Систематизація процесів для подальшого розвитку. Історія компанії "ОКНА АЛФИР"

Дізнайтесь, як подружжя Алфір, переїхавши до Ізраїлю, створили успішну компанію.

Анна і Дмитро живуть в Ізраїлі вже 4 роки, за цей час вони адаптувалися до нового дому та відчули в собі сили створити власну справу. Починали з нуля. Чоловік розібрався у виробничому та монтажному процесах вікон з алюмінієвого профілю і тоді почали надходити перші замовлення. Сайт також робили власноруч. Так з’явилася компанія “Окна Алфир”. Для адміністративного керування та роботи з клієнтами долучилася і Анна. Вона спілкується з клієнтами, узгоджує деталі замовлення, веде соціальні мережі та керує сайтом новоствореної компанії. Чоловік же займається збіркою, встановленням та обслуговуванням вікон, вітрин, терас тощо. Алюмінієві профілі добре себе зарекомендували в Ізраїлі, враховуючи місцеві кліматичні особливості. Тому, за умови якісної збірки, такі вікна служитимуть замовникам доволі довго без втрати первинного вигляду.

Дмитро Алфір, співвласник “Окна Алфир”

За півтора роки існування компанії подружжя вивчило ринок, майже налагодило процеси та готове рухатися далі до зростання. Замовлень стало відчутно більше і рук вже не вистачає, та й не надто цікаво вже робити все власноруч, хочеться нових викликів.

Рішення вийти з рутини та налаштувати систематизовану роботу компанії

Перед тим як наймати людей до себе в команду Анна та Дмитро вирішили правильно організувати робочі процеси, тому і почали шукати програму для ведення бізнесу. Без налагодженої системи неможливо передавати задачі новим працівникам, впевнені власники. А без програми для бізнесу, де інтегровані всі процеси, неможливо все систематизувати, впевнені ми в RemOnline.

RemOnline знайшли через рекламу, вирішили спробувати. Досвіду роботи з подібними системами не було, тому спочатку було складно. За допомогою менеджерів налаштували свій акаунт і процеси. Для нас провели зрозумілу демонстрацію можливостей програми з акцентом на існуючі процеси в нашій компанії. Далі Анна зверталася вже з конкретних питань, що подекуди виникали в процесі звикання до роботи з RemOnline. Як стверджує Анна, головне почати щось робити, адже ніхто за вас не наведе лад у вашій справі.

Як програма для віконного бізнесу прискорює роботу з замовленнями

Програма для віконного бізнесу RemOnline допомагає компаніям не лише налагодити комунікацію між офісом та виробництвом, а й легко відстежувати статуси замовлень, коректно розподіляти завдання, що значно підвищує ефективність роботи компанії та задоволеність клієнтів.

Коректно налаштована картка замовлення

Основною задачею для компанії “Окна Алфир” була адекватна та коректна передача інформації по замовленню. Спеціаліст з технічним бекграундом, який працює саме з виробами, не завжди може зрозуміло донести інформацію до офісного працівника. Йому потрібні креслення, технічні деталі проєкту.

Офіс навпаки, має знати дані клієнта, де він живе, яка сума передплати та яку квитанцію сформувати. Потрібно правильно скоординувати технічного спеціаліста з клієнтом, врахувавши побажання щодо виробу та його монтажу. Можуть траплятися і непорозуміння, і просто втрата часу, який коштує дорого.

Виконана робота від “Окна Алфир”

Взаєморозуміння прийшло разом з RemOnline, який став зв’язуючою ланкою між двома центрами — офісом та виробництвом з монтажем. Зникла необхідність по тисячу разів зідзвонюватись, щоб з'ясувати всі питання по замовленню. Можливість синхронізувати роботу офіса, виробництва та сервісу стала вирішальною для власників.

Анна працює в офісу за ноутбуком, використовуючи веб-версію, Дмитро використовує мобільний додаток RemOnline Замовлення. Завдяки коректно налаштованій картці Замовлення та Клієнта, обидва бачать те, що потрібно їм, синхронізуючи дані поміж собою.

Анні дуже подобається розмовляти з клієнтами маючи перед собою відкриту картку Замовлення. Це дозволяє нічого не забути та чітко рухатися по важливих питаннях для передачі заявки в роботу. Моментів для уточнення багато, наприклад, наявність ліфту чи особливості паркування біля об’єкта тощо. Адже коли скло важить 200 кг, дуже важливо врахувати всі ці моменти. Подібні нотатки дозволяють зберегти час, а головне — нерви далі при монтажі. Дмитро завантажує до Замовлення креслення та фото об’єкта. В результаті складається повна картина робіт з усіма необхідними даними.

Таблиця замовлень в RemOnline

Швидке формування квитанції та чеків

Крім економії часу на оформленні, цінним для власників виявилося те, що все знаходиться в одній програмі — від опису та креслень, до фінансових розрахунків та даних клієнта. Без десятків таблиць Excel, блокнотів та фото в телефонах, які потрібно весь час поєднувати. Коли Дмитро за кермом, він просто відкриває додаток, натискає дві кнопки та прокладає маршрут до клієнта в Google Maps. Коли клієнти надають передплату, Анна одразу бачить, на яку суму потрібно сформувати квитанцію. Робити це потрібно вчасно, щоб відповідати вимогам законодавства.

Раніше чеки для клієнтів заповнювались вручну, зараз вони автоматично формуються при роботі із Замовленням — швидко, зручно, без ручних розрахунків. Далі всі дані передаються бухгалтеру для роботи з податковою звітністю.

Покращення клієнтського сервісу як точка зростання

Ще вагомою перевагою в користуванні RemOnline власники вважають здатність підвищити клієнтській сервіс, а отже й конкурентоспроможність на ринку. “Окна Алфир” вже зайняли певну позицію на ринку завдяки якості виробів, проте завжди є куди зростати. Найочевидніша можливість — актуальні та своєчасні оповіщення клієнтів щодо зворотнього зв'язку, а також надсилання інформації про можливий сервіс для встановлених конструкцій. Багато компаній на ринку нехтують цим, хоча це також можна автоматизувати в RemOnline та не тримати в голові.

Шаблон повідомлення для зворотнього зв'язку RemOnline

Майбутні завдання автоматизації та перспективи розвитку компанії “Окна Алфір”

Майбутні завдання — організувати процеси та контроль співробітників у програмі RemOnline таким чином, щоб при наймі нових людей, кожен бачив інформацію з його зони відповідальності, а також почати вести складський облік. Раніше набір нових людей в команду викликав побоювання. Але зараз, коли навели лад в процесах і комунікації, стало зрозуміло, як все має бути організовано завдяки програмі. Тепер вже можливо рухатися вперед.

У Анни та Дмитра амбіційні плани. Вони впевнені, що не варто все життя працювати вручну там, де можна все систематизувати та автоматизувати. Краще зосередитись на розвитку, зробити так, щоб діти мали свою історію сім’ї, розповідаючи, як батьки приїхали з України та побудували згодом свій завод з обробки алюмінію. Ми в RemOnline цінуємо прагнення наших користувачів і бажаємо Анні та Дмитру досягти найкращих результатів і здійснення мрій.