vendas. Seus funcionários não precisarão mais inserir manualmente informações sobre clientes, produtos ou ordens de serviço.

Captura de Tela do Editor de Modelos de Documentos no RemOnline

Dica 3. Monitore o progresso do trabalho, não apenas o resultado — para evitar prazos perdidos e clientes decepcionados, você deve acompanhar todo o processo de fluxo de trabalho, desde as solicitações até a conclusão. Dessa forma, você pode resolver os problemas antes do vencimento da ordem de serviço.

Por exemplo, no software de gerenciamento de ordens de serviço RemOnline, é possível controlar os prazos e cada etapa do processamento da ordem de serviço usando status. Basta configurar as regras de mudança de um status para outro para criar diferentes fluxos de trabalho para diferentes tipos de ordens de serviço. Além disso, é possível configurar limites de tempo de status para cada status, de modo que você possa ver onde o processo está atrasado.

Visão Geral da Ordem de Serviço no RemOnline

Dica 4. Depois que uma ordem de serviço é colocada, podem ocorrer algumas alterações nos requisitos ou solicitações adicionais do cliente. Manter seus funcionários atualizados é essencial para manter um ambiente de trabalho produtivo e organizado. Ao usar o RemOnline, você pode configurar notificações automáticas para os funcionários por SMS ou e-mail quando houver alterações em suas ordens de serviço ou quando lhes for atribuída uma nova tarefa.

Dica 5. Faça com que seus clientes sintam que têm controle sobre a situação, permitindo que eles acompanhem o status de suas ordens de serviço durante todo o processo. Isso acalmará e dará confiança de que sua ordem de serviço está sendo trabalhada. No RemOnline, os clientes podem monitorar suas ordens de serviço com notificações automáticas de alterações de status ou por meio de um widget de status no site da empresa.

Configurando alertas automáticos no RemOnline

Dica 6. Acompanhe seus clientes para garantir que eles estejam satisfeitos com o trabalho realizado, de modo que seja mais provável que eles usem seus serviços no futuro. Você também pode pedir a eles que avaliem seus serviços em um site como o Yelp ou o Google. Isso pode ajudar outros clientes em potencial a conhecer sua empresa e decidir se querem usar seus serviços. 

No RemOnline, o envio de uma solicitação de revisão ao seu cliente após a conclusão de uma ordem de serviço é um processo totalmente automatizado. Basta criar um modelo com uma mensagem e uma variável com um link para o cliente para um formulário de avaliação. O programa usará esse modelo para enviar solicitações automáticas por e-mail ou SMS após o fechamento da ordem de serviço.

Como Escolher o Melhor Aplicativo de Ordem de Serviço

Ao escolher o aplicativo de ordem de serviço adequado para o gerenciamento de serviços de campo, reparos ou manutenção, considere os seguintes fatores vitais:

• Avalie suas necessidades e requisitos específicos. Considere o tamanho da sua organização, a complexidade dos processos de reparo ou manutenção existentes e os principais recursos e funcionalidades de que você precisa em um aplicativo. Procure um aplicativo que ofereça modelos personalizáveis de ordens de serviço, programas de manutenção preventiva, rastreamento de estoque, histórico completo de manutenção e a capacidade de gerar relatórios e análises.
• Certifique-se de que o aplicativo seja fácil de usar e ofereça acessibilidade entre dispositivos, o que afeta a adoção e a facilidade de uso para suas equipes de serviço de campo, pessoal de escritório ou equipes de manutenção.
• Leia avaliações e busque recomendações de outros profissionais do seu setor para obter insights valiosos sobre a eficácia e a confiabilidade de diferentes aplicativos de ordens de serviço.

Reflexões Finais

O processo de gerenciamento de ordens de serviço é essencial para a administração de uma pequena empresa bem-sucedida. Ele pode ajudá-lo a monitorar o trabalho que precisa ser feito, quando precisa ser feito e quem é responsável por ele. A maneira mais eficaz de gerenciar ordens de serviço é usar um software de gerenciamento de qualidade, no qual é possível acessar informações detalhadas sobre cada ordem de serviço em segundos, como as tarefas concluídas, o tempo necessário para concluir o trabalho e o custo dos materiais usados. Você também pode acompanhar o progresso de cada ordem de serviço, atribuir tarefas a técnicos e gerentes de manutenção e acompanhar seus clientes após a conclusão de uma ordem de serviço.