Вироби та їх Склади у RemOnline: докладна стаття про новинки

Друзі, це вже не просто анонс, це факт: у RemOnline з'явилися Вироби та Склади виробів. І якщо минулого разу ми розповіли про них у загальних рисах, то сьогодні пройдемося по всіх пунктах докладніше. А головне – розповімо, як перейти на використання виробів.

Стаття вийшла довга, тому одразу надамо зміст, щоб ви розуміли, чого чекати:

• для чого потрібні вироби і що вони дають;
• сторінка виробів і що корисного там можна побачити;
• редактор форми виробу і додавання виробів у замовлення;
• як вплинула поява нового об'єкта на поля в замовленні;
• склади виробів і приклади їх використання;
• переміщення виробів за допомогою статусів замовлення;
• використання багаторівневого довідника виробів;
• покрокова інструкція з переходу на використання виробів;
• плани щодо подальшого розвитку нових можливостей.

Загалом, інформації у нас багато. Тож влаштовуйтеся зручніше і давайте разом у всьому розбиратися.

Для чого потрібні вироби в RemOnline?

Під виробами ми маємо на увазі гаджети, авто, техніку, обладнання і будь-яке інше майно ваших клієнтів або компанії, яка не може бути продано, але використовується у замовленнях. І тепер, як і у товарів, у них є своє фізичне місцезнаходження, яким ви зможете керувати відповідно до вашим бізнес-процесів.

Якщо коротко, то з переходом на використання виробів ви зможете:

• бачити всі вироби клієнтів, які коли-небудь були у вас на обслуговуванні, та історію замовлень по кожному з них;
• знати, скільки всього виробів зараз знаходиться на зберіганні у вашій компанії, скільки у ваших співробітників, а скільки на руках клієнтів;
• бачити точне місцезнаходження кожного виробу та історію його переміщень;
• прискорити роботу приймальників і обслуговування клієнтів завдяки швидкому додаванню виробу в замовлення;
• автоматизувати не лише логічну, але і фізичну сторону замовлень.

І як ми вже сказали, власником Виробу може бути не тільки клієнт, але і ваша компанія. Наприклад, якщо ви здаєте техніку в оренду або видаєте пристрої в якості підмінного фонду, то теж можете вести облік таких виробів. Так що це нова універсальна можливість RemOnline, яка буде корисна різним типам бізнесу в сфері послуг.

Сторінка виробів

Вироби, як і товари, зберігаються на складах, а їх список відображається на сторінці "Склад > Вироби", яку можна відфільтрувати за власникам і місцезнаходженням. Що ви можете з цим зробити?

По-перше, побачити, скільки всього виробів у вас зареєстровано. По-друге, подивитися, скільки з них належать вашим клієнтам, а скільки – вам. По-третє, подивитися, скільки ваших і клієнтських виробів знаходяться зараз на складах компанії або окремих локацій, в усіх або окремих співробітників або ж у самих клієнтів.

Аби всі вироби, які ви раніше фіксували за допомогою полів у замовленні, відобразилися на цій сторінці, необхідно виконати міграцію даних. Як це зробити, ви дізнаєтеся далі в інструкції з переходу на використання виробів.

Також на цій сторінці ви можете створити новий виріб, додавши йому зображення, вказавши вас або клієнта власником, склад зберігання, якщо виріб належить вам. Далі тут необхідно буде заповнити поля. А які саме – ви самостійно налаштуєте в Редакторі форм.

Редактор форми Виробу і зміни в Замовленні

Раніше користувачі могли фіксувати вироби за допомогою системних полів у замовленні. Але навіть для пристроїв або авто, які вже були у вас на обслуговуванні, необхідно було кожен раз заповнювати одну і ту саму форму.

Тепер Вироби – це окрема сутність у замовленні, як і клієнт, а відповідно у них з'явився свій Редактор форм у налаштуваннях RemOnline. Форма виробу складається з таких системних полів:

1. Складене поле "Група > Бренд > Модель > Модифікація"
2. VIN / IMEI / Серійний номер (в залежно від вашої сфери діяльності)
3. Колір
4. Стан
5. Вартість

Будь-яке з них можна зробити обов'язковим до заповнення, увімкнути відображення в замовленні та заборонити редагувати поле після створення виробу.

Наприклад, ви можете заборонити редагувати IMEI / VIN / Серійний номер як унікальний ідентифікатор вироби, щоб уникнути можливих махінацій з боку співробітників або якщо ви плануєте використовувати ці дані в інтеграції через API. Якщо поле не можна редагувати після створення виробу, то це не зможуть зробити користувачі навіть з повним доступом.

До системних ви, звичайно ж, можете додати свої власні поля. Детальніше про налаштування форми виробу читайте тут.

Додавання і використання виробів у замовленні

Зверніть увагу, що просто відзначити чекбокс "Показувати в формі замовлення" недостатньо. Після налаштування форми виробу вам необхідно буде перейти до форми замовлення, визначити, в яких його типах ви будете фіксувати ваші або клієнтські вироби, і додати до них системне поле "Виріб".

Перетягуючи це поле, ви можете визначити, в якому місці замовлення буде відображатися картка виробу, але ми рекомендуємо поставити це поле навіть перед клієнтом.

Після додавання системного поля "Виріб" у замовлення ви зможете:

• швидко знайти виріб за IMEI / VIN / Серійному номеру, а RemOnline автоматично додасть його власника як клієнта;
• обрати один з виробів зазначеного клієнта;
• створити через замовлення новий виріб за допомогою кнопки "+" або заповнивши всі поля з форми вироби.

Виріб у замовленні тепер виглядає як картка клієнта. Якщо він належить клієнту, то картка буде зеленого кольору, а якщо вам – то помаранчевого.

Як поява виробів відобразилося на роботі з замовленнями

Як ми і говорили раніше, перехід на використання виробів буде добровільним. І якщо ви вирішите зробити це, а ми вам дуже рекомендуємо, то ми допоможемо обробити ваші старі дані так, щоб у кожного пристрою, який ви раніше фіксували через поля замовлення, створилася своя картка виробу з усією історією ремонтів.

Та поки ви не пройдете процес міграції даних, потрібно розуміти, що змінилося в замовленнях вже зараз.

Поля "Тип пристрою / транспортного засобу", "Бренд" і "Модель" в замовленні стали користувацькими, що спричинило кілька змін.

1. У таблиці замовлень колонка "Виріб" тепер порожня, оскільки відображає дані з нового однойменного поля. Та ви можете ввімкнути відображення користувацьких колонок "Тип пристрою", "Бренд" і "Модель"
2. Фільтр замовлень тепер не працює за цими користувацькими полями.
3. Щоб використовувати пошук по цих полях, в рядку пошуку перед запитом потрібно додати "+".
4. У звітах колонка "Виріб" також буде порожня, поки ви не пройдете міграцію даних.
5. У картці клієнта тепер всі замовлення та продажі знаходяться у вкладці "Документи".

Критичних змін немає, проте якщо ви хочете використовувати фільтри, пошук і таблицю як раніше, то радимо перейти на використання виробів. Як це зробити, розповімо трохи далі.

Склади виробів

Багато користувачів просили нас додати можливість зберігати на складі не тільки товари, але і вироби клієнтів. Адже це особливість сервісного бізнесу – він працює з майном клієнтів, а не власним, і несе за нього відповідальність.

І тепер на сторінці "Налаштування > Склади" є окремі склади товарів і окремі склади виробів. Вони дуже схожі між собою, тож це не повинно стати для вас чимось принципово новим:

• склади виробів можуть бути доступні як для всієї компанії, так і для окремої локації;
• у однієї локації може бути кілька складів виробів;
• для них теж працює адресне зберігання, а отже ви зможете вказувати комірки зберігання.

Головні відмінності складів виробів у тому, що з них не можна нічого продати. Також технічно у кожного вашого співробітника та клієнта тепер також є по одному складу виробів, але вони не відображаються на цій сторінці.

Наведемо кілька простих прикладів, як можна використовувати склади виробів. Припустимо, ви займаєтеся ремонтом смартфонів. На кожній локації у вас може бути принаймні два склади виробів: "Очікують ремонту", куди потрапляють телефони, коли клієнти тільки приносять їх вам, і "Готові до видачі", де опиняється пристрій після ремонту. Крім цього, ви можете співпрацювати з зовнішніми організаціями, тобто віддавати вироби на аутсорс. Для таких випадків ви теж можете завести локальний або глобальний склад, де будуть значитися вироби ваших клієнтів, коли ви віддаєте їх підрядникам.

І це працює для всіх типів бізнесу. Наприклад, ви займаєтеся прокатом велосипедів. У вас точно так же може бути два склади на локації: "готові до оренди" і "Після оренди". В принципі, де які велосипеди мають знаходитися зрозуміло із назв.

Радимо вам добре продумати логіку зберігання і руху виробів, бо тоді ви зможете легко "описати" в RemOnline їх фізичне переміщення за допомогою статусів замовлень. А всю інформацію про створення та налаштування складів виробів читайте в цій статті Бази знань.

Переміщення виробів через статуси замовлення

Як ми вже говорили, раніше статуси замовлення відповідали тільки за логічну сторону їх обробки. Тепер же ви зможете застосовувати їх і для фізичної сторони. На сторінці "Налаштування > Статуси > Замовлення" в діалозі редагування статусу з'явився новий чекбокс "Переміщати виріб на відповідальне зберігання".

Розглянемо, як його використовувати, на такому ж прикладі.

Коли пристрій перебуває у клієнта, то для RemOnline це означає, що він знаходиться на його складі. Але коли клієнт приносить телефон вам на ремонт, це означає, що він віддає його на відповідальне зберігання на ваш склад. Тому для статусу "Новий" вмикаємо новий чекбокс і вказуємо, що виріб буде переміщено на склад "Чекають ремонту".

Коли з виробом починає працювати відповідальний виконавець, то логічно, що пристрій переходить до нього на відповідальне зберігання. Тому ми редагуємо статус "У роботі" так, щоб при переході замовлення в цей статус виріб автоматично переміщувався на склад відповідального виконавця.

Далі налаштовуємо статус "Готовий", щоб при переведенні замовлення в цей статус виріб автоматично переміщувався на склад "Готові до видачі", а при переході у статуси з групи "Закриті успішно" – повертався на склад клієнта.

Після настройки при зміні статусу замовлення буде відкриватися діалог переміщення виробу, а вам потрібно буде лише впевнетися, що все правильно, і натиснути клавішу Enter. Ось як це працює:

І тепер давайте, нарешті, перейдемо до картки виробу і переконаємося, що всі переміщення зафіксовані на вкладці "Історія". А на вкладці "Замовлення" ви знайдете перелік усіх документів, в яких використовувалося це виріб.

У цій інструкції Бази знань покроково описано всі способи переміщення Виробів.

Багаторівневий довідник виробів

Складене поле "Група > Бренд > Модель > Модифікація" в формі виробу працює у зв'язці з багаторівневим довідником на сторінці "Налаштування > Довідники > Довідник виробів".

Тепер ви можете створити потрібну вам вкладеність, наприклад, вказати Мобільні телефони як Групу виробу, в дочірньому довіднику брендів вказати всіх виробників, пристрої яких обслуговуєте, а для кожного бренду створити перелік моделей. Або ж ви можете вказати як виріб автомобіль, створити в ньому марку Mazda і далі додати всі моделі цієї марки.

Довідник "Модифікація" може бути актуальним далеко не для всіх, тому в редакторі форм ви можете просто зробити це поле необов'язковим до заповнення. Але воно точно стане в нагоді, наприклад, автосервісам, веломастерні та велопрокату, які можуть зазначати висоту рами або діаметр коліс та ін.

Сам же багаторівневий довідник можна наповнити як на сторінці у налаштуваннях, так і при створенні замовлення. Якщо ви будете вказувати в складеному системному поле виробу елементи, яких немає в довідниках, RemOnline запропонує вам додати їх.

Для елементів довідника "Група" ви можете задавати іконки, які будуть відображатися на картці вироби в замовленні, а для елементів в довідниках "Бренд" і "Модель" можна завантажити зображення, наприклад, логотип і фото самої моделі.

Також елементи будь-якого довідника можна показувати як для всіх локацій, так і для окремих. Наприклад, якщо одна ваша локація займається обслуговуванням автомобілів Mazda, а інша - Nissan, то ви можете розмежувати довідники відповідним чином.

Читайте докладну інструкцію, як використовувати багаторівневий довідник виробів.

Як перейти до використання виробів

Зараз у вас є два варіанти:

Не використовувати Вироби

Ви можете продовжити працювати зі старими полями в замовленні. Та в такому випадку ще раз звертаємо вашу увагу на те, що вони стали користувацькими, через що тепер інакше працює пошук, фільтри та звіти. Те, про що ми писали на початку.

Перейти до використання Виробів

Зверніться в службу підтримки RemOnline, щоб наші співробітники перенесли вже існуючі в вашому акаунті дані зі старих полів в замовленнях в нові поля виробів. У підсумку на сторінці "Склад > Вироби" у вас з'являться всі вироби, з якими ви раніше працювали, а також за вашим бажанням буде автоматично заповнено багаторівневий довідник виробів.

Ви маємо розуміти, що перехід на Вироби – це відповідальний крок, який вимагає від вас часу на первинне налаштування. Так що ми підготували для вас інструкцію на 7 кроків:

Крок 1. Зайдіть на сторінку "Налаштування > Редактор форм > Вироби" і налаштуйте потрібні вам поля. Докладну інструкцію ви знайдете тут.

Крок 2. Додайте системне поле "Виріб" у форми всіх типів замовлень, які вважаєте за потрібне.

Крок 3. У шаблонах документів і повідомлень старі змінні #ИЗДЕЛИЕ-БРЕНД, #ИЗДЕЛИЕ-МОДЕЛЬ і тд були автоматично замінені на #ЗАКАЗ-БРЕНД, #ЗАКАЗ-МОДЕЛЬ, #ЗАКАЗ-СЕРИЙНЫЙ-НОМЕР.

Якщо ви вирішили перейти на використання виробів, третім кроком вам необхідно знову додати в потрібні шаблони нові змінні з групи "Виріб".

Крок 4. Обміркуйте ще раз, яким чином ви зберігаєте вироби, і створіть для них потрібні склади.

Крок 5. Коли ви вже створили всі склади, налаштуйте переміщення виробів по статусах замовлень. І не забувайте, що у кожного співробітника та клієнта теж є свій склад. Інструкція тут.

Крок 6. На цьому етапі у гру вступає служба підтримки. Напишіть, будь ласка, в чат і разом з нашими фахівцями визначте, які дані з полів Замовлення потрібно перенести в поля виробу.

Після цього буде запущено процес міграції, що займе деякий час. Будь ласка, будьте терплячими і дочекайтеся повідомлення від служби підтримки, що міграцію завершено.

Крок 7. Час наводити порядки. Після завершення міграції ви можете видалити користувацькі поля з форми замовлення, які вам більше не потрібні. А після цього – видалити зайві і об'єднати однакові елементи в багаторівневому довіднику.

Ми знаємо, що як би акуратно ви не заповнювали старі системні поля в замовленні, все одно знайдуться різні написання одних і тих самих елементів, наприклад, кирилицею та латиницею, і просто сміттєві значення, які вписувалися в обов'язкові для заповнення поля. Детальніше про те, як позбутися від усього зайвого у довіднику, читайте за цим посиланням.

І на цьому все! Всі налаштування та приготування завершено, можна сміливо використовувати нові можливості.

Що буде далі?

Забігаючи трохи наперед, розповімо, як плануємо далі розвивати можливості RemOnline на базі Виробів.

1. Підтримка виробів в API - ви зможете створювати та редагувати вироби, а також отримувати їх список по API.
2. Додамо можливість проводити інвентаризацію виробів. Вже зараз ви можете експортувати список виробів із зазначенням їх місцезнаходження та влаштувати перевірку, але в майбутньому така можливість з'явиться безпосередньо в інвентаризації RemOnline.
3. Тепер ми можемо почати роботу над логістикою, аби ви могли краще керувати переміщеннями товарів і виробів. Є побажання? Обов'язково пишіть їх у коментарях або в чат служби підтримки.
4. Використання підмінного фонду. На жаль, ми не встигли зробити таку можливість одразу. Але в найближчих оновленнях у вас з'явиться можливість фіксувати вироби, які ви видаєте своїм клієнтам на час ремонту.
5. Інтелектуальне адресне зберігання - RemOnline буде розуміти, які комірки на складі вже зайнято, і пропонувати лише вільні комірки.
6. Категорії послуг. На базі довідника виробів ви зможете створити різні категорії послуг і прописати вартість однієї і тієї ж роботи, наприклад, для різних брендів.

Друзі, ми багато працювали, щоб ви могли покращити обслуговування своїх клієнтів і посилити контроль майна, за яке несете матеріальну відповідальність. Тому сподіваємося, що вам сподобаються Вироби, і ще більше чекаємо вашу зворотний зв'язок.

comments powered by Disqus