Ріта
Аутсорсинг бухгалтерії: плюси та мінуси
Ведення бухгалтерського обліку - відповідальна справа, тк закон штрафує за порушення у документах. І важливо доручити його ведення професіоналам. Чи потрібен такий в команді або краще довірити бухоблік Аутсорс, ми дізналися у досвідченого бухгалтера. Ділимося цим із вами.
Поставили популярні питання досвідченому бухгалтеру
Ще 20 років тому штатному веденню бухгалтерії не було альтернативи та ведення бізнесу передбачало наявність бухгалтера. Але пізніше альтернатива все-таки з'явилася: аутсорсинг бухобліку.
Аутсорсинг — це делегування завдань підрядникам, якщо дослівно "використання чужих ресурсів". У даному випадку бухгалтерський аутсорсинг означає передачу бухгалтерських функцій компанії-підряднику та регулюється договором.
В Україні така послуга з'явилася на початку 2000-х. Зараз близько 30% малих і середніх компаній делегують бухоблік фірмам-підрядникам. Для порівняння: в Америці цей показник досяг 96%, а в Європі — 82%.
Види бухгалтерського аутсорсингу
Частковий (процесинговий) бухгалтерський аутсорсинг — вид співпраці, в якому ви передаєте позаштатним фахівцям окремі бухгалтерські процеси, такі як розрахунок зарплати співробітникам, наприклад. В цьому випадку підрядники працюватимуть тільки з тими документами, які ви для них готуєте, без перевірки достовірності даних.
Кому підходить: тим, хто хоче звільнити свого бухгалтера від частини рутини, але не довіряє повне ведення бухгалтерії стороннім.
Повний бухгалтерський аутсорсинг — вид співпраці, який передбачає передачу внутрішньої документації на повне бухгалтерське обслуговування сторонній компанії. У цьому випадку підрядник буде глибше вникати у внутрішні бізнес-процеси компанії та допомагати у вирішенні питань з податковими органами.
Кому підходить: компаніям без штатної бухгалтерії.
Аутсорсингове консультування — нерегулярні консультації з метою перевірки / коригування дій штатних бухгалтерів.
Кому підходить: компаніям, сфера діяльності яких вимагає специфічних знань (робота на міжнародному ринку, наприклад). Але насправді такі консультації будуть корисні всім, хто хоче відчувати себе більш захищено, адже податкове законодавство досить швидко змінюється.
(с) Катерина Чеботар, головний бухгалтер IT-компанії,
досвід роботи 6 років
Бухгалтерія на аутсорсинг: плюси та мінуси
+ Економія коштів. Штатна бухгалтерія передбачає офіційне працевлаштування, а значить зарплати, податки, обладнане робоче місце для кожного фахівця, бухгалтерське ПЗ і інші витрати, пов'язані з наймом співробітників.
+ Професійне ПЗ. Бухгалтерські компанії майже завжди володіють сучасними бухгалтерськими програмами, а отже, несуть всі витрати на ПЗ самостійно.
+ Висококваліфіковані фахівці. Бухгалтерські компанії завжди володіють актуальною інформацією про будь-які зміни в законодавстві через ризик втрати репутації.
+ Матеріальна відповідальність Якщо "косячить" фірма-аутсорсер і ви отримуєте штраф від податкової, наприклад, то його оплачує фірма (якщо договір передбачає це). Якщо помилиться штатний бухгалтер, розгрібати доведеться вам.
+ Безперервне обслуговування Якщо ви укладаєте договір з компанією на певний термін, вона зобов'язується протягом цього терміну безперебійно виконувати свої функції. Цього штатний бухгалтер обіцяти не може: хвороби, відпустки, раптове звільнення не передбачити.
+ Зменшення податку ПДВ, де послуги підрядників розглядаються, як витрати.
- Низький рівень конфіденційності Передача внутрішніх даних компанії іноді супроводжується витоком інформації. Якщо є, що приховувати, краще працювати з довіреними особами :)
- Низька швидкість обробки інформації, а отже — реагування на проблеми. Якщо бухгалтерська картина компанії у штатного фахівця знаходиться завжди перед очима, то збір документів і передача їх на аутсорс — це час, який в кілька разів скорочує швидкість реагування на проблеми позаштатними бухгалтерами.
- Недоцільність при наявності великого документообігу. Простіше кажучи, якщо компанія у вас велика, то сфери відповідальності поділяються між штатними бухгалтерами. І краще, якщо вони зможуть вільно взаємодіяти та комунікувати, а це можливо лише в рамках однієї компанії.
- Чітке дотримання протоколу Так, це може стати помітним мінусом в роботі з аутсорсом. Сторонні бухгалтери не будуть вникати у ваші проблеми та намагатися знайти оптимальні рішення для кожного конкретного випадку, швидше за все вони просто будуть обробляти документи по протоколу. Про індивідуальний підхід швидше за все доведеться забути (або доплачувати).
(с) Катерина Чеботар, головний бухгалтер IT-компанії,
досвід роботи 6 років
З чого почати переведення бухгалтерії на аутсорсинг?
(с) Катерина Чеботар, головний бухгалтер IT-компанії,
досвід роботи 6 років
Якщо всі перераховані вище плюси для вас виявилися цінніше мінусів, і ви все ж таки наважилися передати бухоблік на аутсорс, робіть це правильно. Ось план, який допоможе вам перевести бухгалтерію на аутсорсинг "безболісно".
- Оберіть відповідний вид співпраці. Визначтеся, чи хочете ви передати сторонній компанії бухгалтерію повністю, або ж делегувати лише деякі функції (підготовка податкової звітності або розрахунок зарплат, наприклад)
- Оберіть відповідну компанію за критеріями ціни, якості (допоможуть відгуки) та наявністю фахівців, які знають тонкощі вашої сфери діяльності. Якщо, наприклад, ви працюєте з закордонним ринком, то потрібен фахівець, який знатиме тонкощі. Уточніть це питання заздалегідь.
- Обговоріть з представником компанією зони відповідальності та план роботи (спосіб передачі первинних документів, терміни обробки інформації та інші нюанси).
- Продумайте спосіб передачі справ, узгодьте його з аутсорсинговою компанією та бухгалтером, який зараз працює у вас в штаті.
- Узгодьте з аутсорсинговою компанією порядок виправлення помилок за попередні періоди, якщо такі є.
- Укладіть договір, аби регламентувати всі домовленості.
Крім особистих переваг і загальнодоступної інформації, при виборі способу бухгалтерського обліку важливо враховувати думку фахівця. Саме тому питання про оптимальне ведення бухобліку в малому бізнесі ми поставили нашому експерту.
Бухгалтерія для малого бізнесу:
аутсорсинг або штатний фахівець?
Для бізнесу з малими обігами та невеликою кількістю співробітників краще звернутися за бухгалтерським обслуговуванням до фахівця на аутсорсі. У такому випадку компанія отримує висококваліфіковане обслуговування з мінімальними матеріальними витратами. Бухгалтер на аутсорсі отримує оплату лише за виконану роботу, в той час як бухгалтер в штаті вимагає заробітну плату за відпрацьований час незалежно від результату своєї роботи. При проблемах з контролюючими органами або при перевірці бухгалтер на аутсорс завжди надасть професійну допомогу. Робота зі штатним бухгалтером не така надійна, як може здатися на перший погляд: через відсутність досвіду, почуття своєї провини або з інших причин він може звільнитися в будь-який момент і компанії самостійно доведеться розбиратися з помилками в обліку.
(с) Катерина Чеботар, головний бухгалтер IT-компанії,
досвід роботи 6 років
Сподіваємося, що після статті вам стало зрозуміліше, який вид бухгалтерського обліку підійде саме вашій компанії. Для цього ми і потрібні. Підписуйтесь на розсилку блогу, аби не пропустити дуже корисні та цікаві матеріали.
