Як правильно делегувати задачі

Часто буває так, що керівник працює в режимі нон-стоп і знаходиться в офісі мало не 24 години на добу. Все контролює, всім допомагає – загалом, займається справами, які спокійно міг би доручити іншим. При цьому, коли він раптом виявляється поза зоною досяжності (наприклад, захворів чи поїхав у відпустку), в майстерні все моментально котиться в тартарари. Тому що співробітники не вміють самостійно приймати рішення, брати на себе відповідальність і вирішувати проблеми. В результаті після повернення знову доводиться працювати в авральному режимі. Таких ситуацій можна запросто уникнути, якщо почати делегувати задачі. Про те, як це робити правильно, розповімо в нашій статті.

Які задачі можна делегувати, а які залишити собі

Керівник має займатися стратегією, плануванням, аналітикою, фінансами та мотивацією. Все інше бажано передоручити. Для початку розділіть всі свої справи на 4 групи:

• завдання, які можете виконати тільки ви;
• справи, які ви зробите краще за інших, але співробітники також з ними  впораються, якщо ви їх навчите;
• задачі, які здатні вирішити більшість працівників;
• справи, що мають виконувати підлеглі, але вам подобається ними займатися.

Останні дві групи можна делегувати без втрати якості. До них відносять:

Повсякденну дрібну рутину – відправку листів і готових документів, додавання інформації в простий звіт, реєстрацію на виставки та конференції, відповіді на дзвінки, покупку квитків, бронь готелів і т.д. Близько 20-45% ваших справ може виконати практично будь-який співробітник. Досить коротенькій інструкції на кшталт "ось тобі гроші, піди на пошту та відправ ось ці акти за такими-то адресами".

Підготовку та попередню роботу – збір інформації, нариси плану або інструкції, підготовку презентації і т.д. Навіть якщо завдання відповідальне, не бійтеся делегувати такі справи. Остаточну роботу будете виконувати ви і зможете скорегувати недоліки.

Вузькоспеціалізовані задачі,  на яких ви не дуже розумієтеся – бухгалтерію, просування та рекламу, наповнення сайту контентом, розробку дизайну магазину або майстерні і т.д. Кваліфіковані фахівці впораються з такою роботою швидше й дешевше (якщо врахувати вартість вашого часу). При цьому необов'язково доручати все своїм підлеглим. Для деяких завдань можна найняти фрілансера, щоб не брати людину в штат.

Приватні питання – це окремі справи, які слабо пов'язані з основною роботою: наприклад, купівля нових меблів для службових приміщень чи організація корпоративу. Над ними приємно мізкувати, але ні – делегуємо без жалю та компромісів.

З другою групою задач (тими, які ви виконуєте краще за інших) ситуація складніша. Тут з'являється спокуса нікому нічого не віддавати, щоб потім не робити заново. Вирішити проблему допоможе база знань та навчання співробітників. Потрібно створювати інструкції й збирати корисні для роботи матеріали (приклади вдалих листів, скрипти розмов і т.д.). Навчання кожного нового працівника мусить мати чіткий план. Тоді він без проблем зможе спілкуватися з конфліктними клієнтами, формувати замовлення постачальникам, робити повернення і впоратися з іншими важливими завданнями.

В ідеалі в вашому списку задач повинні залишитися лише ті, які можете виконати тільки ви, а саме:

• політика та стратегія розвитку компанії;
• задачі з високим ступенем фінансових ризиків;
• конфіденційні питання, в які ваші партнери, не хотіли б нікого посвячувати, крім вас;
• термінові й актуальні справи, що не лишають часу на навчання й перевірку;
• заохочення, привітання та догани – сварити й дякувати краще особисто;
• наймання прямих підлеглих, які будуть працювати безпосередньо з вами.

Спочатку вам може бути складно "відпустити віжки" та навчитися ділитися завданнями. Але в результаті делегування принесе вам дуже багато користі: наприклад, вивільнить час і сили для розвитку бізнесу та якісного розв'язання стратегічних питань, які дійсно вимагають вашої участі. А співробітники отримають додаткову мотивацію та будуть відчувати, що їм довіряють. Загалом, всі у виграші ?

Алгоритм і правила делегування задач

Делегування можна розділити на 4 етапи: формулювання завдання, вибір виконавця, постановку ТЗ і перевірку результатів. Більш докладний алгоритм виглядає наступним чином:

1. Поясніть суть задачі та переконайтеся, що співробітник зуміє с нею впоратися. Уточніть, чи все він зрозумів, коли готовий приступити і скільки часу йому знадобиться.
2. Опишіть, що ви хочете отримати в результаті (в цифрах, за допомогою переліку характеристик і т.д).
3. Узгодьте спосіб виконання завдання. Якщо це принципово, розкажіть людині, як саме потрібно діяти. А якщо ні – залиште можливість вибору стратегії на її розсуд.
4. Надайте працівнику повноваження та ресурси, необхідні для досягнення мети (матеріальні, інформаційні, фінансові і т.д.).
5. Чітко визначте дедлайн і відповідальність. Поясніть, що буде в разі виконання або невиконання завдання та встановіть термін отримання попереднього результату (з урахуванням побажань виконавця). При цьому залиште в запасі кілька днів чи годин (залежить від розміру задачі), щоб встигнути все виправити.
6. Встановіть проміжні точки контролю – це час і дати, коли підлеглий буде звітувати про поточний стан справ. Так ви будете впевнені, що він рівномірно розподілив роботу та зможете точніше прогнозувати її результат.
7. Перевірте, що вийшло. Якщо співробітник впорався, передайте йому це завдання на постійній основі.

Щоб така схема була ефективною, потрібно дотримуватися правил і принципів делегування завдань:

Обговорюйте з виконавцем питання делегування – може, він взагалі не готовий до цього або у нього просто немає часу. Не змушуйте та не ставте перед фактом.

Озвучуйте можливості, що дають нові обов'язки – кар'єрне зростання, підвищення зарплати, розвиток навичок і т.д. Йому має бути цікаво.

Записуйте – деталі завдань мусять бути якимось чином зафіксовані. І бажано, щоб працівник завжди мав до них доступ. У RemOnline, наприклад, це можна зробити за допомогою планувальника задач зі зручною системою сповіщень. Він дозволяє вказати умови, додати виконавців і залишити коментар.

Не забувайте про підтримку – не кидайте підлеглого наодинці з труднощами та консультуйте, коли це необхідно.

Фокусуйтеся на цілі – методи та стиль роботи виконавця можуть відрізнятися від ваших. І це нормально. Головне, отримати потрібний результат.

Не забирайте завдання, якщо співробітник з ним не справляється – якщо в проміжній точці контролю не все добре, підключіться до виконання задачі, але не передавайте її іншому фахівцеві та не забирайте собі. Інакше працівник перестане вірити в свої сили, втратить мотивацію та нічому не навчиться. При цьому після кількох таких випадків у нього може виникнути враження, що у вашій компанії можна бити байдики та просто перекидати обов'язки на інших.

Будьте обережні з критикою – не зривайте злість на співробітникові в разі помилки. Краще разом розберіть ситуацію, щоб зрозуміти, де стався збій.

Якщо завдання не виконано, винні ви – не ту людину вибрали, погано контролювали, недостатньо чітко сформулювали, не навчили і т.д. Наступного разу все вийде.

Крім того, при делегуванні підлеглим складних задач обов'язково враховуйте їхній досвід. Ну і, звичайно, не забувайте хвалити співробітників за оригінальні та ефективні рішення в разі успіху.

Довіряйте своїй команді, діліться обов'язками та хоч іноді відпочивайте. Тренер же не грає з футболістами на полі, а вчить і спостерігає зі сторони. Так ось, будьте успішним тренером, а не втомленим воротарем, захисником і нападником в одній особі. Ваш час – найцінніше, що є в компанії, тому що саме ви приймаєте управлінські рішення та визначаєте долю бізнесу. Вчіться делегувати, щоб не витрачати його даремно.