Найкращі інструменти продуктивності для малого бізнесу

Топові програми і поради, як підвищити продуктивність.

Щоб контролювати і підвищувати продуктивність, користуйтеся спеціальними інструментами. Але перед тим, як перераховувати їх, ми поговоримо про базові поняття, якими не варто нехтувати.

5 простих методів підвищення продуктивності

На продуктивність часто впливає комбінація робочого середовища, управління персоналом і процесами, використання певних інструментів. Щоб впливати на ці фактори, спробуйте такі методи:

1. Притримуйтесь тактики малих перемог. Загальна мета проекту чи бізнесу може бути масштабною й амбітною, але для легшого її досягнення варто встановлювати дрібніші цілі. Так ви отримаєте більше контролю та мотивації, адже перемог буде більше.
2. Збирайте фідбек від клієнтів і членів команди, обмінюйтесь інформацією про статуси замовлень, продажів та проектів. Якщо виникають труднощі або запитання щодо роботи, надзвичайно важливо не ігнорувати їх, а просити про допомогу.
3. Не «перегинайте» з багатозадачністю. Дехто вважає її дієвою практикою, проте досвід багатьох компаній демонструє, що багатозадачність може знижувати ефективність процесів. На рівні працівників і точкових завдань вона здатна відволікати, виснажувати і перешкоджати належній координації дій.
4. Робіть паузи та відпочивайте. Щоб підтримувати продуктивний темп, спробуйте простий метод — працюйте інтенсивно 25 хвилин, а потім зробіть 5-хвилинну перерву. Повторюйте цю послідовність, змінюйте тривалість роботи і пауз, щоб знайти найбільш робочу модель.
5. Використовуйте спеціальні інструменти, які допомагають відстежувати рівень продуктивності. Це можуть бути CRM-системи, таск-менеджери, тайм-трекери та інші рішення, про які ми розповімо трохи згодом.

Як правильно вимірювати продуктивність

Тестуйте різні методи і знайдіть найдієвіший. Ці підходи можна комбінувати або ж зосереджуватись на одному, що найбільше відповідає напрямку діяльності та особливостям компанії.

Керуйте цілями. Ставте чіткі цілі для ваших співробітників і не забувайте про дедлайни. Використовуйте таск-менеджери, відстежуйте результати кожного працівника, його внесок у виконання загальних цілей та розвиток бізнесу.

Спробуйте кількісне вимірювання — мабуть, найпростіший метод. Відстежуйте кількість виконаних завдань, наданих послуг або проданих товарів за робочий день, тиждень тощо.

Оцінюйте прибуток. Якщо він систематично збільшується, це ознака продуктивності, якщо ж навпаки — варто перевірити бізнес-процеси на наявність порушень.

Що ви отримаєте з контролем продуктивності

Використовуючи певні інструменти, ви зможете відстежувати продуктивність 24/7 і підвищувати якісні показники:

• Економія часу. Автоматизація рутинних завдань дозволяє працівникам зосередитися на важливих видах діяльності, плануванні та розвитку.
• Скорочення витрат. Зменшення ручної праці знижує операційні витрати.
• Покращена координація. Хмарні інструменти забезпечують безперебійний контроль ресурсів і команди, включно з дистанційними співробітниками.
• Позитивний досвід клієнтів. Швидше обслуговування та мінімізація помилок покращують сервіс і підвищують лояльність клієнтів.
  
  

Найкращі інструменти продуктивності для малого бізнесу

Від CRM-системи до таск-менеджера та мобільного додатку, інструменти повинні прискорювати роботу, звільняючи час для розвитку підприємства. Давайте розглянемо популярні програми для малого бізнесу, що допоможуть вам швидше досягати цілей.

CRM-системи

• SalesDrive: спеціалізована CRM-система для інтернет-магазинів з інтеграцією популярних маркетплейсів і служб доставки.
• KeepinCRM: підходить для малих товарних бізнесів, орієнтована на оптимізацію продажів та доставки у великих обсягах. 
• Carbook: рішення для СТО, що допомагає керувати замовленнями, складом та фінансами, фокусується на діагностиці авто і постачанні запчастин.
• KeyCRM: система для автоматизації бізнесу, що спрощує обробку замовлень, комунікацію з клієнтами, роботу зі складом і аналітику.
• RemOnline: комплексне ведення бази клієнтів, облік замовлень, керування комунікацією та записом клієнтів у будь-якому бізнесі.

Зручне керування замовленнями в RemOnline

RemOnline був зручніший у використанні, простіший і не такий заморочений. Не можу виділити якусь одну функцію — просто все працює. Замовлення приймаються, є коректний облік, і це головне.

Вадим Хіміч

Власник сервісного центру

HPS

Комунікація

Ефективне спілкування зі співробітниками та клієнтами прискорює робочі процеси та виконання замовлень, допомогаючи бізнесу заробляти більше.

• Slack: додаток для командних чатів з тематичними каналами, зручними інтеграціями та роботою з файлами.
• Zoom: програма для відеодзвінків в HD якості для комфортних розмов усередині команди та з партнерами.
• Fleep: гнучкий у користуванні месенджер для комунікації учасників команди та легкого обміну інформацією.
• Чати в RemOnline: інтеграція Instagram, Facebook та месенджерів, чат-ботів у Telegram та SMS для комунікації з клієнтами в одному вікні.

Просте керування чатами з клієнтами у RemOnline

Таск-менеджери

Правильний розподіл завдань, дотримання дедлайнів і контроль виконавців — запорука продуктивності бізнесу будь-якого масштабу.

• Trello підходить для невеликих команд або особистої роботи. Роботою можна легко керувати за допомогою перетягування карток із завданнями на дошці.
• Worksection має функції контролю ключових показників, зручну панель керування, гнучкий інтерфейс і трекер для точної фіксації використаного часу.
• Jira дозволяє працювати компаніям будь-якого масштабу за методологіями Agile, Scrum, Kanban і контролювати продуктивність за допомогою детальних звітів.
• Todoist допоможе організувати завдання у вигляді списків та проектів, встановити пріоритети, прискорити роботу завдяки інтеграції з Google Calendar, Slack тощо.
• Таск-менеджер RemOnline включає інструменти для організації завдань, контролю виконавців та планування активності команди.

ШІ-інструменти

Штучний інтелект здатний заощадити багато годин рутинної роботи. Чому б не користуватись його можливостями?

• ChatGPT: чат на основі ШІ, що допомагає в систематизації та аналізі даних, створенні контенту і автоматизації робочих процесів.
• Grammarly:  помічник з письма, який покращує тексти, виправляючи граматику, орфографію і тон під різні ситуації та формати.
• Tl;dv:  сервіс, що транскрибує записи відеодзвінків у Google Meet, формує короткий зміст зустрічі та ключові моменти, вказуючи хронометраж.
• Штучний інтелект RemOnline генерує оптимальні відповіді на запити клієнтів, розпізнає товари в камері додатку і прискорює оприбуткування на складі.

Швидке оприбуткування з Excel за допомогою ШІ в RemOnline

Тайм-трекінг

Час — це гроші, тому відстежуючи його, ви зможете виконувати роботу швидше і нарощувати загальну продуктивність бізнесу.

• TimeCamp: тайм-трекер для команд з необмеженою кількістю учасників, що дозволяє планувати роботу і підходить для використання у В2В-компаніях.
• Insightful: програма для обліку робочого часу з додатковими функціями моніторингу зайнятості співробітників.
• Timely: трекер зі штучним інтелектом, що точно підраховує робочий час і розподіляє види зайнятості за категоріями і тегами.
• RemOnline: інструменти управління персоналом дозволять фіксувати початок і завершення роботи кожного працівника (в розробці). Так ви зможете перевіряти доброчесність співробітників і максимально точно нараховувати зарплату.

Мобільні додатки

Щоб підтримувати продуктивність бізнесу, потрібно мати інструменти для його контролю 24/7. Ви не завжди можете бути за робочим місцем, тому радимо користуватися мобільними рішеннями.

• Google Drive допоможе швидко завантажувати фото, відео, документи та будь-які файли у «хмару», ділитися ними з командою за кілька кліків.
• Мобільний додаток для бізнесу RemOnline дозволяє контролювати продажі, коригувати дані процесів, переглядати інформацію щодо замовлень. Застосунок прискорить роботу, адже смартфон завжди під рукою.
• Щоб спростити контроль бізнесу, власники та менеджери використовують додаток RemOnline Дашборд. В ньому видно всі ключові показники на одному екрані: кількість і вартість замовлень, прибуток за день, баланс у касах тощо.

Контроль продуктивності у мобільному додатку RemOnline Дашборд

Ми просто з телефону скануємо товари і проводимо продажі. Можна вільно пересуватися по залу, не треба сидіти за робочим місцем і мати окремий ноутбук. Це зручно.

Анна Желєзнова

Співвласниця

THE STORE

Як правильно використовувати всі ці інструменти

​​Використання кількох програм може бути дуже корисним, але для збільшення продуктивності бізнесу вони мають бути інтегрованими. Синхронізація між інструментами усуває зайву роботу та зменшує помилки. Ось кілька порад, як правильно поєднувати в роботі кілька інструментів:

Централізуйте інформацію

Інтеграція інструментів, що синхронізуються між платформами, забезпечує доступ до всіх ключових бізнес-даних в одному місці. Наприклад, використання CRM-системи RemOnline разом з платіжним сервісом Stripe допоможе фіксувати кожну транзакцію, оновлювати статуси замовлень і продажів, а також вести максимально прозорий бухгалтерський облік.

Автоматизуйте комунікацію

Налаштуйте автоматичні сповіщення, щоб робити регулярні нагадування співробітникам, тримати клієнтів у курсі всіх новин та покращувати сервіс. Так, у RemOnline ви можете налаштувати автоматичні сповіщення про зміни у статусах замовлень через Telegram-бот, інші месенджери або SMS.

Коли автомобіль готовий до видачі, клієнт отримує повідомлення: «Ваша машина готова, можете її забрати». Це зручно як для СТО, так і для клієнтів.

Устименко Тетяна

Керівник

Soft Автоцентр

Тестуйте та оптимізуйте

Регулярно оцінюйте ефективність рішень, аналізуйте робочі процеси та вносьте необхідні корективи. Використання інструментів аналітики, таких як Дашборд керівника, дозволяє відстежувати ефективність і приймати рішення на основі даних.

У підсумку

Сучасний малий бізнес не може розвиватись без використання інструментів продуктивності, адже автоматизація та прискорення процесів — це вже не забаганка, а must have. Спробуйте вже зараз виокремити найбільш слабкі місця і точки зростання у вашому підприємстві, підібрати відповідні інструменти та поступово запроваджувати їх.

Використання спеціальних методик, систем і додатків допоможе вам мінімізувати помилки, спричинені людським фактором, спростити керування бізнесом, зробити його швидшим і отримати більше часу. А час — це гроші!