Автоматизація складу: поради

Це Андрій. Має кілька сервісних центрів з ремонту телефонів та комп’ютерів. Андрій хотів би масштабувати бізнес та відкрити ще кілька точок у своєму місті, а може, навіть і в інших. Для цього він збільшує штат співробітників у вже наявних сервісних центрах, розширює асортимент товару та послуг.

Через те що асортимент та кількість співробітників постійно збільшується, зростає також відсоток помилок, розбіжностей та плутанини. Попри те що в компанії облік товарів ведеться у програмі, співробітники звикли використовувати лише базові функції. Тому Андрію стає дедалі складніше контролювати складський робочий процес, доводиться витрачати багато часу на те, щоб відстежувати рух товарів, планувати закупівлі та перевіряти звіти. Він зрозумів, що маленьким однотипним асортиментом можна якось керувати вручну, але з великим складом цей фокус не пройде. Один прийом товарів займає пів дня та “плодить” купу пересортиць, з якими потім розбирається вся команда.

Чи знає Андрій про переваги автоматизації складу та обліку товарів на складі, які не лише заощаджують його час, а й впливають на ефективність роботи всіх співробітників та компанії загалом? Дурний не той, хто не знає, а той, хто навіть не прагне дізнатись. Андрій почав розбиратися в основах автоматизованого складського обліку та за його допомогою навів лад на складі.

Читайте приклад автоматизації складу, щоб дізнатися, як скоротити ручні процеси та полегшити повторювані завдання.

ПРОБЛЕМА 1: Хаос на складі

Через нехитрі спостереження (прийшов і подивився) Андрій виявив, що товар на складі розташовується безсистемно і персонал складу витрачає занадто багато часу на пошук потрібної товарної одиниці для продажу чи замовлення. А ще товари надто часто губляться: в оприбуткуванні є, а на складі знайти неможливо, що збільшує час обслуговування клієнтів у кілька разів.

Виявилося, що під час оприбуткування товар приймається партіями і конкретне розташування одиниць товарів з кожної партії на складі ніяк не позначено.

Рішення: ведення точного обліку товарів у CRM-системі та обов’язкове внесення кожної товарної одиниці до програми.

Спочатку Андрій поетапно описав процедуру оприбуткування, ознайомив з нею всіх співробітників та призначив відповідальних. Потім він вирішив, що варто змінити метод ведення складського обліку на той варіант, який найбільше підходить саме його бізнесу (один загальний склад і кілька менших складів у кожній із майстерень). Ми розповімо вам про всі способи, щоб ви змогли обрати той, який підходить вашому типу бізнесу найбільше.

Способи ведення складського обліку

Номенклатурний — не передбачає поділу за категоріями та групами. Кожна позиція має свою картку. Такий спосіб підійде компаніям із невеликим товарообігом.

Сортовий — товари зберігаються за сортами (групами чи підгрупами) та найменуванням, без урахування партій та закупівельних цін. Тобто нові одиниці додаються до залишкових позицій та поєднуються з ними незалежно від постачальника, вартості та часу надходження.

Під час продажу, переміщення чи списання товари обираються довільно. Для оцінки їхньої вартості можна скористатися методом ФІФО (першим прибув — першим вибув), розрахунком середньої ціни чи оцінкою товарів із останньої закупівлі.

Сортовий метод допомагає економно використовувати площу складу, оперативно керувати залишками та передбачає можливість адресного зберігання. Мінус: складно поділити товари одного сорту/виду за ціною надходження.

Партійний — кожна партія, що надійшла, зберігається окремо від попередніх. Для нової партії потрібно відкрити спеціальну картку, щоб потім вносити туди інформацію про рух товарів, які до неї входять. Після продажу всіх позицій з партії картку слід закрити, а потім скласти акт витрати матеріально-виробничих запасів.

Цей спосіб зручний для компаній, які торгують однотипними продуктами з обмеженим терміном придатності. З його допомогою можна посилити контроль за збереженням залишків та мінімізувати ймовірність пересортиць. Але водночас площа складу використовуватиметься менш раціонально та можуть виникнути труднощі з оперативним управлінням запасами, тому що облік ведеться у різних партійних бланках.

Партійно-сортовий — прийняті товари враховуються та зберігаються партіями. При цьому всередині партій позиції поділяються на сорти. Цей спосіб часто обирають за широкого асортименту товарів.

Його Андрій і обрав. Оскільки асортимент досить великий, а партії однакових товарів від одного постачальника відрізняються термінами наданої ними гарантії, важливо, щоб співробітники мали можливість вибору певного товару з конкретної партії. А це означає, що всі одиниці товарів потрібно якось позначити та розташувати на конкретне місце.

Адресне зберігання та серійний облік — інструменти, які дають змогу це зробити. Вони впроваджуються по черзі та найкраще працюють у парі.

Серійний облік товарів

Передбачає присвоєння серійного номера кожній конкретній одиниці товару з партії. У RemOnline ця функція допомагає відстежувати історію переміщення кожної товарної одиниці. При включенні серійного обліку під час оприбуткування або для вже наявного на складі товару у кожної одиниці з’являється свій серійний номер та паспорт, де відображається вся історія пересування та поточне розташування. А ще серійні товари можна впорядкувати за датою гарантії та продавати ті, у яких вона закінчується раніше.

Адресне зберігання на складі

Спосіб розміщення товару на складі, за якого кожному місцю зберігання надається індивідуальне найменування та адреса (полиця, стелаж, розділ, комірка). Під час оприбуткування товару в складську систему RemOnline можна одразу вказати місце його розташування в конкретному осередку, попередньо позначивши їх на складі.

За допомогою цих двох методів Андрій і навів лад на складі. Для цього на основному та додаткових складах провели інвентаризації, склад умовно розділили за категоріями на відсіки (комірки). А нові надходження співробітники тепер оприбутковують, надаючи товарам серійні номери та розміщуючи їх відповідно до осередків на складі. Тепер співробітники в рази швидше оформлюють замовлення та не втрачають у складських покладах товари та запчастини.

Але, як ви могли здогадатися, на цьому проблеми Андрія не закінчилися.

ПРОБЛЕМА 2: Відсутність товарів у потрібний момент

Поки в Андрія було кілька сервісних центрів із загальним складом, своєчасне поповнення запасів не завдавало клопотів. Він самостійно стежив за тим, щоб ходові позиції завжди були в наявності, а склад не був порожнім. Тепер, коли сервісних центрів побільшало, стало практично неможливо визначати, які товари скоро закінчаться. Полиці дедалі частіше порожніють, а замовлення затримуються через відсутність потрібних деталей у наявності. За таких умов не може йтися про розвиток.

Рішення. Розуміючи це, Андрій вирішив, що йому потрібне щось, що попередить про закінчення товару автоматично. Він визначив алгоритм дій, завдяки якому цього можна досягти:

1. Визначення найпопулярніших у клієнтів позицій. Завдяки звіту RemOnline Аналіз асортименту Андрій з командою змогли виявити ходові групи товарів та закономірності зростання/спаду їхньої реалізації.
2. Визначення мінімального залишку кожної групи товарів. Разом зі співробітниками Андрій визначив частоту покупок конкретних товарів та використання деталей для ремонту, враховуючи час, який потрібен на їхнє замовлення та доставку від постачальників. Так вони визначили мінімальний залишок усіх товарів, за якого полиці не залишаться порожніми та нове постачання встигне прийти до закінчення товарів із попереднього.
3. Внесення мінімального залишку товарів у систему. Наразі співробітники задають мінімальний залишок у картках товарів. RemOnline, ґрунтуючись на цих даних, формує звіт “Товари, які потребують закупівлі”, який наочно показує, які запаси наближаються до кінця.

Тепер Андрію як керівнику кількох точок не треба бігати між ними, щоб відстежувати наявність товару на складі та витрачати час на складання звітів, зводити дані вручну. Він контролює склад дистанційно: з будь-якої точки та в будь-який час формує потрібні звіти у RemOnline та ухвалює управлінські рішення, ґрунтуючись на них.

Але навіть за повного порядку на складі та своєчасного поповнення запасів Андрій помітив ще дещо…

ПРОБЛЕМА 3: Втрата товарів під час переміщення

Оскільки сервісні центри Андрія розташовані у різних частинах міста, загальний склад перебуває у найбільшому з них, а інші маленькі склади забезпечені мінімальним запасом товару. Через це переміщення з однієї точки в іншу — не рідкісне явище, і деталі, яких бракує, курсують між ними частіше, ніж сам Андрій.

Коли створюється документ переміщення, часто виникає плутанина, адже якийсь час товари фізично не перебувають у жодній з них. Поки деталі та запчастини в дорозі та не прийняті фактично на жоден склад, складно визначити, чи є вони в наявності, чи не загубилися в дорозі та куди саме мають прибути. “З одним сервісним центром було набагато простіше”, — подумав Андрій. Подумав і зачинив решту розв’язав цю проблему.




Рішення. Він зрозумів, що потрібно придумати, як не втрачати товари, що переміщуються з поля зору. І тут йому на допомогу прийшла можливість створювати у RemOnline і віртуальні склади.

У чому суть? Перед тим як надіслати товари на іншу точку, співробітники переміщують їх на віртуальний склад “У дорозі”. А коли товари доставлені до пункту призначення, співробітники, які їх приймають, роблять переміщення вже на свій склад. Це дає змогу позначити товари, які не знаходяться фізично на жодному зі складів, і не створювати плутанини в сервісних центрах. Така дрібниця, а життя спрощує.

Це лише кілька проблем, з якими зіткнувся Андрій у процесі розширення бізнесу. Але вони вирішуються за допомогою автоматизації складського обліку. Для того щоб зробити це ефективно, без спеціальної автоматизованої системи не обійтись. Що ми маємо на увазі?

Программа для складського обліку

Якщо ви думаєте, що зможете ефективно вести складський облік у безкоштовній програмі, подивімося правді в очі. Зазвичай безкоштовні рішення передбачають лише введення та зберігання даних, максимум розрахунок коефіцієнтів за простими формулами. Але тоді виникає питання: навіщо саме вам автоматизувати складський облік? Якщо пріоритетом є економія коштів, можна продовжувати використовувати блокнот або Excel.

Якщо пріоритетами для вас є заощаджений час, легкість і ефективність, то краще використовувати спеціально призначену для цього систему автоматизації складу. Вона мінімізує ймовірність помилок, прискорює процес виконання рутинних завдань, допомагає швидше проводити інвентаризацію, а також контролювати залишки та рух товарів.

Певна річ, вибір конкретної програми залежить від специфіки вашого бізнесу та поставлених вами завдань. Але ось загальний список критеріїв, на які можна спиратися під час вибору передового програмного забезпечення для складського обліку та контролю запасів:

Простота та зручність інтерфейсу. Ідеальна програма складського обліку має інтуїтивно зрозуміле меню, гнучкі налаштування та високу швидкість завантаження. Що простіше ПЗ, то швидше співробітники його освоять.

Функціональність. Ключові переваги, якими має володіти рішення для автоматизації складу:

• імпорт та експорт залишків;
• оприбуткування, списання та переміщення;
• зручна система фільтрів для пошуку товарів, документів, контрагентів та платежів;
• друк цінників та етикеток;
• планування закупівель;
• серійний облік та адресне зберігання;
• база клієнтів та постачальників;
• розмежування прав доступу для працівників;
• можливість створювати та редагувати шаблони документів;
• проведення повної та часткової інвентаризації;
• додавання описів та фотографій товарів;
• оформлення повернень;
• менеджер завдань для контролю роботи підлеглих.

Аналітика. Що більше видів звітів допомагає будувати програма, то більше часу ви заощаджуватимете. В ідеалі система управління складом має формувати хоча б основні типи звітів: аналіз асортименту, залишки на складі та оборотність товарів.

Всі ці види звітів можна генерувати у RemOnline.




Зручний мобільний застосунок. Особливо важливою є ця функція для керівників кількох точок: у програмному додатку буде зручно переглядати показники всіх локацій без потреби особистої присутності.

Служба підтримки. Що якісніше та швидше дадуть відповіді на запитання, які вас цікавлять, і допоможуть розібратися в програмі, то краще.

З цього стає зрозуміло, що гарна програма допомагає автоматизувати не лише складські операції, а й інші поточні процеси. Але про це вже у наступній серії.

Звісно, ​​це не всі проблеми, з якими зіткнувся Андрій у процесі розширення бізнесу. Ми лише хотіли показати, як маленькі перемоги (у цьому випадку автоматизація складського обліку) допомагають рухатися до великих бізнес-цілей.

Не забудьте підписатися на розсилку блогу. Навіщо пропускати нові корисні статті, якщо їх можна не пропускати? :)