Cómo Alma Auto escaló su red de talleres con RO App

Escalar con inteligencia: el éxito de Alma Auto en 5 sedes

Índice

De un taller a una próspera red de servicios
Un sistema centralizado que impulsa toda la red
La necesidad de una solución compatible con redes
Centro de llamadas multilingüe con información en tiempo real
Mensajería multicanal: SMS, WhatsApp y redes sociales
Flujo de trabajo automatizado para la recepción de vehículos
Historial completo del cliente y KPIs de visitas repetidas
Gestión eficiente de inventario y existencias
Paneles en tiempo real e indicadores de rendimiento por sucursal
Interfaz intuitiva como factor clave para la rápida adaptación del personal
Por qué RO App es la opción ideal para el sector automotriz

De un taller a una próspera red de servicios

Julia y Michał Wilczynski, copropietarios de Alma Auto, abrieron su primer centro de servicio automotriz en Breslavia, Polonia, poco después de regresar del extranjero. Lo que comenzó como un experimento para explorar el mercado y establecer contactos pronto se transformó en una red floreciente de cinco estaciones de servicio con 45 empleados.

Sus roles están claramente definidos: Michał se encarga de las operaciones y la producción, mientras que Julia supervisa las finanzas, el marketing y la sistematización.

Nuestro objetivo es que la empresa funcione como una máquina bien engrasada. Queremos que los paneles de control detecten los problemas y que nosotros intervengamos solo cuando sea necesario.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Este año, su principal meta es reducir su implicación operativa diaria a solo tres horas y enfocarse completamente en la gestión estratégica. Para lograrlo, recurrieron a RO App.

Un sistema centralizado que impulsa toda la red

Como muchas empresas de servicios en expansión, Alma Auto se enfrentó al desafío de gestionar operaciones en múltiples ubicaciones sin comprometer la calidad del servicio. Necesitaban una infraestructura digital común para todas sus sedes que les permitiera unificar la gestión. Esta centralización se ha convertido en el eje de la estrategia de Alma Auto, permitiéndoles:

• Mantener una base de datos de clientes y vehículos centralizada, accesible desde cualquier ubicación.
• Asignar automáticamente las solicitudes de servicio al centro adecuado según la carga de trabajo y la especialización.
• Almacenar y seguir todo el historial de comunicación, incluidas llamadas, mensajes e interacciones en redes sociales, para ofrecer un servicio personalizado.

Ver todo el recorrido del cliente, desde el primer contacto hasta la factura final, es algo de un valor incalculable. Nos ayuda a afinar cada punto de interacción.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

La necesidad de una solución compatible con redes

La mayoría de los software para talleres mecánicos en el mercado polaco se quedaba corto: o se centraban exclusivamente en los procesos del taller, o no ofrecían soporte para la gestión de múltiples sucursales y la comunicación con los clientes. Alma Auto probó muchos sistemas, incluso una versión piloto de uno de ellos, pero ninguno cumplía con los requisitos necesarios para un negocio en red. RO App fue el cambio decisivo.

Me atrajo de inmediato la interfaz de RO App. No solo es visualmente atractiva, sino que los detalles cuidadosamente pensados en todo el sistema simplifican nuestro trabajo diario de formas que realmente marcan la diferencia. Todo resulta intuitivo y eficiente.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Centro de llamadas multilingüe con información en tiempo real

Los clientes de Alma Auto hablan varios idiomas, por lo que la comunicación debe ser rápida, clara y centralizada. Para afrontar este reto, el equipo integró Zadarma VoIP con RO App, creando un único centro de llamadas multilingüe para las cinco sucursales.

Ahora las llamadas entrantes se:

• Registran y se redirigen a la ubicación adecuada.
• Vinculan con los registros de clientes en RO App.
• Evalúan en función del guion de atención telefónica, utilizando conversaciones reales grabadas.

La integración de VoIP ha mejorado la gestión de clientes potenciales. Miles de llamadas grabadas en RO App nos ayudaron a crear un guion para recepcionistas que garantiza un servicio coherente.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Ahora planean analizar el rendimiento del guion telefónico evaluando cuántas llamadas se convierten en citas confirmadas con los clientes.

Para seguir mejorando la calidad, Alma Auto implementará encuestas NPS tras cada visita, lo que les permitirá recoger opiniones y optimizar la atención en tiempo real.

Mensajería multicanal: SMS, WhatsApp y redes sociales

Conscientes de que los clientes prefieren distintos canales de comunicación, Alma Auto utiliza RO App para interactuar con ellos a través de:

• Notificaciones por SMS para confirmar citas, actualizar el estado del vehículo y hacer seguimientos.
• Mensajes automatizados para llamadas perdidas, informando al cliente de que su comunicación ha sido recibida.
• Integraciones con Facebook e Instagram para capturar mensajes directos y enviarlos directamente a la cola de atención del servicio.

Cada interacción se registra y se vincula al perfil del cliente en el software de comunicación de RO App, lo que agiliza los seguimientos y permite ofrecer una atención más personalizada.

A los clientes les encanta lo rápido y claro que les mantenemos informados. Los SMS, en particular, son muy eficaces: generan confianza y les mantienen al tanto en cada etapa del proceso.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Este sistema omnicanal garantiza que no se pierda ningún mensaje y que cada sucursal siga los mismos estándares de comunicación.

Comunicaciones centralizadas con los clientes en la aplicación RO

Flujo de trabajo automatizado para la recepción de vehículos

Antes de implementar RO App, el proceso de recepción y seguimiento del servicio en Alma Auto era lento e inconsistente. Ahora, gracias a la automatización y a herramientas inteligentes, han desarrollado un flujo de trabajo fluido y escalable que cubre cada etapa del recorrido del cliente.

Con RO App, el proceso de recepción de vehículos ahora está:

• Totalmente digitalizado: cada vehículo se registra mediante plantillas estructuradas de órdenes de trabajo.
• Automatizado con gestión inteligente de órdenes de trabajo y actualizaciones de estado que reflejan el progreso en tiempo real.
• Mejorado con identificación VIN, lo que permite una coincidencia precisa del vehículo y un seguimiento detallado del servicio.

Alma Auto incorporó una lista de verificación técnica previa a la reparación en su flujo de trabajo para realizar inspecciones visuales rápidas de los componentes críticos. Ahora, cada vehículo pasa por una breve revisión antes de que comience el trabajo, lo que aporta coherencia y control de calidad. Además, crearon un nuevo puesto (jefe del área de reparación) encargado de supervisar la gestión de las órdenes de trabajo.

El equipo se beneficia de plantillas de documentos preconfiguradas que completan automáticamente los campos de datos y se imprimen al instante. Esto reduce drásticamente los errores administrativos y elimina la introducción manual en formularios rutinarios como facturas, informes de inspección y contratos de servicio.

Una de las funciones más impactantes para el equipo ha sido la de Paquetes: conjuntos de servicios predefinidos que incluyen toda la mano de obra y las piezas necesarias. Son especialmente útiles para servicios solicitados con frecuencia, como las instalaciones de equipos de gas.

Conjuntos de servicios/productos/promociones en la RO App

Los paquetes son un auténtico salvavidas. Todo está agrupado de antemano — trabajos, piezas, mano de obra. ¡Reducimos el tiempo de procesamiento en un 500 %!

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Finalmente, los propietarios utilizan el software de informes analíticos y la aplicación móvil RO App Dashboard para supervisar las operaciones y el flujo de caja en tiempo real. Esta transparencia ha contribuido a mejorar el control financiero, permitiéndoles tomar decisiones rápidas y mantenerse al tanto del rendimiento de cada sucursal, incluso cuando están fuera de la oficina.

Historial completo del cliente y KPIs de visitas repetidas

En el centro de un excelente servicio al cliente está la capacidad de comprender y responder a sus necesidades —no solo en el momento, sino a lo largo del tiempo. Con el software de reparación de automóviles, Alma Auto puede acceder al historial completo de cada interacción del cliente con la empresa en todas sus sucursales.

Cada empleado tiene acceso a un registro de eventos que incluye:

• Órdenes de servicio anteriores y trabajos realizados
• Repuestos utilizados
• Cambios en el estado del servicio
• Registros de comunicación, incluidos historiales de llamadas y mensajes

Esta visión completa permite al equipo responder rápidamente a consultas de los clientes, aclarar trabajos anteriores y resolver disputas con confianza.

Feed detallado del evento en la orden de trabajo

Si un cliente tiene preguntas sobre una reparación previa, podemos acceder al instante a su historial de servicio —órdenes, piezas, incluso conversaciones telefónicas. Esto ayuda a evitar malentendidos y genera confianza.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Más allá de la visibilidad, Alma Auto realiza un seguimiento activo del KPI de visitas repetidas —un indicador valioso tanto de la calidad del servicio como de la satisfacción del cliente. Este KPI ayuda al equipo a analizar con qué frecuencia regresan los clientes y qué tan eficazmente el personal gestiona las relaciones a largo plazo.

Este enfoque basado en datos fortalece la fidelidad del cliente, al tiempo que permite al equipo perfeccionar las operaciones y elevar la experiencia general del usuario.

Gestión eficiente de inventario y existencias

Las piezas de repuesto y los consumibles se gestionan de forma centralizada mediante el software de gestión de inventario de RO App. Cada sucursal opera su propio almacén, pero todo está vinculado a través de un sistema central. Esta configuración permite:

• Visibilidad completa del inventario entre ubicaciones
• Transferencias entre sucursales rápidas y trazables
• Auditorías mensuales más fáciles gracias a informes y registros claros
  
  

Ya no hay compras duplicadas. Si una pieza está disponible en otra sucursal, simplemente la transferimos. Así mantenemos un inventario ágil y eficiente.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Las auditorías de inventario en Alma Auto solían ser muy laboriosas. Ahora, con el software de control de stock de RO App, todo queda registrado y es fácil de verificar, lo que mejora la precisión y reduce el exceso de inventario.

Liquidación de saldos en el almacén virtual

Paneles en tiempo real e indicadores de rendimiento por sucursal

Con cinco ubicaciones, Alma Auto confía en los paneles de control y los informes analíticos de RO App para mantenerse informados sin necesidad de estar presentes físicamente. Los gerentes y propietarios pueden supervisar:

• Valor medio del ticket
• Número de trabajos completados
• Productividad de cada miembro del equipo
• Cumplimiento de objetivos por sucursal

Las reuniones semanales de equipo se basan en estos datos, lo que permite a los responsables de cada sucursal presentar sus cifras, comentar avances y ajustar la estrategia según sea necesario.

Establecemos planes y seguimos la dinámica de su cumplimiento en cada sucursal. Nos da una visión clara del rendimiento, y así podemos ajustar la estrategia rápidamente cuando hace falta.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Además de los KPIs principales, Alma Auto evalúa el rendimiento del equipo de recepción mediante indicadores específicos como el número de reseñas positivas en Google y las ventas adicionales realizadas durante la admisión del servicio. Esto ayuda a mantener al personal motivado y comprometido con sus resultados.

Interfaz intuitiva como factor clave para la rápida adaptación del personal

La interfaz de RO App está diseñada para una adopción rápida. Cuando Alma Auto incorporó recientemente a varios empleados nuevos, estos comenzaron a trabajar con soltura en cuestión de días.

En 2 o 3 días, nuestro nuevo personal ya dominaba completamente el sistema. La interfaz es clara y todo está donde debe estar.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

Incluso la nueva función beta de RO App, el Calendario de reservas, ha sido muy bien recibida, ya que ofrece más opciones para gestionar eficazmente el tiempo y los recursos.

Por qué RO App es la opción ideal para el sector automotriz

Tras un año trabajando con RO App, Alma Auto ha alcanzado un nivel completamente nuevo de madurez empresarial. Lo que comenzó como una red en expansión de centros de servicio es ahora una organización altamente estructurada, orientada por los datos y equipada con las herramientas necesarias para escalar de forma eficiente y segura.

Si gestionas una empresa de servicios en crecimiento, aquí tienes por qué Julia recomienda RO App:

• Escalabilidad: Una sola plataforma para gestionar todas las sucursales, equipos y procesos.
• Comunicación centrada en el cliente: A diferencia de otras soluciones, RO App ofrece comunicación multicanal integrada, lo que facilita conectar con los clientes allá donde estén.
• Coherencia en los procesos: Plantillas, paquetes y automatizaciones que optimizan cada etapa.
• Visibilidad de datos: Análisis en tiempo real, KPIs e informes que respaldan una toma de decisiones ágil.

RO App es una herramienta excelente para escalar. Como todos nuestros procesos ya están integrados en el sistema, es muy fácil conectar una nueva ubicación o incorporar a un nuevo empleado y ponerlo a trabajar de inmediato.

Julia Vilchynska

Co-propietaria

Alma Auto

El equipo de RO App se enorgullece de apoyar el crecimiento y el éxito de Alma Auto. Su trayectoria es un claro ejemplo de cómo la tecnología adecuada, combinada con un equipo directivo con visión de futuro, puede transformar las operaciones y desbloquear nuevos niveles de rendimiento.

Estamos entusiasmados por lo que viene para Alma Auto, y listos para seguir construyendo juntos el futuro del sector de los servicios automotrices.