Інвентаризація на складі

Часто власники компаній вважають, що інвентаризація – це формальність, і проводять переоблік товарів лише для звітності. Якщо ви погоджуєтесь з цим твердженням, радимо прочитати статтю та переконатися, що склад без інвентаризації – це як машина без палива. Не поїде.

Чому? Через розбіжності фактичних та облікових залишків виникає багато проблем: доводиться робити повернення, продовжувати терміни ремонтів та вибачатися перед клієнтами. Це псує і настрій, і імідж компанії. Та й закуповувати товар, а потім не знати, в який саме момент він зник – це все одно, що викидати гроші на вітер.

Аби уникнути неприємних ситуацій, потрібно регулярно перераховувати товари та порівнювати їх реальну кількість з тим, що вказано у системі. Завдяки інвентаризації ви отримуватимете коректні дані про залишки, перевірите чесність співробітників та почнете контролювати товарообіг. Звісно, за умови, що все зробили правильно. Тому сьогодні розповімо про порядок проведення, види, методи та результати інвентаризації – загалом про все, що потрібно знати про цей процес кожному підприємцю.

Завдання інвентаризації

Інвентаризація вирішує одночасно кілька завдань, головне з яких – визначення фактичного майна підприємства. Але також вона допомагає:

виявити невраховані товари;
визначити надлишки та нестачі товарів на складі;
навести лад на складі шляхом виявлення товарів, які лежать не на своєму місці.

Саме інвентаризація дозволяє не допустити ситуацій, коли у замовлення додані запчастини, яких насправді немає. А ще, наприклад, уникнути пересортиці на складі – нікому не потрібні позиції одного виду товару, що повторюються, при нестачі іншого.

Інвентаризація допомагає уникнути ситуацій, коли у замовлення додані запчастини, яких насправді немає

Відповідальні інвентаризації

Людський ресурс – основа будь-якої інвентаризації. Для успішного проведення переобліку ви маєте призначити інвентаризаційну комісію.

Подумайте, хто зі співробітників проводитиме перерахунок товарів. Вони обов'язково повинні бути присутніми на роботі в день інвентаризації, а після проведення підписати спеціальний акт.

Дуже важливо, щоби співробітники рахували товари за фактичною наявністю, а не зі слів матеріально відповідальних колег. Тому ви повинні бути впевнені у їхній чесності.

Види інвентаризації

Існує кілька видів інвентаризації. Їх варто знати хоча б для того, аби на етапі підготовки ви зуміли швидко оцінити обсяги роботи та не схибити з організацією процесу. Отже, інвентаризація може бути:

Планова/позапланова. У першому випадку бажано робити інвентаризацію щомісяця та (обов'язково!) щорічно перед складанням річний звітності. Регулярний перерахунок допоможе швидко виявити недостачі, уникнути фінансових втрат та конфліктів із клієнтами. Співробітники стануть дисциплінованішими та зможуть навести на складі порядок.

Позапланові інвентаризації потрібні у непередбачених ситуаціях на кшталт недовозів, псування та крадіжок. Якщо їх доводиться проводити дуже часто, подумайте про причини постійних форс-мажорів. Може варто серйозно поговорити зі співробітниками або навіть вдатися до звільнення?

stocktake-method.png (622 KB)

Суцільна/вибіркова. У першому випадку ви вважаєте всі товари, а у другому – якусь їхню частину (певні категорії, групи чи осередки). Річна інвентаризація має бути суцільною, аби відобразити всі позиції перед складанням річної звітності. А проміжні інвентаризації можна робити так, як зручно. Головне все-таки їх робити:)

Порядок інвентаризації

В ідеалі інвентаризація – багатоетапний процес, що вимагає підготовки. Звучить жахливо, але насправді все набагато простіше.

Якісна підготовка допоможе заощадити час та відобразити реальну ситуацію на складі без "сліпих плям". Ось основні поради, які допоможуть провести інвентаризацію без проблем:

Перед інвентаризацією закінчіть обробку документів, що впливають на рух товарів. Проведіть актуальні оприбуткування, списання та переміщення. Рух усіх позицій має бути відбито у системі на початок інвентаризації. В ідеалі, якщо можливо, варто заборонити співробітникам працювати з товарами, які інвентаризують.
Наведіть лад на складі. Потрібно організувати все так, аби співробітники розуміли, де знаходиться товар і могли швидко його знайти. Для цього перед тим, як робити інвентаризацію, увімкніть адресне зберігання або хоча б забезпечте інформативне зонування (розміщення товарів згідно зрозумілій логіці).
У RemOnline, наприклад, доступна функція адресного зберігання. Це спосіб розміщення товару, при якому окремим одиницям та категоріям присвоюється окреме місце (адреса) на складі. А в комплексі з серійним обліком товарів ви зможете визначити кожну одиницю, яка лежить не на своєму місці.
Виберіть спосіб проведення інвентаризації. Часткова чи повна, за допомогою сканера штрих-кодів або вручну. Головне, обрати вид інвентаризації заздалегідь, аби можна було правильно розподілити час, перевірити коректність роботи обладнання або роздрукувати документи із залишками.
Наперед визначтеся з відповідальними за проведення інвентаризації та проведіть з ними інструктаж. Це не буде зайвим навіть якщо у вас у компанії інвентаризація – частий гість, і співробітники добре ознайомлені із процесом.
Складіть план. Визначте групи товарів для перерахунку, порядок виконання дій та призначте конкретних працівників на певні зони. Це допоможе уникнути хаосу та позбавить зайвих питань у процесі.

Порада Прокачай: браковані та списані позиції краще прибрати в окреме місце, аби їх не порахували як надлишки

Наслідування такого простого плану дозволить правильно підготуватися до інвентаризації: він не тільки заощадить час і нерви співробітників, але й допоможе вам отримати більш чіткі результати в кінці.

Для більш ефективної підготовки до інвентаризації можете роздрукувати наш чек-лист, аби жоден важливий пункт не втратив уваги, а весь процес пройшов швидко та гладко.

Методи інвентаризації

З видами та підготовкою розібралися, перейдемо до методів. Інвентаризацію можна проводити вручну або автоматично, офлайн чи онлайн – все залежить від вашої CRM-системи.

У RemOnline, наприклад, для цього передбачено 4 способи:

Сліпа інвентаризація – досить просто просканувати штрих-коди на етикетках товарів, аби вони додалися до таблиці у існуючій кількості. Звуковий сигнал підтвердить успішну дію, і вам навіть не доведеться дивитися на монітор. Скануєте, чуєте звук, переходьте до наступного товару – просто.

Друк відомості – роздрукуйте список залишків та зафіксуйте фактичну кількість товарів. Потім внесіть у таблицю позиції, за якими є розбіжності. Так ви зможете провести інвентаризацію складу у режимі офлайн.

Експорт/імпорт товарів – вивантажте список залишків у Excel-файл, заповніть у ньому фактичну кількість товарів, а потім імпортуйте файл назад у CRM-систему.

Завантаження списку залишків – додайте до таблиці обліковий список товарів, а потім порахуйте та внесіть їхню фактичну кількість.

stocktaking-methods.png (60 KB)

Детальніше про інвентаризацію в RemOnline

Результати інвентаризації

"Все порахували. Далі що?" – запитаєте ви. А ми дамо відповідь: оформлення результатів – це фінальний етап інвентаризації. Якщо ви не знайшли розбіжностей, просто надрукуйте акт для архіву. При виявленні надлишків, пересортиці та нестач доведеться витратити час на те, аби відшукати та впізнати проблемні позиції.

Щось могло потрапити до зони браку або загубитися без коробки між стелажами, за якимось товаром забули провести переміщення, а якийсь просто вкрали. Загалом, потрібне ціле розслідування. Зате після нього можна спокійно переходити до інвентаризації (тобто вирішення розбіжностей) у CRM-системі.

Є дві основні проблеми, з якими ви можете мати справу:

Нестача при інвентаризації

Якщо нестача потрапляє під природну втрату, то сума нестачі списується як нормальна витрата. Але якщо недостача перевищує природне зменшення*, це вирішується через списання за рахунок винуватця або продаж матеріально відповідальному співробітнику.

*природна втрата – матеріальні цінності, які були втрачені внаслідок транспортування чи зберігання. Загальних норм величини природних втрат не існує.

Надлишки при інвентаризації

Надлишки потрібно оприбутковувати на момент проведення інвентаризації. Зазвичай це відбувається за ринковими цінами, але за необхідності їх можна редагувати.

Також інвентаризація допомагає визначити й інші важливі "проріхи" складського обліку у вашій компанії:

Товари на інших складах та осередках – до цієї групи належать серійні товари, які виявилися не на своєму місці. Їх потрібно перемістити на правильні склади та осередки.

У RemOnline цю проблему можна виявити під час використання серійного обліку та адресного зберігання.

Товари інших категорій – така проблема виникає тоді, коли ви проводите вибіркову інвентаризацію окремих категорій.

Наприклад, інвентаризуєте запчастини та бачите, що до списку чомусь потрапив сторонній товар. У такому разі потрібно просто виправити категорію позиції на ту, до якої вона має належати.

Невідомі товари – якщо ви знайшли невідомі товари, які можна використовувати, ідентифікуйте та оприбуткуйте їх у CRM-системі.

Якщо після зведення фактична та облікова кількість товарів стала однаковою, це означає, що ви провели інвентаризацію правильно

Наприкінці інвентаризації ви проведете якусь кількість оприбуткувань, списань та переміщень. Потрібно, щоб ці документи були пов'язані з підсумковим актом інвентаризації в програмі, аби ви в будь-який момент могли їх відкрити та перевіряти ще раз інформацію, яка вас цікавить.

Якщо після відома фактична та облікова кількість товарів стала однаковою, вітаємо: ви чудові – ви провели інвентаризацію правильно.

Сподіваємося, що ця стаття допоможе зробити переоблік товарів у вашій компанії справді ефективним. А щоб не пропустити більше корисних матеріалів, підписуйтесь на розсилку блогу. Далі – більше.