Ocho consejos para elegir el mejor software de reparación de automóviles

¿Se pregunta qué solución es la mejor para optimizar sus flujos de trabajo y operaciones diarias? ¿Y cómo saber cuál es la mejor relación calidad-precio? Vamos a descubrirlo en este blog.

Índice

¿Qué es el software de gestión de taller de automóviles?
¿Qué características del software de reparación de automóviles son esenciales?
Beneficios del software de reparación de automóviles
Encontrar el mejor software de reparación de automóviles: 8+2 consejos para propietarios de talleres de automóviles
Conclusiones

¿Qué es el software de gestión de taller de automóviles?

El software de gestión de reparación de automóviles es una herramienta multifuncional para ayudar a los mecánicos y técnicos en sus tareas diarias. Esto les ayuda a realizar su trabajo de manera eficiente, ahorrar tiempo y esfuerzo y mejorar la productividad. Las soluciones de software automotriz también brindan funciones para administrar reparaciones, mantenimiento preventivo y otras operaciones de servicio y realizar un seguimiento del inventario y las citas. Además, permiten a los clientes ver el historial de servicio y solicitar piezas.

Hay dos tipos principales de softwares de reparación de automóviles: programas especializados para realizar inspecciones digitales de vehículos y soluciones basadas en CRM para administrar tareas rutinarias y operaciones administrativas diarias (en este artículo, nos centraremos en el segundo tipo). Estas soluciones también se pueden clasificar en On-Premise (internas o basadas en escritorio) y SaaS (basadas en la nube con un modelo de suscripción). Los programas de escritorio deben instalarse y ejecutarse en ordenadores de escritorio o portátiles, mientras que las soluciones SaaS pueden utilizarse en cualquier dispositivo con conexión a Internet sin estar instaladas allí. Los dos ofrecen funciones similares, como citas y programación de empleados, seguimiento de órdenes de trabajo, control de inventario y recordatorios de servicio a los clientes. Algunos de ellos son gratuitos y otros son de pago. Para elegir el mejor, tiene que considerar varios aspectos, como las características, el costo, la facilidad de uso, las actualizaciones periódicas, el servicio al cliente, etc.

¿Qué características del software de reparación de automóviles son esenciales?

Las funciones imprescindibles para las empresas automotrices incluyen una interfaz integral y fácil de utilizar que permite a los mecánicos ingresar y acceder a información sobre vehículos y reparaciones rápidamente. Esto incluye funciones como la decodificación de VIN, que puede recuperar información importante sobre la marca, el modelo y el año del vehículo. Las herramientas de gestión de relaciones con los clientes también son cruciales para el funcionamiento exitoso de su negocio. Debería poder crear y mantener una base de datos de clientes y prospectos de fácil acceso, personalizar formularios y realizar un seguimiento del historial de servicios.

Además, el software debe generar estimaciones precisas y detalladas y facturas de reparación de automóviles, que puede enviar a los clientes en pocos segundos. El seguimiento del inventario es igualmente importante ya que los mecánicos necesitan piezas, herramientas y equipos para hacer bien su trabajo. También debe incluir una función de programación de citas que permita a los talleres de reparación de automóviles gestionar las citas y asignar recursos eficientemente. Finalmente, el software debe tener capacidad de hacer reportes, lo que permite a los propietarios de las tiendas realizar un seguimiento de las métricas clave, como los ingresos, la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Estas características esenciales ayudan a agilizar la gestión del flujo de trabajo, mejorar la eficiencia y el servicio al cliente en la industria de reparación de automóviles.

Beneficios del software de reparación de automóviles

Un software completo de reparación de automóviles:

• Puede crear presupuestos con tarifas de mano de obra automáticas y cálculos de piezas y guardarlos en formato PDF.
• Puede imprimir las facturas de los clientes desde una aplicación web o móvil.
• Puede enviar facturas y presupuestos por correo electrónico directamente a los clientes.
• Puede usar el seguimiento de clientes por nombre y administrar sus cuentas con facilidad.
• Puede agregar notas y archivos a las órdenes de trabajo desde cualquier dispositivo.
• Puede mantener siempre registros actualizados.
• Puede enviar recordatorios automáticos de citas.
• Puede realizar un seguimiento de los pagos y otros datos contables en un solo sistema.
• Puede ver el historial detallado del vehículo con unos pocos clics.

Como resultado, usted y sus empleados dedicarán menos tiempo a las tareas rutinarias y, por lo tanto, trabajarán de manera más eficiente. También reducirá el riesgo de error humano, disminuirá costos innecesarios y optimizará el presupuesto de su empresa.

Encontrar el mejor software de reparación de automóviles: 8+2 consejos para propietarios de talleres de automóviles

Entonces, ¿qué tipo de software de taller de reparación de automóviles debería obtener? Hay cientos de opciones en el mercado, y es una elección difícil de hacer. Además, elegir el incorrecto puede costarle tiempo y dinero y causarle frustración y decepción. Las siguientes recomendaciones lo ayudarán a seleccionar la herramienta perfecta para su negocio.

Consejo 1. Elija una solución que tenga todas las funciones que su empresa necesita.

Para ello, debe pensar detenidamente qué áreas de negocio son su prioridad y dónde necesita más asistencia. Luego, cree una lista de desafíos en ciertas áreas que desea que resuelva una nueva herramienta. Esto lo ayudará a acelerar la búsqueda del software que necesita y garantizará que obtenga el mejor resultado.

Consejo 2. Asegúrese de que puede usar el software en todos sus dispositivos.

Para garantizar esa flexibilidad, elija soluciones en la nube en lugar de opciones locales. En este caso, deberá crear una cuenta e iniciar sesión cada vez que quiera trabajar en el programa. No se preocupará por las instalaciones, actualizaciones o problemas de compatibilidad, ya que este tipo de software se ejecuta en la nube y se mejora y actualiza periódicamente. Muchas soluciones SaaS ofrecen aplicaciones móviles y para tabletas, por lo que trabajar sobre la marcha es todavía más cómodo.

Consejo 3. Pregunte si los proveedores de software de reparación de automóviles ofrecen capacitación o servicios de incorporación.

Para ahorrar tiempo al evaluar una nueva solución, debe cooperar con especialistas en capacitación, ya que conocen todas las formas más eficientes de resolver los desafíos de las empresas de reparación de automóviles con su software. Si realiza la configuración usted mismo, primero debe leer las pautas o ver los tutoriales.

También pueden solicitar asistencia de incorporación con la configuración de la cuenta y la migración desde otros sistemas o bases de datos.

Consejo 4. Eche un vistazo a las opiniones de los clientes.

Investigue un poco sobre los comentarios, la calificación y la confianza general de los clientes. Leer lo que dicen otros propietarios de tiendas sobre la solución que desea probar puede ayudarlo a prestar más atención a algunos aspectos de las pruebas.

Consejo 5. Mire sus opciones de asistencia.

Los problemas ocurren incluso con el mejor software de reparación de automóviles, por lo que es crucial tener acceso a un equipo de asistencia profesional que pueda ayudar con la corrección de errores o configuraciones complejas. Busque un chat en línea, correo electrónico y accesibilidad telefónica, ya que estos son los canales de comunicación más convenientes. Algunos proveedores también ofrecen portales de clientes para compartir experiencias con sus programas.

Consejo 6. ¿Ofrecen alguna versión de prueba gratuita?

Antes de invertir en una nueva herramienta, pruébela. Muchas empresas de SaaS ofrecen acceso gratuito a sus servicios desde hace algún tiempo. Es razonable probar las características que le interesan y ver si son fáciles de utilizar. Será todavía mejor probar todo con sus empleados y recibir comentarios sobre una nueva solución.

Consejo 7. Si va a realizar algún tipo de trabajo de garantía, asegúrese de que pueda realizar un seguimiento de esas reparaciones.

Si bien realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo periódicas es una función esencial de muchas aplicaciones, las reparaciones en garantía requieren una lógica diferente. Si ofrece garantía debe reemplazar una pieza o volver a proporcionar un servicio de forma gratuita. En RemOnline, utilizamos un tipo de orden de trabajo diferente para los casos de garantía. Se crea como una nueva orden de trabajo, lo que significa que no necesita editar ni cambiar una orden de trabajo cerrada anterior.

Creación de un formulario de orden de trabajo de garantía en RemOnline

Consejo 8. Consulte las integraciones disponibles.

¿Puede colocar un módulo interactivo de reservas en línea en su sitio web para capturar clientes potenciales y programar citas en línea? ¿Tiene integraciones directas con softwares de contabilidad como Xero? ¿Puede conectarlo a servicios de identificación de vehículos como VIN Lookup? Los usuarios de RemOnline responden «sí» a todas estas preguntas.

Consejo 9. Es muy positivo si su nuevo software de taller de reparación de automóviles tiene opciones para personalizarlo según sus necesidades.

Busque editores de formularios y plantillas personalizables para ajustar el programa a sus flujos de trabajo únicos y generar documentos con la apariencia de su empresa. No olvide crear cadenas de estado personalizadas con reglas de actualización de estado para que sus empleados puedan procesar órdenes de trabajo de manera eficiente.

Consejo 10. Si tiene varios empleados considere buscar en el kit de herramientas de nómina.

No se requiere otra aplicación para administrar los salarios de los empleados y controlar los costos laborales. Elija el software que ofrece una configuración flexible de cálculos de nómina como lo hacemos en RemOnline. Puede automatizar el cálculo de salarios diarios y por hora, utilizar coeficientes y configurar más de ocho escenarios de nómina.

Todo el proceso de digitalización de sus procesos comerciales con herramientas de software debe incluir los siguientes pasos:

Paso 1. Determine si su negocio de reparación de automóviles está listo para una mejora.

Paso 2. Identifique qué tipo de software necesita y por qué.

Paso 3. Investigue los diferentes tipos de software disponibles en el mercado.

Paso 4. Compare características y precios.

Paso 5. Seleccione un proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-precio.

Paso 6. Evalúe las características del programa y el servicio al cliente del proveedor.

Paso 7. Elija un sistema que satisfaga sus necesidades.

Paso 8. Implemente el nuevo sistema. Este artículo analiza cómo superar los rechazos y las trampas al implementar un software de CRM.

Conclusiones

Para encontrar el mejor software de reparación de automóviles para su negocio, debe saber qué funciones desea en una aplicación antes de elegir una. Como regla general, debe buscar funciones que lo ayuden a administrar clientes e inventario, realizar un seguimiento de las reparaciones y el flujo de transacciones contables, manejar diferentes órdenes de trabajo y mantener registros precisos en todas las áreas comerciales cruciales.

Preste especial atención a las herramientas de gestión de inventario, las opciones de integración directa y la automatización de la nómina. Debería poder encontrar versiones de prueba gratuitas de todos los programas que está considerando para probarlos antes de comprarlos. Los servicios de capacitación y soporte disponibles también son necesarios al elegir el software de gestión empresarial.