Навіщо вести товарний облік в малому бізнесі

Товарний облік відображає всі операції, які супроводжують торгівлю, та створює широкі можливості для аналітики, контролю складу, продажів і працівників. Зрозуміло, що це актуально для компаній з великим штатом і асортиментом. А що ж з маленьким бізнесом? Чи варто витрачати час на додаткові процеси, якщо у вас вузька товарна матриця та не дуже багато замовлень і чеків? Наша відповідь – так! Тому сьогодні розповімо про те, як і навіщо вести товарний облік навіть в невеликому магазині чи майстерні.

Які можливості дає малому бізнесу товарний облік

Почнемо з того, що без обліку складно контролювати поставки, переміщення, продажі, прибуток, роботу співробітників і правильність податків. Касири можуть привласнювати собі виручку, постачальники привозити менше товарів, ніж ви замовили, а комірники – красти. Чому б і ні? Нічого ж ніде не записано і можна сказати, що так і було. При цьому ви не зможете швидко отримати достовірну інформацію щодо запасів і точного виторгу за день. Залишається вести бізнес навмання і сподіватися на удачу. Погодьтеся, це не найкращий варіант…

Щоб не втрачати гроші та розвивати компанію, товарний облік потрібно вести хоч в якомусь вигляді, наприклад, в зошиті, спеціальній програмі або excel. Про методи розповімо трохи пізніше, а поки розберемося в тому, що ж це нам дасть. 

Відстежувати операції з товаром

Ви будете знати, коли надійшов товар, скільки ви за нього заплатили, коли реалізували, яку виручку отримали та скільки податків винні державі. Повнота інформації залежить від того, як ведеться облік: можна просто записувати кількість проданих позицій або відстежувати рух товару на кожному етапі. В останньому випадку завдання полегшить CRM-система, наприклад, RemOnline.

Систематизувати закупівлі

По-перше, ви будете точно знати кількість і найменування товарів, які залишилися на вашому складі. По-друге, з часом отримаєте достатньо інформації, щоб аналізувати попит: сезонність, популярні й непопулярні моделі і т.д. А якщо будете фіксувати ще й повернення, то зможете порахувати відсоток браку, щоб вчасно змінити постачальника та відмовитися від неякісних позицій.

Зменшити ймовірність крадіжок і шахрайства

Коли на складі та в процесах безлад, співробітникам набагато простіше зважитися на крадіжку. При цьому ви можете виявити пропажу занадто пізно, наприклад, коли винуватець вже звільнився з роботи. Облік дозволить швидко визначати причини нестач і працівників, які постійно "гублять" товари та беруть те, що погано лежить. Ви зможете контролювати запаси й розуміти, яка сума в кінці дня має бути в касі.

Припинити "заморожувати" гроші на складі

Після оптимізації закупівель товари перестануть залежуватися на складі, а оборотні кошти почнуть працювати так, як треба. Ви зможете підвищити рентабельність бізнесу.

Знизити витрати

Своєчасні поставки, зменшення складських витрат і відсутність крадіжок допоможуть заощадити пристойну суму грошей. Впевнені, ви знайдете їм гідне застосування ?

Полегшити масштабування

Прогнозований попит, оптимізація витрат і розуміння реального стану справ в компанії відкриють вам можливості для розвитку бізнесу. До того ж з обліком вам буде простіше керувати кількома майстернями або великим складом.

Загалом, якщо ви хочете отримувати передбачувані результати роботи, тримати руку на пульсі подій і приймати виважені управлінські рішення, вам в будь-якому випадку доведеться вести товарний облік. Краще почати робити це відразу, щоб даремно не гаяти можливості, гроші та час

У цьому пункті ми описали лише частину переваг товарного обліку. Ви отримаєте набагато більше, якщо будете вести його в CRM-системі.

Переваги товарооблікової програми для бізнесу у сфері послуг

Товарний облік набагато простіше вести за допомогою спеціальних систем. Вони інтегруються з касовими апаратами, сканерами штрих-кодів, обладнанням для друку та різними сторонніми сервісами. Вимагають мінімальних налаштувань і працюють через інтернет.

Такі програми дозволяють значно розширити можливості обліку та вести його з мінімальними витратами часу і сил. Після впровадження вони допоможуть:

Прискорити оформлення продажів і замовлень

Касиру досить просканувати штрих-код позиції, щоб додати її в чек чи замовлення та сказати клієнту підсумкову суму. Продані товари і запчастини відразу віднімаються від залишків, а їхня вартість додається до виручки. А ще товарооблікова система збирає дані щодо продажів і ви зможете сформувати за ними звіт. Вам не доведеться витрачати час на підрахунки та ручні записи в excel або блокноті.

Автоматизувати складський облік

Масштаб автоматизації залежить від можливостей обраного ПЗ. RemOnline, наприклад, дозволяє контролювати залишки, відстежувати рух потрібних позицій, проводити повернення постачальникам, генерувати відомості та акти, створювати звіти для планування закупівель, використовувати адресне зберігання і серійний облік, а також проводити повну і часткову інвентаризацію складу. Вся інформація щодо оприбуткувань, списань, повернень та переміщень відображається в CRM-системі. І ви зможете будь-якої миті швидко її знайти.

Керувати асортиментом і цінами

Товари та запчастини автоматично завішуваються на залишки після оприбуткування, а дані щодо їхньої кількість безперервно оновлюються в режимі онлайн. Ваш асортимент завжди знаходиться в актуальному стані і ви відразу бачите, що є й чого немає на складі.

Крім того, в товарообліковій системі можна фіксувати закупівельну вартість та вказувати націнки. Програма сама розрахує різні типи цін і вам залишиться тільки вибрати потрібний варіант під час продажів та оформлення замовлень.

Проводити акції та давати знижки

З CRM-системою ви будете знати вартість кожної партії товарів і зможете правильно розрахувати знижки та очікуваний прибуток, щоб запустити акцію на певні позиції або простимулювати клієнтів за допомогою індивідуальних пропозицій. Так розпродажі точно не нашкодять вашому бізнесу.

Налагодити роботу з документами

У товарооблікових програмах вже містяться передвстановлені форми замовлень, рахунків, відомостей та актів, які додатково можна налаштувати під себе (в усякому разі саме так це працює в RemOnline). Велика частина інформації підтягується в них автоматично, що дозволяє прискорити роботу та мінімізувати вплив людського фактора.

Контролювати підлеглих

Кожен співробітник заходить у програму під своїм логіном та паролем. Тому ви будете знати, хто, коли та з якими документи працював. Відразу стане ясно, в чию зміну пропав товар і чому в касі з'явилася нестача.

В RemOnline, наприклад, можна надавати працівникам ролі та обмежувати їхні права доступу до інформації, щоб вони працювали тільки з тими даними, які їм потрібні.

Приймати управлінські рішення

Ви в будь-який момент зможете в кілька кліків сформувати потрібний звіт і подивитися дані щодо руху товарів, продажів, залишків і замовлень. Порівняння інформації за різні періоди допоможе в прийнятті виважених управлінських рішень.

Якщо ви хочете автоматизувати не тільки продажі та складський облік, а й інші процеси, зверніть увагу на CRM-системи, які вміють розраховувати зарплату, вести бази постачальників і клієнтів, а також інтегрувати онлайн безліч сервісів на кшталт телефонії, 1С і sms-шлюзів. Такі опції допоможуть вашому бізнесу розвиватися, а вам – позбутися рутини й мінімізувати кількість ручних задач.

У будь-якому випадку працювати без товарного обліку досить складно. Тому подумайте про його впровадження.