Automatización de procesos empresariales en pequeñas empresas: ¿qué, por qué y cómo automatizar?

Dirigir una pequeña empresa puede resultar abrumador, con tantas tareas y procesos. ¿Alguna vez ha deseado que hubiera una manera de optimizar sus operaciones y ahorrar tiempo? La automatización de procesos de negocio puede ser la solución que estaba buscando.

Índice

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?
Beneficios de la automatización de procesos de negocio
Elección de herramientas de automatización de procesos empresariales
7 pasos para implementar BPA en pequeñas empresas
Desafíos y dificultades en la implementación del BPA
Tendencias futuras en BPA para pequeñas empresas
Pensamientos finales

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

La automatización de procesos de negocio utiliza tecnologías avanzadas para automatizar tareas manuales y repetitivas dentro de un proceso de negocio. Implica integrar varias herramientas y sistemas para agilizar y optimizar flujos de trabajo complejos, mejorar la eficiencia, reducir el error humano y aumentar la productividad reemplazando los procesos manuales por automatizados.

Con las tecnologías de automatización, puede ahorrar tiempo y recursos al automatizar tareas como la entrada de datos, la creación de documentos y la generación de informes. Según el informe McKinsey, el 50 % de las actividades por las que se paga a los empleados son potencialmente automatizables. Su automatización podría ahorrar alrededor de 8 billones de dólares en costos laborales a nivel mundial y permitir que los empleados se concentren en actividades más estratégicas y de valor agregado.

Fuente: McKinsey

Ejemplos de automatización de procesos comerciales incluyen la automatización de tareas repetitivas, como ingresar o actualizar información en una base de clientes, procesamiento de facturas y atención al cliente. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar software para extraer automáticamente datos de las facturas e ingresarlos en sus sistemas contables, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. De manera similar, los procesos de atención al cliente se pueden automatizar mediante chatbots o sistemas de inteligencia artificial que pueden manejar consultas básicas de los clientes y brindar respuestas instantáneas. Otros procedimientos operativos estándar que se pueden automatizar son:

• Gestión de ventas y clientes potenciales: captura de solicitudes, secuencias de estado para convertir clientes potenciales en acuerdos y guardar historiales de comunicación, como grabaciones de llamadas telefónicas e hilos de mensajes.
• Gestión de inventario: cancelación de artículos en órdenes de trabajo, serialización de productos, transferencias de productos y activos y control del nivel de existencias.
• Atención y comunicación al cliente: programación de citas y recordatorios automáticos, notificaciones de estado de trabajos, generación de documentos y solicitudes de comentarios.
• Financieros y contables: cálculo de nóminas, gestión del flujo de caja, procesamiento de facturas y cálculo de impuestos sobre las ventas.
• Gestión de empleados: planificación de horarios de trabajo de los empleados, seguimiento del tiempo, control de KPI, asignación de tareas y puestos de trabajo individuales, cálculo de comisiones, etc.

Beneficios de la automatización de procesos de negocio

Los beneficios de la automatización de procesos de negocio se extienden más allá de la eficiencia operativa. Puede mejorar la satisfacción del cliente al permitir tiempos de respuesta más rápidos y reducir los errores en los procesos de atención al cliente. La automatización de procesos digitales también puede proporcionar información valiosa a través del análisis de datos, ayudando a las empresas a tomar decisiones informadas e identificar áreas para seguir mejorando. Profundicemos en cada beneficio:

1. Ahorro de costes
   Al automatizar los procesos, las empresas pueden reducir la necesidad de mano de obra y los costos asociados. Esto incluye reducir la cantidad de empleados necesarios para realizar tareas, minimizar los errores manuales teniendo que repetir un trabajo, y optimizar la planificación de recursos empresariales.
2. Precisión mejorada
   El proceso automatizado garantiza que las tareas se realicen en un flujo de trabajo estandarizado y controlado, lo que reduce la variabilidad y aumenta la precisión. Reduce la probabilidad de errores humanos e inconsistencias durante la entrada y el procesamiento manual de datos.
3. Experiencia del cliente mejorada
   La automatización permite a las empresas optimizar y acelerar los procesos, lo que genera tiempos de respuesta más rápidos y un mejor servicio al cliente. Esto puede incluir procesamiento automatizado de pedidos, actualizaciones en tiempo real y comunicación personalizada.
4. Escalabilidad
   Los procesos manuales pueden convertirse en un cuello de botella a medida que las empresas crecen. La automatización permite la escalabilidad al manejar mayores cargas de trabajo sin comprometer la calidad o la velocidad.
5. Cumplimiento y gestión de riesgos
   La automatización de los procesos comerciales puede garantizar el cumplimiento de las regulaciones y políticas internas. Permite el cumplimiento constante de los procedimientos, la seguridad de los datos y las pistas de auditoría para una mejor gestión de riesgos.
6. Apoyo a la toma de decisiones
   La automatización de procesos complejos proporciona datos y análisis en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas. Este enfoque basado en datos ayuda a identificar cuellos de botella e identificar áreas de mejora.

Elección de herramientas de automatización de procesos empresariales

Seleccionar soluciones de software para la automatización de procesos comerciales es crucial para optimizar los flujos de trabajo y lograr los objetivos comerciales. Al evitar errores comunes y comprender los factores clave a considerar, podrá tomar una decisión informada que impulsará el éxito y el crecimiento de su organización. Estos sencillos pasos lo guiarán en la elección del mejor software de automatización del flujo de trabajo para su negocio.

• Evaluación integral del flujo de trabajo
  Identifique las necesidades y objetivos de su negocio. Determine qué procesos desea automatizar y qué resultados espera lograr.
• Investigue opciones disponibles
  Compare diferentes herramientas y software disponibles en el mercado. Busque interfaces fáciles de usar, accesibilidad multiplataforma, escalabilidad, confiabilidad y capacidades de integración de las herramientas con sus sistemas y flujos de trabajo existentes.
  

• Evaluación de características y funcionalidades
  TPruebe las opciones seleccionadas y vea cómo se adaptan a las necesidades de su negocio. Alternativamente, solicite una presentación de demostración para ahorrar tiempo probando todas las funciones usted mismo.

7 pasos para implementar BPA en pequeñas empresas

1. Identifique y priorice procesos
   El primer paso para implementar la automatización de procesos de negocio es identificar los procesos que se beneficiarían más de la automatización. Comience por crear una lista de las tareas de su empresa y los flujos de trabajo completos. Luego, priorícelas en función de su impacto en la productividad, el consumo de tiempo y el potencial de automatización.
2. Determine los procesos existentes
   Una vez que haya identificado los tipos de procesos a automatizar, planifique los flujos de trabajo y las series de tareas existentes. Esto le ayudará a comprender el desempeño de las tareas e identificar cuellos de botella o ineficiencias. Utilice herramientas de diagrama de flujo o diagramación de procesos para visualizar los pasos involucrados en cada proceso.
3. Comience con procesos simples
   Al implementar la automatización del flujo de trabajo, lo mejor es comenzar con procesos simples con un alto potencial de automatización. Esto le permitirá adquirir experiencia y generar confianza en la plataforma de automatización de procesos antes de abordar flujos de trabajo más complejos. Comience poco a poco y amplíe gradualmente la automatización a otros procesos a medida que se sienta más cómodo.
4. Diseñe y pruebe procesos individuales
   Diseñe los flujos de trabajo automatizados en función de los procesos trazados. Utilice las funciones de la herramienta para crear desencadenantes, acciones y condiciones para automatizar una secuencia particular de tareas.
5. Capacite a los empleados y garantice la aceptación
   Para implementar con éxito la automatización de procesos de negocio, es fundamental involucrar a sus empleados y garantizar su aceptación. Proporcione sesiones de formación y explique cómo beneficiará su trabajo. Aborde cualquier inquietud o resistencia que puedan tener y enfatice el impacto positivo que tendrá la automatización en la experiencia de los empleados y la satisfacción laboral.
6. Supervise y perfeccione los procesos automatizados
   Una vez que la automatización esté implementada, supervise periódicamente la eficiencia de los procesos para garantizar que se ejecuten sin problemas y entreguen los resultados esperados. Analice los datos generados por la herramienta de automatización para identificar áreas de mejora u optimización.
7. Escale y expanda la automatización
   A medida que gane confianza y experiencia con este nuevo enfoque de gestión de procesos de negocio, escale y amplíelo a otros procesos de su pequeña empresa. Busque oportunidades para automatizar tareas más complejas o integrar múltiples flujos de trabajo. Evalúe periódicamente el impacto en los clientes y realice los ajustes necesarios.

Desafíos y dificultades en la implementación del BPA

Según el Informe sobre el estado de la transformación digital,uno de los principales desafíos es la resistencia al cambio por parte de los empleados que pueden dudar en adoptar nuevas tecnologías o temer que sus trabajos puedan ser reemplazados por la automatización. Esto puede generar una falta de aceptación y cooperación, lo que puede obstaculizar la implementación exitosa de la automatización.

Fuente: Prophet

Además, puede haber desafíos técnicos, como integrar diferentes sistemas y garantizar la compatibilidad entre los procesos existentes y automatizados. Otro peligro es el riesgo de una automatización excesiva, donde los procesos se vuelven demasiado complejos o confusos, lo que genera ineficiencias y confusión. Es esencial analizar y optimizar cuidadosamente los procesos antes de implementar la automatización para evitar este problema.

Finalmente, los costos y desafíos imprevistos pueden estar asociados con el proceso de incorporación de empleados en nuevos sistemas y la resolución de cualquier problema que surja durante la implementación. Una planificación cuidadosa, una comunicación eficaz y la voluntad de adaptarse y abordar los desafíos son cruciales para las iniciativas de transformación digital.

Tendencias futuras en BPA para pequeñas empresas

A medida que avanza la tecnología, se amplían las posibilidades de automatización de procesos empresariales; los avances futuros incluyen la integración de tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático. Además, existe un enfoque cada vez mayor en las soluciones de automatización basadas en la nube, que permiten a las pequeñas empresas acceder y gestionar sus procesos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Otra tendencia es la automatización robótica de procesos, que utiliza robots de software para la automatización de tareas. Esto puede ayudar a reducir las tasas de error, aumentar la productividad y obtener un mayor control de costos. En general, el futuro de la automatización de procesos de negocio para las pequeñas empresas parece prometedor, con avances en IA, ML, IoT, computación en la nube y RPA que ofrecen nuevas oportunidades para operaciones optimizadas y una mayor competitividad.

Pensamientos finales

La automatización de procesos empresariales puede cambiar las reglas del juego si es propietario de una pequeña empresa y busca mejorar la eficiencia y la productividad a la vez que reduce los costos laborales. La automatización de tareas rutinarias puede liberar tiempo y recursos valiosos para lograr una mayor coherencia y calidad del proceso. Siguiendo las pautas y consejos descritos anteriormente, podrá adoptar con éxito la transformación digital en su pequeña empresa y obtener los beneficios de una precisión mejorada y una escalabilidad ilimitada. ¡Adopte la automatización y observe cómo su negocio prospera!