Куди ви зливаєте бюджет? Ефективне зменшення витрат бізнесу

Стратегія скорочення витрат

Не можна просто взяти та скоротити витрати компанії. Точніше, можна, але, якщо вам важливо зберегти кадри та наявні ресурси, робити це потрібно поступово.

Оптимізація бюджету — це поетапний процес, який дасть свої плоди в перспективі. Ось план, який наочно його представляє:

1. Визначте основні та другорядні джерела витрат і розподіліть їх за статтями (маркетинг, оренда, зарплата тощо).
2. Вносьте ВСІ доходи та витрати компанії в систему обліку. Це має стати постійною практикою. Ви не зможете зробити заходи по скороченню витрат ефективними, якщо не будете бачити загальної картини руху грошових коштів.
3. Коли у вас буде достатньо даних для того, щоб зробити висновки (витрати за статтями мінімум за 3 місяці), проаналізуйте динаміку їхньої зміни.
4. Перегляньте основні статті витрат і скористайтеся порадами щодо їхньої оптимізації з цього матеріалу, продовжуючи вносити дані в програму обліку.
5. Робіть звірку показників щомісяця, щоб реагувати на будь-які зміни та відстежувати успішність оптимізації.

Чому важливо відстежувати показники в динаміці?

Тому що витрати та доходи бізнесу залежать від багатьох факторів — від сезонності до ухвалених керівником рішень. Щоб робити висновки, потрібно мати на руках всі карти — цифри, які покажуть не тільки “сьогодні”, але й “вчора” і навіть “три місяці тому”. Це потрібно, щоб побачити точки зростання та з упевненістю подивитися в “завтра”.

Статті доходів і витрат у RemOnline

Користувачі RemOnline можуть внести в систему всі статті руху грошових коштів, які є сьогодні в компанії, щоб сегментувати касові платежі. На підставі всіх виконуваних у програмі грошових операцій формується звіт РГК, який показує доходи та витрати компанії за будь-який період з прив’язкою до статей. Завдяки цим звітам можна не тільки скоротити зайві витрати, але й уникнути касового розриву, який найчастіше стає причиною банкрутства бізнесу.




Щойно цифри будуть на руках, зверніть увагу, скільки ви витрачаєте на:

1. Маркетинг

Одна з ключових статей накладних витрат бізнесу, в яку часто вкладають зайве. Щоб ці витрати скоротити, важливо звернути увагу на показники та зрозуміти, що саме працює проти вас. Можливо, ви неправильно визначили ЦА, припустилися помилок у контент-маркетингу чи обрали не те місце для реклами.

Як оптимізувати:

Щоб оптимізувати витрати на маркетинг, ви маєте розуміти не тільки канали, на які витрачаєте, а й те, що це конкретно дає вашому бізнесу. А отже, візьміть за звичку на постійній основі відстежувати:

• середній чек
• кількість продажів за конкретний період
• повертаємість клієнтів
• конверсію за окремими рекламними каналами.

Це не просто цифри, які треба тримати на рівні. Аналізуючи показники на постійній основі, ви зможете ухвалити низку конкретних рішень щодо оптимізації бюджету:

1. Вкладати більше в ті рекламні канали, які приносять вам більший дохід. Наприклад, маркетинг у соціальних мережах може приносити свої плоди, але який сенс вкладати в нього, якщо можна витратити ці гроші на роздавання листівок біля метро, ​​якщо фактично вони приводять більше клієнтів.
2. Зробити акцент не на залученні нових клієнтів, а на утриманні постійних. Часто керівники беруть до уваги тільки те, скільки нових клієнтів прийшло з конкретного рекламного каналу, але ніяк не відслідковують, скільки з них звернулося повторно. А це той показник, який може допомогти вам оптимізувати бюджет, адже утримання коштує значно дешевше, ніж залучення.

2. Оренда

Поки оренда комерційних приміщень дорожчає, питання оплати постає перед керівниками дедалі гостріше, а сама оплата стає однією із головних статей витрат компанії. Але й це, здавалося б, нерозв’язне питання можна вирішити декількома способами.

Як оптимізувати:

1. Комунікувати з власником орендованої площі. Навіть якщо здається, що цей пункт безглуздий, хоча б спробуйте провести переговори та знайти порозуміння у вигляді компромісів. Практика показує, що орендодавці можуть йти на поступки, наприклад подовжувати терміни оплати. Головне — ініціювати контакт.
2. Скоротити обсяг орендованої площі. Подумайте, чи потрібно вам стільки невикористаного простору, наприклад, на складські приміщення. Можливо, варто навести лад і розташувати товари раціональніше. Або ж сформувати з деяких співробітників віддалену команду, якщо особливості бізнесу дозволяють.
3. На ціну оренди прямим чином впливає місце розташування. Певна річ, що в центральних районах і в жвавих точках оренда коштує дорожче, тому обов’язково враховуйте прохідність орендованої площі. Можливо, приміщення в спальному районі буде набагато вигідніше для пральні, а шиномонтаж краще облаштувати біля гаражних комплексів.

3. Зарплати

Оптимізація витрат на оплату праці часто асоціюється зі звільненням. Але давайте не перегинати: скорочення штатних працівників працює в ситуаціях із серйозними збитками як метод екстреного реагування. Для оптимізації витрат на працівників та їхні зарплати досить буде переглянути свій підхід до наймання та мотивації співробітників.

Як оптимізувати:

1. Якщо є можливість віддавати роботу на аутсорс, робіть це. Набагато дешевше для малого бізнесу обходиться делегування завдань позаштатним співробітникам, ніж їхнє офіційне працевлаштування. Бухгалтер, копірайтер, дизайнер, а в деяких випадках навіть менеджер відділу продажів успішно можуть співпрацювати з вами на аутсорсі.
2. Налаштуйте систему мотивації. Нехай зарплата співробітників залежить від результату, а не від проведених в офісному просторі годин. Бонуси за продаж дорожчих товарів, відсоток від продажів або кількості виконаних замовлень — все це може слугувати гарним стимулом працювати старанніше та краще. Коли постає питання про наймання додаткових рук, не поспішайте писати оголошення про пошук нового співробітника та поміркуйте, чи достатньо мотивований основний склад — це завжди може стати точкою розвитку мотиваційної системи оплати праці у вашій компанії.

4. Обладнання

Питання з економією на обладнанні дуже тонке. Скорочувати експлуатаційні витрати в цьому напрямі потрібно або дуже обережно, або ніяк. Але під час оптимізації витрат ми пропонуємо не зачіпати обладнання, яке потрібне вам для здійснення основної діяльності, а звернути увагу на технічне оснащення приміщень.

Як оптимізувати:

1. Купуйте вживану техніку. Принтери, ноутбуки, монітори — “старий” вже давно не означає “поганий”. Майданчики зі вживаною технікою переповнені не через те, що вона швидко стає непридатною, а через бажання людей мати нові моделі — скористайтеся цим на благо свого бюджету.
2. Виставляйте на продаж те, чим вже не користуєтеся. Це для великої компанії черговий неробочий принтер у коморі нічого не змінює. А для малого бізнесу найкращим способом повернути хоча б частину витрат на техніку або меблі буде продаж.

5. Склад

Склад може стати причиною збитків у двох випадках: коли оборот товарів низький або коли вони розташовані в приміщенні нераціонально. Але це можна виправити.

Як оптимізувати:

1. Збільшувати оборотність товарів. Це означає, що вам потрібно знайти джерела додаткових продажів (наприклад, розмістити товар на маркетплейсах). Важливо, щоб товар якомога менше часу залежувався на складі.
2. Позбутися неліквідних позицій. Проаналізуйте продажі та скоротіть асортиментну матрицю, викресливши з неї товари з найдовшим терміном реалізації. Можливо, вони взагалі не цікаві вашим клієнтам і витрати на постачання йдуть у нікуди?
3. Наведіть нарешті лад на своєму складі. Неправильно організоване зберігання товарів може негативно впливати на всі бізнес-процеси та затримувати обробку замовлень. У цьому допоможе адресне зберігання товарів.
4. Як альтернативний варіант, що зовсім позбавить вас потреби виділяти приміщення під склад, спробуйте дропшипінг — пряме постачання товару від постачальників своїм клієнтам. Модель підходить не всім типам бізнесу, але відмінно виправдовує себе на практиці, коли товарів багато і питання фізичного простору стоїть гостро.

Ви обов’язково знайдете й інші способи оптимізації бюджету, щойно почнете відслідковувати діри в ньому на постійній основі. Не бійтеся впроваджувати ініціативи щодо скорочення витрат, пробувати нові способи та моделі — тільки так можна знайти рішення, що працюють саме для вашої компанії.

Та не забудьте підписатися на оновлення блогу Прокачай. Це рішення точно стане корисним для вас, адже ми висвітлюємо тільки найактуальніші теми :)