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Procesamiento de pedidos 10 veces más rápido con RemOnline
Descubra cómo el principal servicio de restauración de calzado y bolsos de Kiev evolucionó hasta convertirse en un negocio eficiente y automatizado, donde cada proceso funciona como un reloj.
Índice
El sistema de gestión de pedidos en papel estaba impidiendo el crecimiento del negocio
Cambiar a RemOnline: una decisión que cambió las reglas del juego
Cómo el tiempo de procesamiento de pedidos se redujo de 15 minutos a 1 minuto y 20 segundos
En 2015, el futuro reparador de calzado Iván Kravchenko se mudó de Odesa a Kiev en busca de su camino. Inicialmente, consideró la idea única de lustrar zapatos como una actuación teatral en Khreshchatyk, la calle principal de Kiev. Sin embargo, una reunión con un zapatero local lo redirigió hacia la restauración de calzado. Iván comenzó con fondos limitados, poca experiencia y sin conexiones en la ciudad. Luego se asoció con otro reparador de calzado, Oleksandr, lo que les permitió establecer su negocio de restauración de calzado. Juntos lanzaron August Shoe, una tienda de reparación de calzado en el centro de Kiev, seguida de un taller especializado en calzado.
Ivan Kravchenko, copropietario de August Shoe
Hoy en día, August Shoe es una marca reconocida que se especializa en la restauración de bolsos y zapatos de Loro Piana, Chanel, Hermès y Gucci. El negocio está experimentando un crecimiento significativo. Los propietarios aspiran a establecer una reputación internacional que trascienda Kiev y Ucrania. Los talentosos reparadores de calzado ucranianos ya están atrayendo a clientes de países europeos que envían sus zapatos para ser reparados.
Restored shoes at August Shoe, waiting to be sent to clients
El sistema de gestión de pedidos en papel estaba impidiendo el crecimiento del negocio
En 2019, Ivan reconoció la necesidad de un CRM para pequeñas empresas a medida que aumentaban los pedidos. Sin embargo, pospuso la implementación debido al alto costo de la infraestructura necesaria (impresoras, portátiles, etc.). Para 2023, el volumen de pedidos había aumentado significativamente, lo que hacía poco práctico mantener registros en papel. Como resultado, Iván decidió hacer la transición a una solución CRM moderna.
Al principio, gestionábamos los pedidos manualmente con cuadernos, papel y etiquetas adhesivas. A medida que el flujo de pedidos aumentaba, nos dimos cuenta de que necesitábamos pasar a soluciones digitales. Mi socio, al principio, prefería los métodos tradicionales, creyendo en el valor del lápiz y el papel. Yo, por otro lado, abogaba por la digitalización completa. Hoy en día, ambos coincidimos en que adoptar RemOnline fue una decisión fundamental. Ya no recordamos cómo gestionábamos el negocio antes de implementar este CRM.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
Servicio de restauración de August Shoe
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Antes de implementar RemOnline, los procesos de reparación de calzado eran ineficientes. Los propietarios y empleados del negocio perdían tiempo en tareas rutinarias: llenaban registros en papel, realizaban pedidos manualmente y hacían constantes llamadas a los clientes. Gestionar un gran volumen de pedidos, a veces hasta 300 pares de zapatos a la vez, presentaba más desafíos. Identificar cada par requería múltiples verificaciones para evitar mezclarlos durante la recogida. Además, calcular salarios, gastos y deudas de los clientes resultaba difícil.
Al principio, dependíamos de un cuaderno para nuestras necesidades de registro. Sin embargo, este método era ineficiente en comparación con el uso de software CRM. Teníamos dificultades para calcular los salarios y los gastos. Las faltas de efectivo eran comunes. No estaba claro quién había tomado demasiado dinero o quién había pagado menos. Lidiar con los clientes habituales también suponía problemas adicionales. A menudo, los clientes venían sin efectivo, recogían sus pedidos y prometían pagar más tarde. Sospechamos que muchos de estos clientes no cumplieron sus promesas. Como resultado, los fondos parecían desaparecer. Con RemOnline, eliminamos este caos. Cada cliente y pedido se registra meticulosamente en la base de datos. Esto asegura un seguimiento y responsabilidad precisos.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
Ivan Kravchenko, copropietario de August Shoe
Cambiar a RemOnline: una decisión que cambió las reglas del juego
Después de implementar el sistema CRM, todos los procesos en August Shoe se volvieron rápidos y eficientes. Los problemas con la contabilidad y la identificación de pedidos se resolvieron. El sistema modular de RemOnline permitió a los propietarios personalizar los flujos de trabajo según sus necesidades. La reparación de calzado eliminó el papeleo innecesario y mejoró la eficiencia general. El servicio al cliente también experimentó mejoras significativas.
Los pedidos de restauración ahora se procesan rápidamente, con cada par de zapatos etiquetado de manera única. Los clientes reciben automáticamente actualizaciones por SMS sobre el estado de sus pedidos.
En RemOnline, ahora creamos pedidos y utilizamos los estados de manera efectiva. Cada par de zapatos tiene una impresión automática de etiquetas. También imprimimos adhesivos para el reparador de calzado y la caja una vez que se completa el trabajo de restauración. Este proceso ha mejorado significativamente. Además, hemos implementado notificaciones automáticas por SMS para los estados de los pedidos. Como resultado, ya no necesitamos notificar a los clientes manualmente por teléfono, lo cual es una gran ventaja.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
Órdenes en RemOnline
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La implementación de un sistema de notificaciones automáticas por SMS ha mejorado la eficiencia de la reparación de calzado. RemOnline ahora actualiza automáticamente a los clientes sobre el estado de sus pedidos, incluyendo detalles del pedido, tiempo estimado y costos del servicio. Este sistema mejora la productividad del personal y minimiza las posibilidades de errores y malentendidos.
Notificaciones automáticas sobre cambios en el estado de los pedidos
La automatización ha agilizado los procesos de comunicación. Ha eliminado muchas tareas rutinarias, como la entrada manual de información y las llamadas telefónicas frecuentes. Este cambio ha permitido al taller de reparación de calzado optimizar los flujos de trabajo y mejorar el servicio al cliente. Las operaciones también se han vuelto más rápidas. Esto es particularmente importante debido a la ubicación del taller en el centro de la ciudad, donde hay pocas oportunidades de estacionamiento.
Los clientes ahora reciben un SMS con detalles sobre el tiempo y el costo al hacer un pedido. Este proceso ahorra mucho tiempo al eliminar la necesidad de hacer llamadas telefónicas. Nuestra ubicación en el centro de Kiev hace que sea difícil para los clientes detener sus vehículos por largos períodos. Por lo tanto, los clientes pueden simplemente dejar sus zapatos y proporcionar su número de teléfono. Automatizamos las notificaciones por SMS para cada par, informando a los clientes sobre los precios y los tiempos. Generalmente, los clientes no llaman de vuelta; aceptan la información y procedemos con el pedido. RemOnline ha reducido significativamente nuestras tareas rutinarias. Al reflexionar sobre nuestro método anterior de ingreso manual, reconocemos que la comunicación directa con los clientes consumía mucho tiempo.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
August Shoe también utiliza activamente la aplicación móvil de Work Orders de RemOnline para rastrear gastos, gestionar varias cajas registradoras y acceder rápidamente a la información de los pedidos. Esto apoya las interacciones eficientes con los clientes, incluso cuando el personal está fuera del sitio.
Cuando los clientes preguntan sobre la disponibilidad de sus pedidos, puedo verificar el estado actual en la aplicación de inmediato. Esto me permite entender el tiempo para cumplir con los pedidos y comunicarme eficazmente con los clientes. En general, la aplicación mejora la conveniencia y la eficiencia. No es necesario volver al ordenador ni estar en el lugar constantemente.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
RemOnline ayuda a Ivan y Oleksandr a monitorear indicadores financieros importantes. Esto incluye el efectivo disponible y el valor de los pedidos cerrados. Antes de la temporada alta, los propietarios evalúan sus áreas de trabajo e identifican los servicios populares para guiar el desarrollo del negocio.
Revisamos informes en RemOnline para identificar nuestros servicios más populares y planificar cómo aumentar su volumen. Analizamos informes sobre empleados y pedidos, incluyendo nuestras ganancias de servicios específicos en los últimos seis meses. Estos datos nos ayudan a definir nuestra dirección futura.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
Panel en RemOnline
Cómo el tiempo de procesamiento de pedidos se redujo de 15 minutos a 1 minuto y 20 segundos
En August Shoe, el tiempo de procesamiento de un pedido se redujo de 10-15 minutos a solo 1 minuto y 20 segundos. Los reparadores de calzado ya no necesitan realizar un seguimiento manual de los detalles de los pedidos grandes, ya que RemOnline maneja toda la gestión de la información. El CRM para pequeñas empresas también ha mejorado la satisfacción del cliente. Los clientes ahora reciben toda la información sobre sus pedidos, incluidos el tiempo de entrega y el costo, directamente en sus teléfonos.
Con RemOnline, la comunicación con los clientes y el procesamiento de pedidos se han vuelto mucho más eficientes. Antes, dedicábamos de 3 a 4 horas diarias a estas tareas. Esto representaba la mitad de nuestra jornada laboral. A menudo necesitábamos verificar si la información correcta se había enviado para su procesamiento. Ahora, esos retrasos ya no son un problema.
Ivan Kravchenko
Copropietario
August Shoe
Ivan Kravchenko, copropietario de August Shoe
Aunque todavía no se han utilizado todas las funciones de RemOnline (el equipo planea añadir pronto la integración con Nova Poshta), los propietarios de August Shoe están muy satisfechos con los resultados y no pueden imaginarse trabajando sin el sistema digital.
El equipo de RemOnline está encantado con el éxito de August Shoe y les desea un crecimiento y desarrollo continuos. Y continuaremos enfocándonos en mejorar la eficiencia de las pequeñas empresas en Ucrania.
