Облік товарів в вашому магазині: покрокове керівництво

Облік товарів “на коліні” — реалії малого бізнесу, де власник подумки прораховує закупівлі і намагається вести точні записи про продажі в зошиті. Водночас немає жодного підприємця, який би не хотів розвивати бізнес і заробляти більше.

У цьому й проблема: без обліку розвивати бізнес не вийде.

Без обліку ви не зможете масштабувати магазин

Це не залякування, лише констатація факту. Відсутність обліку завжди тягне за собою купу проблем за всіма напрямами: 

• Помилки постачання та неефективна робота з постачальниками. Без обліку товарів ви можете не помітити, що продукції прийшло менше, ніж ви замовили, переплачувати постачальнику чи працювати у борг.
• Крадіжка майна або грошей. Постійні нестачі, брак коштів у касах, зникнення товарів зі складу чи вітрини — без обліку товарів ви не помітите момент крадіжки та постійно покриватимете збитки зі своєї кишені.
• Порожні полиці та низький товарообіг. Без якісного обліку, ви не зможете контролювати залишки на складі. А деякі товари лежатимуть на полицях місяцями через неправильно сформований асортимент — ви просто не знатимете, що справді потрібно вашим клієнтам.

• Постійна нестача грошей на рахунках. Продажі є, грошей немає? Все тому, що ви не відстежуєте грошовий потік і не плануєте бюджет на закупівлю товарів. Це загрожує касовим розривом.
  
  

Це не всі неприємні наслідки відсутності обліку, але їх достатньо, щоб нарешті замислитися про якісний автоматизований облік товарів та запровадити систему контролю запасів. Розгляньмо, що це, докладніше.

Навіщо потрібен облік товару

Що таке облік товару? Облік товарів — це відстеження шляху товару, що починається з прийому від постачальника і завершується продажем клієнту. Водночас на кожному етапі фіксуються всі операції:

• надходження товару та розміщення на складі;
• переміщення товару;
• продаж товару;
• списання товару зі складу.

Навіщо потрібен облік товару? Облік товарів допомагає розуміти, що відбувається з товаром у магазині, оптимізувати процеси та бюджет на закупівлі, сформувати привабливий асортимент та уникнути крадіжок.

Як вести облік товару у фізичному магазині вручну? Якщо асортимент невеликий, можна спробувати вести облік у таблиці. Якщо номенклатур більше і ваш магазин не ятка на узбіччі, а майданчик з десятками товарів, забудьте про ручні процеси обліку у таблицях та блокнотах.

Більше товарів — більше часу на облік, а отже, потрібно застосовувати систему, яка забезпечує повну автоматизацію роздрібного бізнесу та спрощує облік, заощаджуючи час співробітників та керівника. А якщо ще й онлайн-касу інтегрувати з такою системою обліку, у вас буде повний набір інвентаря роздрібного магазину.

Хто має вести облік товарів? Відповідальність за облік товарів у магазині має нести продавець чи спеціально призначений співробітник (якщо магазин великий). Ця людина повинна мати знання у галузі бухгалтерського обліку та управління складськими запасами, а також розуміти політику та процеси магазину.

Які схеми обліку товарів відомі?

1. Схема регулярної інвентаризації. Ця схема охоплює відстеження рівня складських запасів у режимі реального часу, що допомагає керівникам магазинів мати актуальну інформацію про складські товари в будь-який час. Отже, точніше інформувати про це клієнтів. Така схема працює лише за наявності системи обліку.
2. Система періодичної інвентаризації. Ця система вимагає фізичного підрахунку товарів у наявності через регулярні проміжки часу (зазвичай щомісяця чи щоквартально). Потім результати порівнюються із записами з попередніх фізичних інвентаризацій запасів для виявлення будь-яких невідповідностей, які можуть з’явитися між обліковою та фактичною кількістю товару на складі.
3. First In, First Out (FIFO). Ця схема передбачає, що товари, закуплені першими, будуть першими продані клієнтам. Акцент робиться на облік часу, коли вони були придбані, а не коли вони були продані або використані з іншою метою.
4. Last In, Last Out (LIFO). Ця схема працює аналогічно FIFO, але натомість передбачає, що непродані запаси, що були закуплені останніми, будуть продані першими. Тому під час обліку важливо звертати увагу на те, коли вони були придбані востаннє. 
5. Метод середньої вартості. З використанням цього методу контролю запасів вартість кожного товару визначається з урахуванням його середньої ціни протягом певного проміжку часу. Це дає змогу керівникам магазинів точно відслідковувати витрати на закупівлю, навіть якщо ціни коливаються.
6. Метод середньозваженої вартості. Цей метод аналогічний методу середньої вартості, але з розрахунку витрат він враховує кількість придбаних товарів разом із ціною. Завдяки цьому методу керівник магазину може точніше відстежувати витрати на запаси, які купують оптом.

Як можна вести облік товару

Розгляньмо покроковий план обліку товарів у магазині. Що чіткіше ви зможете уявити ідеальну модель, то легше її втілити в реальність.

1. Отримання товару. На цьому етапі перевірте наявність пошкоджень або невідповідностей у кількості та якості отриманих товарів. Не забудьте задокументувати всі результати, щоб уникнути непорозуміння з постачальниками.
2. Оприбуткування. Введіть дані про кожен товар у програмноме забезпечення для управління запасами. Що більше докладної інформації ви вкажете, то краще (назва, опис, отримана кількість, вартість одиниці, загальна вартість партії тощо).
3. Безпечне зберігання товарів. Розмістіть товари у спеціально відведених місцях для зберігання відповідно до їхнього типу та розміру, щоб за потреби їх можна було легко знайти.
4. Відстеження запасів. Регулярно контролюйте стан запасів за допомогою інвентаризації. Це дасть вам змогу відслідковувати, що є в цей момент, щоб товари в магазині не закінчувалися несподівано в періоди високого попиту. Також це допоможе уникнути крадіжок.
5. Облік товарних операцій. Оновлюйте записи щоразу, коли працюєте з товарами на складі: приймаєте, переміщуєте, списуєте чи продаєте. Що точніше ведеться облік товарних операцій, то актуальнішими є відомості про рівень складських запасів на руках у власника бізнесу.

Як вести облік товарів у магазині за допомогою системи обліку

Ми покажемо, як ввести облік товарів у RemOnline. Це система управління роздрібними запасами, яка автоматизує облік всіх етапах: від розрахунків із постачальником до повторного обслуговування клієнта.

1. Оприбуткуйте на склад наявну продукцію. Це відкриє доступ до продажу, контролю запасів та дасть змогу визначати популярні у клієнтів товари.

2. При оприбуткуванні налаштуйте ціни та задайте мінімальні залишки товару, щоб не працювати собі на збиток та вчасно поповнювати запаси.

3. Зробіть продаж, а програма спише товар зі складу. Під час продажу занесіть дані покупців у систему, щоб у подальшому мати змогу відслідковувати поведінку клієнтів та оповіщати про акції та знижки відповідно до їхніх потреб.

4. Прийміть оплату до каси. Програмне забезпечення для управління запасами роздрібної торгівлі підтримує як готівкові, так і безготівкові розрахунки, касове устаткування.

5. Налаштуйте відсоткові нарахування від продажів для співробітників, щоб мотивувати їх продавати більше товарів. А Аналіз асортименту покаже тенденції продажів і дасть зрозуміти, які товари потрібні вашим клієнтам.

6. Аналізуйте продажі та ведіть контроль товарообігу, відстежуйте рух коштів, сезонність, середній чек та інші показники на графіках та звітах про інвентаризацію та ухвалюйте управлінські рішення, які допоможуть масштабувати магазин.

Так, крім фіксування операцій у програмі, вам нічого не потрібно робити — розрахунки та зведення показників відбуваються автоматично. З ефективним управлінням запасами розвиток роздрібного магазину відбуватиметься планомірно та передбачувано, чого вам і бажаємо! ;)