Автоматизація складського обліку

Ми вже писали про те, як вести складський облік і чому він важливий. Якщо ви ще не бачили попередню статтю, то її можна прочитати за цим посиланням. А якщо читали, вам буде простіше розібратися в сьогоднішній темі. Тому що прийшов час поговорити про те, як автоматизувати складські процеси за допомогою CRM-системи. Це принесе вашому бізнесу величезну користь! З неї і почнемо. 

Для чого потрібна автоматизація обліку складу

Навіть при правильній організації складського обліку з часом ви можете зіткнутися з низкою труднощів. Просто тому, що збільшився ваш асортимент, відкрилися нові філії або ви найняли додаткових працівників. Через це з'являється більше помилок, розбіжностей та плутанини. Стає складно контролювати процеси і доводиться витрачати багато часу на те, щоб відстежувати рух товарів, планувати закупівлі, перевіряти звіти та розуміти, що ж відбувається на складі.

Маленьким однотипним асортиментом ще можна якось керувати вручну, але з великим складом цей фокус не вдасться. Одне тільки оприбуткування товарів із заповненням накладних буде займати пів дня та створювати купу пересортиць, з якими вам потім потрібно буде розбиратися. І як тут знайти час для розвитку бізнесу та  інших справ? Виправити ситуацію допоможе автоматизація обліку товарів на складі. Автоматизація дозволить вам:

1. Вести деталізований облік запасів, швидко знаходити потрібні позиції та контролювати їх залишки в режимі реального часу.
2. Відстежувати рух товарів не просто за принципом "прибув / вибув", а бачити всю історію і пов'язані документи від моменту оприбуткування до продажу.
3. Призначати ролі та права доступу співробітників, аби вони працювали тільки з тією інформацією, що їм потрібна і не могли видалити нічого зайвого. Крім того, ви зможете бачити, хто й коли створив і провів той чи інший документ. Це знизить ймовірність шахрайства та збільшить прозорість складських операцій.
4. Друкувати етикетки зі штрих-кодом відразу при оприбуткуванні товарів.
5. Вести довідник постачальників, щоб інформація про них підтягувалася в документи.
6. Проводити інвентаризацію за допомогою сканера штрих-кодів або іншим зручним способом, який прискорить процес перерахунку.
7. Генерувати складські відомості та акти, в яких можна відразу заповнити всі необхідні поля і роздрукувати їх для служби доставки або архіву. Так ви заощадите час і зменшите кількість помилок.
8. Без проблем створювати та проводити повернення товарів постачальнику. Для цього не потрібно буде довго шукати реквізити, закупівельні ціни чи номери партій – вся інформація зберігається в CRM-системі і завжди під рукою.
9. Використовувати адресне зберігання та серійний облік, щоб точно знати, де знаходиться той чи інший товар, відстежувати рух конкретних позицій і швидко обробляти замовлення.
10. Генерувати звіти для планування закупівель та аналізу товарообігу.
11. Вести облік товарів одночасно для кількох майстерень або магазинів.
12. Керувати роботою складу віддалено з різних пристроїв (планшета, ПК, ноутбука або смартфона).

Автоматизація складського обліку дозволяє навести лад на складі, не витрачаючи багато часу та сил. Те що раніше займало кілька годин, можна буде зробити за декілька хвилин у спеціальній програмі. При цьому всі співробітники будуть працювати в одному інформаційному полі, а у вас завжди буде доступ до необхідних даних. Залишилося знайти оптимальне ПЗ. Про це розповімо далі.

Як вибрати програму для обліку складу

Насамперед визначте завдання, які повинна вирішувати CRM-система. Розпишіть свої процеси, знайдіть в них слабкі місця та подумайте, що б вам хотілося поліпшити. Потім складіть список технічних і функціональних вимог, а також співробітників, яким знадобиться доступ. Просто є хмарне та коробочне ПЗ і потрібно розуміти, де будуть зберігатися дані: на внутрішніх чи на зовнішніх серверах. У разі хмарних CRM, наприклад, не доведеться купувати додаткове дороге обладнання та наймати програмістів, тому що оновленнями і виправленням багів буде займатися команда хостера, а не ви. А від кількості користувачів часто залежить тарифний план.

Потім можете записати ваші побажання в таблицю, щоб потім порівнювати різні сервіси між собою. Зрозуміло, що вибір конкретної програми залежить від специфіки вашого бізнесу та поставлених вами завдань. Але ось загальний перелік критеріїв, на які можна спиратися:

Простота та зручність інтерфейсу – інтуїтивно зрозуміле меню, гнучкі налаштування, швидкість завантаження і т.д. Ваші співробітники не повинні місяць освоювати нове програмне забезпечення, потрібно спрощувати їх роботу.

Функціональність – серед опцій, які  вам знадобляться, можна виділити:

• імпорт та експорт залишків;
• оприбуткування, списання та переміщення;
• зручну систему фільтрів для пошуку товарів, документів, контрагентів і платежів;
• друк цінників та етикеток;
• планування закупівель;
• базу клієнтів і постачальників;
• серійний облік та адресне зберігання;
• розмежування прав доступу для співробітників;
• можливість створювати і редагувати шаблони документів;
• проведення повної та часткової інвентаризації;
• додавання описів і фотографій товарів;
• оформлення повернень;
• менеджер завдань для контролю роботи підлеглих.

Варто розуміти, що за допомогою CRM-системи можна автоматизувати не тільки складський облік, а й інші процеси вашої компанії. Тому подивіться на те, як в ній реалізована робота з платежами, продажами, замовленнями, дзвінками, розсилками, розрахунком зарплати та іншими важливими модулями. Якщо шукаєте універсальний варіант, то зверніть увагу на RemOnline.

Аналітика – переконайтеся, що вибрана програма дозволяє генерувати всі необхідні вам звіти (за складом, замовленнями, фінансів і т.д.). Їх повинно бути достатньо для оцінки стану справ і прийняття управлінських рішень.

Інтеграція зі сторонніми сервісами – телефоніями, sms-шлюзами, 1С, пошуковиками запчастин та іншими системами і додатками, які розширять можливості вашого бізнесу.

Мобільна версія – з нею зручно переглядати показники та працювати у віддаленому режимі.

Масштабованість – вибирайте систему, з якої ваша компанія зможе розвиватися. Наприклад, зменшувати чи збільшувати кількість співробітників та опцій, коли це потрібно.

Регулярність оновлень – добре, якщо розробники постійно вдосконалюють свій продукт, враховують пропозиції користувачів та оперативно виправляють баги.

Служба підтримки – оцінюйте швидкість та якість відповідей.

Крім того, почитайте відгуки та скористайтеся безкоштовним пробним періодом, щоб зрозуміти, наскільки зручно вам буде працювати з обраним сервісом. У RemOnline, наприклад, для цього дається 14 днів.

Автоматизація бізнес-процесів і правильна організація складського обліку матеріалів, запчастин і товарів допоможе вам заощадити час, знизити навантаження та уникнути фінансових втрат. Впевнені, ви знайдете краще застосування своїм ресурсам:)