Cómo realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo: mejores prácticas y consejos

Los dueños de negocios saben que la gestión de órdenes de trabajo es fundamental para que sus negocios funcionen sin problemas. Pero ¿cuáles son las mejores formas de gestionar las solicitudes de los clientes? Esta guía le ayudará a empezar a organizar sus órdenes de trabajo con la máxima eficiencia.

Índice

Fundamentos de la gestión eficiente de órdenes de trabajo
¿Por qué es importante gestionar las órdenes de trabajo?
6 consejos para realizar un seguimiento de sus órdenes de trabajo
Cómo elegir la mejor aplicación para órdenes de trabajo
Conclusiones

Fundamentos de la gestión eficiente de órdenes de trabajo

Realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo es crucial en las empresas que brindan servicios, ya que ayuda a organizar las solicitudes de trabajo, programar y asignar recursos a las tareas y controlar el progreso del trabajo.

¿Qué es una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo son solicitudes de entrega o fabricación de servicios o productos específicos, generalmente de un cliente a un proveedor. Las órdenes de trabajo pueden ser para diversos trabajos de reparación, servicios de campo, solicitudes de mantenimiento o proyectos específicos. Como documento, una orden de trabajo solicita o autoriza la prestación de un servicio específico. Por ejemplo, puede generar órdenes de trabajo para reparaciones de teléfonos móviles, instalaciones de techos, procedimientos de mantenimiento predictivo o modificaciones de prendas.

Hay algunas cosas a considerar al crear órdenes de trabajo:

• ¿Quién es el cliente?
• ¿Cuál es el trabajo a realizar?
• ¿Cuáles son las especificaciones?
• ¿Cuáles son las fechas de entrega?
• ¿Cuáles son los costos?
• ¿Quién realizará el trabajo?
• ¿Cómo se realizará la supervisión y el monitoreo del trabajo?

Crear órdenes de trabajo puede parecer desalentador, pero cuanto más lo haga, más fácil será. Además, muchas soluciones de gestión de órdenes de trabajo con plantillas, autocompletado, visibilidad de datos en tiempo real y opciones de personalización pueden ayudarle a optimizar el mantenimiento de registros.

Cómo procesar una orden de trabajo

1. Incluya tanta información como sea posible en una orden de trabajo para garantizar que el trabajo se realice según sus especificaciones y las solicitudes del cliente.
2. Agregue repuestos, equipos, consumibles u otros elementos necesarios para el trabajo.
3. Asigne la orden de trabajo a un técnico o equipo disponible.
4. Notifique a la persona o departamento a quien se ha asignado la orden de trabajo (a través de mensajería o notificaciones por correo electrónico).
5. Supervise el progreso de la orden de trabajo y proporcione actualizaciones según sea necesario.
6. Cierre la orden de trabajo cuando esté completa.

Cómo cerrar una orden de trabajo

Deberá seguir algunos pasos finales para cerrar correctamente una orden de trabajo. Primero, asegúrese de que todo el trabajo realizado esté adecuadamente documentado: los servicios prestados estén registrados, se utilizaron las piezas correctas y el trabajo se realizó a satisfacción del cliente. Una vez que la documentación esté completa, debe enviar la orden de trabajo para su aprobación o actualizar el estado de la orden de trabajo de acuerdo con el flujo de trabajo de su proceso de reparación.

¿Por qué es importante gestionar las órdenes de trabajo?

La orden de trabajo ayuda a controlar qué trabajo se ha completado, el trabajo actualmente en progreso y lo que está programado para el futuro. Esta también es una manera eficaz de realizar un seguimiento de los costos asociados con cada trabajo. Al crear órdenes de trabajo para cada solicitud de servicio y realizar un seguimiento de los materiales utilizados y las horas trabajadas, puede realizar un seguimiento más fácil de sus gastos en la ejecución real y asegurarse de que está cobrando lo suficiente por sus servicios. A largo plazo, sabrá si la empresa obtiene ganancias en cada trabajo y si el cliente obtiene lo que espera por su dinero.

Cómo se muestran las órdenes de trabajo en RemOnline

6 consejos para realizar un seguimiento de sus órdenes de trabajo

Consejo 1. Utilice una solución de software diseñada específicamente para el seguimiento electrónico del trabajo realizado. Puede seguir el progreso y asegurarse de que todo funcione sin problemas. Asegúrese de tener un sistema para asignar órdenes de trabajo a empleados específicos e instrucciones detalladas sobre el procesamiento de órdenes de trabajo. Por lo tanto, todos conocen sus responsabilidades y el trabajo se completa a tiempo.

Consejo 2. Cree plantillas para los documentos estándar que tiene que generar al procesar órdenes de trabajo. Por ejemplo, con el editor de plantillas intuitivo de RemOnline, puede editar campos personalizados y habilitar el autocompletar en todos los documentos típicos, como presupuestos y facturas. De esta manera, los datos variables almacenados en su cuenta ya estarán allí cuando genere un documento a partir de órdenes de trabajo o ventas. Sus empleados ya no tendrán que ingresar manualmente información de clientes, productos u órdenes de trabajo.

Captura de pantalla del Editor de plantillas de documentos en RemOnline

 

Consejo 3. Supervise el progreso del trabajo, no solamente el resultado: para evitar incumplir plazos y tener clientes decepcionados, debe realizar un seguimiento de todo el proceso de flujo de trabajo, desde las solicitudes hasta su finalización. De esta manera, puede resolver problemas antes de que venza la orden de trabajo.

Por ejemplo, en el software de gestión de órdenes de trabajo RemOnline, puede controlar los plazos y cada etapa del procesamiento de la orden de trabajo mediante estados. Simplemente configure las reglas para pasar de un estado a otro para crear diferentes flujos de trabajo para diferentes tipos de órdenes de trabajo. Además, es posible configurar límites de tiempo de estado para cada estado, de modo que pueda ver dónde se retrasa el proceso.

Descripción general de la orden de trabajo en RemOnline

 

Consejo 4. Después de que se haya realizado una orden de trabajo, pueden ocurrir algunos cambios en los requisitos o solicitudes adicionales de los clientes. Mantener a sus empleados actualizados es esencial para mantener un ambiente de trabajo productivo y organizado. Al utilizar RemOnline, puede configurar notificaciones automáticas a los empleados a través de SMS o correo electrónico cuando hay cambios en sus órdenes de trabajo o cuando se les asigna una nueva tarea.

Consejo 5. Haga que sus clientes sientan que tienen control sobre la situación permitiéndoles realizar un seguimiento del estado de sus órdenes de trabajo durante todo el proceso. Esto lo calmará y le dará confianza de que se está trabajando en su orden de trabajo. En RemOnline, los clientes pueden realizar un seguimiento de sus órdenes de trabajo con notificaciones automáticas de cambios de estado o mediante un complemento de estado en el sitio web de una empresa.

Configurar alertas automáticas en RemOnline

 

Consejo 6. Haga un seguimiento de sus clientes para asegurarse de que estén satisfechos con el trabajo realizado, de modo que sea más probable que utilicen sus servicios en el futuro. También puede pedirles que hagan una revisión de sus servicios en un sitio como Yelp o Google. Esto puede ayudar a otros clientes potenciales a conocer su negocio y decidir si quieren utilizar sus servicios.

En RemOnline, enviar una solicitud de revisión a su cliente después de completar una orden de trabajo es un proceso completamente automatizado. Simplemente tiene que crear una plantilla con un mensaje y una variable con un enlace para que el cliente acceda a un formulario de revisión. El programa utilizará esta plantilla para enviar solicitudes automáticas por correo electrónico o SMS después de cerrar la orden de trabajo.

Cómo elegir la mejor aplicación para órdenes de trabajo

Al elegir la aplicación de orden de trabajo adecuada para servicio de campo, reparación o gestión de mantenimiento, considere los siguientes factores vitales:

• Evalúe sus necesidades y requisitos específicos. Considere el tamaño de su organización, la complejidad de los procesos de reparación o mantenimiento existentes y las características y funcionalidades clave que necesita en una aplicación. Busque una aplicación que ofrezca plantillas de órdenes de trabajo personalizables, cronogramas de mantenimiento preventivo, seguimiento de inventario, historial de mantenimiento completo y la capacidad de generar informes y análisis.
• Asegúrese de que la aplicación sea fácil de usar y ofrezca accesibilidad entre dispositivos, lo que impactará la adopción y la facilidad de uso para sus equipos de servicio de campo, personal de oficina o equipos de mantenimiento.
• Lea reseñas y busque recomendaciones de otros profesionales de su industria para obtener información valiosa sobre la efectividad y confiabilidad de diferentes aplicaciones de órdenes de trabajo.

Conclusiones

El proceso de gestión de órdenes de trabajo es esencial para administrar una pequeña empresa exitosa. Puede ayudarle a realizar un seguimiento de qué trabajo debe realizarse, cuándo debe realizarse y quién es la persona responsable de hacerlo. La forma más eficaz de gestionar las órdenes de trabajo es utilizar un software de gestión de calidad, donde puede acceder a información detallada sobre cada orden de trabajo en segundos, como las tareas completadas, el tiempo que llevó completar el trabajo y el costo de los materiales utilizados. También puede realizar un seguimiento del progreso de cada orden de trabajo, asignar tareas a técnicos y gerentes de mantenimiento y realizar un seguimiento de sus clientes después de completar una orden de trabajo.

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