Éxito escalable con la software de gestión de procesos de empresariales

Descubre cómo un software para procesos empresariales puede ayudarte a mantener tu negocio funcionando sin problemas y seguir siendo competitivo

Tabla de contenido

¿Qué es la administración de los procesos de negocio y por qué es fundamental para las empresas?
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de procesos?
¿Es RemOnline un software de gestión de procesos empresariales?
Conclusiones

¿Qué es la administración de los procesos de negocio y por qué es fundamental para las empresas?

Los procesos en las organizaciones pequeñas se refieren a los pasos o tareas que deben realizarse para lograr un objetivo comercial determinado. Se clasifican en cinco grupos según el área comercial que coordinan — procesamiento de órdenes de trabajo, gestión de recursos y de la fuerza laboral, marketing y ventas, finanzas y desarrollo comercial. Para mantener todas las actividades de la empresa bajo control, existen sistemas probados que puede emplear — un software de gestión de procesos comerciales. Ya sea que haya varios departamentos, subdepartamentos o solo un pequeño equipo en tu empresa, al implementar este software ahorrarás tiempo, facilitarás la gestión de procesos y aumentarás la rentabilidad de tu negocio.

En tu estrategia empresarial y establecimiento de objetivos, presta atención a la automatización de trabajos laboriosos, la categorización y priorización de órdenes de trabajo, la distribución de recursos y la creación de flujos de eficiencia operativa. De esta manera, podrás optimizar las operaciones y aumentar el valor de tus servicios. Sigue leyendo para ver cómo la tecnología actualizada puede ayudarte a superar estos desafíos y alcanzar las metas que estableciste para tu negocio.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de procesos?

Al organizar procesos comerciales, es importante tener en cuenta que se trata de acciones recurrentes que tus empleados deben repetir durante el curso de una orden de trabajo, venta o campaña. El problema de estas tareas repetitivas es que fácilmente se vuelven aburridas para quienes las realizan todos los días. Como resultado, las personas comienzan a prestarles menos atención, lo que abre espacio para errores humanos. A diferencia de las tareas individuales que inspiran a sus empleados a usar su creatividad, la tediosa rutina administrativa los desalienta día a día. Es por eso que las empresas están buscando formas de automatizar tantos procesos como sea posible para permitir que la tecnología haga todo el trabajo aburrido por ellos.

Cuando decides comenzar a automatizar las rutinas en tu empresa, las características avanzadas de herramientas de gestión de procesos empresariales serán tu mano amiga. Echemos un vistazo a los más populares y por qué son tan importantes.

Automatización de flujos de trabajo

Esta no es solo una palabra de moda que escuchas en cualquier lugar, sino un enfoque para organizar actividades relacionadas con el trabajo en una empresa. Aquí hay 3 cosas a considerar al automatizar:

1. Qué automatizar. Antes de comenzar, es importante analizar todos los procesos que realizas para que tu negocio funcione sin problemas y luego dividirlos en dos categorías: los que puedes automatizar y los que no. Luego, trabaja con el primer grupo y describe todos los pasos involucrados en cada proceso. De esta manera, obtendrás la documentación completa del proceso necesaria para los siguientes pasos.
2. Qué reglas seguir. Cada negocio es diferente y también lo son los requisitos y estándares de calidad. Tienes que definir claramente cómo se realizará cada proceso y qué reglas seguir para ir de un paso a otro.
3. Recursos necesarios. Es fundamental tener una comprensión clara de qué datos o documentos se requieren para cada flujo de trabajo, quién es responsable de cada paso, a quién se debe solicitar la aprobación y qué herramientas se utilizarán.

Al elegir una solución de gestión de procesos empresariales, busca la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados con cadenas de estados. Deberías poder crear plantillas para documentos como facturas, así como respuestas automáticas o alertas para clientes y empleados.

Gestión de la relación con el cliente(CRM)

Con las herramientas CRM, las empresas pueden establecer una conexión sólida con sus clientes potenciales y existentes para comprender sus necesidades. Todo esto se debe al almacenamiento y sistematización centralizados de datos. Por supuesto, puedes almacenar datos en hojas de cálculo, messengers, cuadernos e incluso en tu propia memoria, pero esta es una forma ineficiente y anticuada de administrar tu negocio. Piensa en cuánto tiempo dedicarán tus empleados a buscar los detalles del dispositivo del cliente en una hoja de cálculo de 1000 filas. ¿Cuántos minutos tomará llamar a un colega para aclarar los detalles de una orden de trabajo? Y cuántos detalles importantes se pueden perder, clientes perdidos y trabajo de mala calidad si esa información simplemente no se puede encontrar... Sin una fuente única de datos calificados, tu equipo pasará más tiempo buscándolos en lugar de usarlos. . Un sistema CRM registra automáticamente todos los datos en su servidor o en la nube, lo que facilita encontrarlos, almacenarlos y realizar un monitoreo, y así mejorar la experiencia de tus clientes.

En pocas palabras, un sistema de CRM debe manejar las siguientes tareas:

• Administrar datos de clientes, incluidos nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico
• Visualización de transacciones, comentarios y quejas de los clientes
• Seguimiento de las interacciones y oportunidades de los clientes a lo largo del tiempo.

Monitoreo y gestión de procesos de negocio, un pilar fundamental en cualquier empresa

Para analizar los resultados de tu negocio, es necesario tener suficiente información de los KPI y la dinámica de su cambio a lo largo del tiempo. Con un sistema de gestión empresarial todo en uno, podrás acceder rápidamente a las métricas en tiempo real de tu empresa desde cualquier ubicación y dispositivo, así como generar informes sobre ventas, marketing, flujo de caja, rendimiento de los empleados, inventario, etc.

¿Es RemOnline un software de gestión de procesos empresariales?

Sí, lo es. RemOnline es una plataforma basada en la nube que te ayudará a automatizar los flujos de trabajo y optimizar la gestión de tus órdenes de trabajo al proporcionar una ubicación central para organizar y acceder a tus órdenes de trabajo y a la información del cliente. El programa simplifica el intercambio de datos y el flujo de documentos dentro de la empresa, ayuda a controlar los plazos de las órdenes de trabajo, muestra automáticamente el costo de las órdenes de trabajo, simplifica los informes, el cálculo de nómina y mucho más. Con RemOnline, tus empleados se concentrarán en los procesos comerciales centrales y realizarán las tareas diarias de manera eficiente sin distraerse con tediosas rutinas administrativas. Y tendrás los datos y los indicadores clave de rendimiento para informar tu toma de decisiones. Utiliza estas potentes funciones para mejorar la gestión de tus procesos empresariales:

Cadenas de estado. Los estados de las órdenes de trabajo en RemOnline tienen como objetivo crear procesos optimizados para tu negocio. Simplemente, brinda a cada tipo de orden de trabajo o cliente potencial su estado inicial y piensa en las reglas para cambiar ese estado en cada etapa del procesamiento. Esto te permite configurar la lógica empresarial de acuerdo con tus estándares de calidad y recursos. Con las reglas de transferencia de estado, puedes crear diferentes cadenas para procesar órdenes de trabajo y clientes potenciales. Por ejemplo, tendrás etapas separadas y estados de órdenes de trabajo para el trabajo de campo que no se superpondrán con los del procesamiento de órdenes de trabajo estándar.

Límites de tiempo de estados. Cada estado en RemOnline tiene una configuración de fecha límite. Cuando se exceda el límite, verás dicha orden de trabajo en una insignia separada en la página general de órdenes de trabajo. Esta opción te ayudará a evitar retrasos y fidelizar a tus clientes.

Creador de formularios. Para ahorrar tiempo en la entrada de datos, puedes configurar varios formularios personalizables con la función Editor de Formularios en RemOnline. Cada formulario es un conjunto de campos que completas al generar una nueva orden de trabajo, prospecto, producto, activo y cliente. La configuración es flexible, por lo que puedes mostrar y ocultar campos, crear campos personalizados, hacerlos obligatorios y establecer valores de campo predeterminados. También es posible deshabilitar la edición de campos después de crear un producto o activo, vincular directorios a los campos del formulario, así como mostrar campos en las tablas, documentos impresos y notificaciones.

Precios personalizables. Si deseas analizar la demanda y los ingresos de los productos vendidos, debes utilizar el informe de análisis de surtido. Este informe te permitirá ajustar sus precios, crear una combinación de productos más rentable y revelar patrones de crecimiento o disminución en las ventas. Te mostrarán cuánto beneficio obtienes con un grupo particular de productos y quién de tus empleados vende más productos y ofrece más descuentos.

+20 tipos de informes. Con los informes en tiempo real de RemOnline sobre las principales áreas de actividad de la empresa, conocerás todas las estadísticas importantes sobre órdenes de trabajo, conversión de clientes potenciales, ventas, stock, nómina y finanzas.

Informe analítico.  Este detallado informe te proporcionará una imagen clara de la salud de tu negocio, así como también mostrará las tendencias en las ventas y las ganancias que puedes emplear para construir tu futura estrategia de crecimiento comercial.

Tareas diarias. Para controlar la productividad de tus empleados y delegar varios procesos de trabajo, usa el Administrador de Tareas de RemOnline. Aquí, puedes crear tareas para varios empleados a la vez o por órdenes de trabajo y clientes individualmente. También es fácil controlar plazos y mantener a todos informados sobre cambios y progresos gracias a las notificaciones automáticas.

Conclusiones

Para la mayoría de las empresas, la mejor manera de administrar los procesos es mediante el uso de funciones de automatización de softwares gestores de procesos empresariales. Gracias a la tecnología moderna, puedes configurar diferentes flujos de trabajo para procesar órdenes de trabajo y clientes potenciales, eliminando así el riesgo de error humano. Esto también ayudará a tus empleados, especialmente a los nuevos, a acostumbrarse a cómo se procesan las órdenes de trabajo en tu empresa, ya que verán de inmediato el flujo de trabajo que deben seguir cuando trabajan con órdenes de trabajo o clientes potenciales. Si deseas ver todos los beneficios de la automatización, produce tus procesos comerciales en RemOnline para que toda tu empresa funcione como un reloj. ¡Nuestro equipo de RemOnline te ayudará a lograr este objetivo!