9 хвилин

Велике оновлення Зарплати в RemOnline: нарахування, поліпшений розрахунок та контроль виплати

Друзі, з великою радістю представляємо вам грандіозне оновлення Зарплатного модуля RemOnline. Змін і нових можливостей дуже багато, тому відразу оголосимо весь список того, що ви тепер можете:

  1. Переглядати розраховану зарплату в режимі реального часу
  2. Нараховувати зарплату на баланси працівників
  3. Контролювати виплату зарплати
  4. Бачити всі правила розрахунку зарплати працівників в одному місці та ще більше автоматизувати їх
  5. Встановити місячну, денну та/або погодинну ставку
  6. Налаштувати розрахунок зарплати за неробочі дні залежно від типу ставки
  7. Розширити старі правила розрахунку бонусів новими та вдосконалити налаштування старих правил
  8. Більш гнучко налаштувати коефіцієнти кожного співробітника
  9. Показувати співробітникам деталізований розрахунок їхньої зарплати

Тепер давайте докладніше розглянемо оновлення, та спочатку обговоримо, що далі буде зі Звітом по зарплаті та яку нову термінологію ви зустрінете.

Що буде зі Звітом по зарплаті?

Ми розуміємо, що вам знадобиться час, щоб розібратися в нових можливостях, навести лад у своєму обліковому записі та почати використовувати новий функціонал. Тому Зві по зарплаті буде доступний ще 3 місяці, але в архівному режимі.

Що це означає? Усі правила розрахунку зарплати, які були налаштовані у діалогах співробітників на вкладці "Загальні" до 6 лютого, перенесено до нових налаштувань. Вони продовжують працювати для старого Звіту по зарплаті, але більше не відображаються і недоступні для редагування.

Сам же звіт продовжує працювати, але тільки за старими правилами та нові налаштування розрахунку зарплати до нього не застосовуватимуться. Ми додатково проінформуємо вас про припинення підтримки звіту.

Термінологія

Оновлений зарплатний модуль дає комплексну картину всіх складових заробітної плати. Одним словом "винагорода" вже не обійдешся. Тому для початку давайте ознайомимося з оновленою термінологією:

  • Ставка – фіксована частина зарплати, розраховується автоматично у вказаний день
  • Бонус – змінна частина зарплати як елемент мотивації, розраховується автоматично за подіями
  • Нестандартний бонус – змінна частина зарплати як елемент мотивації, налаштована у діалогах окремих послуг/робіт, товарів та їх категорій, розраховується автоматично за подіями
  • Премія – змінна частина зарплати як елемент мотивації, що створюється вручну з можливістю вказати дату та причину преміювання
  • Штраф – змінна частина зарплати як елемент мотивації, що створюється вручну з можливістю вказати дату та причину штрафу
  • Розрахунок / розрахункова зарплата – заробіток за вибраний період на поточний момент, ще не нарахований на баланс співробітника
  • Нарахування / нарахована зарплата – зобов'язання компанії перед співробітником за закритий період, відображене на його фінансовому балансі

Це основні терміни, з якими ви регулярно стикатиметеся. Тепер давайте перейдемо до нових функціональних можливостей зарплати.

Розрахунок зарплати

У Звіті по зарплаті ви завжди дивилися на зарплату ретроспективно: будували звіт за минулий період, обираючи замовлення у готових чи закритих статусах. І якщо щось змінювалося у правилах зарплати чи замовлення, суми у звіті також змінювалися, що відкривало шляхи для махінацій.

Тепер на сторінці ви можете бачити розрахункову зарплату працівників у режимі реального часу. На сторінці "Фінанси > Розрахунок зарплати" з'явилась таблиця, яка відображає всі частини розрахованої, але ще не нарахованої зарплати за вибраний місяць.

payroll-calculation-page-ua.webp (46 KB)

За потреби ви можете переглянути детальний розрахунок по кожному співробітнику з можливістю змінити суму ставки, а також створити премію або штраф.

payroll-calculation-detailed-ua.webp (44 KB)

payroll-calculation-detailed-penlties-bonuses-ua.webp (37 KB)

Також, якщо ви дивитеся розрахунок за закритий місяць, з цієї таблиці можете відразу нарахувати зарплату співробітникам. Просто позначте галочками потрібних чи всіх співробітників, натисніть "Інші дії" та виберіть "Створити нарахування".

Нарахування зарплати на баланси співробітників

Нарахування – це зафіксоване зобов'язання компанії перед співробітником із виплати зарплати, і провести таку операцію можна лише після закінчення місяця. Проте метод нарахування від касового відрізняється тим, що ви фіксуєте операції не фактичною датою виплати зарплати, а місяцем, коли у вас виникло зобов'язання перед співробітником. Тому на балансі співробітника воно буде відображено останнім днем місяця, який вказано у нарахуванні зарплати.

Крім сторінки з розрахунком зарплати, ви можете створити нарахування на сторінці "Фінанси > Нарахування зарплати".

payroll-accruals-page-ua.webp (40 KB)

У діалозі нарахування необхідно вибрати місяць та співробітників. Також тут при необхідності ви можете ще раз перевірити дані розрахунку по кожному співробітнику і скоригувати їх. Незакінчене нарахування можна зберегти як чернетку, яку бачитиме лише її автор.

payroll-accrual-detailed-ua.webp (44 KB)

Також на цій сторінці ви можете побачити історію нарахувань та чернеток з можливістю подивитись деталі.

Контроль виплати зарплати

Ще раз зазначимо, що нарахування зарплати не дорівнює її виплаті. Навіть при тому, що нараховувати зарплату можна раз на місяць за закритий період, виплачувати її можна один, два, три і більше разів на місяць залежно від того, як заведено у вашій компанії.

У профілі співробітника з'явилася нова вкладка "Зарплата" з віджетом, який відображає:

  • поточний баланс співробітника,
  • розрахункову суму до нарахування та/або вже проведені нарахування зарплати,
  • розрахункову суму до виплати.

Остання розраховується як різниця між сумою до нарахування і поточним балансом співробітника, і показує, яку суму ви можете виплатити співробітнику в поточний момент.

employee-profile-salary-ua.webp (42 KB)

Давайте розглянемо, як це працює на двох прикладах: ваша компанія платить зарплату співробітникам раз на місяць та двічі на місяць.

Виплата зарплати раз на місяць. Припустимо, до нарахування зарплати у співробітника був нульовий баланс. Далі ви провели нарахування і цим зафіксували зобов'язання компанії перед співробітником.

Далі вам необхідно виділити кошти та провести виплату зарплати за відповідною статтею РГК, щоб баланс співробітника знову став нульовим, як і розрахункова сума до виплати.

Виплата зарплати 2 рази на місяць. Припустимо, на початок місяця поточний баланс співробітника – 0. За 2 робочі тижні розрахункова сума до нарахування становить 400. Відповідно, розрахункова сума до виплати 400 - 0 = 400. Цю суму ви виплачуєте співробітнику як аванс, після чого його баланс стає -400 (співробітник винен вам), а розрахункова сума до виплати – 0.

У кінці місяця ви бачите, що розрахункова сума до нарахування на поточний момент складає вже 950. Ви проводите нарахування зарплати, після чого з урахуванням авансу баланс співробітника змінюється на 550 (компанія винна йому). А далі, як і у першому прикладі – виділяєте кошти, проводите фінальну виплату зарплати та баланс співробітника знову обнулюється.

Таким чином, ви завжди можете в реальному часі бачити, скільки співробітник встиг заробити за поточний місяць, який баланс співробітника і скільки ви можете йому заплатити в будь-який момент.

Крім того, на вкладці "Зарплата" ви можете створити премію або штраф співробітнику, які в той же момент відобразяться в таблиці нижче, а також потраплять до таблиці на сторінці "Фінанси > Розрахунок зарплати".

new-penalty-ua.webp (27 KB)

Також не забувайте, що крім нарахувань зарплати, на баланс співробітника впливають усі замовлення, продажі, оприбуткування та платежі, де співробітника вказано клієнтом чи постачальником. Наприклад, менеджер сервісу розбив скло на телефоні і попросив відремонтувати за рахунок зарплати. Ви вказуєте його клієнтом у замовленні, а потім закриваєте замовлення у рахунок боргу. Або співробітник вирішив віддати свій телефон сервісу на запчастини. Ви можете оприбуткувати ці запчастини, вказавши співробітника постачальником, а потім виплатити за них гроші разом із зарплатою. Також, якщо працівник пошкодив товар зі складу, ви можете продати браковану позицію цього працівника.

Правила розрахунку зарплати: більше контролю та автоматизації

На сторінці "Налаштування > Співробітники" з'явилася нова вкладка "Правила розрахунку зарплати". Також зверніть увагу на те, що для більшої зручності та простоти роботи ми розділили перелік співробітників та ролі на окремі вкладки.

На вкладці "Співробітники" ви можете бачити список усіх працівників компанії, налаштовувати їхній доступ до складів і кас локацій, зарплату. Також тут ви можете переглянути баланси всіх співробітників.

employees-balance-column-ua.webp (56 KB)

А на вкладці "Ролі" ви тепер бачите кількість співробітників із тією чи іншою роллю.

employees-roles-ua.webp (30 KB)

Повернімося до вкладки "Правила розрахунок зарплати". Тут ви можете отримати повну картину того, за якими правилами відбувається автоматичний розрахунок зарплати ваших співробітників. Сторінка ділиться на 3 блоки: бонуси, зведену таблицю "Зарплата співробітників" та нестандартні бонуси.

У Бонусах відображається список усіх унікальних правил розрахунку змінної частини зарплати працівників. Тут можна відредагувати або видалити старе правило і створити нове.

list-of-commissions-ua.webp (47 KB)

Зверніть увагу на те, що редагування або створення нових правил застосовується лише до майбутньої розрахункової зарплати з моменту збереження змін і більше не впливає на вже розраховану зарплату за попередні періоди. При видаленні правил може бути скасовано лише розраховані, але ще нараховані на баланси співробітників бонуси.

delete-commission-ua.webp (42 KB)

Також у цьому блоці ви можете вибрати одне або кілька правил та застосувати їх до співробітника. Для кожного бонусу в колонці праворуч вказується кількість працівників, до яких воно застосовується.

Зведена таблиця "Зарплата співробітників" відображає всі ставки та правила розрахунку бонусів, налаштовані для кожного співробітника.

employee-salary-table-ua.webp (37 KB)

Блок "Нестандартні бонуси" відображає список усіх винагород співробітникам, налаштованих для окремих послуг/робіт, товарів та їх категорій, що дозволяє уникнути можливих махінацій з боку підлеглих.

list-of-exceptional-commissions-ua.webp (41 KB)

Зверніть увагу, що ми перенесли всі правила розрахунку зарплати з попередніх налаштувань у нові правила розрахунку зарплати. При цьому будь-які зміни в них вплинуть лише на нові таблиці на сторінці "Фінанси > Розрахунок зарплати" та у профілі співробітника на вкладці "Зарплата".

Та повернемось до нових можливостей. Якщо зі стандартними та нестандартними бонусами зрозуміло, то де налаштовується ставка? Відповідь: у профілі співробітника на однойменній вкладці "Правила розрахунку зарплати".

Тут можна налаштувати одну або кілька типів ставок, правила розрахунку зарплати за неробочі дні, застосувати правила розрахунку бонусів, а також налаштувати коефіцієнти співробітника для нестандартних бонусів.

Ставка співробітника

Тепер ви можете налаштувати не лише денну та погодинну, а й місячну ставку для автоматичного розрахунку фіксованої частини зарплати. Крім того, для кожного типу ставки можна вказати, в який день її розраховувати (в який день вона потрапить до таблиці на сторінці "Розрахунок зарплати"):

  • для місячної ставки можна вибрати як один день на місяць, так і кілька, вказавши для кожного дня розрахунку необхідну суму;
     
    new-monthly-base-salary-ua.webp (42 KB)
     
  • для денної та погодинної ставки можна налаштувати щоденний розрахунок або в останній день місяця (зверніть увагу, що для коректного розрахунку денної та погодинної ставки необхідно налаштувати графік роботи співробітників).
     
    new-daily-base-salary-ua.webp (40 KB)

Ба більше, тепер можна запланувати зміни ставки співробітника наперед. Наприклад, 1 лютого ви приймаєте на роботу нового співробітника з випробувальним терміном у 3 місяці та зарплатою 1000 на цей період, а після закінчення випробувального терміну його зарплата має збільшитися до 1500. Щоб не забути змінити суму ставки в майбутньому, ви можете налаштувати все потрібним чином одразу.

У налаштуваннях ставки ви можете створити першу з датою початку дії 01.02.2023 та сумою 1000, а потім створити ще одну з датою початку дії 01.05.2023 та сумою 1500.

Таким чином, у ставки на випробувальний термін з'явиться дата закінчення – RemOnline зрозуміє, що вона має діяти до 30.04.2023. А з 01.05.2023 почне діяти друга ставка 1500, у якої дата закінчення з'явиться лише тоді, коли налаштуєте наступну ставку.

Ставки, що діють на даний момент, виділені жирним.

raised-salary-ua.webp (35 KB)

Також зверніть увагу, що в один і той же період можуть працювати правила розрахунку кількох ставок, якщо у них різний тип: одна місячна, одна денна та одна погодинна. Дві місячні, дві денні чи дві погодинні ставки не можуть діяти одночасно.

Розрахунок зарплати за неробочі дні

Тепер ви можете налаштувати, як мають враховуватись у розрахунку зарплати неробочі дні співробітника, залежно від типу ставки:

  • від місячної ставки ви можете віднімати неоплачувані лікарняні, вихідні та відпустку;
  • до денної та погодинної ставки можна навпаки додавати оплачувані лікарняні, вихідні та відпустку.

non-working-days-ua.webp (53 KB)

Зверніть увагу, що налаштування розрахунку зарплати за неробочі дні спрацьовує лише в тому випадку, якщо для працівника налаштовано вибраний тип ставки.

З фіксованою частиною зарплати розібралися, тепер перейдемо до змінної частини.

Правила розрахунку бонусів

Що з'явилося в налаштуваннях бонусів, крім нової назви:

  • нові події для розрахунку бонусів за замовлення, продажі, звернення та завдання;
  • параметр терміновості – тепер можна налаштувати окремі правила для бонусів за термінові, вчасно виконані, а також прострочені замовлення;
  • вибрати бажаний момент розрахунку – негайно (за подією) або коли статус замовлення змінився на вибраний, завдяки чому ви можете відстежувати розрахунок зарплати в реальному часі;
  • вказати, чи повинні для співробітника застосовуватись нестандартні бонуси замість базового правила;
  • автоматично скасовувати розрахунок бонусів, якщо замовлення/звернення/завдання/продаж/послуга/товар, за якими розраховані бонуси, видалено;
  • виключити можливість дублювання розрахунку бонусу за подією.

new-commission-settings-ua.webp (42 KB)

Нові події для розрахунку бонусів:

  • Замовлення – "Менеджеру звернення за замовлення", "Менеджеру звернення за роботу/послугу в замовленні", "Менеджеру звернення за товар/матеріал в замовленні", "Менеджеру за роботу/послугу в замовленні", "Менеджеру на товар/матеріал в замовленні" , "Менеджеру в замовленні" та "Виконавцю за замовлення";
     
    new-commissions-for-work-orders-ua.webp (42 KB)
     
  • Продажі – "Менеджеру звернення за продаж";
  • Завдання – "За створення завдання" та "За виконання завдання";
  • Звернення – "За створення звернення" та "За закриття звернення".
     
    new-commissions-for-sales-leads-tasks-ua.webp (39 KB)

Таким чином, за допомогою нових подій та налаштувань ви можете створити більш автоматизовану та гнучку систему мотивації для співробітників. А ми плануємо і надалі розширювати список подій для розрахунку бонусів та відкриті до ваших побажань про те, яких подій вам не вистачає.

Коефіцієнти співробітника

Раніше вам необхідно було вказувати коефіцієнти для розрахунку нестандартних бонусів у налаштуваннях кожного правила для кожного співробітника.

Тепер ви можете один раз налаштувати їх у профілі співробітника і не повторювати цю дію раз на раз. Більше того, ви можете встановити різні коефіцієнти окремо на товари та їх категорії, а також послуги/роботи та їх категорії у замовленнях та продажах.

employee-coefficients-ua.webp (40 KB)

"Моя зарплата" у профілі користувача

Якщо ви бажаєте, щоб працівник міг бачити свою зарплату (суму до нарахування, поточний баланс, попередні нарахування та розрахункову суму до виплати), ви можете дати доступ до сторінки "Моя зарплата" у профілі користувача.

Тобто вам більше не потрібно відкривати Звіт по зарплаті і тим паче не потрібно надавати доступ до сторінки "Розрахунок зарплати". Всю інформацію співробітник зможе побачити на свій аватар і перейшовши на сторінку "Моя зарплата".

my-salary-ua.webp (35 KB)

Нова зарплата та класичний фінансовий облік

Оновлена зарплата – це перший спосіб враховувати витрати шляхом нарахувань, а не касовим. Якщо касовий метод дає вам зрозуміти, скільки грошей є у вашої компанії зараз, то метод нарахувань дозволяє також враховувати дебіторську та кредиторську заборгованість компанії.

Наступні кроки до класичного фінансового обліку в RemOnline – абсолютно новий звіт про прибутки та збитки (P&L), а також покращення нашого наявного звіту Про рух грошових коштів (Cash Flow).

Та зверніть увагу, що ми не плануємо додавати до RemOnlineу механізм розрахунку податків на оплату праці. При цьому ви вже можете враховувати витрати на податки касовим методом, створивши платіж з каси з відповідною статтею РГК. А в майбутньому ви також зможете відображати їх у P&L, відобразивши нарахування податків на зарплату у видаткових статтях.

Необхідні інструкції у Базі знань RemOnline

Ми розуміємо, що з такою кількістю нових можливостей ви не обійдетесь без покрокових інструкцій. Тому тримайте добірку статей із Бази знань RemOnline, які допоможуть вам почати використовувати нові функції Зарплати та коректно все налаштувати:

  1. Як перейти на використання нових можливостей Зарплати?
  2. Як встановити місячну, денну чи погодинну ставку для співробітника?
  3. Правила розрахунку бонусів
  4. Нестандартні бонуси
  5. Штрафи та премії для співробітників
  6. Розрахунок та Нарахування зарплати співробітникам
  7. Виплата зарплати співробітникам
  8. Як використовувати коефіцієнти для налаштування зарплати співробітникам?

Крім того, нові можливості означають нові права доступу. Тому додатково пропонуємо вам вивчити добірку статей, де ви знайдете інформацію про нові права:

  1. Права у блоці "Загальні"
  2. Права у блоці "Фінанси"
  3. Права у блоці "Налаштування" 

Нових можливостей дійсно багато, і вони дуже відрізняються від того, що було раніше. Тому ми будемо дуже вдячні за будь-який зворотний зв'язок, адже ми стараємось для вас і ваші відгуки допомагають нам робити RemOnline кращим.

Якщо у вас зараз залишилися питання або вони будуть виникати під час переходу на нові можливості, будь ласка, звертайтесь до чату Служби підтримки RemOnline або пишіть їх у коментарях до статті. До того ж найближчими днями ми проведемо вебінар за новими можливостями зарплати, де ви зможете поставити всі запитання, які вас цікавлять, нашому тьютору Амалії. Про дату проведення вебінару ми повідомимо окремою розсилкою.

comments powered by Disqus