Як використовувати штучний інтелект для малого бізнесу

AI вже працює на бізнес: менше рутини — більше прибутку

З чого почати: роль штучного інтелекту в бізнесі

ШІ може стати вашим віртуальним помічником, якому не потрібно платити зарплату, давати лікарняні чи відпустки. Але почніть не з покупки наймоднішого інструменту, а з розуміння задач, які справді з’їдають ресурс.

Ось найболючіші процеси для малого бізнесу:

• щоденна рутина: формування рахунків, відповіді на типові запитання клієнтів, планування постів;
• аналітика: зведення Excel-таблиць, підрахунок витрат і прогнозування;
• комунікація: листи, соцмережі, техпідтримка.

Проблема не в тому, що ці задачі складні, а що вони повторюються щодня. І саме тут ШІ може допомогти. Проте більшість підприємців зупиняються ще до старту. Чому? Причини банальні:

• страх, що ШІ складний і потребує специфічних знань;
• думка, що це дорого;
• переконання, що це не на часі або впораюсь сам.

Насправді ж, почати можна буквально сьогодні й не обов’язково масштабувати одразу все.

Критерії вибору задач для автоматизації

Не всі процеси однаково піддаються автоматизації. Щоб не втратити фокус, важливо вміти визначити, що варто делегувати ШІ в першу чергу. Тому перед впровадженням AI поставте собі три прості запитання:

• Скільки часу я або моя команда витрачаємо на цю задачу щотижня?
• Наскільки часто вона повторюється?
• Що станеться, якщо в ній буде помилка?

Якщо відповідь на всі три: "багато", "постійно", "коштує грошей" — це саме те, що потребує автоматизації. Найчастіше бізнеси починають із:

• шаблонних відповідей у месенджерах;
• повторюваних документів (рахунки, договори);
• контент-планів для соцмереж;
• базової фінансової аналітики.

Не треба одразу перебудовувати всю систему. Достатньо обрати один процес і протестувати. Якщо все працює, то підключаємо ще один. І так, крок за кроком, поступово. Таким чином можна перетворити звичайний бізнес на систему, що працює майже автономно.

Як AI економить час і гроші: практичні приклади

Коли людина створює комерційну пропозицію вручну, вона витрачає від 20 до 40 хвилин. ШІ для цього знадобиться менше хвилини. Але ось приклади, де автоматизація окупається практично одразу:

• Генерація документів: договори, рахунки, акти на базі шаблонів і змінних.
• Клієнтські запити: відповіді у месенджерах, чатах, листах без очікування.
• CRM-автоматизація: фіксація замовлень, призначення задач, статуси угод.
• Календарі й бронювання: інтеграція із сервісами запису, розсилки нагадувань.

За даними PwC, 54% компаній, що впровадили AI-рішення у back-office, скоротили операційні витрати щонайменше на 20%. І мова не тільки про гігантів, а навіть малий бізнес вже можуть автоматизувати до 60% рутини. 

Використання AI у маркетингу та продажах

Маркетинг здебільшого про комунікацію, а продаж — про емоції. Але хто сказав, що ШІ не здатен і на те, й на інше? Якщо задати йому правильні параметри, він почне працювати як копірайтер, медіапланер і аналітик одночасно.

Де AI може реально допомогти в просуванні малого бізнесу:

• Створення контенту: тексти для постів, сторіс, статей, навіть відеоскрипти.
• Email-кампанії: написання, сегментація аудиторії, A/B-тестування заголовків.
• Рекламні оголошення: швидке створення варіантів креативів під різні платформи.
• Аналіз поведінки: виявлення моменту, коли користувач готовий до покупки.

Якщо у вас є сайт, соцмережі чи база email-клієнтів, то чому б не почати користуватись ШІ? Наприклад, для прогнозування поведінки клієнтів.

Обслуговування клієнтів: AI як 24/7 помічник

Раніше клієнтам доводилось писати у Direct в Інстаграм і чекати відповіді годинами. Зараз він пише в чат-бот і отримує відповідь за секунди. Мова не про ті боти, які не розуміють контексту і просто тягнуть час, поки підключиться оператор, а про продумані інструменти, які бачать ключові слова, контекст і навіть розуміють тон повідомлення. Штучний інтелект не просто реагує, а вчиться. Вчитується у базу знань, аналізує часті запитання, запам’ятовує сценарії. І дає персоналізовану відповідь, ніби добре знає клієнта.

Ось де AI реально буде корисним:

• Чат-боти 24/7, які вирішують 80% типових питань без участі оператора.
• Автоматичне присвоєння пріоритетів і передача звернень потрібному відділу.
• Збереження історії клієнта з урахуванням емоційного тону попередніх звернень.
• Постаналіз: визначення проблемних точок у спілкуванні з клієнтом.

Уявіть, скільки запитів щодня лишаються без відповіді просто тому, що немає кому відписати. І скільки продажів у цих повідомленнях згорає щодня. Саме тому ми впровадили в CRM для месенджерів RemOnline інструмент автовідповідей, який допомагає швидко реагувати на однакові запити клієнтів, а потім налаштовувати відповіді під кожного індивідуально.

Швидкі відповіді на основі ШІ в чатах RemOnline

AI у фінансах і внутрішній аналітиці

Досить великий відсоток підприємців приділяють мало часу фінансам. І коли грошей не вистачає на оренду, починається ексельна магія. Проблема в тому, що ручна аналітика має бути додатковою опцією. Сучасні інструменти AI вміють не лише рахувати, а й робити висновки. І вчасно попередити де варто почекати з витратами, а де слід очікувати прибутку. Ось на що варто звернути увагу:

• Інтеграція банку, CRM і бухгалтерії в єдину систему звітності.
• Прогнозування касових розривів і нагадування про податкові платежі.
• Визначення найбільш прибуткових каналів продажів за витратами і LTV.
• Побудова моделей "що буде, якщо" для сценарного планування.

Фінанси — не просто цифри в таблиці, а основа бізнесу. І якщо вчасно не звернути увагу на це, то потім може бути пізно.

Як інтегрувати AI у свій бізнес покроково 

На цьому рівні AI вже не просто допомагає, а оптимізує процеси. Але інтеграція вимагає системного підходу, тому перш ніж впроваджувати сучасні технології, переконайтесь що ваш бізнес готовий до цього. Ось декілька сигналів:

• AI більше не сприймається як загроза, а стає природною частиною робочого процесу.
• Бізнес вміє делегувати не лише людям, а й алгоритмам: там, де це дає виграш у швидкості й точності.
• Є стратегія, де AI вбудований у продукт, сервіс або ланцюг цінності.
• Навчання персоналу відбувається не разово, а регулярно.

Повна інтеграція призводить до потужних трансформацій бізнесу: компанія рухається не за ринком, а попереду нього. І тут важливо не охопити все, а діяти по-розумному: з чіткого усвідомлення, навіщо вам цей ШІ взагалі. Почніть із простого: що у вашому бізнесі реально буксує? Де ви витрачаєте час, сили й гроші? Це можуть бути хаотичні комунікації, ручне ведення клієнтської бази, неефективний маркетинг. Визначте ці «болючі точки» і ви вже на півдорозі до змін. 

Далі ставте цілі. Не абстрактне «хочу ШІ в бізнес», а конкретне «хочу автоматизувати відповіді в Instagram, оптимізувати звітність, або генерувати ідеї для контенту». Як тільки цілі на руках, то час обрати інструмент. Хочете асистента для текстів, використовуйте ChatGPT. Треба інтеграцію з робочими таблицями, зверніть увагу на Microsoft Copilot. Є ще Adobe Firefly, Jasper, Notion AI, і десятки інших інструментів. Але ключ не в гучному імені, а в тому, що вирішить саме вашу задачу.

AI у RemOnline: прості рішення для щоденних задач

Щоб інтегрувати ШІ без зайвого клопоту, не потрібно будувати щось з нуля. У RemOnline вже є готові інструменти, які допомагають автоматизувати роботу малого бізнесу.

У кожного підприємця настає момент, коли Excel вже не здатен впоратись з більшістю задач і зовсім скоро зламається. Що відбувається в такому випадку? Клієнти губляться, записи на обслуговування в чаті, зарплати рахуються неправильно, а менеджери вже плутають замовлення. І саме в цей момент вам потрібна програма для обліку клієнтів. Ось які задачі вирішує RemOnline:

Автоматичні відповіді в чатах

AI надає завчасно підготовлені відповіді на найпоширеніші питання. Просто інтегруйте наше рішення у додатки та сайти і швидко реагуйте на запити клієнтів, а також налаштовуйте відповіді під кожного індивідуально.

Розшифровка голосових повідомлень за допомогою ШІ в чатах

Нова функція на базі ШІ в RemOnline дозволяє автоматично перетворювати голосові повідомлення у текст прямо у вікні чату. Розпізнавання мови відбувається автоматично — система генерує текст тією мовою, якою ведеться переписка.

Найприємніше — функція працює навіть з довгими повідомленнями тривалістю до 5 хвилин.

Розшифровка голосових повідомлень за допомогою ШІ для швидких відповідей

Швидка публікація товарів

Прискорюйте додавання товарів і покращуйте складський облік. Штучний інтелект автоматично заповнює інформацію про товар. Просто завантажте файл від постачальника і зіставте дані з полями в RemOnline — жодної ручної роботи.

Швидка публікація товарів в RemOnline

Видалення фону з фото

Використовуйте AI для розпізнавання товарів на фото та прибирайте зайвий фон. Отримуйте чисті зображення, які виглядають професійно й підходять для реклами.

Каталог зі штучним інтелектом

Додавайте товари через мобільний додаток RemOnline, створюйте описи та стежте за запасами. Достатньо просто завантажити фото товару, а AI розпізнає його та створить детальний опис.

Додавайте нові товари швидше з ШІ в мобільному додатку RemOnline

І ще одна приємна фіча для тих, хто хоч раз шукав історію обслуговування клієнта по скріншотах із месенджера, оцінить RemOnline. CRM для малого бізнесу дозволяє вести облік замовлень не просто поіменно, а з повною історією: які роботи виконували, які матеріали списували, коли дзвонили і ще багато інших деталей. А ще тут є статуси замовлень, які налаштовуються під будь-який бізнес-процес, хоч для сервісних центрів, хоч для дейтелінгу. І, звісно, не варто забувати про форми й шаблони: не потрібно 100 разів створювати одні й ті самі документи вручну. 

RemOnline — не просто набір інструментів, це фреймворк вашого бізнесу. Він допомагає не лише вийти з операційної рутини, а й побачити, що працює, а що буксує. Наші користувачі вже оцінили деякі функції програми і ось що каже один з них:

RemOnline наразі закриває багато процесів. Найперше — документообіг. Розрахунок собівартості робіт з можливістю зберігати додаткові дані. Тобто можна додати коментар, податкову накладну чи накладну від постачальника.

Роман Олійник

Директор із розвитку СТО

G CAR Service

Висновок: інтегруйте ШІ з розумом

Ринок не чекає, клієнт не прощає затримок, а хаос у процесах коштує надто дорого. І поки хтось ще складає Excel-таблички вручну й губиться в замовленнях, інші вже будують системний бізнес на базі RemOnline. Тут всі замовлення йдуть по ланцюжку, склад не перетворюється у звалище непотрібних речей, а фінанси не зникають просто так.

Не чекайте, поки великі компанії захоплять усе поле. Малий бізнес більш гнучкий, швидкий, здатний експериментувати на ходу. А ШІ може легко стати вашим помічником в цьому. Важливо тільки не боятись пробувати.