Ріта
Все, що ви хотіли знати про автоматизацію маленького магазину + покроковий план
Ще 5 років тому через складність систем про автоматизацію могли мріяти тільки великі корпорації. Зараз же автоматизувати бізнес-процеси можливо навіть у найменшому магазині. Як це правильно зробити, коли асортимент невеликий, співробітників не багато, а на встановлений бюджет особливо не розгуляєшся?
Автоматизація процесів — це делегування завдань, які раніше виконувалися вручну, спеціальним сервісам автоматизації. Без них рутинні завдання займають левову частку часу, який керівник може витрачати на розвиток, а співробітники — на виконання своєї роботи.
Автоматизація маленького магазину — це не просто поліпшення робочих процесів, а й обов'язкова умова зростання. Без автоматизації магазинчик без імені ніколи не стане великою міжміського мережею. І ось, чому.
Плюси автоматизації обліку в маленькому магазині
+ Збільшується швидкість обслуговування. Автоматизація прискорює роботу, тому всі процеси виконуються в рази швидше.
+ Скорочуються крадіжки грошей або майна. Точний облік і контроль, який забезпечує автоматизація, допомагають уникнути нестач.
+ Поліпшується взаємодія між співробітниками. Система автоматизації збирає всі дані, рандомно розкидані по блокнотах і таблицях, в одному місці, що допомагає швидше знаходити їх і краще виконувати завдання.
+ Знижуються витрати на заробітну плату. Автоматизація дозволяє збільшувати обсяг роботи без збільшення штату або необхідності оплачувати понаднормові.
+ Поліпшується клієнтський сервіс. З'являється база клієнтів, система лояльності та поліпшується комунікація між клієнтами та магазином.
+ Збільшуються продажі. Автоматизація дозволяє управляти ціноутворенням і правильно складати асортиментну матрицю.
+ Зменшується кількість помилок у фінансовому обліку. Автоматизуючи фінансовий облік, ви будете впевнені у тому, що ведете бізнес відповідно до закону, та позбудетеся від розбіжностей у фінансовому обліку.
При цьому, в більшості випадків без автоматизації роздрібний бізнес займає майже весь час керівника, який постійно знаходиться на місці, аби контролювати співробітників, інвентаризації, передачу змін і закупівлю товару. Але всі ці процеси можна зробити більш автономними за допомогою простих інструментів.
Обладнання для автоматизації торгівлі
Аби укомплектувати маленький магазин — потрібно не багато. Але щоб процеси були налагоджені та плавно перетікали між умілими руками співробітників, потрібно надати їм допомогу у вигляді таких інструментів:
- ПК або ноутбук, на якому можна вести документацію, встановити систему обліку та зберігати дані.
- За допомогою сканеру штрих-кодів ви зможете проводити інвентаризації та швидко додавати товари у продажі, наприклад.
- Контрольно касове обладнання кожен керівник обирає індивідуально в залежності від розміру магазину та специфіки діяльності. POS-термінал, онлайн-каса або РРО допоможуть приймати та фіскалізувати платежі відповідно до законодавчих норм.
- Також стане у нагоді принтер для друку штрих-кодів, етикеток і товарних цінників.
- Програма обліку товару для маленького магазину — незамінний інструмент. Туди потрібно оприбуткувати товари для контролю залишків, відстеження продажів і автоматизації складських процесів.
Існують рішення, які здатні об'єднати всі ці інструменти в єдину мережу. Наприклад, RemOnline — це система обліку, яка комплексно автоматизує процеси продажу, контролю співробітників, складського, управлінського та фінансового обліку. Програма спрощує та прискорює роботу персоналу, автоматизуючи рутинні дії, та допомагає контролювати їх керівнику з допомогою звітності й аналітики. Плюсом до всього буде додаток, який допоможе контролювати магазин за допомогою мобільного телефону.
Чи дорого автоматизувати маленький магазин? Якщо ви ґрунтовно підійшли до процесу автоматизації та закупили обладнання і систему обліку, в середньому час окупності автоматизації становить від 3-х до 6-ти місяців. Але результат від впровадження системи автоматизації ви відчуєте відразу ж. Давайте розглянемо короткий план дій, яким ви можете керуватися при цьому.
План автоматизації торгівлі в маленькому магазині
Налагодження процесів забере у вас від декількох днів до декількох тижнів. Але автоматизація на те й автоматизація, що потрібно витратити час один раз, аби потім процеси працювали на благо магазину.
Розглянемо автоматизацію магазину на прикладі системи обліку RemOnline:
Товар та складські процеси
- Оприбуткуйте товар у систему обліку. Якщо позицій багато, розбийте склад по комірках і скористайтеся адресним зберіганням у програмі, аби співробітники точно знали, що і де лежить, та швидше оформлювали продажі.
- Встановіть мінімальні залишки для кожного товару, щоб програма показувала, коли запаси добігають кінця, а ви могли робити замовлення у постачальників за допомогою звіту "Товари, що вимагають закупівлі".
- Проводьте повні та часткові інвентаризації за допомогою сканеру штрих-кодів, аби регулярно звіряти фактичну кількість товарів з обліковими та швидко виявляти будь-які нестачі.
Продажі та документообіг
- Підключіть касове обладнання, сканер штрих-коду та принтер прямо до програми, аби співробітники обробляли продажі ще швидше. Це допоможе уникнути черг і збільшити прохідність магазину.
- Керуйте асортиментом і цінами, відстежуючи маржинальність та популярність товарів на звіті "Аналіз асортименту". Це допоможе наповнити полиці товарами, які подобаються вашим клієнтам і є вигідними для продажу.
- Налаштуйте шаблони документів, аби співробітники друкували документи продажів, цінники, чеки, рахунки та договори в кілька кліків.
Клієнти
- Додавайте постійних клієнтів до системи, аби керувати індивідуальні знижки та збільшити лояльність.
- Налаштуйте відправку автоматичних повідомлень про акції та знижки, щоб постійно нагадувати про свій магазин та повертати клієнтів.
- Налаштуйте відкладену відправку смс з проханням про відгук та посиланням на профіль в Google My Business, наприклад, аби наповнювати його позитивним зворотнім зв'язком і збільшувати довіру потенційних покупців.
Читайте більше про те, як розвивати локальний бізнес за допомогою позначки на карті
Співробітники
- Додайте співробітників до системи обліку та надайте для них індивідуальний доступ до функцій, щоб вони бачили тільки ту інформацію, яка потрібна їм для роботи.
- Налаштуйте нарахування зарплати від продажів, вихід на зміну й інші параметри, аби мотивувати працювати краще.
Управління
- Крім бухгалтерського обліку, візьміть за звичку вести управлінський облік — регулярно формуйте звіти за складом, співробітникам, продажам та фінансам, аби ґрунтувати всі рішення на реальних даних.
- Встановіть мобільний додаток керівника, щоб не весь час перебувати на точці та відслідковувати показники продажів, кас і прибутку незалежно від місця.
- Регулярно формуйте графіки Аналітичного звіту з продажів, аби відстежувати середній чек, сезонність та інші фактори, які впливають на прибутковість магазину. Він допоможе виявити слабкі місця (наприклад брак персоналу в гарячі години) та розвивати бізнес швидше.
Це далеко не весь перелік процесів, які можна автоматизувати в маленькому магазині. Але навіть цей список може дати гарний старт швидкому розвитку. Цього вам і бажаємо!
