Як впровадити систему обліку робочого часу та не втратити співробітників?

Успіх будь-якого бізнесу багато в чому залежить від грамотного управлінського процесу. Налагоджена комунікація зі співробітниками вирішальним чином впливає на продуктивність компанії. В цій статті ви дізнаєтеся як грамотно повідомити підлеглих про впровадження програми обліку робочого часу, щоб вони не звільнилися та не втратили мотивацію працювати.

Навіщо потрібна система обліку робочого часу: головні причини

Контроль робочого часу: як звести до мінімуму простої

100% віддача, націленість на результат, повна зосередженість на робочому процесі, вмотивованість саме такими якостями, на думку багатьох роботодавців, повинен володіти кожен співробітник. Але ніхто не ідеальний та всім властиво відволікатися на якісь сторонні речі, сидіти в месенджерах і займатися особистими справами в робочий час. У такому випадку система обліку стане відмінним помічником. Вона не тільки фіксує час приходу та відходу з роботи, а й покаже наскільки часто підлеглі "грішать" особистими справами на робочому місці.

Розподіл завдань та визначення завантаженості працівників

ПЗ з обліку робочого часу наочно показує завантаженість співробітників. Це дозволяє рівномірно розподілити навантаження серед працівників, в залежності від обов'язків.

Оптимізація робочих процесів

Система обліку дає можливість відстежити, на виконання яких завдань співробітники витрачають дуже багато часу з урахуванням заявлених термінів і доопрацювань. Можливо, деяких фахівців варто відправити на навчання або курси підвищення професійних навичок, щоб прискорити їх роботу. Варто звернути увагу на тих, хто навпаки занадто швидко виконує поставлені завдання. Пам'ятайте, швидкість не гарантія якості.

Поліпшення дисципліни

Часті запізнення та регулярні "п'ятихвилинки", ціла проблема для керівництва. Наприклад, клієнти не можуть зв'язатися з менеджерами компанії, через те, що вони всі дружно вийшли на перекур. Якщо пустити все на самоплив, це призведе до незворотних наслідків. Тому й потрібна система обліку робочого часу, щоб відстежити порушників і вжити відповідних заходів.

3 найпопулярніших інструмента для обліку робочого часу.

1. Фотографія робочого дня. Простими словами це електронний документ, в якому детально фіксуються всі тимчасові витрати співробітників протягом дня. Тобто, що й коли він робив. Враховується навіть хвилинна телефонна розмова, вихід на каву, відвідування соцмереж і т.д. Фотографія робочого дня дозволить оцінити ефективність постановки й розподілу завдань між співробітниками, а також визначити джерела втрати робочого часу.
2. Хронометраж. Інструмент дає можливість розрахувати, скільки часу потрібно кожному співробітнику на виконання того чи іншого завдання.
3. Автоматизована система обліку — найефективніший метод для відстежування прогулів, перерв, запізнень, переробок і недоробок. З основних переваг: віддалений доступ і захист усіх даних. Автоматизований сервіс частково виконує управлінські функції менеджера та підійде для компанії будь-яких масштабів.

Як впровадити програму для обліку робочого часу та не демотивувати співробітників?

Якщо зробити все правильно та грамотно процес впровадження софта пройде "безболісно" для персоналу.

Після рішення про встановлення софта є два варіанти розвитку подій.

Перший: повідомити про встановлення нового ПЗ в офіційній формі, видавши наказ по компанії.

Перевага цього способу у швидкій реалізації й на цьому плюси закінчуються. Відсутність інформації про систему та нерозуміння цілей впровадження викликає у співробітників різні домисли, недовіру та відповідно негативне ставлення.

Другий: підготувати співробітників до майбутніх змін плавно, організувавши покрокове впровадження.

Цей спосіб більш лояльний та ефективний. Грамотний підхід до реалізації дозволить досягти бажаного результату: впровадити сервіс з мінімальним невдоволенням з боку підлеглих. Ось кілька дієвих рекомендацій:

• проінформуйте всіх співробітників про майбутні зміни. Найкраще для цього організувати загальні збори, на яких вони зможуть краще дізнатися про програму, її можливості, завдання, цілі, а також задати всі свої запитання;
• поясніть співробітникам, що система необхідна не для пильного контролю, підвищення штрафів і покарань, а для оптимізації роботи компанії та поліпшення ефективності;
• акцентуйте увагу на переваги: чим сервіс буде корисний для персоналу. Наприклад, справедливе нарахування заробітної плати з урахуванням усіх переробок (які фіксує програма), чесний розподіл завдань виходячи з завантаженості співробітників і т.д. Додатковою мотивацією за хороші звіти по продуктивності стане заохочення фахівців у вигляді бонусів та премій;
• в перші кілька місяців після впровадження, у співробітників буде маса питань по використанню. Уникніть невдоволення та саботаж роботи в системі, призначивши відповідального за навчання персоналу.

Робота з запереченнями

Звичайно противники нововведень завжди знайдуться. Найчастіше "правозахисники" керуються такими аргументами, як порушення прав і вторгнення в особистий простір. В такому випадку все просто: роботодавець платить фахівцям за виконання прямих обов'язків у відведений для цього час. У разі, якщо персонал використовує робоче місце та робочий час в особистих цілях, він порушує права компанії, прописані в трудовому договорі. Відповідно до Глави 4 КЗпП України облік робочого часу це необхідна умова при веденні бізнесу.

Чого чекати після введення обліку?

Після впровадження системи з обліку варто очікувати тільки позитивні зміни.

• Завдяки поліпшенню дисципліни та скороченню пропущених дзвінків відсоток закритих угод збільшиться.
• Буде зрозуміла ситуація з кадрів, а саме: яких фахівців не вистачає, а яких в надлишку. Можливо, для підвищення продуктивності компанії знадобиться співробітник іншої спеціалізації.
• Для підлеглих це ясна картина по їх приходу та відходу з роботи, перерв, переробкам, запізнень.

Не варто боятися програму обліку, адже вона створена, щоб спростити всім життя. Досвід показує, що грамотний підхід, об'єктивне та детальне роз'яснення переваг системи викличе лояльне ставлення з боку персоналу. Головне, зробити це поступово та обдумано. Сподіваємося, стаття була корисною для вас. Підписуйтесь на оновлення блогу щоб першими дізнаватися про останні новинки.