Cómo gestionar mejor las órdenes de trabajo en empresas de servicios

Mejores prácticas en la gestión de órdenes de trabajo al dirigir un taller de reparaciones o una empresa de servicios con éxito.

Tabla de contenido

¿Qué son las órdenes de trabajo?
Cómo organizar órdenes de trabajo
Informes de órdenes de trabajo
Conclusiones

¿Qué son las órdenes de trabajo?

Una orden de trabajo es una solicitud formal de un cliente para que le brinde servicios. Hay varios tipos de órdenes de trabajo que se pueden utilizar. La cantidad y la prioridad depende de los servicios que ofrezca, la forma en que haga negocios y la cantidad de operaciones diarias que realicen sus empleados. A continuación, se muestran algunos ejemplos de su agrupación:

Rutina y urgentes. Las órdenes de trabajo de rutina generalmente se envían con 30 a 60 días de anticipación para servicios de reparación, mejoras de eficiencia energética o programación de servicios. Las urgentes son órdenes de trabajo de servicio o reparación que se necesitan de inmediato, por lo general con un aviso de 24 a 48 horas.

De pago y garantía. Puede usar dicha agrupación si desea usar un sistema automático de cálculo de nómina para sus empleados: una recompensa basada en porcentaje para reparaciones regulares y una tarifa personalizada para trabajos de garantía.

Por dispositivos o ubicaciones. Utilice esta agrupación si tiene, por ejemplo, un lugar que se especializa en reparación de Aires Acondicionados y otro en Electrodomésticos. También puede dividir los trabajos en órdenes de trabajo "en la tienda" y "a Domicilio" si ofrece ambos tipos de servicios.

Estas son solo algunas de las ideas y, como puede ver, hay un número ilimitado de posibilidades de personalización.

Cómo organizar órdenes de trabajo

Una táctica importante para mantener su negocio funcionando sin problemas es tener un sistema confiable para manejar las órdenes de trabajo. Hay numerosas formas de lidiar con ellas, realmente depende de la extensión del sistema que esté tratando de establecer.

Una manera sería tener un sistema en el que los trabajadores sean responsables de ejecutar las órdenes de trabajo por sí mismos, lo que significa que la persona que lleva la orden de trabajo en la empresa debería tener conocimiento de los recursos necesarios para su ejecución.

Otra forma sería tener una lista establecida de recursos para cada orden de trabajo y esta pueda ser ejecutada por cualquier trabajador o miembro del personal disponible.

Independientemente del modo en que decida manejarlas, hay dos cosas que debe hacer para implementar un sistema eficaz: trazar un mapa de su flujo de trabajo y encontrar el mejor software de órdenes de trabajo que se adapte a todas las necesidades de su negocio.

Entendiendo su flujo de trabajo

Piense en el trabajo que debe realizarse cada día. Considere todas las tareas que deben completarse, cuáles son urgentes y cuáles pueden esperar un poco. Describa el flujo de eventos para cada tarea. Colóquelos en un orden lógico de cómo deben hacerse y escriba un nombre para cada etapa del flujo de trabajo. ¡Y voila! Estos son los nombres de estado que puede usar al configurar secuencias de estado en su sistema de rastreo de órdenes de trabajo.

Gestión de órdenes de trabajo basado en la nube

Sin tecnología inteligente implementada, sus esfuerzos por organizar flujos de trabajo efectivos resultarán en problemas potenciales tales como fechas límite vencidas, trabajos incompletos y clientes decepcionados.

Un sistema de administración de órdenes de trabajo es una de las mejores herramientas que puede tener para su negocio. No solo le ayuda a mantenerse organizado, sino que también le permite lograr más cosas en menos tiempo. Por ejemplo, al usar RemOnline, será más eficiente y productivo al reducir el tiempo que lleva encontrar, priorizar, dar seguimiento y completar una orden de trabajo. También proporciona una forma de monitorear el desempeño de los empleados, lo que conduce a una fuerza laboral más productiva y eficiente.

El costo de implementar un sistema de este tipo es asequible para pequeñas empresas, ya que este software funciona en la nube y utiliza un modelo basado en suscripción, por lo que no es necesario invertir una fortuna para comenzar. Un sistema SAAS tiene la capacidad de permitir que todo un equipo ingrese, monitoree y actualice órdenes de trabajo rápidamente. También puede garantizar que toda la información sea ingresada por la persona adecuada, en el momento adecuado. Todas las órdenes de trabajo se mostrarán en una tabla donde puede ordenarlas por el tipo de trabajo que son, así como por especialista asignado, estado o urgencia.

Captura de pantalla del informe de órdenes de trabajo en RemOnline

Informes de órdenes de trabajo

Hacer un seguimiento de sus órdenes de trabajo le permitirá ver cuántos trabajos necesita realizar cada día para mantenerse rentable, cuántos están disponibles o pendientes, el tipo de trabajos que está recibiendo, cuáles de ellos se cierran con éxito, y mucho más. Con el control de las órdenes de trabajo y una analítica profunda, tendrá una mejor idea de la cantidad de tiempo que le toma a su equipo cumplir con las órdenes de trabajo, con qué frecuencia se retrasan y si necesita contratar más personal.

Captura de pantalla del informe de órdenes de trabajo en RemOnline

Conclusiones

Las órdenes de trabajo son una herramienta administrativa le ayudarán a informarse del estado de los trabajos, la gestión de materiales y mejorar el flujo de trabajo de su empresa. Organizar sus órdenes de trabajo es una de las cosas más importantes que puede hacer como gerente para aumentar la eficiencia y la productividad. Hay muchos beneficios al usar un software de administración de órdenes de trabajo; por ejemplo, ahorrará tiempo y dinero y podrá rastrear e identificar patrones que conduzcan a órdenes de trabajo vencidas o reparaciones más costosas.