Як скласти та потім використати шаблон комерційної ...
22 квітня 2022
Навіщо створювати шаблони документів в RemOnline?
Економте час
Формуйте і друкуйте
договори, чеки, рахунки, квитанції,
акти в кілька кліків
Уникайте помилок
Зведіть до мінімуму
кількість помилок
в іменах, датах і цифрах
Дотримуйтесь
юридичних норм
Використовуйте шаблони документів, які затверджені юристом і відповідають нормам
Зберігайте
корпоративний стиль
Оформлюйте документи в єдиному стилі: розміщуйте логотип, реквізити та іншу інформацію
Що вам дають шаблони документів в RemOnline?
Розмежовуйте шаблони документів під різні форми власності
В RemOnline можна створювати власні шаблони документів під різні види діяльності, форми власності, системи оподаткування і ставки ПДВ. Якщо у вас великий бізнес – створюйте індивідуальні зразки для кожної філії.
Обслуговуйте клієнтів швидше
Формуйте фіскальні і товарні чеки, приймальні квитанції, гарантійні талони, рахунки і договори в лічені секунди. Не змушуйте клієнтів чекати довго, оброблюйте більше замовлень на покупку або ремонт і розвантажуйте менеджерів одночасно. Готові шаблони документів значно прискорюють процес обробки замовлень.
Зменшуйте вплив людського фактора
Автоматизуйте роботу з документацією за допомогою RemOnline. Використовуйте редактор шаблонів документів, щоб створювати стандартні зразки і підставляти змінні для їх автозаповнення. Тоді імена, суми, дати та інші змінювані дані будуть підтягуватися з CRM-системи в усі майбутні замовлення, продажі й рахунки.
Дізнайтесь, як RemOnline допоможе автоматизувати та оптимізувати бізнес-процеси вашої компанії
Друкуйте документи з QR-кодом
RemOnline дає можливість вивести QR-код в шаблон будь-якого друкованого документа. Завдяки цьому майстер зможе уточнити інформацію на замовлення, а клієнт - дізнається статус або залишить відгук. Для цього просто розмістіть спеціальний код в будь-якому зручному місці потрібного друкованого документа (відомості, фіскального чеку) і при друку QR-код буде генеруватися автоматично.
Ведіть облік відправлених поштою і роздрукованих документів
В RemOnline можна додати до замовлення PDF-версію роздрукованого для клієнта документа. Крім того, в налаштуваннях можна встановити індивідуальну нумерацію і позначення документів для кожної філії. Всі виставлені рахунки зберігатимуться на окремій сторінці. Якщо ви працюєте з 1С, рекомендуємо налаштувати інтеграцію, щоб виставляти в ній рахунки на підставі замовлень, створених в RemOnline.
Автоматизуйте рутинні завдання за допомогою RemOnline
Створення шаблонів документів дозволить вам:
Звільнити час для нових
заявок та інших завдань
Підвищити якість
обслуговування клієнтів
Зберігати історію
виставлених рахунків
Відстежувати документи
по замовленням
Спростити
облік і документообіг
Для цього вам не доведеться довго розбиратися в CRM-системі, залучати програмістів або встановлювати складне дороге ПЗ. Просто зареєструйтеся в RemOnline і створіть шаблони часто використовуваних документів. Все інше програма зробить за вас.
Якщо у вас виникнуть запитання – зверніться до співробітників служби підтримки. Вони з радістю консультують користувачів щодо програмного продукту.
Чим корисні готові шаблони документів в CRM-системі?
Надання послуг, виконання ремонтних робіт, оренда, купівля-продаж товарів давно вже не обходяться без договорів з клієнтами, партнерами і постачальниками. А розробка і затвердження юристом текстів для договорів – це складний і тривалий процес.
Тому менеджери часто редагують підписані раніше угоди. Це прискорює процес оформлення нових заявок і підвищує ймовірність помилок одночасно. При великому обсязі документації стає складно враховувати дрібні деталі:
- номери замовлень;
- суми передплат;
- повні суми до сплати;
- дати укладення;
- дати видачі;
- типи і моделі виробів;
- види послуг;
- імена клієнтів;
- форми оплат.
Додайте сюди ланцюжок супутніх документів у вигляді накладних, квитанцій, рахунків, чеків, гарантійних талонів, етикеток, цінників і ви отримаєте:
- Масу механічних помилок.
- Труднощі з обліком документів.
- Десятки годин часу на "паперову" роботу.
Не зважаючи на використання напівготових текстів, роботи з оформленням документації, як і раніше, залишається багато. Щоб звільнити час без шкоди якості готових зразків, потрібно автоматизувати процес. У цьому вам допоможуть користувацькі шаблони документів, створені в CRM-системі.
Які шаблони документів можна створювати в RemOnline?
Під час реєстрації в RemOnline ви отримуєте базові заготовки, які можна видаляти і налаштовувати під свій бізнес в редакторі шаблонів документів. Серед них:
- акти виконаних робіт;
- прийомні квитанції;
- гарантійні талони;
- товарні і фіскальні чеки;
- маршрутні листи;
- етикетки і цінники.
Ці зразки призначені для швидкого початку роботи в програмі. Якщо вам їх недостатньо – створіть користувацькі шаблони документів з урахуванням своїх бізнес-потреб.
Зверніть увагу на те, що всі документи в CRM-системі розділені на 5 категорій, які визначають з яких розділів ви будете їх роздруковувати. Під час створення нового шаблону потрібно буде обрати одну з цих категорій. Такий розподіл допомагає впорядкувати документообіг.
Як активувати функцію автозаповнення?
У правій частині сторінки "Налаштування > Шаблони документів" ви побачите змінні, які розділені на 8 категорій. З їхньою допомогою можна задати досить гнучкі налаштування.
Оберіть і вставте потрібні змінні в користувацькі шаблони документів. Тоді в майбутньому CRM-система буде автоматично підтягувати всі змінювані дані: цифри, імена, дати та інші деталі по замовленням.
Вашим співробітникам більше не доведеться вводити їх вручну, вони зможуть формувати всі необхідні документи в один клік. Змінювати налаштування потрібно лише за умови зміни контактної інформації, реквізитів та іншої ключової інформації про компанію.
Як вести облік роздрукованих і відправлених поштою документів?
Ви можете відправляти по e-mail або друкувати документи прямо з CRM-системи. Під час друку можна також зберігати і додавати до замовлень їхні PDF-версії. Крім того, відправлення документа поштою відображатиметься у Стрічці подій по замовленню.
Всі виставлені рахунки збережуться на окремій сторінці – ви зможете переглянути виписку і роздрукувати потрібний зразок в будь-який момент. Завдяки індивідуальній нумерації замовлень і документів для кожної філії, ви зможете вести їхній чіткий облік в CRM-системі.
