Як швидше оформлювати замовлення з RemOnline

Як топ-майстерня Києва з реставрації взуття та сумок перетворилася на сучасний, автоматизований бізнес, де кожен процес працює як годинник.

Іван Кравченко, співвласник August Shoe

Сьогодні сервіс August Shoe відомий тим, що спеціалізується на реставрації преміум брендів, таких як Loro Piana, Chanel, Hermes і Gucci. Бізнес зростає "колосальними темпами", і власники мають амбіційні плани на майбутнє — масштабувати свою майстерність не лише в Києві, а й за межами України. Вже зараз клієнти з Європи надсилають замовлення на реставрацію поштою в Київ, дізнавшись про місцевих талановитих майстрів.

Готові замовлення в August Shoe чекають відправки клієнтам

Паперова система обліку замовлень гальмувала зростання бізнесу

У 2019 році Іван вперше зіткнувся з необхідністю впровадження програми для взуттєвих майстерень через зростання кількості замовлень. Однак через високу вартість необхідної інфраструктури (принтери, ноутбуки, тощо) ідею довелося відкласти.

До 2023 року кількість замовлень зросла настільки, що ведення обліку на папері стало вже фізично неможливим. Незважаючи на вже звичну систему паперового обліку, було прийнято рішення перейти на сучасну CRM.

На початку ми вели замовлення вручну — блокноти, папірці, наклейки. Коли вже не могли впоратись із потоком замовлень, вирішили відходити від цього “кам’яного віку” і переходити все-таки в цифру. Мій партнер якраз в цьому плані консервативний, він вважав, що папір — наше все. А мені навпаки якраз подобається максимальна цифровізація. І от на сьогоднішній день ми дуже задоволені і щиро радіємо, що перейшли на RemOnline. І навіть не можемо уявити і пригадати той час, коли у нас не було CRM.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

Реставраційний сервіс August Shoe

До впровадження RemOnline процеси виглядали хаотично. Власники та працівники витрачали багато часу на рутинну роботу: заповнення паперових журналів, ручне оформлення замовлень та постійні дзвінки клієнтам. При великій кількості замовлень (до 300 пар взуття одночасно) виникали проблеми з ідентифікацією — треба було по декілька разів все звіряти, щоб не переплутати взуття при видачі. Також були складнощі з обліком зарплат, витрат та заборгованості клієнтів.

Блокнот з шаблонами якись час нас рятував, але порівнюючи з CRM, це був просто жах! Особливо зводити зарплати та витрати… Грошей чомусь завжди не вистачало в касі — хтось зайвого взяв, хтось зайвого розрахував. Якщо ще й багато постійних клієнтів… приїхали, немає з собою готівки, треба забрати зараз, взяли і пообіцяли потім гроші закинути. І я впевнений, що ми багато кого з таких клієнтів не розрахували. Тобто, ці гроші якось десь розтанули. А з RemOnline такого хаосу вже не може бути бо все зафіксовано в базі по кожному клієнту і замовленню.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

Іван Кравченко, співвласник August Shoe

Рішення спробувати RemOnline змінило все

Після впровадження CRM-системи всі процеси в майстерні стали злагодженими, зникли проблеми з обліком коштів та ідентифікацією замовлень. Завдяки модульній системі RemOnline, власники змогли налаштувати процеси в програмі під свої потреби. Майстерня позбулася зайвої паперової роботи, збільшила ефективність і покращила обслуговування клієнтів.

Тепер замовлення створюються швидко, кожна пара взуття має свій унікальний ярлик, а клієнти автоматично отримують SMS-повідомлення про статус їхнього замовлення.

В RemOnline ми зараз створюємо замовлення, використовуємо статуси, автоматичний друк етикетки на кожну пару взуття, наліпки для майстра, наліпки на коробку, коли вже закінчили реставраційні роботи. Зараз процес прям дуже хороший. Плюс ми підключили автоматичні сповіщення через SMS під статуси замовлення. Тобто, ми вже не займаємося сповіщенням клієнтів вручну по телефону — от в чому ще величезний плюс.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

Замовлення в RemOnline

Впровадження автоматизованої системи SMS-сповіщень через інтеграцію з SMS шлюзами значно покращило ефективність роботи майстерні. Тепер RemOnline автоматично інформує клієнтів про статус їхніх замовлень, включаючи деталі при оформленні, терміни виконання та вартість послуг. Це не лише економить час персоналу, але й зменшує можливість помилок та непорозумінь з клієнтами.

Автоматичні повідомлення про зміну статусу замовлення

Автоматизація процесу комунікації дозволила позбутися багатьох рутинних завдань, таких як ручне заповнення інформації та постійні телефонні дзвінки. В результаті, майстерня змогла оптимізувати свої робочі процеси, покращити обслуговування клієнтів та пришвидшити роботу, особливо враховуючи розташування в центрі міста з обмеженими можливостями для паркування.

У нас зараз навіть при оформленні замовлення клієнт отримує SMS з інформацією про терміни та вартість. Це економить купу часу бо нам не треба розмовляти з людиною. До того ж ми працюємо в центрі Києва, біля нас неможливо зупинити машину надовго, тому клієнт може просто закинути взуття і залишити свій номер телефону. І для того, щоб нам потім не розповідати по телефону, що цю пару зробимо за стільки-то грошей, а цю пару за такий-то термін, ми просто автоматично відправляємо SMS на кожну пару. Зазвичай ніхто не передзвонює, автоматично приймають і все, ми ставимо в роботу і забираємо. RemOnline позбавив нас непотрібної рутини дуже відчутно. Якщо згадати, коли ми заповнювали все руками, то оцей контакт з людиною займав чимало часу.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

В August Shoe також активно користуються мобільним додатком RemOnline Замовлення для відстеження витрат, управління кількома касами та швидкого доступу до інформації про замовлення. Це дозволяє ефективно працювати з клієнтами навіть поза офісом, перевіряючи статус замовлень у реальному часі.

Якщо клієнти телефонують з приводу готовності замовлення, коли нас немає на місці, я просто в той же момент в додатку дивлюся актуальний статус. Можу зайти подивитися за подіями, зрозуміти, коли ми клієнту обіцяли, коли буде готово фактично і тому подібне. Це дуже зручно та оперативно, не треба бігти до комп’ютера чи бути в майстерні весь час.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

Додаток RemOnline Замовлення

RemOnline допомагає Івану та Олександру з контролем ключових фінансових показників, таких як гроші в касі та вартість закритих замовлень. А перед “активним сезоном” власники аналізують в цілому напрямки роботи та популярні послуги для планування розвитку бізнесу.

Перед сезоном ми дивимося в RemOnline, які у нас найпопулярніші роботи, що нам треба зробити, щоб їх стало більше. Аналізуємо звіти за виконавцями, звіти за замовленнями, скільки ми заробили на тій чи іншій роботі за останні півроку, і так визначаємо, куди нам треба рухатись.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

Дашборд керівника в RemOnline

Як час обробки замовлення скоротився з 15 хвилин до 1 хвилини 20 секунд

Час оформлення одного замовлення в August Shoe скоротився з 10-15 хвилин до лише 1 хвилини 20 секунд. Майстри більше не мусять тримати в голові інформацію про кожну пару з великого замовлення — RemOnline все робить за них. Клієнти також задоволені цифровізацією: вони отримують всю інформацію про замовлення, терміни та вартість одразу на телефон.

З RemOnline я забув, як то витрачати на спілкування з клієнтами та оформлення робіт більше години на день. А раніше ми витрачали по 3-4 години лише на це. Точно половина робочого дня йшла на те, щоб дізнатися, подивитись, перевірити чи ту пару ти повіддав в процес, і тому подібне. А зараз такого просто не може бути.

Іван Кравченко

Співвласник

August Shoe

Іван Кравченко, співвласник August Shoe

Команда RemOnline радіє успіхам August Shoe та бажає безупинно зростати та розвиватися. А ми будемо й надалі працювати над покращенням ефективності малого бізнесу в Україні.