Melhores Práticas de Gerenciamento de Ordens de Serviço

Descubra como gerenciar melhor as ordens de serviço em oficinas mecânicas e empresas de serviços de campo.

Índice

O Que São Ordens de Serviço?
Como Organizar Ordens de Serviço
Relatórios de Ordens de Serviço
Reflexões Finais

O Que São Ordens de Serviço?

Uma ordem de serviço é uma solicitação formal de um cliente para a prestação de serviços. É possível usar diferentes tipos de ordem de serviço — quantos e com que prioridade depende de seus serviços, de como você faz negócios e do número de operações diárias realizadas por seus funcionários. Aqui estão alguns exemplos de seu agrupamento:

Rotina e Urgente. As ordens de serviço de rotina são normalmente enviadas com 30 a 60 dias de antecedência para serviços de reparo, atualizações de eficiência energética ou agendamento de serviços. As urgentes são ordens de serviço ou trabalho de conserto que são necessárias imediatamente, normalmente com aviso prévio de 24 a 48 horas.

Pagamento e Garantia. Você pode usar esse agrupamento se quiser usar um sistema automático de cálculo da folha de pagamento para os funcionários: uma recompensa baseada em porcentagem para reparos regulares e uma taxa personalizada para trabalhos em garantia.

Por Dispositivos ou Locais. Use esse agrupamento se você tiver um local especializado em reparos de AVAC e outro em eletrodomésticos. Você também pode dividir os trabalhos em ordens de serviço "na loja" e "no campo" se você oferecer os dois tipos de serviços.

Essas são apenas algumas das ideias; como você pode ver, existem possibilidades ilimitadas de personalização.

Como Organizar Ordens de Serviço

Uma tática crucial para manter seu negócio funcionando sem problemas é ter um sistema confiável para lidar com ordens de serviço. Há inúmeras maneiras de lidar com eles, dependendo da extensão do sistema que você está tentando estabelecer.

Uma maneira seria ter um sistema em que os funcionários fossem responsáveis pela execução das ordens de serviço de forma independente, ou seja, a pessoa que trouxesse a ordem de serviço para a empresa teria que saber quais recursos são necessários para a execução.

Outra maneira seria ter uma lista de recursos para cada ordem de serviço que pode ser executada pelo trabalhador ou membro da equipe que estiver disponível.

Seja qual for o caminho que você decidir seguir, há duas coisas que você deve fazer para implementar um sistema eficaz: mapear seu fluxo de trabalho e encontrar o melhor software de ordens de serviço que atenda a todas as necessidades da sua empresa.

Entendendo Seu Fluxo de Trabalho

Pense no trabalho que precisa ser realizado todos os dias. Considere todas as tarefas que precisam ser concluídas, as que são urgentes e as que podem esperar um pouco. Descreva o fluxo de eventos de cada tarefa. Coloque-os em uma ordem lógica de como devem ser feitos e escreva um nome para cada estágio do fluxo de trabalho. E voilà! Você pode usar esses nomes de status ao configurar sequências de status em seu sistema de rastreamento de ordens de serviço.

Gerenciamento de Ordens de Serviço Baseado em Nuvem

Sem uma tecnologia inovadora, seus esforços para organizar fluxos de trabalho eficazes resultariam em problemas potenciais, como perda de prazos, trabalho incompleto e clientes decepcionados.

Um sistema de gerenciamento de ordens de serviço é uma das melhores ferramentas para sua empresa. Ele não apenas ajuda você a se manter organizado, mas também o capacita a realizar mais em menos tempo. Por exemplo, ao usar o RemOnline, você será mais eficiente e produtivo ao reduzir o tempo necessário para localizar, priorizar, acompanhar e concluir uma ordem de serviço. Também oferece uma maneira de monitorar o desempenho dos funcionários, o que resulta em uma força de trabalho mais produtiva e eficiente.

A implementação desse sistema é acessível para pequenas empresas, pois esse software opera na nuvem e usa um modelo baseado em assinatura, de modo que você não precisa investir uma fortuna para começar. Um sistema de SaaS pode permitir que uma equipe inteira insira, rastreie e atualize rapidamente as ordens de serviço. Ele também pode garantir que todas as informações sejam inseridas pela pessoa certa no momento certo. Todas as ordens de serviço serão exibidas em uma exibição de tabela em que é possível classificá-las pelo tipo de trabalho, bem como por responsável, status ou urgência.

Captura de Tela das Ordens de Serviço no RemOnline

Relatórios de Ordens de Serviço

O acompanhamento de suas ordens de serviço permitirá que você veja quantos trabalhos precisa realizar por dia para manter a lucratividade, quantos estão disponíveis ou vencidos, o tipo de trabalho que está recebendo e quais deles são fechados com sucesso e muito mais. Com o controle de ordens de serviço e análises detalhadas, você terá uma ideia melhor do tempo que sua equipe leva para cumprir as ordens de serviço, com que frequência elas ficam atrasadas e se é necessário contratar mais ajuda.

Captura de Tela do Relatório de Ordens de Serviço no RemOnline

Reflexões Finais

As ordens de serviço são uma ferramenta organizacional que pode ajudar a informar o status do trabalho e o gerenciamento de materiais, além de melhorar o fluxo de trabalho de sua empresa. A organização das ordens de serviço é uma das coisas mais importantes que você pode fazer como gerente para aumentar a eficiência e a produtividade. Há muitos benefícios em usar o software de gerenciamento de ordens de serviço; por exemplo, você economizará tempo e dinheiro e poderá rastrear e identificar padrões que levam a ordens de serviço atrasadas ou a reparos mais caros.