Як скласти та потім використати шаблон комерційної пропозиції для малого бізнесу

Зміст

Що таке комерційна пропозиція?
Як створити шаблон комерційної пропозиції?
Для чого потрібні шаблони комерційних пропозицій?
Як скласти комерційну пропозицію у RemOnline?

Що таке кошторис / комерційна пропозиція?

Комерційна пропозиція / кошторис / або попередній розрахунок — це документ, який описує заплановані витрати на проєкт. Деякі компанії створюють такі документи для клієнтів, щоб обидві сторони чітко зналися на нюансах праці перед її початком.

Наприклад, сервіс установки кондиціонерів після оціночного візиту майстра може виставити клієнту комерційну пропозицію, яка міститиме розрахунок вартості використовуваних матеріалів, установки та техніки. Завдяки цьому клієнт знатиме, за що саме буде зобов'язаний заплатити, а якщо зацікавився, зможе залагодити питання з ціною перш ніж розпочнуться роботи.

Комерційні пропозиції використовують у практиці автосервіси, поліграфії, ремонтники, клінінги та інші види бізнесу послуг та виробництва товарів.

Більше того, ваша комерційна пропозиція дозволяє:

• Уникнути непорозуміння між клієнтом та компанією. Це документ, який охороняє дві сторони: клієнтів від несумлінних виконавців, а компанію — від звинувачень клієнта, які можуть висуватися постфактум щодо ціни, умов та інших деталей роботи.
• Планувати грошовий потік. Для успішного фінансового управління та уникнення фінансових розривів, ви повинні знати, які суми та коли надійдуть на рахунки, а комерційна пропозиція має в цьому допомогти.

Важливо розуміти, що складання комерційної пропозиції — справа непроста та точно не швидка. Щоб розрахувати точні витрати матеріалів та їхню вартість на кожен проєкт, потрібно постаратися. Добре, що у віці високих технологій замість вас старатися може спеціально призначена для цього система. 

Як створити шаблон комерційної пропозиції?

Час — то гроші. Ви втрачаєте їх щоразу, коли годинами складаєте комерційні пропозиції вручну або наймаєте для цієї роботи додаткових співробітників. Більше того, складання комерційної пропозиції "на коліні" загрожує відмовою клієнта через:

• відсутність точних цілей
• невідповідність документа цілям та очікуванням клієнта
• неякісного подання пропозиції

Саме з цієї причини дедалі більше керівників переходить на використання спеціальних програмних забезпечень, які дозволяють у кілька кліків додавати послуги, товари та матеріали для складання комерційної пропозиції та швидкого розрахунку її кінцевої вартості за допомогою готових шаблонів.

Для чого потрібні шаблони комерційних пропозицій?

Є, як мінімум, дві причини, чому малому бізнесу важливо використовувати готові шаблони для своєї комерційної пропозиції. По-перше, вам не потрібно щоразу створювати документ із нуля. По-друге, налаштувавши шаблон кошторису один раз, ви будете впевнені в наявності критично важливих складових будь-якої комерційної пропозиції:

Опис проблеми. Цей пункт займатиме мало місця, але багато значення для вашого клієнта. Вникніть у суть проблеми та позначте основні напрямки її вирішення, щоб показати індивідуальний підхід та професіоналізм.

Наприклад, клієнт автосервісу у цьому пункті може прочитати результати діагностики автомобіля.

Терміни. Визначте, який термін буде вибраний для вирішення описаної вами проблеми. Тут головне раціонально оцінити можливості та наявні ресурси. Точну дату назвати не обов'язково, а ось список завдань із термінами поселить у клієнта додаткову впевненість.

Наприклад, не "до 21 червня", а "рихтування — до 1,5 тижнів, заміна акумулятора — до 3-х днів".

Ресурси для вирішення проблеми. У цьому пункті важливо розкрити, які запчастини, матеріали, розхідники та товари входять до ваших послуг, скільки клієнт повинен буде заплатити за певні види робіт, час працівників тощо. Чим докладніше ви опишите цей пункт, тим більше довіри від клієнта отримаєте.

Наприклад, не "запчастини та розхідники", а "підшипники — 3 шт, масло моторне — 1л".

Бюджет. Ця частина комерційної пропозиції визначає розмір та умови оплати. Щоб підвищити шанс на вдалу угоду, підготуйте кілька пакетів бюджетування, щоб клієнт міг вибрати потрібний для свого цінового сегмента варіант.

Під час друку бланка комерційної пропозиції з готового шаблону вам не потрібно щоразу перевіряти, чи всі дані на місці. Ви зможете швидко оцінити, як виглядатиме майбутній документ, а також внести зміни у разі виникнення такої потреби.

Це важлива можливість для малого бізнесу, що розвивається. При зростаючій кількості клієнтів складно вести облік та складати документи правильно, що впливає на якість та терміни реалізації робіт. Автоматизація цього напряму діяльності компанії добре вплине на її результати. Тим більше, в деяких системах зробити це можливо  в кілька кліків.

Як скласти комерційну пропозицію у RemOnline?

Розглянемо, як скласти комерційну пропозицію / калькуляцію / попередній розрахунок на прикладі хмарної системи обліку RemOnline, яка дозволяє швидко створювати та генерувати документи для клієнтів. Вам не потрібно завантажувати та встановлювати систему на свій комп'ютер. Аби розпочати роботу над складанням комерційної пропозиції, просто зареєструйтеся в RemOnline.

У програмі ви знайдете встановлені шаблони комерційної пропозиції та інших документів, довідники товарів та послуг, які відрізняються залежно від вибраного шаблону облікового запису під час реєстрації.

1. Перш за все, налаштуйте доступ для роботи з розрахунками. Щоб забезпечити коректне функціонування системи, спочатку увімкніть опцію додавання товарів без списання зі складу. Це дозволить вам створювати розрахунки без впливу на складські запаси.

2. Додайте на склад товари та матеріали, які ви використовуєте в роботі. Важливо: товари не будуть списані зі складу до перетворення розрахунку в замовлення. Таким чином, ви уникнете непотрібних списань.

3. Наповніть перелік послуг. Якщо у Довіднику недостатньо послуг, наповніть перелік відповідними позиціями. Це дозволить вам налаштувати та додати нові послуги з гнучким визначенням цін, які відповідатимуть потребам вашої компанії.

4. Налаштуйте статуси розрахунків. Для зручності роботи з комерційними пропозиціями у RemOnline ви можете налаштувати статуси, що допоможуть відстежувати та контролювати замовлення та розрахунки. Наприклад, ви можете використовувати статуси такі як “Надіслано”, “В очікуванні” та “Прийнято” для відображення ключових етапів вашого робочого процесу.




5. Створіть нову комерційну пропозицію / розрахунок, вказавши необхідні дані про клієнта та його виріб. Додайте до розрахунку товари зі складу і послуги, які будуть виконані. Переконайтеся, що ви врахували всі деталі для точності оцінки вартості та відповідності вашим потребам.

6. Налаштуйте автоматичний друк документів під час створення розрахунку. Це зменшить кількість ручної роботи буде особливо корисно для забезпечення швидкого доступу до важливих документів. Ви можете вибрати як готові шаблони, так і створити свій шаблон комерційної пропозиції, використовуючи візуальну ідентифікацію компанії та особливий дизайн.




7. Відправте комерційну пропозицію клієнту. Отримайте підтвердження замовлення від клієнта, відправивши кошторис на узгодження через імейл або месенджер безпосередньо з RemOnline.




Ви також можете роздрукувати або надіслати розрахунок у форматі PDF, або ж надіслати посилання на вебформу, де клієнт зможе переглянути та прийняти кошторис онлайн.

RemOnline не тільки спрощує облік замовлень, але й пропонує зручні інструменти для управління складом, фінансами та спілкування з клієнтами. Використовуйте аналітику та звітність для покращення управління компанією, а безкоштовні мобільні застосунки допоможуть бути у курсі подій з будь-якої точки на карті.

Не забувайте, що комерційна пропозиція має бути чіткою та легкою для сприйняття. Уникайте перевантаження документа зайвими деталями, щоб не ускладнювати клієнту процес прийняття рішення. Незалежно від того, чи звертається клієнт повторно, завжди створюйте нову комерційну пропозицію для кожного проєкту. Це підкреслить вашу надійність і професіоналізм, що сприятиме зміцненню відносин з клієнтами.