Qué es una Factura

Guia do Empresário para Receber Pagamentos

Índice

O que é uma Fatura?
Por que as Empresas Precisam de uma Fatura?
Tipos de Faturas
Como Criar uma Fatura
Faturas em Contabilidade
Automação de Faturas e Seus Benefícios
Resumindo

No entanto, ela representa mais do que isso. As faturas são registros históricos de vendas essenciais para os processos financeiros da sua empresa. Portanto, refinar seu processo de faturamento pode ser fundamental para ajudar sua empresa a evitar problemas comuns, como atrasos nos pagamentos.

Neste guia, definiremos o que é faturamento e sua finalidade na contabilidade e nos negócios em geral.

O que é uma Fatura?

A definição da fatura é simples. É um documento formal que detalha o custo total devido após a venda de produtos ou serviços. Os distribuidores enviam esse documento a seus clientes detalhando os termos do negócio, incluindo itens entregues, método de pagamento e muito mais.

As faturas geralmente têm um número exclusivo e uma data de emissão atribuída a elas para facilitar o rastreamento. Isso ajuda a facilitar o processo de contabilidade e reconciliação. É essencial destacar que há diversas maneiras de transmitir uma fatura padrão.

O faturamento em papel é o mais comum, mas o comércio moderno exige que as empresas usem faturas eletrônicas. As empresas preferem a digitalização de documentos comerciais porque ela é à prova de erros e acelera o ciclo do pedido ao pagamento. Depois de explicar o que é uma fatura, vamos dar uma olhada no significado da fatura nos negócios.

Por que as Empresas Precisam de uma Fatura?

A maioria das pessoas pergunta: qual é a finalidade de uma fatura? As faturas desempenham um papel fundamental na administração de uma empresa, pois fornecem relatos detalhados das transações entre um distribuidor e um cliente. O documento estabelece a obrigação do cliente de pagar pelos produtos ou serviços entregues.

Além disso, as faturas ajudam a simplificar a contabilidade e a reconciliação, aumentando a transparência na gestão financeira. Então, para que serve uma fatura? Aqui estão os casos de uso para faturas:

Solicitação de Pagamentos

A coleta do pagamento é a principal função de uma fatura. Além de ser uma cobrança, é um documento legalmente aplicável que aciona o ciclo de pagamento. A fatura especifica as condições de pagamento, como descontos que influenciam o momento do fluxo de caixa e o comportamento do comprador.

As faturas também especificam os métodos de pagamento. As empresas de comércio moderno incluem links e QR Codes para suas carteiras de pagamento ou detalhes bancários, o que ajuda a reduzir os atrasos nos pagamentos. A fatura também especifica as penalidades para pagamentos em atraso, protegendo o cliente de uma lacuna de liquidez.

Manutenção de Registros

As faturas servem como um registro oficial de uma venda entre duas partes. As empresas as utilizam para documentar transações, ajudando você a entender o que foi vendido, por quanto e para quem. Para os distribuidores, as faturas são a prova das receitas, enquanto para os compradores, elas validam as despesas dedutíveis.

Gestão de Fluxo de Caixa

As faturas são ferramentas financeiras para planejamento. Os relatórios de contas a receber são cruciais para o acompanhamento das despesas não pagas, ajudando a priorizar as cobranças e a prever o fluxo de caixa.

As empresas podem usá-las para acompanhar os pagamentos em atraso. As faturas ajudam a gerenciar o crédito, mostrando o histórico de pagamentos de um comprador e informando as empresas sobre a concessão de crédito. Isso ajuda a minimizar a inadimplência e a gerenciar o fluxo de caixa.

Proteção Legal e Execução Contratual

Os distribuidores incorporam termos juridicamente vinculantes sempre que faturam clientes. Os fornecedores podem incluir termos como jurisdição, estipulando qual lei do país rege as disputas que possam surgir.

Os fabricantes podem incluir garantias na fatura para obrigá-los a resolver quaisquer defeitos em um produto dentro de um período específico. Uma fatura pode incluir termos como reembolsos ou devoluções que ajudam a substituir as políticas da loja se um produto apresentar problemas.

Gestão da Cadeia de Suprimentos e do Estoque

As faturas ajudam a vincular o inventário físico aos registros financeiros. Elas permitem que os fabricantes calculem o custo dos produtos para obter lucro. As faturas também ajudam a rastrear o estoque, conectando-se a sistemas de estoque como WMS e ERP para atualizar os estoques automaticamente. Com faturamento e pagamento pontuais, as relações com os parceiros comerciais são aprimoradas.

Tipos de Faturas

Dependendo do tipo de transação, as empresas criam várias faturas ao cobrar seus clientes. Com a estrutura de fatura padrão sendo a mais comumente usada, aqui estão os outros tipos de faturas.

1. Fatura Proforma

Uma fatura proforma é uma conta preliminar de venda enviada por um vendedor a um comprador com estimativas do pedido realizado. Isso atua como um gesto de boa-fé para garantir que o comprador saiba o que esperar antes de receber a fatura final.

2. Nota Fiscal

Uma nota fiscal é um tipo específico que mostra o valor tributável em uma transação. As empresas que incluem imposto sobre vendas em seus produtos ou serviços devem itemizar o valor em uma nota fiscal de acordo com a lei.

3. Nota de Débito

Uma nota de débito ou um memorando é uma fatura comumente usada em transações entre empresas. Os compradores enviam para um fornecedor solicitando crédito ou ajuste de um sobrepreço na fatura final, devoluções ou outros motivos.

4. Nota de Crédito

Uma nota de crédito ou fatura é um documento que um fornecedor envia a um comprador indicando que ele deve menos do que o valor da fatura. O comprador pode optar por usar o crédito em futuras compras do fornecedor.

Estrutura de uma Nota Fiscal Padrão

É crucial notar que a estrutura da fatura pode variar com base em muitos fatores, incluindo jurisdição. Para negócios que utilizam notas fiscais eletrônicas, a estrutura pode incluir campos adicionais. Por exemplo, faturas digitais incluem links para carteiras de pagamento como o Stripe.

Como Criar uma Fatura

O processo de criação da fatura vai além de adicionar alguns elementos a ela. Para entender melhor o processo, aqui está como escrever uma fatura para pagamento.

Identifique Sua Fatura

Adicionar personalização à sua fatura pode ajudar a melhorar a visibilidade da sua marca. Isto pode incluir o uso de fontes exclusivas, um logotipo ou um tema de cores para torná-los com aparência profissional. Criar faturas que tenham esquemas de cores e elementos consistentes com o seu site e redes sociais pode amplificar a voz da sua marca.

Use um Formato Profissional

As faturas devem refletir os valores do seu negócio, e formatá-las profissionalmente é o primeiro passo. Aqui está como escrever uma fatura profissionalmente. Garantindo espaçamento consistente e fontes legíveis em um layout lógico para melhorar a eficácia.

Use Linguagem Clara

Os clientes devem compreender o documento que estão recebendo imediatamente ao olharem para ele. Portanto, adicionar um título com a palavra fatura fará com que eles saibam do que se trata o documento, e ele se destacará.

Além disso, adicionar um número de identificação exclusivo ao documento é fundamental. Isso elimina as chances de duplicação e facilita o processo de reconciliação.

Listar os Bens ou Serviços

A fatura deve incluir as informações necessárias sobre o produto ou serviço em sua linha. Não precisa ser longo, mas deve ser o suficiente para que o comprador saiba pelo que está pagando.

Informações como nome do item, quantidade, preço por unidade e subtotal são algumas das informações que você precisa capturar. Isso não apenas proporciona transparência na transação, mas também ajuda a incentivar o pagamento mais rápido.

Defina Condições de Pagamento Claras

Concordar com os termos de pagamento com o comprador durante o período inicial de contratação é crucial. Além disso, adicionar esses termos à fatura é essencial para lembrar o cliente da legalidade em caso de disputa. Especificar quando o pagamento é devido e aceitar formatos de pagamento ajuda a agilizar o processo, eliminando mal-entendidos.

Adicionar Notas com Termos e Condições

Embora as faturas sejam autoexplicativas, alguns elementos podem confundir o comprador em alguns casos. Em situações onde um fornecedor aplica descontos em alguns produtos, os compradores podem não perceber e pagar o valor total.

No entanto, adicionar uma nota no rodapé explicando o desconto ajudará os clientes a entenderem. Além disso, adicionar outras taxas aplicáveis aos seus faturas na nota de rodapé pode ajudar a informar melhor o cliente.

Faturas em Contabilidade

Então, o que é uma fatura em contabilidade? Pense nisso como um documento fonte que oferece evidências verificáveis de uma compra ou venda. O documento então aciona entradas financeiras subsequentes no sistema contábil. 

Para os fornecedores, o que significa uma fatura? Serve como contas a receber, enquanto para o comprador, é uma conta a pagar. 

Uma fatura de contabilidade possui algumas características chave que incluem o seguinte:

• Legalmente válido: Contém detalhes que a lei exige, como CNPJ, cobranças detalhadas e mais.
• Registro de auditoria: Crítico para a reconciliação contábil, declaração de impostos e auditoria financeira do sistema. 
• Registro transacional: Captura detalhes, como a data de emissão, partes envolvidas, condições de pagamento e bens trocados.

Qual é o Significado de Valor da Fatura?

O valor da fatura é a soma de dinheiro que um comprador deve a um fornecedor conforme a especificação da fatura. É o valor financeiro de uma transação e é a base das entradas contábeis subsequentes. 

O valor da fatura não é um número isolado. Em vez disso, é uma soma calculada derivada de múltiplos componentes, cada um com implicações. Aqui está um resumo:

• Valor bruto: Este é o valor total antes dos ajustes como descontos, impostos ou outras taxas.
• Valor líquido: O valor após a aplicação de ajustes.

Impacto Contábil do Valor da Fatura

O valor da fatura influencia diretamente as demonstrações financeiras de ambos os interessados. Vamos analisar um exemplo onde uma pequena empresa vende produtos no valor de US$ 2.000 e emite uma fatura:

Registros do Vendedor

Registros do Comprador

Em uma situação onde o comprador recebe um desconto, o vendedor registrará um desconto de venda. O comprador também registrará uma redução no custo ou despesa do ativo.

Automação de Faturas e Seus Benefícios

A automação de faturas transforma o comércio ao simplificar a criação, rastreamento, entrega e conciliação. Substitui a documentação em papel, que é trabalhosa e cheia de erros que atrapalham o ciclo de pedido a recebimento. Vamos olhar os benefícios que as empresas podem obter com faturas automatizadas.

Benefícios da Automação de Faturas

1. Eficiência

A automação do processo de faturamento elimina tarefas repetitivas, liberando a equipe para outras atividades de alto valor. Tarefas como roteamento de aprovações, entrada de dados e acompanhamento de pagamentos se tornam automatizadas.

Com o software de faturamento RemOnline, você pode acessar modelos personalizáveis pré-construídos para preencher automaticamente os detalhes do cliente. Isso ajuda significativamente a reduzir o tempo de criação de faturas.

Rastreamento do status de faturamento no RemOnline

2. Precisão Aprimorada

Automatizar seu processo de faturação ajuda a eliminar tarefas manuais propensas a erros, tais como incompatibilidades e omissões na entrada de dados. Ao usar o software de ordens de serviço RemOnline, você pode automatizar seus fluxos de trabalho, aprimorando seus processos.

Criação de fluxos de trabalho eficientes no RemOnline

Usando a funcionalidade de insights da empresa da nossa plataforma, você pode analisar e explorar suas análises de dados para uma tomada de decisão mais informada. O nosso software também fornece sincronização de estoque em tempo real que atualiza os níveis de estoque após a faturação, ajudando a evitar vendas em excesso.

Relatório de percepções da empresa

3. Pagamentos Mais Rápidos

A automação de faturas acelera os ciclos de pagamento, garantindo cobranças pontuais e liquidez. Com o software de cotação do RemOnline, você pode transformar a forma como você cota faturas, desde a proposta até o pagamento.

Transição sem esforço de estimativas para pagamentos com os formulários públicos do RemOnline

Além disso, você pode acessar um sistema integrado de gateway de pagamento embutido em suas faturas para pagamentos com um clique. Por meio do sistema de gestão de clientes, você pode gerenciar relacionamentos com clientes através do CRM. Com a melhoria do fluxo de caixa, você reduzirá a dependência de dívidas de curto prazo.

4. Conformidade e Preparação para Auditoria

A automação da sua faturação garante que a sua empresa cumpre os requisitos de auditoria e as leis fiscais por meio de registros padronizados e rastreáveis. Usando o CRM para pequenas empresas do RemOnline, você pode simplificar suas operações diárias de SMB.

Por exemplo, você pode aplicar o recurso de automação de impostos que calcula automaticamente o imposto sobre vendas com base na jurisdição, IVA e mais.  Você pode acessar os registros de auditoria sobre aprovações, edições e pagamentos de fatura com carimbos de data/hora.

Resumindo

Faturas são documentos críticos para qualquer negócio, pois iniciam o processo de pagamento na cadeia de suprimentos. Assim, criar faturas claras, profissionais e informativas beneficiará as partes interessadas envolvidas.

Não apenas isso, mas as faturas também melhorarão sua marca para novos e atuais clientes. Comece automatizando sua faturação para agilizar e acelerar o ciclo de pagamento de pedido a recebimento para seu negócio.