Як вести облік на складі: принципи та види складського обліку

Коли на складі безлад, стає складно шукати товари, контролювати залишки та стежити за рухом потрібних одиниць. Незрозуміло, де знаходиться замовлення клієнта та як знайти маленьку запчастину, яка потрібна прямо зараз. У результаті співробітники довго збирають доставки, роблять пересортиці та продають позиції, яких фактично немає. А коли справа доходить до інвентаризації, матеріалів вистачає на написання маленького детективного роману, в кінці якого герой нарешті розуміє, куди поділися чохли і захисні скельця та коли все це скінчиться.

Виправити ситуацію допоможе організація складського обліку. Після його впровадження ви в будь-який момент часу зможете швидко дізнатися залишок того чи іншого товару. І ці дані будуть точними:) Про те, як організувати та вести складський облік розповімо в цій статті. 

А поки підписуйтесь на оновлення блогу та першими дізнавайтеся про оновлення в Прокачай.

Принципи та завдання складського обліку

Складський облік допоможе вам оптимізувати бізнес-процеси та ефективність роботи працівників. Він виконує ряд важливих завдань, серед яких:

• Контроль залишків і запасів
  Головна мета складського обліку – зробити так, щоб облікова кількість товарів збігалася з фактичною. Тоді не потрібно буде по сто разів перевіряти все перед кожним продажем.
• Об'єктивне планування закупівель
  За допомогою аналізу залишків і руху товарів можна прогнозувати середню кількість продажів та планувати закупівлі так, щоб всього вистачало та при цьому товари не лежали на складі мертвим вантажем.
• Полегшення процесу інвентаризації та пошуку потрібних одиниць
  Коли на складі лад, проводити перерахунок і шукати товари для видачі клієнту стає набагато легше.
• Систематизація довідника товарів
  Якщо у вас на складі багато позицій, можна їх упорядкувати, наприклад, розділивши на категорії та групи. Кожна категорія може зберігатися в окремому місці, щоб вам було простіше комплектувати замовлення та доставки.
• Зменшення кількість помилок і крадіжок
  Після впровадження складського обліку всі оприбуткування, списання та переміщення буде зафіксовано документально та відображено в системі, якою ви користуєтеся. В результаті у вас стане менше недостач, надлишків, пересортиць та крадіжок, а також помилок під час продажів і оформлення замовлень.
• Оптимізація та зонування території складу
  Ведення складського обліку допоможе вам знайти залежані одиниці, які потрібно списати або продати за акційною ціною. А також виявити браковані товари, для зберігання яких варто організувати окреме місце. У результаті стане зрозуміло, що та де знаходиться.
• Підвищення ефективності роботи працівників
  Їм більше не доведеться витрачати багато часу на пошук товарів та комплектацію замовлень.

Серед принципів і правил складського обліку можна виділити:

• Планування – роботи потрібно проводити за графіком і комірник, наприклад, повинен розуміти, в які дні чекати прихід товару та коли буде наступна інвентаризація.
• Чесність – товари та запчастини повинні враховуватися за фактичною наявністю, а не зі слів колег.
• Відповідальність – всі складські операції потрібно відображати і проводити в режимі реального часу, щоб не було так, що оприбуткування в програмі провели до фактичного приїзду товару та вже встигли продати комусь кілька одиниць, а вони в результаті виявилися з дефектом.
• Звітність – бажано вести архів з документами оприбуткувань, списань, переміщень, повернень, інвентаризацій і т.д. Так ви завжди зможете відновити в пам'яті необхідні події.

Тепер ви знаєте, для чого потрібен складський облік, значить можна поговорити про методи та особливості його ведення.

Як організувати складський облік

Від правильності ведення складського обліку залежить успіх діяльності компанії. З ладом на складі легше уникнути конфліктів, запобігти крадіжкам і масштабувати бізнес, коли з'явиться така можливість. Ось чек-лист щодо його впровадження:

• Виберіть програму для ведення складського обліку
  Звичайно, краще за все використовувати не блокнот або excel, а спеціальну програму, наприклад, RemOnline. Вона допоможе мінімізувати ймовірність помилок, прискорити виконання рутинних задач, швидше проводити інвентаризацію та повністю контролювати залишки і рух товарів.
• Подбайте про обладнання
  Купіть зручні стелажі для коробок різних розмірів, сканер штрих-кодів, принтер етикеток, складські ваги, пересувні драбини, візки для перевезення товарів і т.д. Кількість обладнання залежить від специфіки вашого бізнесу. Сенс в тому, щоб створити сприятливі умови для зберігання товарів і роботи підлеглих. Тому що ніякий облік не допоможе, якщо на складі все валяється однією великою безформною купою.
• Призначте матеріально відповідальних осіб
  Визначте підлеглих, які будуть відповідати за цілісність товарів, вести облік і готувати звіти. Це може бути, наприклад, комірник.
• Опишіть процеси
  Співробітники повинні знати, як проводити оприбуткування, списання та переміщення, за якими документами видавати товари, що робити в разі недопоставок, як чинити з бракованими позиціями і т. д. Для кожного процесу потрібно прописати покрокову інструкцію, щоб зменшити кількість незрозумілих ситуацій.
• Підготуйте шаблони документів
  Дуже важливо ретельно фіксувати рух товарів, коли вони проходять шлях по ланцюжку: постачальник – склад – клієнт. Для цього у вас мають бути підготовані шаблони всіх необхідних документів: ТТН, рахунків-фактур, касових ордерів, прибуткових накладних, актів приймання і т.д. Комірник не повинен вигадувати, за якими документами проводити ту чи іншу операцію або кожен раз створювати їх з нуля.
• Забезпечте інформативне зонування
  Наведіть на складі лад і зберігайте товари так, щоб співробітники відразу розуміли, де їх знайти. Можна включити адресне зберігання або просто окремо розмістити товари різних категорій. Для зберігання дрібних товарів зручно використовувати етикетки та додавати фотографії в CRM-систему. Так ви точно нічого не переплутаєте.
• Визначтеся з видом складського обліку, який будете використовувати
  Існує 4 основних методи ведення складського обліку: номенклатурний, сортовий, партіонний та партіонно-сортовий. Детальніше про кожен з них розповімо в наступному пункті.

Після цього залишиться періодично контролювати правильність заповнення документів, проводити інвентаризації та вивчати звіти щодо залишків, списань, руху товарів та повернень. Згодом склад почне працювати як годинник.

Способи ведення складського обліку

Виділити один універсальний метод практично неможливо. Все залежить від вашого асортименту та обсягу номенклатури. Просто виберіть зі списку варіант, який підходить вам найліпше:

1. Номенклатурний – не передбачає поділу за категоріями та групами. У кожної позиції своя картка. Такий спосіб підійде компаніям з невеликим товарообігом.

2. Сортовий – товари зберігаються за сортами (групам або підгрупами) та найменуваннями, без урахування партій і закупівельних цін. Тобто нові одиниці додаються до залишкових позицій та змішуються з ними незалежно від постачальника, вартості та часу надходження.

Під час продажу, переміщення чи списання товари будуть вибиратися довільно. Для оцінки їх вартості можна користуватися методом ФІФО (першим прибув – першим вибув), розрахунком середньої ціни або оцінкою товарів за останньою закупівлею.

Сортовий метод допомагає економно використовувати площу складу та оперативно управляти залишками, а також передбачає можливість адресного зберігання. Серед мінусів можна виділити складність поділу товарів одного сорту/виду за ціною надходження.

3. Партійний – нові партії зберігаються окремо від попередніх. Для кожної партії потрібно відкрити спеціальну картку, щоб потім вносити туди інформацію про рух товарів, які до неї входять. Після продажу всіх позицій з партії карту потрібно закрити, а потім скласти акт витрачання матеріально-виробничих запасів.

Цей метод зручний для компаній, які торгують однотипними товарами з обмеженим терміном придатності. З його допомогою можна посилити контроль за збереженням залишків і мінімізувати ймовірність пересортиць. Але при цьому площа складу буде використовуватися менш раціонально та можуть виникнути складнощі з оперативним управлінням запасами, тому що облік ведеться в різних партійних бланках.

4. Партійно-сортовий – прийняті товари обліковуються та зберігаються партіями. При цьому всередині партій позиції поділяються за сортами. Цей спосіб часто вибирають при великому асортименті товарів.

Якщо після впровадження складського обліку інформація про рух товарів повністю відображається в документах, а ви легко можете знайти й видати потрібну позицію, значить все пройшло успішно. Але досконалості немає меж! Тому в одній з наступних статей розповімо про те, як автоматизувати складський облік за допомогою CRM-системи. Буде цікаво:)