Як вести взаєморозрахунки з контрагентами?

Принципи ведення розрахунків з контрагентами

Спершу з'ясуємо, хто ж такий контрагент. Простими словами ─ це діловий партнер організації, з якою його пов'язують договірні відносини. Їм може бути як постачальник, так і покупець; як юридична організація, так і фізична особа.

Фінансовий розрахунок з контрагентами здійснюється в бухгалтерському обліку відповідно до однієї або ряду відомостей. Окремо для кожного підрядника і постачальника створюється документ, куди надалі вноситься інформація про всі фінансові операції, які проводяться між сторонами. Після закінчення співпраці бухгалтерія зобов'язана виконати свої грошові зобов'язання перед контрагентом, виплативши йому обумовлену суму. Всі дані про це також фіксуються документально.

З усього вищесказаного можна зробити висновок, що правильна організація розрахунків в бізнесі вкрай важлива, адже навіть мінімальна помилка може стати причиною значних збитків для компанії.

Взаєморозрахунки з підрядниками та постачальниками: відмінність

Процес ведення взаєморозрахунків з підрядниками і постачальниками відрізняється один від одного. У першому випадку весь облік документації ведеться в бухгалтерії, і другій стороні покладені лише заздалегідь обумовлені виплати. Далі відомість закривається (заборгованість в такому випадку виникає вкрай рідко).

З постачальниками ж ситуація інакша. Тут є можливість укласти договір на виплату вартості товару в розстрочку, або ж на інших, заздалегідь обговорених умовах. Розрахунки з постачальниками можуть бути реалізовані в наступних формах:

• Платіжне доручення. Використовується у разі відсутності будь-яких проблем з виплатами з боку одержувача товару або послуг.
• Розрахунки по інкасо. При виникненні труднощів з оплатою товару поширена практика використовувати так звані розрахунки по інкасо. Що це означає? Це розрахункова операція, яка дає право банку (на підставі платіжної вимоги від постачальника) перевести обумовлену в договорі суму на рахунок боржника без його згоди.
• Чеки. Існує два види чеків: для безготівкового і готівкового розрахунків.
• Акредитиви являють собою гарантію від банку, що незалежно від обставин постачальник отримає обіцяний платіж. Попередньо обидві сторони укладають договір, де фіксуються всі умови, при яких постачальник може отримати гроші.
• Вексельна форма оплати використовується в тому випадку, якщо платник не може виконати свої грошові зобов'язання перед постачальником. Таким чином, вексель ─ це боргове зобов'язання платника перед постачальником.

Типові помилки при розрахунках з постачальниками

Від помилок не застрахований ніхто. Пропонуємо розглянути найпоширеніші помилки, які можуть виникнути при роботі з постачальниками.

1. Порушення умов постачання. Сюди можна віднести: недопостачання товару або неналежну його якість.
2. Порушення термінів постачання. Багаторазове порушення термінів постачання дає одержувачу право в односторонньому порядку розірвати договір з постачальником.
3. Перевищення обсягу товару. В такому випадку у одержувача є два варіанти: прийняти надлишки товару з доплатою або відправити їх назад постачальнику (всі транспортні витрати бере на себе постачальник).

Труднощі ведення обліку з постачальниками, підрядниками та клієнтами

Не секрет, що взаєморозрахунки з контрагентами ─ це не тільки дорогий процес, а й часозатратний. Так, фахівці міжнародного агентства PricewaterhouseCoopers з'ясували, що в середньостатистичної компанії регулярно роблять 19 копій одного документа, з чого випливають витрати на:

• $20 ─ людський ресурс;
• $120 ─ пошук втраченого документа і робота над наслідками (1 з 20 доків в процесі губляться);
• до 8 годин ─ відновлення файлу.

Плюс до всього цього, варто додати витрати на зберігання та транспортування документів, вирішення спірних моментів з контрагентами, оплату штрафів за прострочені платежі та багато іншого. Причиною виникнення такого роду помилок є той факт, що 59% всіх рахунків мають паперовий формат. У такому випадку папери проходять через різні відділи, через що виникає ризик втрати, дублювання або несплати рахунків.

Яке рішення?

Автоматизована система ведення обліку з контрагентами дозволяє контролювати і аналізувати всі витрати. Тим самим, надавши вам відмінну базу для планування і скорочення витрат.

Сподіваємося ця інформація була корисною для вас. Також, хочемо повідомити, що зовсім скоро з'явиться облік балансів і взаєморозрахунків з контрагентами в RemOnline. А поки ви можете познайомитися з іншими можливостями сервісу: управлінням замовленнями, складським обліком, дашбордом керівника тощо. Будьте в курсі всіх важливих новин.